Pengurusan skop projek: apa yang kita buat?

Siapkan diri anda untuk kejayaan projek dengan menentukan matlamat - skopnya - pada awalnya.

Gambar oleh David Mark dari Pixabay

Mencegah Bencana Projek

Artikel ini adalah gambaran keseluruhan topik yang sangat besar, Pengurusan Skop Projek. Sebenarnya, keseluruhan buku telah ditulis mengenai pengurusan skop. Tinjauan ini dapat mengarahkan kajian lanjutan anda mengenai pengurusan skop, yang sangat penting untuk kejayaan projek.

Pengurusan Skop Sangat Penting untuk Kejayaan Projek

Sebilangan besar projek gagal, dan kerana banyak sebab. Tetapi kegagalan projek yang benar-benar bencana adalah kegagalan pengurusan skop. Skop adalah definisi tujuan dan matlamat projek. Oleh itu, jika itu tidak ditentukan, kita sama sekali tidak mendapat apa-apa (matlamat tidak tercapai), atau kita mendapat hasil yang tidak melakukan apa yang kita mahukan, atau kita mendapat dua bahagian yang tidak berfungsi, kerana separuh daripada pasukan projek mempunyai satu idea, dan separuh lagi mempunyai idea lain. Kami menyampaikan hujung depan keldai dan hujung belakang kuda, dan akhirnya kelihatan seperti hujung belakang kuda.

Mencegah Skop Creep

Walaupun produk dan tujuannya ditentukan dengan baik pada awalnya, pelanggan mempunyai kebiasaan terkenal untuk mendapatkan idea baru dan mengharapkan semakin banyak. Sekiranya kita mengabaikan mereka, mereka akan mula bermimpi, dan mengharapkan kita memenuhi impian mereka. Apabila kita melaksanakan apa yang kita janjikan — lebih kurang daripada yang mereka impikan — mereka tidak akan berpuas hati. Tidak menjadi masalah jika kita memberikan apa yang mereka minta. Orang marah apabila tidak mendapat apa yang mereka harapkan. Lebih buruk lagi, jika kita mendengarkan mereka, kita terus menambahkan ciri yang mereka minta. Tetapi itu memerlukan lebih lama daripada jadual asal, dan lebih banyak wang daripada yang ada dalam anggaran asal.

Hasilnya, kami tidak mempunyai apa-apa untuk disiapkan pada akhir projek. Pelanggan kehabisan masa dan wang, dan kami tidak mempunyai apa-apa yang berguna untuk ditunjukkan untuk semua kerja kami. Kami memanggil ruang lingkup raksasa ini , yang bermaksud bahawa, walaupun kami menentukan skop pada awalnya, semakin banyak ciri, semakin banyak loceng dan wisel, masuk ke ruang lingkup, menambah rancangan projek sehingga runtuh dari beratnya sendiri.

Menurut Institut Pengurusan Projek, 64% daripada semua projek gagal memberikan kepuasan mengikut jadual dan anggaran asal mereka. Dan penyebab terbesar kegagalan ini adalah definisi skop yang buruk, atau jika kita mendapat skop yang ditentukan dengan baik pada awalnya, skop merangkak.

Berita baiknya adalah bahawa jika kita menentukan skop dengan jelas dan menguruskan skop, kita akan menuju kejayaan!

Saya telah melatih lebih daripada 4,000 pengurus projek dan mengetuai puluhan projek. Izinkan saya menunjukkan kepada anda cara menentukan skop dan menguruskan skop sebelum projek anda dibanjiri!

Adakah permintaan untuk loceng dan wisel tambahan membanjiri projek anda seperti semut di atas gula batu? Teruskan membaca untuk mengetahui cara menguruskan skop creep.

stevendepolo Steven Depolo (CC BY) melalui Flickr

Bilakah Selasa Berikutnya?

Setiap kali saya mengajar kelas mengenai definisi skop dan kejelasan komunikasi, saya meminta pertunjukan mengenai soalan ini. Katakan saya mengajar pada hari Khamis. Saya bertanya, "Angkat tangan anda jika anda fikir Selasa depan adalah 5 hari dari sekarang." Kira-kira separuh orang di dalam bilik mengangkat tangan. Kemudian saya bertanya, "Angkat tangan anda jika anda fikir Selasa depan adalah 12 hari dari sekarang." Separuh lagi orang di dalam bilik mengangkat tangan.

Ini menunjukkan bahawa bahasa Inggeris biasa bukanlah bahasa yang tepat. Bagi sesetengah orang, "Selasa depan" adalah yang akan muncul lima hari lagi. Bagi yang lain, "Selasa depan" adalah selepas "Selasa ini," jadi dua belas hari lagi.

Apabila pelajar melihat bahawa, dengan cara apa pun yang mereka fikirkan, separuh orang di dalam bilik berfikir secara berbeza, mereka mula melihat nilai definisi bertulis yang tepat dan jelas. Definisi sedemikian banyak membantu menghilangkan salah faham yang mahal, dan juga mencegah kesilapan yang mengecewakan pelanggan kita.

Bersetuju dalam Skop Projek Anda

Bekerja dengan pelanggan, pasukan, dan semua pemangku kepentingan untuk menyetujui pelaksanaan projek dan fungsi dan tujuannya tidak mudah. Contohnya, laman web korporat adalah:

• ekspresi imej korporat, menurut eksekutif kanan
• sumber pendedahan kepada tanggungjawab undang-undang, menurut penasihat syarikat
• alat untuk menghasilkan pendapatan baru, menurut bahagian pemasaran
• item kos lain untuk dikekalkan, menurut kewangan
• peluang untuk menyelesaikan beberapa masalah pengambilan pekerja dan mendapatkan calon pekerja yang baik, menurut sumber manusia
• pekerjaan penyelenggaraan, menurut jabatan IT
• projek untuk diselesaikan, menurut pasukan pembangunan web

Kuncinya di sini ialah semua orang betul. Pengurusan skop yang berjaya memerlukan dapat memahami perspektif setiap orang, melihat apa yang mereka perlukan dan apa yang mereka tawarkan, dan memasukkan semuanya ke dalam satu rancangan dan satu definisi.

Mendapatkan Halaman yang Sama

Setiap orang yang terkena projek mempunyai perspektifnya sendiri, dan bahasanya sendiri. Bagaimanakah eksekutif "imej korporat" diterjemahkan ke dalam "halaman arahan berkesan" pemasaran dan pesanan "Halaman 404 Tidak Ditemui" jabatan IT. Senibina adalah keupayaan untuk melihat satu perkara dalam pelbagai pandangan, pelbagai perspektif, dan pelbagai bahasa. Sebagai pengurus projek, kita juga harus menjadi arkitek, dapat melihat projek dari semua perspektif dan menangani semua masalah.

Semasa kita menyusun definisi awal projek, pernyataan skop, kita harus memastikan bahawa semua orang memahami tujuan dan tujuannya. Mereka mungkin mempunyai istilah yang berbeza untuk perkara yang sama; tak mengapa. Tetapi jika dua orang mempunyai gambar yang sama sekali berbeza dari apa yang dibuat, kita menghadapi masalah. Dan kita tidak boleh kabur mengenainya. Kami tidak dapat menyatakan "Kami membuat mamalia kelabu," dan meminta pasukan korporat mengharapkan gajah sementara Ketua Pegawai Kewangan hanya bersetuju membayar seekor tikus.

Bersetuju dalam Skop

Setelah kami berada di halaman yang sama, kami bekerjasama dengan setiap pemangku kepentingan untuk menentukan apa yang kami buat, dan mengapa. Kami masih beroperasi di tahap tinggi di sini. Tetapi kita berulang-alik, menjelaskan, mendefinisikan, dan mendapatkan gambaran yang lebih baik dan lebih baik tentang apa yang kita buat.

Menjelaskan Andaian

Seperti yang kami katakan di atas, pelanggan tidak akan senang apabila mereka tidak mendapat apa yang mereka harapkan. Untuk memastikan kita memahami dan menguruskan harapan mereka, kita tidak boleh meninggalkan pernyataan skop projek dengan istilah bahasa Inggeris yang tidak jelas dan jelas. Ia mesti didefinisikan dengan ketepatan kejuruteraan, dan ia juga mesti dijelaskan dalam bahasa biasa. Ia juga berguna untuk menggunakan gambar rajah, dan, jika memungkinkan, mengembangkan mock-up dan prototaip sehingga pelanggan dan pihak berkepentingan kami dapat benar-benar melihat, atau melihat gambar, apa yang akan mereka dapatkan. Untuk kepentingan bahasa yang tepat, lihat bar sisi, Bilakah Selasa depan?

Langkah Pengurusan Skop

Institut Pengurusan Projek menentukan empat proses yang merangkumi Pengurusan Skop:

• Skop Perancangan adalah merancang rancangan kami untuk menguruskan skop pada projek tertentu ini. Sekiranya projek kami agak serupa antara satu sama lain, maka ini dilakukan sekali untuk semua projek, dan kami mengikuti metodologi standard.
• Definisi Skop adalah proses membuat pernyataan pertama kami tentang apa yang kami buat pada projek ini, termasuk sifat, fungsi, dan tujuannya. Pernyataan Definisi Skop yang dihasilkan adalah konsep teras dari mana keseluruhan projek dirancang.
• Work Breakdown Structuring (WBS) adalah proses menentukan semua perincian dari apa yang kita buat, membuat definisi lengkap dan tepat mengenai skop projek.

PMI menawarkan nama mewah untuk membuat definisi skop tahap tinggi terlebih dahulu dan WBS terperinci kemudian. Mereka menyebutnya penjelasan progresif.

Soalan yang Menentukan Selebihnya Projek

Definisi skop yang jelas adalah mustahak untuk merancang dan menentukan semua aspek lain dari projek ini. Definisi yang betul bagi setiap lapan bidang pengurusan projek yang lain bergantung pada definisi skop yang kukuh dan jelas. Sekiranya anda tidak jelas mengenai sembilan bidang pengurusan projek, anda mungkin ingin membaca The Nine Areas of Project Management, dan Why They Matter.

Rangkuman dan Pengecualian

Alat yang sangat baik untuk menentukan skop dan mencegah scope creep adalah untuk memasukkan kedua-dua definisi apa kita buat, iaitu senarai Kemasukan, dan juga senarai apa yang orang telah meminta bahawa kita tidak membuat, iaitu, senarai daripada pengecualian. Terdapat dua sebab untuk melakukan ini.

Pertama sekali, orang cenderung ingat bahawa mereka akan mendapatkan apa sahaja yang mereka mahukan, walaupun anda mengatakan "tidak." Kita dapat mengurus kecenderungan semula jadi manusia ini dengan menuliskan apa yang kita persetujui, dan menunjukkannya kepada mereka, dan meminta mereka untuk masuk. Kemudian, kemudian dalam projek itu, apabila mereka ingat bahawa mereka memintanya, dan mengira mereka akan mendapatkannya, kami dapat menunjukkan kepada mereka, maaf, tidak, itu selalu dikecualikan dari ruang lingkup, persetujuan dari apa yang kami buat.

Sebagai contoh, katakan bahawa saya sedang membina laman web untuk sebuah syarikat di Florida Selatan, di mana terdapat tiga bahasa popular: Inggeris, Sepanyol, dan Haiti Creole. Semasa definisi skop awal, kami bersetuju bahawa laman web ini akan menggunakan Bahasa Inggeris dan Sepanyol, tetapi terjemahannya ke dalam Haiti Creole tidak menjimatkan masa ini. Kami menuliskan "Laman web tidak akan diterjemahkan ke dalam Haitian Creole tahun ini. Sekiranya permintaan dari komuniti Creole meningkat, ini mungkin berpatutan pada tahun depan."

Kemudian, ketika laman web ini diuji, seorang pengurus datang dan berkata, "tetapi saya tidak dapat membaca laman web ini di Creole. Apa yang berlaku?" Kami mengeluarkan pernyataan skop, dan menunjukkan kepadanya bahawa Creole tidak termasuk buat masa ini.

Sebab kedua hanyalah untuk kejelasan. Mendefinisikan pengecualian meningkatkan kejelasan tentang apa yang kita lakukan dan memberi kita alat untuk menguruskan skop merayap kemudian dalam projek. Sebagai contoh, anggap salah satu tujuan laman web dalam pernyataan skop kami adalah "meningkatkan sokongan pelanggan." Sebagai sebahagian daripada itu, seseorang mencadangkan sembang dalam talian, tetapi kami memilih untuk tidak melakukannya. Sekiranya kami tidak menulis "sembang dalam talian" di senarai pengecualian, seseorang mungkin akan mencadangkannya kemudian. Tetapi jika kami menuliskannya, maka semua orang jelas: Kami tidak melaksanakan sembang dalam talian. Itu menjimatkan banyak masa untuk mengadakan perbincangan yang sama berulang kali.

Membuat Struktur Pecahan Kerja (WBS)

Penstrukturan Kerosakan Kerja bermula apabila Pernyataan Skop diluluskan oleh semua pihak yang berkepentingan. Ini adalah proses membuat senarai hierarki yang sangat teliti, terperinci dari semua komponen projek.

Sebagai contoh, katakan bahawa kita sedang membina kapal terbang. Penerangan awal kami kelihatan seperti ini:

• satu pesawat
• satu kokpit
• satu kabin
• dua sayap
• pemasangan satu ekor
• kawalan penerbangan
• elektronik untuk navigasi dan tujuan lain

Setiap komponen utama menjadi tajuk senarai komponen yang lebih kecil. Sayap merangkumi:

• badan sayap
• tangki bahan api
• talian bahan api
• kepak

Pada akhirnya, ini diperincikan ke senarai bahagian yang lengkap. Untuk jet komersial, jumlahnya boleh melebihi 1 juta bahagian!

Membuat Rancangan Projek Selebihnya

Setelah kita mempunyai WBS, adalah mungkin untuk membuat rancangan projek terperinci yang lain. Kita dapat membuat anggaran masa dan kos yang tepat. Kami dapat menyelesaikan rancangan untuk menguruskan enam bidang pengurusan projek yang lain: kualiti, risiko, sumber daya manusia, komunikasi, perolehan, dan integrasi.

Sebagai contoh, WBS adalah senarai apa yang kita buat. Dari itu, kami bertanya bagaimana kami akan membuat setiap komponen. Itu menghasilkan Senarai Aktiviti, yang merupakan komponen utama anggaran masa. Juga, ketika kita tahu apa yang kita buat, kita dapat bertanya, "Apa yang salah?" dan itulah titik permulaan untuk merancang risiko. Dan bertanya "apa yang membuatnya baik?" adalah permulaan perancangan kualiti.

Menguruskan Skop Semasa Projek

Setelah WBS diluluskan, kami akan menyelesaikan rancangan projek selebihnya. Setelah keseluruhan rancangan diluluskan, kami melancarkan kerja. Sekarang, tugas kita adalah menyelesaikan projek. Atau, dari segi pengurusan projek, kami akan memberikan ruang lingkup yang ditentukan dengan kualiti yang dapat diterima tepat pada waktunya dan dalam anggaran, tidak kira apa yang berlaku.

Melakukan ini memerlukan kerja, yang dipanggil pelaksanaan. Tetapi ia juga memerlukan pengesanan dan kerja yang betul, jika perlu. Itu dipanggil pengesanan dan kawalan. Ia seperti memandu di lebuh raya. Sekiranya semua yang anda lakukan adalah memandu, anda akan terlepas jalan keluar, dan terlambat. Atau anda akan terlambat dan terlambat, atau anda akan mempercepat dan mendapatkan tiket. Untuk memandu dengan baik, kita harus memerhatikan di mana kita berada, seberapa pantas kita pergi, sama ada kita kehabisan petrol, dan apa yang dilakukan pemandu lain di jalan raya. Sama pada projek. Dan kami mencapainya dengan Analisis Nilai yang Diperolehi, menguruskan skop, dan menguruskan kesemua sembilan bidang projek.

Analisis Nilai Yang Diperolehi

Analisis Nilai Diperolehi (EVA) bermula dengan skop penjejakan, masa dan kos. Dalam bahasa Inggeris biasa: Apa yang telah kita selesaikan, berapa lama masa yang diperlukan, dan berapa banyak wang yang kita habiskan? Sebaik sahaja kita mempunyai angka-angka itu, kita memasukkannya ke dalam beberapa persamaan. Persamaannya berkadar: Mereka bertanya berapa banyak ruang lingkup yang telah kita lengkapkan berhubung dengan masa yang dihabiskan dan wang yang dibelanjakan. Hasil tersebut menjawab soalan: Sekiranya kita terus berjalan pada tahap ini, apakah kita akan selesai sebelum kehabisan masa dan wang? Sekiranya ada, semuanya baik. Sekiranya tidak, maka kita harus mencari tahu mengapa kita lambat, atau menghabiskan terlalu banyak wang, dan menangani masalahnya.

Menguruskan Skop Creep

Analisis nilai yang diperoleh mengukur kemajuan pada tujuan komitmen kami, skop yang ditentukan. Tetapi bagaimana jika pelanggan mendapat idea hebat, dan mahu ia ditambahkan ke projek? Bagaimana jika jurutera memikirkan ciri yang lebih baik, dan dia mahukannya ditambahkan? Bagaimana jika beberapa eksekutif kanan berhenti, dan digantikan oleh bos baru, dan dia mahukan sesuatu yang sama sekali berbeza?

Masalah-masalah ini muncul sepanjang masa. Seperti yang saya katakan di atas, jangkauan skop timbul dari sifat manusia. Apa yang harus kita lakukan adalah menyadarinya dan menangani setiap perubahan yang dicadangkan pada projek tersebut sebelum mereka menjadi andaian, ciri, atau tuntutan.

Ringkasnya, jangan biarkan sesiapa memindahkan tiang gol. Sekiranya seseorang ingin mengubah skop, kami mengira kos perubahan projek dan masa tambahan yang diperlukan. Maka kita berunding: Kami lebih suka tiada perubahan, tetapi kami akan membuat perubahan kepada skop jika projek itu menerima lanjutan daripada dana tarikh akhir dan tambahan, supaya kita boleh menyampaikan baru , meningkat skop, yang lebih daripada yang dinyatakan, dan oleh itu lebih daripada yang dianggarkan atau disusun mengikut jadual.

Dalam Bahasa Inggeris biasa: Sekiranya anda mahukan lebih banyak barang, ia akan memakan masa lebih lama dan memerlukan lebih banyak wang. Itu dipanggil Segitiga Besi, Skop, Masa, dan Kos.

Menguruskan Semua Sembilan Kawasan

Ada satu perkara lagi yang dapat kita lakukan untuk memastikan bahawa kita memberikan hasil projek dan menggembirakan pelanggan. Perhatikan apa yang saya katakan di atas, berikan hasil "dengan kualiti yang dapat diterima… tidak kira apa yang berlaku." Ini menunjukkan hakikat bahawa kita mesti menguruskan lebih dari sekadar ruang lingkup, masa, dan kos. Adalah mustahak untuk menguruskan kesemua sembilan bidang pengurusan projek sepanjang projek, dari awal hingga akhir. Pengurusan Kualiti Projek memastikan hasil yang boleh diterima - atau sangat baik -. Pengurusan Risiko Projek memastikan kejayaan tidak kira apa yang berlaku. Untuk penjelasan mengenai kesemua sembilan bidang tersebut, dan mengapa mereka penting, baca Sembilan Kawasan Pengurusan Projek dan Mengapa Mereka Penting

Menyampaikan Apa yang Anda Janjikan

Sekiranya kita terus mengusahakan projek untuk membina produk, perkhidmatan, atau hasil yang kita tetapkan dalam pernyataan skop, maka satu hari - sehari sebelum wang dan masa habis, saya harap - kita sudah bersedia untuk menyampaikan.

Atau, kami rasa kami sudah bersedia untuk menyampaikan. Tetapi adakah kita benar-benar yakin? Dan apa pendapat pelanggan. Mari kita lihat langkah-langkah yang kita ikuti untuk memastikan kita menyampaikan perkara yang betul kepada pelanggan, dan menyelesaikannya dengan baik.

Pengesahan dan Pengesahan

Pengesahan adalah proses dalaman untuk projek, di mana kami memeriksa apa yang telah kami buat berdasarkan pernyataan skop, WBS, dan dokumen lain yang berkaitan. Kami memastikan, dengan sebaik mungkin, bahawa apa yang telah kami lakukan memenuhi atau melebihi semua keperluan pelanggan. Dan, jika kami menyetujui perubahan ruang lingkup untuk projek tersebut, kami juga memasukkan perubahan tersebut dalam penyampaian kami. Sederhananya, kami membandingkan apa yang akan kami sampaikan kepada rancangan itu, dan memastikan semuanya baik untuk dilalui. Penting bahawa ini bukan hanya perkara yang kita sampaikan. Apa sahaja yang kami sampaikan harus bekerja untuk pelanggan, iaitu, ia harus memenuhi keperluan fungsional , dan juga keperluan fizikal. Oleh itu, sebelum kami menyampaikan, kami ingin dapat mengatakan, "Ini dia, dan berjaya!"

Tetapi adakah pelanggan akan bersetuju? Soalan itu dijawab oleh proses Pengesahan. Kita tidak boleh membuat pengesahan sendiri. Ia biasanya dilakukan oleh pelanggan, ketika mereka memeriksa dan menandatangani penghantaran hasil projek. Tetapi ada dua kemungkinan lain:

• Sekiranya kami menyampaikan sesuatu yang besar, atau rumit, atau sesuatu yang perlu memenuhi keperluan yang menuntut, kami mungkin ingin mengatur pengesahannya sebelum tarikh penghantaran. Ini memberi masa kepada pasukan projek untuk menyesuaikan atau memperbaiki apa-apa yang tidak memenuhi kehendak pelanggan.
• Sekiranya terdapat perselisihan mengenai apakah projek kami memberikan hasil yang didaftarkan oleh pelanggan, mereka dapat meminta Pengesahan & Pengesahan Bebas (IV&V), di mana kontraktor luar datang untuk menentukan jurang antara apa yang kami sampaikan dan apa yang pelanggan mahu, dan mengesyorkan penyelesaian.

Penghantaran

Namun, biasanya tidak diperlukan IV&V. Kami memberikan hasil projek, yang mungkin termasuk pemasangan, penyiapan, dan latihan, bergantung pada apakah itu termasuk dalam pernyataan skop projek. Pelanggan menendang tayar, boleh dikatakan, dan berpuas hati atau meminta beberapa perubahan kecil, yang kami buat. Dan projek itu selesai - hampir.

Keseronokan Pelanggan

Langkah terakhir kami ialah memastikan semua orang mendapat bayaran dan menandatangani kontrak dan sebagainya, Ini juga harus merangkumi perjumpaan semata-mata untuk perkhidmatan pelanggan, untuk memastikan mereka gembira dengan pekerjaan kami. Akhir projek boleh menjadi permulaan hubungan yang panjang dan sihat dengan pelanggan.

Apa yang Menghentikan Projek Anda?