Luangkan masa - diploma tahap 3 ocr nvq dalam perniagaan dan pentadbiran

Mengambil masa sangat penting dalam perniagaan apa pun.

David Travis, CC0, melalui Unsplash

Pengenalan:

Unit ini adalah unit pilihan Kumpulan B di Tahap 2 dengan 4 kredit. Unit ini membantu calon dengan pengetahuan dan pemahaman yang baik mengenai tugas-tugas sambil mengambil minit, peranan ketua dan pengambil minit dalam mesyuarat, prosedur mengambil beberapa minit, persiapan mengambil minit dan cara mengikuti prosedur, dasar dan panduan organisasi semasa mengambil minit

Sila dapatkan pernyataan peribadi yang berkaitan dengan unit ini!

PS: Pada catatan yang baik, jangan menyalin apa-apa yang dihantar di sini dan memaparkannya dalam fail anda. Ini telah diterbitkan di sini, semata-mata untuk membantu anda memperoleh idea / pemahaman mengenai apa yang mereka harapkan untuk anda tulis dan bagaimana anda harus menulis. Anda harus berhubung dengan kawasan kerja dan organisasi anda sendiri dan berpegang teguh semasa menyiapkan fail. Terima kasih atas kerjasama anda.

1.1 Apakah tujuan perjumpaan?

Tujuan utama perjumpaan adalah untuk berkongsi idea dan menyatakan pemikiran yang berbeza. Mesyuarat digunakan di hampir setiap organisasi sebagai cara menyampaikan maklumat kepada orang lain di mana fungsi utamanya adalah untuk memberi maklumat, mencari idea, mencari penjelasan, menyelesaikan masalah, membincangkan cadangan / cara bekerja, mengambil keputusan dan menyelesaikan perselisihan.

1.2 Apakah syarat organisasi dan undang-undang yang mungkin berlaku untuk pengambilan minit?

Minit harus menjadi gambaran sebenar agenda mesyuarat. Struktur minit mengikuti senarai item dalam agenda. Untuk mengambil masa dalam beberapa minit dengan cara yang cekap, anda perlu menyediakan templat berdasarkan item agenda. Tinggalkan banyak ruang untuk menulis nota semasa mesyuarat berlangsung. Ini akan membantu anda untuk tidak keliru dan bergerak di antara item dengan lancar semasa mesyuarat berlangsung.

Minit adalah dokumen undang-undang yang berfungsi sebagai bukti rujukan masa depan mengenai sebarang perbincangan yang dibuat dalam mesyuarat. Minit hendaklah mengandungi tajuk, waktu, tarikh, tempat perjumpaan, nama hadirin, permintaan maaf, pelawat, item, tindakan yang diperlukan dan tarikh untuk perjumpaan seterusnya.

Pastikan untuk menulis tindakan untuk setiap item agenda dan oleh siapa. Minit harus tepat, kerana orang akan merujuknya pada masa akan datang, dan mereka harus dapat memahami dengan tepat apa yang berlaku dalam pertemuan itu.

1.3 Mengapa minit perlu menjadi catatan perbincangan dan keputusan yang tepat?

Minit hendaklah ditulis dengan tepat dan ringkas supaya mana-mana orang, sama ada mereka menghadiri atau tidak, dapat mengetahui apa yang berlaku.

Minit berfungsi sebagai catatan rasmi tindakan yang berlaku dalam pertemuan dan membentuk catatan sejarah untuk pasukan atau jabatan. Walaupun orang lupa mengingat apa yang berlaku dalam mesyuarat atau apa yang dibincangkan dan diputuskan, minit akan membantu mereka merujuk kembali dan mendapatkan maklumat tersebut. Minit juga merakam tindakan yang diambil dan tindakan yang perlu dilakukan. Oleh itu, ia berfungsi sebagai peringatan yang menyatakan tarikh akhir yang harus dipenuhi. Minit juga memberi maklumat kepada orang-orang yang tidak hadir dalam pertemuan tersebut.

1.4 Apakah tujuan dokumen dan istilah yang biasa digunakan dalam mesyuarat?

Dokumen mesyuarat dibuat semasa perniagaan bertemu untuk membincangkan hal-hal yang berkaitan dengan operasi sekarang dan operasi perniagaan masa depan.

Tiga dokumen mesyuarat biasa adalah:

Pemberitahuan mesyuarat (perincian seperti tarikh, waktu, jenis perjumpaan, lokasi, tujuan mesyuarat)
Agenda (senarai terperinci agenda mesyuarat)
Minit (Rekod / bukti perjumpaan dengan perincian seperti tempat dan waktu perjumpaan, tujuan mesyuarat, peserta, ketua mesyuarat, permintaan maaf, agenda, semakan minit mesyuarat sebelumnya, tarikh, waktu dan tempat mesyuarat seterusnya dan waktu penutupan mesyuarat)

2.1 Apakah peranan ketua dan tanggungjawab rasmi lain dalam mesyuarat?

Peranan Ketua adalah untuk memastikan bahawa catatan mesyuarat yang tepat dibuat. Ketua mesyuarat mempunyai tanggungjawab untuk

Bantu pengambil minit dengan item agenda yang dipersetujui.
Ikuti perkara agenda mengikut urutan.
Memberitahu pengambil minit apa-apa perkara yang akan dikeluarkan dari agenda yang dipersetujui.
Ringkaskan perkara, keputusan atau tindakan tertentu yang dipersetujui untuk setiap item agenda sebelum beralih ke item seterusnya.
Setuju dan berikan ringkasan untuk perbincangan panjang.
Kaji semula minit-minit apabila ia ditulis sebagai draf.

2.2 Bagaimana anda bekerjasama dengan ketua semasa mengambil masa?

Saya berbincang dengan ketua sebelum mesyuarat mula mendapat persetujuan mengenai perkara agenda, dan juga mengenai mana-mana pelawat yang menghadiri mesyuarat. Saya mendapat nasihat mengenai waktu dan tempat perjumpaan sekiranya bilik biasa di mana mesyuarat diadakan tidak tersedia. Sekiranya ragu-ragu, saya bertanya adakah perbincangan tertentu perlu ditambahkan pada minit. Saya juga menjelaskan apa-apa istilah teknikal yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut agar tidak mencatat maklumat yang salah. Selepas perjumpaan, saya menyusun minit secepat mungkin dan meminta persetujuan dari pengurus saya sebelum mengedarkannya kepada ahli.

3.1 / 2 Mengapa anda mesti mendengar secara aktif semasa mengambil masa dan bagaimana anda melakukannya?

Saya harus mendengar secara aktif semasa mengambil masa, kerana ia berfungsi sebagai catatan keputusan dan perincian untuk apa sahaja yang dibincangkan dan dipersetujui dalam mesyuarat.

Berikut adalah beberapa cara untuk melakukannya:

Saya perlu mendengar secara analitis, mencari idea dan perincian utama.
Saya menjelaskan perkara yang saya tidak faham atau meminta ketua mengulang fakta yang tidak saya fahami.
Saya mengambil kira perasaan para penceramah dan para hadirin.
Saya proaktif dan bersedia untuk bertindak balas.
Saya menghilangkan gangguan (kebisingan, gangguan dll) dan menumpukan perhatian pada pembesar suara supaya saya tidak terlepas perkara dan tindakan penting yang perlu direkodkan.

3.3. Bagaimana anda mencatat semasa perbincangan yang diadakan di mesyuarat?

Saya sampai ke mesyuarat lebih awal, saya memastikan saya tahu siapa ketua, saya duduk di sebelah Kerusi dan memeriksa bahawa setiap orang mempunyai semua kertas (agenda) dan mengambil yang lain. Saya membaca semua makalah sebelum perjumpaan dan meminta nama orang yang hadir. Dengarkan dengan teliti, tuliskan kata kunci dan tuliskan keputusan. Saya meminta penjelasan dan memeriksa nota saya dengan kerusi.

3.4 / 5 Mengapa anda harus mendapat penjelasan dan bagaimana anda melakukannya?

Segala keraguan yang timbul semasa menulis risalah harus dijelaskan, kerana keputusan itu diambil secara berkumpulan dan mereka membantu dengan rujukan masa depan.

Saya menjelaskan perkara dengan meminta ketua atau kumpulan mengulangi atau bercakap sedikit perlahan jika saya ragu-ragu dengan sebarang perbincangan. Saya memberi diri saya masa untuk mendengar dan menghilangkan gangguan.

3.6 Bagaimana anda menyusun, memilih dan menyusun maklumat untuk menghasilkan minit?

Saya menggunakan templat yang konsisten untuk menghasilkan minit. Tujuan pertemuan berbeza dari satu jenis pertemuan ke yang lain, jadi susunan minit juga mungkin berbeza.

Templat yang digunakan juga akan memudahkan untuk mencari maklumat penting, dan templat tersebut harus konsisten sepanjang satu siri pertemuan.

Saya susun minit seperti berikut:

Tajuk perjumpaan.
Tarikh dan masa perjumpaan.
Senarai semua yang hadir di bawah tajuk "Sekarang".
Senarai semua yang tidak hadir tetapi yang telah meminta maaf, senarai ini harus berada di bawah tajuk "Maaf".
Pengesahan bahawa minit mesyuarat sebelumnya telah dipersetujui. Tarikh perjumpaan sebelumnya harus disertakan.
Sebarang pindaan atau tindakan yang timbul dari minit mesyuarat sebelumnya harus dituliskan.
Segala perkara yang timbul dari minit-minit sebelumnya harus dimasukkan dalam tajuk tajuk yang akan dibincangkan.
Minit harus selalu mengikut urutan yang sama yang diikuti dalam mesyuarat.
Tarikh perjumpaan seterusnya.

3.7 Apakah yang dimaksudkan dengan menggunakan nada dan bahasa profesional yang betul dalam beberapa minit?

Minit adalah catatan mengenai apa yang sebenarnya berlaku dalam pertemuan itu. Oleh itu, ia mesti mempunyai rekod perbincangan dan tindakan. Ia harus memfokuskan pada item yang dibincangkan dan mempunyai maklumat yang jelas mengenai apa yang diputuskan untuk setiap item. Minit mesti ditulis dalam ayat yang lengkap dan terperinci. Melakukannya akan membantu pembaca yang tidak hadir dalam perjumpaan untuk memahami apa yang sebenarnya dibincangkan.

PS: Pada catatan yang baik, jangan menyalin apa-apa yang dihantar di sini dan paparkan dalam fail anda. Ini telah diterbitkan di sini, semata-mata untuk membantu anda memperoleh idea / pemahaman mengenai apa yang mereka harapkan untuk anda tulis dan bagaimana anda harus menulis. Anda harus berhubung dengan kawasan kerja dan organisasi anda sendiri dan berpegang teguh semasa menyiapkan fail. Terima kasih atas kerjasama anda.