Isi kandungan:
- Apa Itu Minit?
- Bagaimana Saya Bersedia untuk Mesyuarat
- Apa yang Saya Lakukan Semasa Mesyuarat
- Menyemak dan Mengedarkan Minit
- Sila Gunakan Ini sebagai Rujukan Sahaja
Mengambil masa.
Apa Itu Minit?
Minit adalah nota ringkas yang saya ambil semasa mesyuarat atau perbincangan. Saya merakamnya supaya kita tidak terlepas apa-apa yang dibincangkan atau dipersetujui dalam mesyuarat. Minit secara rasmi diluluskan oleh ketua dan disimpan sebagai rekod kepunyaan organisasi. Mereka boleh membantu dengan sebarang siasatan yang berlaku pada masa akan datang. Mereka juga memberikan catatan mengenai keputusan apa yang dibuat pada pertemuan itu dan siapa yang akan bertindak terhadapnya.
Minit selalu pendek dan sederhana, ditulis dalam bahasa mudah, kerana ia mesti diedarkan atau diakses oleh orang dengan tahap standard yang berbeza dalam bahasa itu, dalam bahasa Inggeris saya. Sesiapa yang tidak dapat menghadiri perjumpaan dan yang perlu mengetahui apa yang berlaku dalam perjumpaan itu akan mendapat manfaat daripada beberapa minit bertulis.
Bagaimana Saya Bersedia untuk Mesyuarat
Saya mengatur dan mempersiapkan perjumpaan dengan mengumpulkan maklumat untuk agenda, menyetujui perkara yang akan dimasukkan dalam agenda bersama ketua, mengedarkan agenda dengan kertas sokongan, menempah bilik mesyuarat, memaklumkan kepada mereka yang terlibat mengenai tarikh, waktu, tempat dan tujuan dan dengan mengatur penyegaran. Saya juga mempunyai maklumat mengenai pelawat dan permintaan maaf yang diperlukan untuk pertemuan itu.
Saya mempunyai agenda dan semua buku nota dan pen yang diperlukan untuk beberapa minit. Saya mendengar perbincangan dengan teliti, dan saya menuliskan perkara-perkara penting.
Apa yang Saya Lakukan Semasa Mesyuarat
Saya terus berkomunikasi dengan ketua saya semasa mesyuarat berlangsung, memastikan bahawa agenda itu diikuti seperti yang dibincangkan dan diluluskan. Jarang, disebabkan oleh beberapa keadaan yang tidak dapat dielakkan, agenda harus diubah atau diikuti secara berurutan, tetapi para peserta akan diberi tahu tentang perubahan tersebut dan alasannya untuk mengelakkan kekeliruan. Saya juga memastikan ketua merumuskan perkara-perkara penting, dan setiap keputusan yang diambil dipersetujui oleh para hadirin, dengan mempertimbangkan pertentangan idea. Saya juga memastikan bahawa tindakan diambil untuk setiap perkara dalam agenda.
Saya menumpukan perhatian untuk menulis apa yang telah diputuskan dan siapa yang akan melakukannya. Saya memberikan setiap tajuk tajuk yang berasingan dan cuba menuliskan nota kasar saya selepas perjumpaan. Saya memastikan bahawa minitnya tepat, metodis, gramatis betul dan ringkas, dan ditulis dalam bahasa yang mudah difahami. Saya memastikan mereka konsisten dalam bentuk dan kandungannya dan menumpukan perhatian pada keputusan yang diambil. Minit juga ditulis dalam format yang dipersetujui berdasarkan item agenda, dengan tajuk yang kemas jika perlu.
Menyemak dan Mengedarkan Minit
Setelah menulis minit, saya meluangkan masa untuk menyemaknya dan menjalankannya oleh ketua untuk mendapat kelulusan dan untuk sebarang perubahan yang diperlukan sebelum saya mengedarkannya kepada ahli yang diperlukan. Minit diedarkan sebagai dokumen terlindung melalui e-mel kepada anggota kakitangan yang diperlukan. Saya memastikan bahawa setiap tindakan yang memerlukan tindak lanjut ditangani dalam jangka masa yang diperlukan.
Minit disimpan di cakera keras untuk rujukan masa depan. Mereka berfungsi sebagai rekod bagi setiap orang yang akan mengambil alih sebarang jawatan di masa depan, untuk tujuan rujukan.
Sila Gunakan Ini sebagai Rujukan Sahaja
Harap maklum bahawa jangan menyalin apa-apa yang dihantar di sini dan memaparkannya dalam fail anda. Ini telah diterbitkan di sini, semata-mata untuk membantu anda memperoleh idea memahami apa yang mereka harapkan untuk anda tulis dan bagaimana anda harus menulis. Apabila anda menyiapkan fail anda sendiri, anda perlu berhubung dengan kawasan kerja dan organisasi anda sendiri dan mengikutinya. Terima kasih atas kerjasama anda.