Pengurusan projek: pemantauan dan pengurusan orang

Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay

Penjejakan dan Pengendalian

Tujuan pelaksanaan atau pelaksanaan rancangan projek adalah untuk memberikan hasil yang diharapkan.

Sebagai pengurus projek, anda harus menangani sebarang masalah pada tahap pelaksanaan pada saat anda mengetahui tentangnya. Cara terbaik untuk mendekati penyelesaian masalah adalah dengan menantikan apa yang dapat dilakukan, bukan melihat apa yang boleh dilakukan untuk menggagalkannya. Anda mesti mengenal pasti dan memahami masalahnya sekiranya anda ingin mencari jalan penyelesaian terbaik.

Pengurusan dan kawalan orang adalah dua bahagian penting dalam menguruskan projek pada peringkat pelaksanaan. Mereka saling berkaitan; masalah pada salah satu daripadanya boleh menimbulkan atau membawa kepada masalah yang lain.

Anda menguruskan bagaimana projek dijalankan dengan memantau, mengkaji, dan menyusun semula. Anda juga mesti menguruskan orang dan prosedur.

Pemantauan

Pemantauan bermaksud mengawasi kegiatan yang sedang berlangsung untuk memastikan mereka berjalan lancar dan sesuai jadwal untuk mencapai target prestasi keseluruhan. Objektif menentukan apa yang hendak dicapai, dan kapan dan bagaimana ia akan dilaksanakan.

Anda memantau pelaksanaan rencana proyek dengan menggunakan alat untuk mengumpulkan informasi tentang kemajuan secara berkala.

Anda menetapkan kaedah menguruskan pemboleh ubah dengan cara yang diinginkan. Kaedah ini dipanggil mekanisme pemantauan. Untuk ini berlaku, anda mesti menerangkan:

• Jenis maklumat yang diperlukan.
• Jumlah dan perincian maklumat yang diperlukan.
• Kaedah formal dan tidak rasmi untuk mendapatkan maklumat seperti pemerhatian, bercakap dengan pakar subjek, mesyuarat, dan laporan.
• Penyampaian maklumat, sama ada secara lisan atau bertulis, tatap muka, melalui telefon, surat, e-mel, atau dalam perjumpaan maya.

Mengkaji

Anda mengukur kemajuan dengan membandingkan maklumat tentang kemajuan dengan rencana mengenai tiga batasan kualiti, jadual, dan biaya:

• Kualiti kerja yang disiapkan.
• Tarikh siap.
• Kos kerja.

Setelah anda mempunyai sistem pemantauan yang baik dan anda menerima maklumat secara berkala, anda dapat mengukur kemajuan projek terhadap masa, kos, dan kualiti pekerjaan yang harus dilakukan.

Sebilangan besar pakej perisian membolehkan anda mengukur kemajuan dengan mengingat maklumat 'garis dasar', iaitu maklumat pada titik permulaan. Sebaik sahaja anda memasukkan data baru, komputer akan memaparkannya dengan rancangan dasar sehingga anda dapat membandingkan dan menganalisis kemajuan.

Menambah Semula - Rancang Lagi atau dengan Cara yang berbeza

Anda harus menyusun semula ketika proses tinjauan menunjukkan ketidakkonsistenan antara penyelesaian yang dirancang dan yang sebenarnya pada bila-bila masa, atau ketika objektif projek berubah.

Anda memeriksa sebarang masalah dalam tahap pelaksanaan dari sisi manusia dan teknikal kerana ia saling mempengaruhi. Adalah berguna untuk menyelesaikan masalah dengan cepat kerana walaupun masalah sederhana boleh menjadi lebih teruk dan menjejaskan kejayaan menyelesaikan keseluruhan projek.

Anda ingin mengelakkan penggunaan penyelesaian berisiko tinggi untuk masalah jika ia tidak mempunyai sandaran sekiranya ada yang salah kerana ini akan membahayakan pelaksanaan projek.

Semasa memasang semula, anda akan menukar objektif utama projek hanya sebagai pilihan terakhir. Ketika kita mengubah objektif utama, kita mungkin akan menuju ke sesuatu yang disebut 'lingkup creep', yang dianggap merosakkan.

Skop projek adalah pemahaman bersama antara pihak berkepentingan mengenai apa yang masuk ke dalam projek dan apa yang menentukan kejayaannya. Skop adalah ciri dan fungsi produk yang jelas, atau kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu projek.

Jangkauan skop membayangkan perubahan berterusan atau kegilaan dalam objektif utama bila-bila masa selepas projek dimulakan. Ini boleh berlaku apabila ruang lingkup tidak ditentukan, didokumentasikan, atau dikendalikan dengan cara yang sesuai.

Anda harus merujuk apa-apa perubahan dalam skop kepada penaja projek yang mesti menyetujuinya terlebih dahulu.

Proses pemantauan, peninjauan dan penyusunan semula berlangsung selama jangka masa projek.

Penanaman semula diperlukan apabila projek itu jelas tidak mencapai objektifnya, atau jika objektif telah berubah. Ini adalah situasi ketika anda harus menggunakan senario What-if (lihat artikel Prinsip Pengurusan Projek saya 2 dari 3) mengenai tugas dan aktiviti yang masih harus dilakukan.

Pengurusan Orang

Anda, sebagai pengurus projek, bertanggungjawab untuk projek tersebut. Anda menerima tanggungjawab untuk menjalankan projek sehari-hari, serta mengendalikan pasukan anda dan menangani perselisihan.

Sekiranya timbul masalah, hindari godaan mencari kambing hitam kerana ia dapat menunda mencari jalan keluar. Sebagai peraturan umum, lebih baik berunding daripada berhadapan dengan masalah.

Anda memimpin pasukan dengan berkesan apabila anda menjelaskan peranan dan tanggungjawab setiap ahli pasukan, menjelaskan tahap kewibawaan dan tanggungjawab, menetapkan harapan yang realistik, memberikan sokongan kepada ahli pasukan, dan membuat keputusan yang realistik.

Anda memotivasi ahli pasukan anda dengan berkesan apabila anda melibatkan mereka dalam membuat keputusan, mendelegasikan tanpa mengurus mikro, menetapkan sasaran peribadi yang realistik untuk pasukan dan untuk setiap ahli pasukan, dan memberi penghargaan kepada sumbangan.

Anda berunding dengan meminta untuk mengetahui sifat tuntutan yang bersaing, mengetahui bahawa tuntutan ini adalah sah, membincangkan penyelesaian dengan pasukan, menyampaikan kelebihan dan kelemahan penyelesaian alternatif, menjelaskan mengapa dan bagaimana prosedur diadopsi untuk menangani situasi, dan memahami jelas matlamat global projek ini.

Anda berhubung dengan membuat sistem komunikasi dan pemantauan, menguruskan aliran maklumat dalam pasukan, berkongsi maklumat dengan pasukan, penaja projek dan semua pihak yang berkepentingan, meminta maklum balas mengenai semua komunikasi, dan melibatkan pasukan dalam membuat keputusan untuk meningkatkan motivasi mereka untuk memiliki karya mereka.

Pelan Tindakan Peribadi

Pengurusan projek tidak harus dilakukan secara besar-besaran. Ia tidak terhad kepada projek besar seperti membina stesen kereta api baru atau memperbaiki yang sudah ada.

Anda boleh menggunakan beberapa maklumat yang disajikan dalam tiga artikel Prinsip Pengurusan Projek saya untuk membuat rancangan tindakan peribadi. Anda misalnya boleh memutuskan tiga bidang dalam hidup anda yang anda fikir akan mendapat manfaat daripada beberapa peningkatan.

Tulis objektif anda dengan cara yang jelas bagi anda, tetapkan jadual waktu yang realistik dan prosedur yang mudah tetapi berkesan untuk memantau, dan menyemak kemajuan anda.

Saya ingin mendengar daripada anda mengenai projek peribadi yang ingin anda jalankan, dan yang mana anda mungkin akan menggunakan beberapa maklumat yang diberikan dalam tiga artikel saya.

Pengurusan Projek: Menentukan Objektif

• Pengurusan Projek: Menentukan Objektif

  Amalan pengurusan projek mapan. Ini memiliki jangkauan yang luas di berbagai industri. Beberapa perniagaan dan organisasi dalam bidang seperti pemasaran, kewangan, pengembangan produk, perkhidmatan pengguna, dan pemerintah sekarang berlaku

Pengurusan Projek: Perancangan

• Pengurusan Projek: Perancangan

  Perancangan adalah penting untuk mencari jalan tindakan terbaik, menjelaskan apa yang perlu dilakukan, memeriksa apa yang berada di luar bidang kepakaran kita, dan mengetahui cara mendelegasikan dan menetapkan kerja untuk orang lain.

Bagaimana Saya Menjadi Associate Bertauliah dalam Pengurusan Projek

• Bagaimana Saya Menjadi

  Rakan Bersama dalam Pengurusan Projek Membezakan Diri Anda dengan Pembelajaran Sepanjang Hayat