Pengurusan projek: merancang

Merancang Alat dan Teknik

Gambar oleh annca dari Pixabay

Perancangan adalah kaedah utama yang dapat kita gunakan untuk mengendalikan dan mengatur proyek yang sedang dilaksanakan. Melaksanakan projek adalah melaksanakan rancangan untuk memberikan hasil yang diharapkan.

Pada peringkat perancangan, pengurus projek memikirkan keseluruhan projek, berkomunikasi dan menguruskan individu yang akan melakukan kerja, dan mencari susunan terbaik di mana kerja itu mesti dilakukan atau dilaksanakan.

Pengurus projek harus merancang untuk mencari jalan tindakan terbaik, untuk menjelaskan dalam fikiran mereka apa yang perlu dilakukan, untuk memeriksa apa yang ada di luar bidang kepakaran mereka, dan untuk mengetahui cara mendelegasikan dan menetapkan karya untuk orang lain.

Berikut adalah beberapa alat perancangan yang boleh kita gunakan untuk merancang projek.

Carta Gantt

Gambar oleh OpenClipart-Vectors dari Pixabay

Carta Gantt adalah gambaran grafik rancangan untuk projek tersebut. Ini menunjukkan tugas, jangka masa, urutan mereka (atau kedudukan dalam masa), dan jangka masa keseluruhan projek. Ini menyampaikan semua maklumat ini dalam bentuk yang saling berkaitan, dan merupakan cara mudah untuk menyampaikan rancangan projek.

Kami menyediakan carta Gantt untuk menggabungkan maklumat tugas dan jangka masa projek kami. Carta sedemikian membantu kita memahami proses yang diperlukan untuk menyelesaikan projek. Ini juga membantu kita mendapatkan pemahaman yang tepat mengenai keseluruhan jangka masa projek, menyampaikan maklumat mengenainya, dan memberikan standard untuk penilaian dan anggaran jika kita perlu membuat keputusan tambahan.

Adakah carta Gantt boleh dipercayai sepenuhnya? Tidak juga. Kami tidak boleh bergantung pada carta Gantt untuk memberikan perincian mengapa tugas disusun mengikut urutan. Kami juga tidak boleh bergantung pada carta Gantt untuk menunjukkan tugas mana yang penting untuk penyelesaian projek yang tepat pada masanya, atau untuk menunjukkan kesan perubahan pada pergantungan atau urutan tugas. Ketergantungan tugas adalah hubungan logik antara tugas atau tonggak. Dalam ketergantungan tugas, tugas atau tonggak bersandar pada tugas lain yang harus dilaksanakan, sepenuhnya atau sebahagian, sebelum dapat dilaksanakan.

Analisis Laluan Kritikal

Gambar oleh Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

Jalan kritikal adalah susunan aktiviti projek yang menilai jangka masa terpanjang untuk menentukan masa sesingkat mungkin untuk menyelesaikan projek.

Carta laluan atau rangkaian kritikal menunjukkan tugas mana yang penting atau mustahak untuk menyelesaikan projek tepat pada masanya.

Perisian jalan kritikal secara automatik mengira kesan perubahan berkaitan dengan kebergantungan antara tugas. Oleh kerana kelajuan pengoperasiannya, perisian mengemas kini dengan cepat sebarang perubahan pada data tugas dan sumbernya.

Program perisian digunakan untuk membantu merancang projek dan mengalokasikan sumber daya untuk tugas, meratakan sumber, menaksir atau menganggarkan kos, Struktur Pecahan Kerja, dan Struktur Pecahan Organisasi.

Berikut adalah beberapa perisian pengurusan projek dibentangkan mengikut abjad: Accelo , Asana, Tunggakan, Projek mudah , INMOTION , Isnin .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront, dan Wrike . Sekiranya anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai perisian ini, anda boleh melayari laman web GetApp®, yang menerbitkan ulasan perisian dan aplikasi yang dibuat oleh pengguna dan editorial untuk perniagaan.

Bagaimana-jika Senario

Kos dan masa mesti disahkan berdasarkan objektif semasa fasa perancangan.

Senario bagaimana jika digunakan semasa data berubah. Perisian komputer kemudian mengira semula tempoh baru, peruntukan sumber, dan kos untuk menawarkan pilihan yang mungkin.

Sekiranya perisian perancangan menunjukkan bahawa tarikh penyelesaian yang diperlukan melebihi masa atau kos yang dibenarkan, maka pengurus projek mesti melihat tiga pilihan:

• Cari tugas mana yang dapat dilakukan secara selari atau sebahagiannya dapat dilindungi, kemudian sambungkan lagi tugas ini di rangkaian secara selari. Komputer kemudian akan menganggarkan jangka masa projek yang lebih pendek.
• Masukkan tarikh siap mandatori baru, dan komputer akan menetapkan tarikh mula yang baru.
• Ketahui apakah jangka masa tugas kritikal dapat dikurangkan. Ini dapat dilakukan dengan memasukkan lebih banyak sumber daya, bekerja lebih lama, menurunkan kualiti yang akan mengurangkan jumlah pekerjaan, atau menggunakan prefabrikasi.

Sekiranya perisian perancangan menunjukkan bahawa kosnya akan lebih besar daripada anggaran yang diperuntukkan, pengurus projek dapat mengurangkan jumlah sumber daya, memendekkan jadwal, atau menurunkan kualitas pengiriman.

Penjelasan Terma dan Ungkapan

Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa kata atau ungkapan yang digunakan di atas:

• Peruntukan sumber memberikan sumber seperti masa, orang, dan alat, pada sejumlah tugas untuk memenuhi tarikh akhir.
• Meratakan sumber adalah teknik yang menyesuaikan tarikh mula dan selesai selaras dengan batasan sumber untuk menyeimbangkan permintaan sumber dengan bekalan yang ada.
• Struktur Pecahan Kerja menguraikan projek menjadi komponen yang lebih kecil di mana masing-masing memfokuskan pada penyampaian.
• Struktur Pecahan Organisasi adalah model yang memperincikan kerangka organisasi untuk perancangan projek, pengurusan sumber, penjejakan masa dan perbelanjaan, peruntukan kos, pelaporan hasil dan keuntungan, dan pengurusan pekerjaan.
• Penjejakan masa menyimpan rekod jam bekerja.
• Penjejakan perbelanjaan menyimpan rekod perbelanjaan yang dikeluarkan.

Pengurusan Projek: Menentukan Objektif

• Pengurusan Projek: Menentukan Objektif

  Amalan pengurusan projek mapan. Ini memiliki jangkauan yang luas di berbagai industri. Beberapa perniagaan dan organisasi dalam bidang seperti pemasaran, kewangan, pengembangan produk, perkhidmatan pengguna, dan pemerintah sekarang berlaku

Pengurusan Projek: Pemantauan dan Pengurusan Orang

• Pengurusan Projek: Pemantauan dan Pengurusan Manusia Pengurusan

  projek tidak harus dalam skala besar dan tidak terhad kepada projek besar. Anda boleh menggunakan beberapa maklumat yang disajikan dalam artikel 3 Prinsip Pengurusan Projek saya untuk mengembangkan rancangan tindakan peribadi.