Teknik pengurusan masa & anggaran anggaran projek: gambaran keseluruhan

Gambar # 1: Anggaran Masa & Kos Berkaitan dengan Perancangan Projek

Perancangan awal memungkinkan untuk membuat anggaran awal, sementara perancangan yang lebih terperinci memungkinkan untuk membuat anggaran yang lebih tepat.

Sid Kemp

Keperluan untuk Masa Projek dan Anggaran Kos

Dalam perniagaan, tujuan kebanyakan projek adalah menghasilkan wang. Itu memerlukan projek itu memperoleh lebih banyak atau menjimatkan lebih banyak daripada kos untuk melaksanakan projek tersebut. Projek menelan belanja sehingga ia selesai, dan hanya mula meningkatkan garis bawah syarikat setelah selesai. Juga, setiap tahun, perniagaan hanya mempunyai banyak wang yang dapat dibelanjakan untuk projek. Oleh itu, sebelum projek dimulakan, eksekutif mahukan jawapan kepada empat soalan:

Berapa kos projek?
Adakah kita pasti tidak akan melebihi anggaran?
Berapa lama masa yang diperlukan untuk projek ini, dan bila ia akan dilaksanakan?
Adakah kita pasti tidak akan terlambat?

Itu adalah soalan yang sangat munasabah. Kami meminta perkara yang sama semasa membawa kereta kami untuk diperbaiki atau memperbaiki penghawa dingin kami. Tetapi lebih daripada separuh daripada semua projek - bahkan yang diurus dengan baik - terlambat atau melebihi anggaran. Oleh itu, menjawab soalan-soalan ini dengan anggaran yang boleh kita andalkan dan komited adalah cabaran besar.

Dalam dunia pengurusan projek, kami memanggil eksekutif yang memberikan wang dan usaha organisasi ke arah projek yang menjadi penaja projek, dan komitmen mereka sangat penting untuk kejayaan kami sebagai pengurus projek. Sekiranya mereka tidak masuk ke dalam projek ini, terus komited sepanjang masa, memberikan sumber yang diperlukan, dan membuang sekatan jalan raya, projek kami akan gagal. Permintaan mereka untuk anggaran masa dan kos adalah, dari perspektif mereka, sangat wajar.

Sangat sukar, kadang-kadang mustahil, disediakan. Secara definisi, projek adalah "usaha unik yang dilakukan untuk mewujudkan produk atau perkhidmatan yang unik" (PMI Lexicon). Sekiranya setiap projek itu unik, dan tidak pernah dilakukan sebelumnya, lalu bagaimana kita akan tahu berapa kos untuk melakukannya? Bagaimana kita tahu berapa lama masa yang diperlukan? Bagaimana kita membuat anggaran kos yang tidak diketahui? Dan bagaimana kita dapat memastikan bahawa kita betul? Sekiranya kita tidak betul, kita akan kelihatan buruk apabila kehabisan anggaran atau terlambat, atau kedua-duanya.

Ini adalah soalan sebenar, dan mereka mempunyai jawapan yang nyata. Saya telah mengajar lebih daripada 3,500 pengurus projek bagaimana merancang projek, menganggarkan kos dan masa, dan menyampaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran. Saya telah menulis tiga buku pengurusan projek yang berbeza dengan teknik anggaran masa dan kos. Dan, dari pelanggan dan pelajar saya, saya telah melihat segala-galanya dari anggaran yang sangat baik dan rendah yang dapat memenangi tawaran yang kompetitif, hingga sistem pengurusan yang membuat anggaran yang baik tidak mungkin dilakukan. Tetapi anggaran yang baik adalah mungkin. Dan kami mendapat banyak kuasa yang menjadikan pekerjaan kami lebih mudah apabila kami, sebagai pengurus projek, menganggarkan projek kami dengan baik.

Dalam artikel ini, anda akan belajar bagaimana kita, sebagai pengurus projek, dapat membuat anggaran yang tepat dan boleh dipercayai. Anda akan belajar: apa yang perlu kita ada untuk membuat anggaran; jenis anggaran apa yang mungkin; dan prosedur asas untuk menyediakan setiap jenis anggaran. Petunjuk terperinci untuk teknik anggaran terlalu besar untuk dimasukkan ke dalam artikel ini. Tetapi anda akan mengetahui nama teknik anggaran yang tepat dan cara menggunakannya. Dan anda akan mempunyai contoh untuk diikuti. Dari sana, anda mungkin boleh melakukannya sendiri. Sekiranya tidak, anda boleh mendapatkan petunjuk terperinci dengan mudah dalam buku teks pengurusan projek, atau di PMBOK, Panduan Institut Pengurusan Projek untuk Badan Pengetahuan Pengurusan Projek.

Artikel ini menunjukkan cara membuat anggaran waktu dan kos terbaik yang anda dapat, baik di awal projek, dan kemudian, ketika perancangan hampir selesai, seperti yang digambarkan dalam Gambar # 1.

Komputer yang Berjalan Sepanjang Masa

Salah seorang pelanggan saya menyediakan sistem komputer kepada agensi kerajaan. Sebelum saya bekerja dengan mereka, sebuah agensi meminta komputer untuk sistem e-mel mereka yang "akan berjalan sepanjang masa." Pengurus projek menjalankannya, dan membeli komputer bernilai $ 1 juta yang akan beroperasi 24 jam sehari, 7 hari seminggu, dengan sandaran automatik berganda untuk semuanya. Ketika dia memberitahu pelanggan, mereka terkejut. "Tetapi kami hanya buka 16 jam sehari. Kami tidak memerlukannya sepanjang malam. Dan kami pasti tidak akan membayarnya!"

Syarikat itu terjebak dengan komputer bernilai $ 1 juta yang tidak diinginkan pelanggan. Dan penyelesaian yang sebenarnya memerlukan kos yang jauh lebih sedikit daripada separuh daripada yang diandaikan oleh pengurus projek yang diperlukan.

Pelajarannya: Jangan membuat andaian, dan jangan menganggap anda memahami apa maksud pelanggan anda ketika mereka menggunakan bahasa tertentu. Periksa setiap perincian dengan cara yang jelas dan jelas.

Prasyarat: Apa Yang Anda Perlu Miliki Sebelum Membuat Anggaran Masa dan Kos

Bayangkan seorang rakan datang kepada anda dan berkata, "Berapa kos untuk saya membeli kereta baru?" Tidak ada cara untuk menjawab soalan itu tanpa bertanya, "Jenis kereta apa yang anda mahukan?" Dan bagaimana jika dia menjawab, "Oh, saya tidak tahu apa-apa mengenai kereta. Cukup dapatkan saya sebuah kereta yang akan berfungsi untuk saya. Berapa harganya?"

Dalam keadaan itu, kita tidak dapat menganggarkan kos kereta. Kita harus bekerjasama dengan rakan kita, mengemukakan soalan seperti "Berapa besar keluarga anda?" "Adakah anda memandu ke tempat kerja?" dan "Apa yang anda mahu lakukan semasa bercuti?" Sekiranya rakan kita bekerja dengan kita melalui semua ini, dan kita tahu kereta, kita mungkin dapat memilih kereta yang baik untuknya, dan kemudian memberitahunya biayanya. Tetapi jika rakan kita mengatakan, "Saya tidak mempunyai masa untuk menjawab semua soalan anda! Cukup beritahu saya berapa harga kereta!" maka kita kembali ke mana-mana. Atau, kami katakan seperti, antara $ 12,500 jika anda mahukan Hyundai dan $ 85,000 jika anda mahukan Cadillac. Itu adalah jawapan yang benar, tetapi tidak sangat berguna.

Sebagai pengurus projek, kita selalu berada dalam situasi ini. Sebagai contoh, pelanggan mungkin mahukan laman web baru. Tetapi dia tidak benar-benar tahu apa laman web yang baik untuk perniagaannya. Dia baru tahu bahawa yang sekarang tidak berfungsi. Kami tahu bahawa laman web berharga antara $ 1,200 dan $ 15,000, dan memakan masa antara dua minggu hingga empat bulan, bergantung pada ciri apa yang diperlukan untuk perniagaan tertentu. Tetapi, sehingga kita mengetahui perniagaannya, kita tidak dapat membuat anggaran masa atau kos.

Intinya adalah: Sebelum kita dapat menyediakan anggaran masa atau kos yang tepat, kita mesti bekerjasama dengan pelanggan untuk menentukan skop projek. Sekiranya istilah "ruang lingkup" tidak dikenali, itu berarti "apa yang kita buat." Definisi skop penuh adalah pernyataan yang jelas tentang apa yang kita buat dengan melakukan projek ini. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai ini lihat, Cara Menyusun Rancangan Pengurusan Projek

Sebagai tambahan kepada pernyataan skop yang jelas, kami memerlukan tiga perkara lagi:

Kita perlu menghapuskan andaian yang tidak diucapkan. Contohnya, rakan kita meminta kereta "baru". Adakah dia bermaksud baru, model tahun ini, atau adakah dia bermaksud "baru untuk saya", dan membeli kereta terpakai akan baik-baik saja. Kami tidak tahu sehingga kami bertanya. Lihat bar sisi mengenai "Komputer yang berjalan sepanjang masa" untuk kes sebenar bencana anggaran kos projek seperti ini.
Kita perlu memutuskan bagaimana projek itu akan dilakukan, dan mendapatkan persetujuan mengenai pendekatan asas dari klien. Kami tidak perlu mengetahui semua butirannya. Tetapi kita perlu mengetahui pendekatan umum. Sebagai contoh, jika projek kami adalah untuk menubuhkan kemudahan pemasangan, kami ingin mengetahui apakah pelanggan menjangkakan akan segera berkembang. Sekiranya demikian, maka menyewa harta tanah, daripada membelinya atau memasuki pajakan jangka panjang, mungkin merupakan idea terbaik. Dan kos projek yang melibatkan harta tanah sewa sama sekali berbeza dengan kos projek yang melibatkan membeli atau menyewa bangunan.
Kita perlu mengetahui keadaan semasa. Sekiranya pelanggan mahukan laman web baru, maka kita perlu mengetahui semua tentang laman web lama mereka, dan apa yang berfungsi, dan apa yang tidak. Kita juga perlu mengetahui tentang bahan pemasaran bercetak, keterangan produk, dan gambar produk mereka. Membuat laman web dari katalog semasa harganya jauh lebih rendah daripada membuat laman web dari awal, di mana kita harus mengatur untuk mendapatkan foto dan penerangan untuk puluhan projek.

Ada kisah yang menggambarkan perkara terakhir ini. Suatu ketika, ada projek untuk mengalirkan paya. Seorang eksekutif daerah bertanya, "berapa kos untuk menguras paya ini?" Pengurus projek menjawab, "itu bergantung pada berapa banyak buaya di sana." "Nah, bagaimana kita tahu berapa banyak buaya di sana?" "Kami mengalirkan rawa, dan melihat berapa banyak yang kehabisan."

Ini adalah masalah besar dengan anggaran masa dan kos. Kita harus cukup merancang untuk mengetahui apa yang sebenarnya dikehendaki oleh pelanggan, dan melakukan kerja yang mencukupi untuk mengetahui apa yang sebenarnya berlaku, sebelum kita dapat membuat anggaran kos yang tepat. Tetapi, selalunya, para eksekutif mahukan anggaran kos yang tepat sebelum projek ini dimulakan.

Ada satu perkara lagi yang anda perlukan, dan saya telah menulis artikel mengenainya: Pemahaman mengenai faktor utama anggaran masa, kos, atau apa sahaja.

Sekarang setelah kita menyelesaikan masalahnya, mari kita lihat beberapa penyelesaiannya.

Kajian Kes Kami: Anggaran Kos Laman Web Mudah

Jumlah kerja yang diperlukan untuk membuat anggaran kos yang baik bergantung pada ukuran projek yang anda lakukan, dan juga pada seberapa biasa anda dan pasukan dengan kerja projek. Teknik anggaran yang dijelaskan di sini dapat memberi anda anggaran kos projek yang baik dalam beberapa jam untuk projek yang berharga di bawah $ 10,000. Teknik yang sama, yang diterapkan dalam beberapa minggu, dapat menganggarkan projek berharga sekitar $ 100,000. Dan teknik yang sama, yang diterapkan dengan teliti dengan banyak penyelidikan, dapat digunakan untuk menganggarkan projek yang akan menelan jutaan dolar. Tetapi itu akan memakan masa berbulan-bulan, dan banyak perancangan projek yang berguna akan dimasukkan ke dalam anggaran kos dan masa.

Kerana kami memfokuskan pada teknik, kami akan bekerjasama dengan projek kecil yang sangat mudah: Laman web pertama untuk syarikat permulaan baru, termasuk 40 halaman teks dan grafik, dan keranjang belanja dengan kira-kira 200 produk. Katalog cetak dengan semua gambar dan deskripsi produk telah dilakukan. Tetapi syarikat itu tidak menyukai susun atur katalog, dan memerlukan reka bentuk karya seni dan konsep baru untuk laman web, yang juga akan digunakan untuk pemasaran cetak di masa depan.

Jadual # 1: Jumlah Anggaran Awal



Komponen projek	Rendah	Sedang	Tinggi
Hosting (tahun pertama)	$ 300	$ 360	$ 396
Grafik	$ 2,500	$ 3,500	$ 5,000
Laman sesawang	$ 1,824	$ 2,280	$ 3,420
Item Katalog	$ 1,920	$ 2,400	$ 3,600
Langsung	$ 300	$ 500	$ 600
Jumlah	$ 6,844	$ 9,040	$ 13,016

Teknik Anggaran Kos dan Masa Awal

Seperti yang telah kami katakan, anggaran kos paling awal mesti dibuat setelah skop projek ditentukan dengan jelas, pendekatan untuk projek disepakati, dan andaian diperjelas. Apabila ini selesai, tetapi kita belum mempunyai rancangan langkah demi langkah untuk melakukan semua pekerjaan, kita dapat membuat anggaran kos awal. Anggaran kos awal disebut urutan anggaran magnitud oleh Institut Pengurusan Projek. Apabila kami membuatnya, kami menyediakan julat di mana kami hampir pasti bahawa kos projek akan turun. Tetapi ia adalah julat yang cukup besar. Hujung bawah adalah 50% dari anggaran kami, dan hujung yang tinggi adalah dua kali dari anggaran kami. Oleh itu, jika kita fikir projek itu akan menelan belanja $ 100,000, kita boleh yakin dengan yakin bahawa projek itu berharga antara $ 50,000 hingga $ 100,000.

Membentangkan Susunan Anggaran Magnitud

Apabila kita memberikan anggaran dengan jarak yang begitu besar, penaja projek mungkin akan menjadi balistik. Sebilangan besar penaja projek mahukan, dan memerlukan, anggaran yang lebih tepat lebih awal daripada yang mungkin. Memerlukan pendidikan ke atas, iaitu mengajar atasan kita apa yang realistik, untuk membantu mereka memahami bahawa susunan anggaran ukuran adalah yang terbaik yang boleh dilakukan oleh pengurus projek terbaik di dunia, pada awal projek, sebelum rancangannya hampir lengkap. Pada tahap ini, terlalu banyak perkara yang tidak diketahui untuk membuat jaminan yang lebih realistik.

Terdapat beberapa berita baik untuk kami dan penaja kami mengenai anggaran projek awal:

Sekiranya kita melakukan jenis projek yang tidak asing lagi bagi pasukan, maka kita akan lebih yakin bahawa kos tidak akan terlalu tinggi daripada titik tengah anggaran kita.
Sekiranya kita dapat mengawal skop, kita dapat membatasi projek dengan anggaran yang tersedia dengan memberikan beberapa, tetapi tidak semua ciri.

Sebagai contoh, katakan kita telah membuat anggaran antara $ 50,000 hingga $ 200,000, dan penaja mengatakan, "Saya benar-benar dapat menganggarkan hanya $ 120,000, dan, jika melebihi jumlah itu, mungkin saya dapat mengeluarkan sejumlah $ 150,000. Kami dapat membalas, $ 100,000 mungkin, dan ada peluang yang sangat baik bahawa kita akan mendapat di bawah $ 120,000. Sekiranya anda mahukan jaminan pada $ 150,000, maka setuju bahawa, jika kita benar-benar perlu, kita boleh memotong dua daripada lima item dalam senarai, dan kita akan melaksanakan projek itu dengan harga $ 150,000 atau kurang. Anda mungkin akan mendapat semua yang anda mahukan. Sekiranya tidak, anda akan mendapat tiga atau empat perkara yang paling penting, dan kami dapat melakukan satu atau dua yang terakhir pada anggaran tahun depan. "

Memecahkan projek sampel kami menjadi beberapa bahagian besar

Sebilangan besar projek boleh dibahagi kepada beberapa bahagian besar, dan anggaran yang disatukan dari kepingan selalu lebih baik daripada anggaran yang dibuat dari projek secara keseluruhan. Oleh itu mari kita lihat bahagian projek laman web dalam contoh kita. Kami akan merangkumi:

Hosting: Siapkan hosting dan rangka untuk laman web eCommerce dengan troli membeli-belah
Grafik: Reka bentuk grafik baru: warna, gambar laman web, logo, gambar utama untuk setiap 7 barisan produk
Halaman Web: Buat 40 halaman teks dan grafik
Katalog Item: Buat keranjang belanja 200 item katalog dari nama produk, keterangan produk, dan gambar yang ada
Langsung: Uji keseluruhan laman web, perbaiki masalah, dan siarkan secara langsung

Mendapat Anggaran Tinggi dan Rendah untuk Setiap Kepingan

Langkah pertama kami adalah mencari kaedah terbaik untuk mendapatkan anggaran kos bagi setiap lima bahagian projek yang disenaraikan di atas. Untuk item satu, dua, dan lima, penyelesaian terbaik kami adalah membuat anggaran berdasarkan kos sebenar melakukan perkara yang sama untuk laman web serupa bagi pelanggan terdahulu. Untuk item # 1, kita mungkin boleh mengunci harga tetap. Pada item # 2, kita bercakap dengan artis grafik. Dia mungkin berkata, "Baiklah, itu bergantung. Sekiranya mereka mengetahui gaya perniagaan secara umum, dan mereka menyukai idea pertama saya, itu satu perkara. Tetapi jika mereka tidak tahu apa yang mereka mahukan, dan mereka mempunyai jawatankuasa yang membuat keputusan, dan kemudian mereka mula menukar nama lini produk mereka semasa saya membuat grafik, harganya lebih banyak. " Sekiranya kita mempunyai komunikasi yang baik dengan pelanggan, kita boleh cuba menjawab soalan-soalan tersebut. Tetapi katakan kita tidak.Kemudian kami meminta seniman grafik untuk menganggarkan kos untuk senario kes terbaik dan terburuk, dan itu adalah anggaran rendah dan tinggi kami.

Item 3 dan 4 dianggarkan paling baik menggunakan Kaedah Bucket. Tetapi kaedah yang dijelaskan untuk item 1, 2, dan 5 juga akan berfungsi.

Item 5 serupa dengan item 2. Sebagai contoh, jika semua penjualan dilakukan di US Continental, maka menguji keranjang belanja adalah standard. Sekiranya anda memerlukan penghantaran antarabangsa, bersama dengan cukai dan tarif antarabangsa, lebih banyak ujian akan diperlukan. Dalam kes ini, kami pergi ke pelanggan dan mereka berkata, "Oh, kami berada di AS dan hanya menjual di AS sekarang. Oleh itu, kami mendapat jangkauan yang rendah dan tinggi dalam anggaran kami untuk ditayangkan, kerana anda lihat dalam Jadual # 1.

Kaedah ini mengumpulkan anggaran masa dan kos awal yang baik. Anggaran kos digambarkan dalam Jadual # 1. Anggaran masa dibuat dengan cara yang serupa, meminta setiap pekerja atau ketua pasukan untuk perkiraan yang rendah, kemungkinan, dan tinggi tentang berapa lama kerja itu akan diambil, dan anggaran itu ditambah bersama.

Kelebihan utama pendekatan ini adalah bahawa, walaupun satu bahagian dianggarkan terlalu rendah, bahagian lain kemungkinan akan dianggarkan tinggi. Jadi anggaran keseluruhan mempunyai peluang yang lebih besar untuk menjadi benar daripada mana-mana bahagian. Ini adalah sebab utama untuk memecah projek menjadi beberapa bahagian dan menganggarkan setiap projek secara berasingan, bukannya berusaha menganggarkan keseluruhan projek sekaligus.

Ketepatan Bervariasi Dengan Industri

Sejauh mana tepatnya anggaran kami? Itu sangat berbeza, mengikut industri, dan juga oleh faktor projek dan pasukan lain. Dalam industri pembinaan, dengan syarikat mengumpulkan tawaran yang kompetitif untuk membina jalan untuk projek yang dibiayai oleh negara, yang umumnya memilih tawaran kos terendah, saya telah melihat projek bernilai $ 25 juta yang dianggarkan turun ke dolar terakhir. Tawaran yang terlalu tinggi tidak akan mendapat kontrak, dan tawaran yang terlalu rendah bermaksud kerugian kewangan bagi syarikat.

Projek pembinaan dapat dianggarkan dengan tepat kerana kaedah, bahan, dan kosnya sangat standard.

Sebaliknya, projek teknologi maklumat (IT) terkenal dengan anggaran buruk. Kes terburuk yang saya tahu adalah projek IT yang dianggarkan bernilai $ 2,000 yang akhirnya menelan belanja lebih dari $ 170,000 - tetapi itu adalah kes yang melampau. Tetapi keputusan sebenar yang menghasilkan anggaran dua kali ganda atau tiga kali ganda untuk masa atau kos terlalu biasa. Salah satu sebabnya ialah alat, teknik, dan persekitaran berubah dengan cepat di dunia IT. Bahkan berlaku bahawa program ditulis, katakanlah, untuk satu versi Windows, kemudian harus dibina semula untuk versi Windows yang lain sebelum dilancarkan.

Bagaimana kita membuat anggaran terbaik dalam industri kita sendiri? Perancangan dan penjejakan pengurusan projek yang konsisten dan lengkap serta pelajaran yang dapat diambil untuk memperbaiki kaedah kami di akhir setiap projek adalah kunci. Dan, ketika melakukan setiap anggaran, tanyakan, "Seberapa akrab pasukan saya dengan jenis pekerjaan yang tepat ini? Adakah kita pernah bekerjasama sebelumnya? Apa yang baru dan berbeza dalam projek ini?" Semakin kerap pasukan tertentu anda melakukan jenis pekerjaan sebelumnya, semakin tepat anggaran anda. Dan, pada masa yang sama, semasa anda mengira kerja menggunakan alat dan kaedah baru, atau mengembangkan prototaip eksperimen, atau bekerja dengan pelanggan baru, pertimbangkan perkara itu, dan biarkan lebih banyak kelonggaran untuk perkara yang tidak dijangka.

Teknik Anggaran Kos Lewat

Kemudian dalam proses perancangan projek, kita dapat membuat anggaran yang lebih tepat. Dan lebih mudah dilakukan juga. PMI memanggil anggaran akhir dan anggaran dari bawah ke atas, kerana kami menganggarkan setiap aktiviti terperinci, dan menambahkan semuanya untuk mendapatkan jumlah keseluruhan. PMI mengatakan bahawa kos sebenar akan -10% hingga + 15% dari anggaran kos menggunakan anggaran dari bawah ke atas. Dan varians jadual adalah sama. Ini bermaksud, jika anggarannya adalah $ 100,000, kos projek sebenar dijangka turun antara $ 90,000 hingga $ 115,000. Sekiranya projek dijangka berjalan selama 100 hari dari awal hingga akhir, maka kemungkinan projek tersebut akan berjalan antara 90 hingga 115 hari. Jarak yang lebih kecil jauh lebih mudah untuk ditaja oleh penaja projek.

Anggaran masa & kos yang lewat memerlukan rancangan projek terperinci termasuk:

Struktur pemecahan kerja (WBS) - senarai terperinci semua komponen projek
Senarai aktiviti - senarai semua kerja yang akan dilakukan, dan siapa yang akan melakukannya.
Maklumat kos terperinci, seperti kadar gaji setiap jam, kerja kontrak, dan barang-barang lain seperti ruang pejabat atau peralatan.
Rancangan perolehan, termasuk anggaran, atau bila mungkin, mengesahkan kos setiap barang yang akan dibeli.
Pelan risiko

Sebaik-baiknya, anggaran kos terperinci akan menjadi bagian dari rencana proyek yang lengkap, di mana kesemua sembilan bidang pengetahuan pengurusan projek ditangani, seperti yang dijelaskan dalam artikel yang saya senaraikan di atas, Bagaimana Menetapkan Rancangan Projek.

Dengan semua maklumat ini tersedia, membuat anggaran kos terperinci cukup mudah - sebenarnya, lebih mudah daripada membuat anggaran awal. Kami hanya menambahkan kos (masa dan bahan) untuk setiap aktiviti projek, dan memperoleh jumlah keseluruhan. Sebagai sebahagian daripada proses ini, kita dapat menggunakan perkiraan PERT. PERT adalah singkatan dari Project Evaluation and Review Technique, dan ini adalah kaedah untuk mendapatkan anggaran kos tunggal menggunakan purata penganggaran yang optimis, mungkin, dan pesimis untuk setiap item baris. Anda boleh belajar PERT dengan membaca Cara Menggunakan Carta PERT untuk Pengurusan Projek.

Amalan terbaik untuk membuat anggaran kos merangkumi risiko pemfaktoran ke dalam persamaan. Sebahagian dari pengurusan risiko adalah memasukkan rencana kontingensi, yakni rancangan untuk pekerjaan yang mungkin kita lakukan jika terjadi peristiwa risiko. Katakan bahawa kita sedang membina bangunan baru di Florida. Kami menyedari risiko terpaksa menutup tapak pembinaan sehingga dua minggu sekiranya berlaku taufan. Kami merancang jadual untuk menyelesaikan bangunan, walaupun badai datang, dengan menggunakan waktu kerja hujung minggu selepas taufan. Ini tentu saja menambah kos. Kita boleh menunjukkan faktor risiko sebagai dana luar jangka. Sebagai contoh, kita boleh mengatakan, "Anggaran kos pembinaan bangunan ini adalah $ 1 juta. Walau bagaimanapun, jika taufan besar berlaku, kita akan memerlukan dana luar jangkaan $ 50,000 untuk menyelesaikan projek tepat pada waktunya."

Mengesan Kerja Projek dan Menyesuaikan Anggaran Anda

Apabila rancangan, jadual, dan anggaran kos projek anda diterima, maka kerja perancangan projek anda akan selesai, dan anda boleh mula melakukan kerja tersebut. Secara rasmi, ini dipanggil pelaksanaan dan kawalan projek. Pelaksanaan bermaksud melakukan kerja. Pengendalian bermaksud mengawasi pekerjaan, dan memastikannya tepat pada waktunya dan sesuai dengan anggaran. Proses mengesan kerja yang diselesaikan (jangkauan skop) terhadap masa dan kos disebut Earned Value Analysis (EVA). Semasa kami melakukan EVA, kami berusaha untuk memastikan kami dapat memenuhi anggaran. Kami juga belajar jika kami melakukan pekerjaan dengan baik membuat anggaran kami di tempat pertama.

Menjejaki masa dan kos sebenar semasa kami bekerja sangat penting kerana dua sebab. Pertama sekali, data tersebut merupakan input yang berguna untuk anggaran masa depan. Kedua, pada akhir projek, kami membandingkan anggaran kos kami dengan kos sebenar, baris demi baris, dan jadual yang dirancang dengan jadual sebenar kami, hari demi hari; dan membuat dokumen pelajaran yang dipelajari. Pelajaran yang diperoleh merangkumi kaedah anggaran kos yang lebih baik untuk projek seterusnya.