Mesyuarat kakitangan: kaedah untuk komunikasi yang berkesan di tempat kerja

Mesyuarat kakitangan menyediakan tempat yang berguna di mana pekerja dari semua peringkat boleh berbincang, saling mengemas kini, dan bertanya.

Pengarang

Mengapa Mesyuarat Kakitangan Berkala Bermanfaat?

Mengadakan perjumpaan kakitangan yang dijadualkan secara berkala dengan pekerja di tempat kerja akan meningkatkan usaha komunikasi yang menjadi asas bagi kumpulan kerja apa pun. Pekerja yang boleh bergantung pada perjumpaan dengan rakan sekerja dan pengurus secara konsisten akan merasakan lebih banyak hak milik terhadap pekerjaan yang mereka lakukan kerana peluang untuk berkomunikasi antara satu sama lain dalam pertemuan ini.

Tambahan pula, pekerja ini akan merasakan kepercayaan terhadap kepemimpinan mereka kerana mereka termasuk dalam perancangan dan proses lain yang menjadikan tempat kerja sebagai tempat yang lebih baik untuk semua. Oleh kerana pekerja menghabiskan banyak hidup mereka di tempat kerja, adalah penting untuk membuat mereka merasa bahawa mereka adalah sebahagian daripada kejayaan organisasi kerana ia memenuhi matlamat strategiknya.

Komunikasi Berkesan untuk Pengurus dan Pekerja

Mesyuarat kakitangan membolehkan pekerja menjadi sebahagian daripada proses membuat keputusan organisasi dengan menyampaikan pendapat, idea, dan lain-lain, dalam forum yang terstruktur namun diterima umum. Walaupun wewenang akhir dan membuat keputusan adalah kepemimpinan organisasi, para pemimpin sering menghubungi pekerja mereka untuk mendapatkan input berharga mereka.

Pengurus yang menggunakan mesyuarat ini sebagai alat komunikasi membuka peluang besar bagi pekerja untuk berkongsi pengalaman mereka di hari kerja antara satu sama lain. Beberapa ciri umum perjumpaan kakitangan yang berkesan adalah seperti berikut.

Ciri-ciri Mesyuarat Pasukan yang Berjaya

• Jadual Berkala: Untuk benar-benar menjadi cara yang berkesan untuk menyampaikan maklumat dan mengumpulkan input dari pekerja, perjumpaan kakitangan harus dijadwalkan lebih awal untuk membolehkan pekerja menjangka mereka dan merancang dengan sewajarnya dengan jadual / kalendar mereka yang lain. Pekerja yang dapat bergantung pada pertemuan ini secara berkala akan melihat mereka sebagai peluang untuk berkongsi maklumat dengan orang lain secara konsisten.
• Permulaan yang Tepat Masa: Sekiranya pengurus mahu pekerjanya tampil ke mesyuarat tepat pada waktunya, mereka juga harus memberi contoh untuk tiba ke mesyuarat tepat pada waktunya. Selanjutnya, permulaan perjumpaan harus seperti yang dijadualkan agar para hadirin yang terlambat mengetahui bahawa mereka mesti berusaha agar tidak terlambat untuk pertemuan berikutnya. Sebagai pengurus yang memimpin mesyuarat, dengan cepat dan memulakan mesyuarat tepat pada waktunya akan menunjukkan betapa pentingnya pengurus merasakan pertemuan itu.
• Agenda yang Disiapkan: Oleh kerana pekerja cenderung mempunyai maklumat untuk dikongsi, ada baiknya menyiapkan agenda untuk menyimpan beberapa struktur dan pesanan ke mesyuarat. Sangat mudah untuk dilupakan ketika pekerja menawarkan maklumat yang mungkin agak tidak berkaitan dengan agenda yang disiapkan. Agenda juga berfungsi sebagai catatan berguna yang dapat dilihat oleh seorang penyelia untuk melihat apakah topik tertentu telah dibahas.
• Kehadiran Wajib: Mesyuarat staf yang dijadualkan secara berkala, yang dijalankan untuk berkongsi dan mengumpulkan maklumat penting di tempat kerja, biasanya mempunyai syarat kehadiran wajib bagi staf. Pekerja perlu menjadi sebahagian daripada "kumpulan pemikir" komunikasi ini kerana hanya berkesan jika semua hadir untuk mendengar perbincangan dan memberikan pandangan unik mereka mengenai topik yang dibincangkan. Kebenaran untuk melangkau perjumpaan staf untuk komitmen kerja yang lain harus menjadi pengecualian dan bukannya kejadian biasa.
• Profesionalisme: Oleh kerana pendapat dan pandangan peribadi akan dikongsi dalam perjumpaan kakitangan, adalah penting untuk mempunyai pengurus memantau pertemuan itu kerana orang lain bercakap untuk memastikan semua perbincangan tetap profesional dan hormat. Pekerja sering menyimpan topik tertentu untuk perbincangan terbuka pada perjumpaan kakitangan. Orang-orang ini mungkin sangat berminat dengan pendapat mereka dan menyakitkan perasaan mereka atau menjadi defensif ketika orang lain berkongsi pendapat yang berbeza. Adalah sangat penting bagi kepemimpinan di meja untuk menjaga setiap orang profesional dengan mengingatkan mereka bahawa setiap orang mempunyai pendapat dan kita harus menghormati peluang mereka untuk berbicara dengan rakan sekerja mereka di forum seperti itu. Sekiranya tidak ada kawalan dalam perjumpaan staf dalam hal ini, keperibadian yang lebih kuat akan meluahkan pendapat orang lain, dan ini boleh mengakibatkan beberapa pekerja merasa enggan untuk mengambil bahagian secara aktif di masa depan.
• Keperluan untuk Membatalkan Mesyuarat Kakitangan: Pengurus mungkin berkesempatan untuk membatalkan mesyuarat kerana masalah penjadualan mereka sendiri yang tidak dapat dielakkan atau tidak ada masalah sebenar yang memerlukan input kakitangan pada masa itu. Oleh kerana tidak berkesan mengadakan perjumpaan hanya kerana mengadakan perjumpaan, membatalkan mesyuarat adalah wajar kerana pekerja akan menghargai masa yang terluang mengikut jadual mereka untuk melakukan kerja lain. Mungkin bijaksana untuk menghantar e-mel untuk memberitahu pekerja bahawa mereka boleh bercakap dengan pengurus secara langsung sekiranya mereka mempunyai masalah yang tidak dapat diselesaikan yang perlu mereka bincangkan. Kebenaran untuk bercakap dengan pengurus atau mempromosikan "Open Door Policy" setelah perjumpaan kakitangan dibatalkan secara tiba-tiba akan memberitahu pekerja bahawa mereka tidak perlu menunggu sehingga pertemuan berikutnya untuk membincangkan sesuatu yang penting bagi mereka.

Mesyuarat staf yang merangkumi ciri-ciri ini akan menghasilkan hasil yang berkesan yang akan memberi manfaat kepada organisasi dan semua yang bekerja keras untuk menjayakannya.

Abraham Lincoln menyampaikan pidato "House Divided" di Illinois State Capitol (Old State Capitol) di Springfield, Illinois, pada 16 Jun 1858. Organisasi tidak akan bertahan sekiranya pekerja tidak berpeluang untuk berkomunikasi secara terbuka.

Pengarang

Gunakan Mesyuarat untuk Membincangkan Masalah Yang Berlangsung

Mesyuarat kakitangan yang kerap diadakan mewujudkan forum untuk perbincangan yang konsisten mengenai sebarang perselisihan yang berterusan atau baru atau isu interpersonal yang mungkin berlaku antara individu yang saling berinteraksi antara satu sama lain secara berkala. Sekiranya seseorang mempertimbangkan berapa banyak hari mereka, dan oleh itu, kehidupan mereka, dihabiskan di tempat kerja, tidak menghairankan bahawa situasi interpersonal boleh timbul kerana perbezaan generasi, nilai, dan keseluruhan pengalaman hidup.

Faktanya adalah bahawa setiap orang bekerja dengan "beg" jenis mereka sendiri yang membentuk siapa sebenarnya mereka. Pertemuan yang dijadualkan secara berkala dengan rakan sekerja memungkinkan peluang yang dirancang dan dapat diandalkan untuk menyelesaikan masalah sebelum mereka menjadi situasi krisis.

Hubungan kerja sama seperti hubungan peribadi yang lain - memerlukan peluang yang cukup untuk menyelesaikan masalah yang mungkin menghalang pekerjaan daripada dilakukan dan tujuan dicapai oleh organisasi. Apabila hubungan "berpecah belah" dan terus berkembang tanpa campur tangan kepemimpinan, gangguan di tempat kerja yang ketara mungkin berlaku kerana pelbagai pasukan atau pihak saling mencabar untuk menguasai sesuatu sudut pandangan.

Komunikasi Adalah Kunci

Memanfaatkan semua peluang untuk berkomunikasi antara satu sama lain di tempat kerja adalah kunci kejayaan profesional pekerja dan kepemimpinan mereka. Apabila perjumpaan staf dilakukan secara berkala, profesional, dan dengan cara yang mendorong semua peserta untuk berpartisipasi secara aktif, sebuah organisasi dapat menuai faedah memiliki pasukan kerja yang kukuh di mana kepercayaan diperoleh melalui interaksi yang produktif. Perkongsian maklumat di antara orang-orang yang membuat organisasi memenuhi tujuan dan objektifnya mewujudkan persekitaran yang lebih harmoni untuk semua.