Soalan yang harus ditanyakan oleh pengurus projek semasa memulakan projek baru

Terdapat maklumat penting yang sangat penting untuk dikumpulkan dalam beberapa minggu pertama bekerja pada projek baru yang akan menentukan nada dan mendorong projek yang selebihnya. Elemen penting untuk disatukan merangkumi:

Mengapa perniagaan maju dengan projek ini
Siapa orang penting untuk keseluruhan projek
Sama ada tarikh akhir sasaran adalah garis keras di pasir
Apakah kriteria kejayaan projek

Artikel ini memberikan gambaran keseluruhan semua elemen penting yang perlu anda kumpulkan untuk membantu anda memastikan projek anda berjalan dengan betul.

Adakah Perniagaan Memahami Proposisi Nilai?

Ini mungkin soalan terpenting yang boleh anda ajukan. Keputusan mengenai apakah pekerjaan yang diusulkan akan berubah menjadi projek formal harus sebagian besar didasarkan pada kes perniagaan, yang harus mengandung proposisi nilai yang terkait dengan karya ini. Sebagai pengurus projek, jika anda tidak dapat menjumpai kes perniagaan, jalankan saluran yang tersedia untuk anda dan lihat apakah anda dapat menjumpai maklumat ini. Sekiranya tidak ada kes perniagaan, itu adalah bendera merah bahawa perniagaan mungkin bersiap untuk terlibat dalam pekerjaan yang belum difikirkan dengan jelas, dan ada risiko bahawa perniagaan mungkin menghabiskan banyak wang tetapi tidak mendapat balasan apa-apa.

Sebelum anda meneruskan projek ini, adalah tugas anda untuk menaikkan bendera merah kepada pihak yang diperlukan dan berusaha untuk membina kes perniagaan dan cadangan nilai yang berkaitan jika belum ada. Anda ingin membuat semua orang jelas mengenai apa kes itu sebelum meneruskan projek.

Namun, jika projek tersebut didorong dari tahap yang jauh lebih tinggi, anda mungkin mendapat tekanan untuk meninggalkan membuat kes perniagaan dan untuk terus maju dengan projek tersebut. Ini adalah keputusan perniagaan, dan selagi anda mendokumentasikan bahawa anda telah mencuba membuat kes perniagaan, anda harus melindungi asas anda sekiranya projek itu menjadi lubang wang dan C-suite mula bertanya mengapa perniagaan ini malah menjalankan projek itu di tempat pertama.

Memiliki pemahaman yang jelas mengenai proposisi nilai membantu memastikan perniagaan tidak maju dengan projek yang tidak akan mengembalikan nilai apa pun.

Keluar dari Blog Lebah

Adakah Penaja Projek Eksekutif?

Adalah mustahak untuk memastikan sebelum projek bermula bahawa anda tahu dari mana arah tahap tinggi untuk sesuatu projek itu berasal. Sekiranya anda mengusahakan projek di mana terdapat banyak orang senior yang terlibat, salah satu daripada mereka boleh mula bertindak seperti mereka menjalankan pertunjukan ketika itu sebenarnya tidak berlaku. Selalu ada penaja eksekutif yang memberikan bimbingan dan kepemimpinan di peringkat yang lebih tinggi, dan dari situlah pesanan perarakan harus datang. Orang ini akan menjadi kritikal dalam menentukan apa kehendak projek akhirnya, dan juga akan menjadi seseorang yang boleh bersandar kepada pengurus projek untuk menarik pemimpin kanan lain kembali dan memecahkan halangan untuk membantu menjaga keadaan bergerak.

Adakah Perniagaan Menjalankan Projek Sejenis?

Anda perlu bertanya-tanya dan melihat apakah perniagaan telah menjalankan projek yang serupa dengan projek yang akan anda jalankan sebelumnya. Sekiranya perniagaan telah menjalankan projek yang serupa, anda mungkin dapat menggali semua dokumen dan artifak yang berkaitan dengan projek itu, dan memanfaatkan maklumat tersebut untuk projek anda. Contohnya, jika ada dokumen yang mencerminkan pelajaran yang dapat anda hasilkan, anda boleh berusaha untuk mengelakkan beberapa kesalahan yang menimpa projek itu. Selain itu, anda dapat melihat beberapa risiko yang didokumentasikan oleh pasukan projek sepanjang projek dan melihat apakah itu merupakan ancaman sah terhadap projek anda. Anda juga boleh melihat ahli pasukan projek untuk melihat apakah ada orang yang masih bersama syarikat yang boleh anda terokai untuk menarik projek anda. Walaupun anda tidak dapat menarik orang ke dalam projek anda,anda seharusnya dapat menghubungi dan berbual dengan mereka mengenai projek serupa yang mereka jalankan.

Cara Mendapatkan Keperluan Projek dari Pihak Berkepentingan

Adakah Tarikh Projek Yang Harus Dilakukan?

Kadang-kadang tarikh akhir yang dikemukakan untuk projek pada awalnya adalah tarikh yang lembut dan tidak ada kesan yang nyata sekiranya tarikh tersebut merosot. Namun, jika tarikh sasaran yang diajukan untuk projek anda adalah tarikh yang sukar — tarikhnya tidak fleksibel dan tidak ada ruang untuk slippage — anda perlu mengetahui itu. Mengetahui bahawa tarikhnya tidak fleksibel harus mendorong anda untuk menganalisis sepenuhnya kerja yang perlu dilakukan dan sangat realistik dan jujur dalam jadual yang anda bina. Selain itu, jika setelah membuat jadual yang jujur, anda merasa ada risiko bahawa projek tersebut mungkin tidak akan selesai pada tarikh tersebut, anda boleh berbual dengan pemilik perniagaan pada awal projek, dan bukannya lebih jauh, mengenai pengurangan skop projek.

Memiliki definisi kejayaan yang jelas memungkinkan lingkaran perniagaan kembali setelah jangka waktu tertentu dan mengesahkan bahawa ia mendapat nilai yang diandaikan ketika ia memutuskan untuk terus maju dengan proyek tersebut.

Universiti Strayer

Apa yang Akan Menentukan Kejayaan Projek?

Definisi kejayaan projek adalah satu lagi mustahak untuk memasuki projek baru. Maklumat ini adalah sesuatu yang seharusnya dapat anda perolehi setelah melihat cadangan nilai dalam kes perniagaan. Contohnya, jika anda bekerja sebagai pengurus projek untuk syarikat kabel dan cadangan nilai yang berkaitan dengan projek ini ialah anda akan melihat peningkatan pelanggan sebanyak 10% selama setahun, maka anda harus mempertimbangkan untuk menentukan kejayaan sebagai kenaikan pelanggan sebanyak 10% satu tahun selepas projek selesai. Ada baiknya anda mempunyai sekurang-kurangnya dua hingga tiga metrik yang boleh anda gunakan untuk mengukur kejayaan projek.

Kemahiran Apa yang Diperlukan dalam Pasukan Projek?

Tidak terlalu awal untuk mula memikirkan siapa yang anda mahu sertakan dalam pasukan projek. Sumber sangat ketat di beberapa tempat, dan semua orang mahukan orang terbaik dalam pasukan mereka. Akibatnya, penting untuk mula membina senarai kemahiran yang ingin anda lihat dalam ahli pasukan anda supaya anda dapat mula mengenal pasti orang yang ingin anda sertai dalam projek, memeriksa ketersediaan mereka, dan berpotensi mengajukan tuntutan kepada mereka sepanjang tempoh yang anda rasa anda memerlukannya dalam projek anda.