9 Strategi untuk penggunaan e-mel yang berkesan di tempat kerja dan banyak lagi

Menghantar dan menerima e-mel adalah perkara biasa dalam perniagaan di hampir setiap komuniti.

Lori Truzy

Kepentingan E-mel untuk Perniagaan

Beberapa anggaran menjadikan jumlah korespondensi perniagaan dalam talian hampir 130 bilion di seluruh dunia. E-mel adalah alat yang berkesan untuk perniagaan, tetapi e-mesej mesti ditangani dengan profesionalisme sepenuhnya. Walaupun pentingnya e-mel dalam interaksi perniagaan, latihan dalam penggunaan surat elektronik jarang diberikan oleh kebanyakan majikan. Secara kebetulan, pekerja mesti memahami perbezaan antara surat-menyurat peribadi dan komersial ketika menggunakan sumber perniagaan.

Sebenarnya, interaksi perniagaan dengan e-mel boleh memudaratkan jika tidak dijalankan dengan betul. Sebagai kaunselor pemulihan, saya telah bekerjasama dengan klien untuk meningkatkan kemahiran bertulis dan lisan untuk persekitaran perniagaan. Di samping itu, saya telah membantu majikan dengan melaksanakan strategi untuk berkomunikasi secara berkesan dengan e-mel. Berikut adalah teknik yang terbukti bermanfaat dan idea untuk membuat dasar yang bermanfaat.

Undian

Interaksi e-mel berlaku sepanjang hari bekerja.

Lori Truzy

9 Strategi Berkesan untuk Penggunaan E-mel di Tempat Kerja

1. Elakkan jenaka yang tidak sesuai. Menggunakan kata dan frasa tertentu untuk mencemarkan nama baik seseorang boleh menjadi alasan untuk segera diberhentikan. Banyak organisasi mempunyai dasar menentang penggunaan bahasa eksplisit, iaitu sekolah. Jenis komen yang menyinggung dalam e-mel dan komunikasi lain termasuk: penghinaan perkauman, pernyataan asal ketaksuban nasional, komen berat sebelah mengenai kecacatan seseorang, dan penghinaan yang berkaitan dengan orientasi seksual. Akibatnya, penyelidikan menunjukkan perniagaan mendapat keuntungan daripada memiliki reputasi yang terhormat terhadap pekerja dan masyarakat umum. Hadkan pandangan peribadi anda mengenai komedi dari komunikasi perniagaan, termasuk e-mel.

2. Pertimbangkan waktu dalam sehari. Waktu dalam sehari boleh mempengaruhi reaksi terhadap e-mel. Pada penghujung hari, seseorang boleh menghantar surat-menyurat dalam talian dalam bahasa ringkas yang mungkin tidak menggambarkan apa yang anda tahu mengenai pekerja, pelanggan, atau kontraktor. Di samping itu, pertimbangkan sama ada menghantar e-mel semasa waktu cuti adalah sesuai. Contohnya, menghantar SMS kepada penyelia pada waktu petang ketika dia bersama keluarga mungkin bukan idea yang bagus. (Seberapa segera anda memerlukan balasan? Adakah masalah ini dapat ditangani dengan lebih baik pada hari perniagaan berikutnya?)

3. Cuba jangan menghantar e-mel semasa rehat dan makan tengah hari. Orang menggunakan waktu rehat dan makan tengah hari untuk mengisi semula dari tekanan di tempat kerja. Mereka juga boleh menangani masalah peribadi dalam tempoh tersebut. Atas sebab-sebab ini, menghubungi orang lain melalui e-mel boleh menghasilkan balasan yang tergesa-gesa dengan idea yang kurang dinyatakan pada waktu makan tengah hari atau waktu rehat. Teknik yang sering digunakan oleh para profesional adalah dengan meluangkan waktu selama hari bekerja untuk bertindak balas dan menulis e-mel untuk menjaga kejelasan dan fokus.

4. Tentukan bila e-mel mungkin bukan pilihan terbaik. Topik yang melibatkan perbualan yang panjang boleh dilayan dengan baik melalui interaksi tatap muka atau melalui panggilan telefon. Lebih-lebih lagi, perkara sulit atau subjek sensitif harus dielakkan dalam pertukaran e-mel di tempat kerja melainkan dengan kakitangan atau pengurus sumber manusia yang sesuai. Isu-isu ini mungkin termasuk: potensi diskriminasi, perbezaan gaji, dan masalah kesihatan. Begitu juga, percambahan fikiran memerlukan masa dan usaha, menjadikan aktiviti seperti itu lebih sesuai untuk bentuk komunikasi lain. Pada dasarnya, bidang perbincangan yang memerlukan lebih dari beberapa minit untuk diselesaikan mungkin tidak sesuai untuk e-mel.

5. Jangan bertindak balas dalam keadaan marah. Menerima beberapa surat elektronik boleh membuat anda berfikiran defensif. Walau bagaimanapun, tenang sebelum menghantar jawapan anda. Dalam persekitaran kerja hari ini, memperlihatkan kebijaksanaan adalah sifat yang sangat berharga bagi pekerja. Di samping itu, jangan menggunakan kosa kata yang tidak senonoh. Pertimbangkan fakta ini: e-mel yang anda tulis mungkin menjadi sebahagian daripada kitaran berita pada hari berikutnya atau disiarkan di media sosial. Ringkasnya, anda mungkin ingin mengekalkan pekerjaan anda sambil membina hubungan yang produktif di dalam dan di luar organisasi. Dengan kata lain, menunjukkan keupayaan untuk menahan emosi dapat memberi manfaat kepada keseluruhan jalan kerjaya anda.

6. Fikirkan sebelum anda menghantar e-mel anda. Pertama, fikirkan secara mental pemilihan kata anda untuk surat-menyurat. Kemudian, tulis draf e-mel. Akhirnya, tinjau dan buat perubahan mengikut keperluan. Sekiranya masa mengizinkan, izinkan orang lain memberi anda maklum balas. Pastikan topik adalah titik tengah interaksi.

7. Gunakan templat apabila berkenaan. Dengan adanya sistem mengurangkan beberapa masalah yang berkaitan dengan e-mel. Banyak syarikat dan organisasi mengembangkan dan mengekalkan e-mel berformat untuk pelbagai situasi yang rutin bagi perniagaan. Menolak atau meluluskan perkhidmatan, pengembalian produk, serta penjadualan mesyuarat hanyalah beberapa bidang yang sesuai untuk templat. Apabila organisasi mengambil langkah sedemikian, kualiti perkhidmatan dapat ditingkatkan sekaligus mengurangkan kesalahan langkah dalam pertukaran bertulis. Templat juga merupakan alat penjimatan masa yang sangat baik.

8. Mesej anda harus ringkas dan sopan. Tuliskan mesej anda dengan pemahaman yang anda tulis kepada manusia lain. Gunakan ucapan dan penutup yang sopan. Tetap fokus pada tujuan e-mel sambil mengelakkan panggilan slang dan nama. Sampai ke tahap diplomatik. Jangan menimbulkan kebimbangan yang tidak berkaitan.

9. Nada anda penting. Jangan membuli rakan-rakan pekerja, kontraktor, atau pengguna secara bertulis atau bentuk komunikasi lain. Bahasa yang mengancam boleh membawa akibat yang teruk. Pastikan nada e-mel positif. Tunjukkan pemikiran ke hadapan dengan memasukkan ayat yang menunjukkan kesediaan untuk menyelesaikan masalah. Contohnya ialah: "Saya yakin kita dapat mencari jalan keluar untuk masalah tersebut."

Bertindak terlalu pantas ke e-mel boleh membawa kesan

Lori Truzy

Keputusan Undang-undang dan Pertimbangan Dasar

Mungkin terdapat konsekuensi undang-undang yang berkaitan dengan e-mel yang dihantar dengan tergesa-gesa. Sesungguhnya, mahkamah telah mengiktiraf surat-menyurat dalam talian sebagai catatan bertulis. Oleh itu, fahami e-mel sebagai memorandum perniagaan, dokumentasi elektronik, atau pernyataan yang dapat diperiksa sekiranya keperluan itu timbul. Dalam melatih pekerja baru, syarikat akan mendapat keuntungan daripada membiarkan pekerja berlatih dengan senario yang berbeza untuk meningkatkan kemahiran mereka dalam menangani e-mel. Pada dasarnya, mengembangkan dasar dan melibatkan diri dalam latihan mengenai interaksi e-mel membantu organisasi menjauhkan diri dari proses pengadilan. Berikut adalah beberapa komponen penting dari dasar berkesan berkaitan penggunaan e-mel. Walau bagaimanapun, pemilik perniagaan mungkin ingin berunding dengan peguam sebelum melaksanakan polisi di tempat kerja.

Komponen Penting Dasar E-mel untuk Perniagaan

• Nyatakan seberapa cepat pekerja mesti bertindak balas terhadap mesej dalam talian yang sah.
• Tentukan setiap pekerja mesti melatih penggunaan templat yang sesuai.
• Maklumkan kepada pekerja mengenai surat-menyurat dalam talian dengan menggunakan sumber syarikat adalah tertakluk kepada semakan mengikut budi bicara majikan atau pihak berkuasa apabila perlu.
• Tentukan bila pekerja boleh menghubungi kakitangan, pelanggan, atau kontraktor lain melalui e-mel. (Sekiranya telefon dimatikan semasa mesyuarat? Sekiranya masalah peribadi ditangani melalui e-mel semasa waktu kerja? Bilakah pengecualiannya?)
• Huraikan apa yang harus dilakukan dalam keadaan yang tidak biasa. (Sekiranya terdapat e-mail yang sangat mengganggu, siapa yang harus dihubungi? Haruskah diberitahu pihak berwajib?)
• Bagaimana kegagalan untuk menjawab surat elektronik dapat ditangani? Juga, haruskah e-mel diabaikan atau diteruskan kepada penyelia?
• Perincikan dengan tepat bahasa yang tidak boleh mengandungi e-mel. Contohnya: “Organisasi kami tidak mempunyai toleransi terhadap penghinaan kaum atau jantina dalam surat-menyurat secara lisan atau bertulis, termasuk e-mel.
• Nyatakan akibat untuk melanggar dasar. Sebagai contoh "Sekiranya seorang pekerja didapati terlibat dalam bahasa buli pada sistem e-mel kami, dia akan ditinjau oleh HR dengan pemberhentian kerja sebagai pertimbangan.

Berhenti dan renungkan sebelum menekan butang hantar

Lori Truzy

Undian