Penjelasan progresif untuk kejayaan projek

Penjelasan Progresif - Membina Kejayaan Projek Langkah demi Langkah

Ramai orang takut membuat rancangan projek yang baik - mereka fikir memerlukan masa yang terlalu lama. Institut Pengurusan Projek (PMI) mempunyai penyelesaian yang disebut Progressive Elaboration. Ini adalah istilah yang baik untuk membuat reka bentuk yang baik langkah demi langkah sehingga kami memberikan hasil yang hebat.

Penjelasan Progresif

Keluhan yang sering saya dapatkan daripada orang yang saya pelatih dalam pengurusan projek adalah bahawa ia memerlukan masa yang terlalu lama untuk menentukan projek yang cukup tepat untuk mengelakkan bencana projek. Mereka khuatir bahawa kami akan merancang selamanya, dan tidak akan pernah menyelesaikan apa-apa kerja. Itu adalah kebimbangan yang nyata, dan saya menyebutnya sebagai kelumpuhan dengan analisis . Tetapi perancangan dan reka bentuk yang sangat baik tidak perlu membawa kepada kelumpuhan dengan analisis.

Memahami tiga perkara utama akan membuka idea - dan nilai - reka bentuk berkualiti melalui penjelasan progresif.

• Ketepatan tidak sama dengan perincian.
• Memperbaikinya pada kali pertama lebih murah.
• Kita tidak perlu merancang semuanya sekaligus, di depan.

Teruskan membaca untuk mengetahui lebih lanjut.

Ketepatan Tidak Sama dengan Perincian

Kunci untuk penjelasan progresif adalah kita dapat bermula pada tahap yang sangat tinggi, dengan gambaran umum tentang apa yang kita mahukan. Kemudian kita dapat terus maju dengan projek ini, dan beralih ke perincian yang lebih baik dan lebih baik semasa kita pergi. Dengan cara itu, kita mula bekerja lebih awal, dan kita terus bekerja ketika kita mengembangkan reka bentuk kita. Ini mencegah lumpuh dengan analisis.

Untuk melakukan ini dengan baik, kita mesti sangat jelas: Pernyataan atau reka bentuk skop tahap tinggi mungkin tidak terperinci, tetapi mesti tetap tepat. Ia boleh menjadi pendek dan sederhana, tetapi mesti bebas dari semua kekaburan.

Satu Kajian Kes: Penambahbaikan Laman Web untuk Meningkatkan Kadar Penukaran

Dalam kes ini, khas dari pekerjaan perundingan saya, kami melihat sebuah syarikat yang mempunyai kempen pemasaran dan periklanan yang baik - banyak orang datang ke laman web mereka. Dan penyelidikan pasaran menunjukkan bahawa orang yang datang berada di pasaran sasaran mereka. Juga, mereka mempunyai barisan produk yang baik dan stabil - tidak perlu mengubah keadaan di sana. Tetapi, setelah orang datang ke laman web ini, ramai yang tidak membeli. Kita perlu meningkatkan kadar penukaran, juga disebut kadar penutupan. Apa yang boleh dibuat?

Mari kita huraikan secara terperinci skop projek ini:

• Pernyataan skop tahap eksekutif: Perubahan akan dilakukan ke laman web untuk meningkatkan kadar penukaran, iaitu peratusan orang yang benar-benar membeli sesuatu daripada mereka yang tiba di laman web ini. Sebaik sahaja kami menaikkan kadar itu, kami ingin mengekalkan kadar baru. Pengecualian skop: Tidak akan ada perubahan pada pemasaran atau lini produk kami. Mereka memeriksa dengan baik.
• Pengukuran tahap eksekutif: Ini akan melibatkan kadar penukaran semasa, kajian mengenai kadar penukaran standard industri, penetapan sasaran untuk kadar penukaran baru pada tarikh yang ditentukan.
• Pernyataan skop tahap pengurusan: Perubahan pada laman web mesti meningkatkan kadar penukaran tanpa mengganggu waktu operasi, produktiviti, atau keranjang belanja dan pengurusan kewangan. Perubahan dan akibatnya mesti dapat dikesan, jadi kita belajar apa yang harus disimpan, apa yang harus dibuang, dan apa yang harus terus diperbaiki.
• Pendekatan pengurusan: Pengurusan memilih produk tertentu untuk dicuba. Percubaan yang berjaya akan ditiru ke semua produk yang sesuai.
• Masalah teknikal: Kami meneliti butiran, yang disenaraikan di bawah.
• Pendekatan teknikal: Kami merancang eksperimen, menguji pelbagai pilihan untuk membandingkannya dan melihat apa yang sesuai.

Enam langkah ini secara terperinci menghuraikan reka bentuk projek. Setiap tahap pemikiran memberikan lebih terperinci - lebih terperinci - ketika kita membuat kemajuan merancang dan melaksanakan laman web baru.

Perhatikan bahawa terdapat sekurang-kurangnya tiga pasukan yang berbeza - mungkin empat, jika kita mempunyai kedua-dua pakar pemasaran teknikal dan pengaturcara teknikal. Setiap pasukan hadir apabila diperlukan dan menambah butiran penting untuk berjaya.

Lebih terperinci: Menyelami Maklumat Pemasaran

Berikut adalah senarai sebahagian perincian teknikal pemasaran (bukan reka bentuk web) yang akan diusahakan oleh projek ini untuk meningkatkan kadar penukaran.

• Lebih sedikit klik untuk ditutup. Kajian menunjukkan bahawa semakin banyak klik antara tiba di halaman dan menutup perjanjian, semakin banyak orang meninggalkan laman web ini. Sehingga halaman dapat diselaraskan untuk meningkatkan kadar penukaran.
• Menciptakan rasa mendesak. Sekiranya produk kelihatan seperti akan berlaku kemudian, orang sering menangguhkan pembelian - dan kemudian tidak akan kembali lagi. Pasukan pemasaran teknikal mungkin harus kembali kepada eksekutif untuk bertanya apakah penjualan diskaun jangka pendek adalah cara yang dapat diterima untuk meningkatkan kadar tutup.
• Menghilangkan kekeliruan. Arahan terperinci dan banyak bahasa undang-undang akan mengurangkan kadar penutupan.
• Halaman pendaratan langsung. Iklan harus terus ke halaman arahan yang merupakan halaman penjualan untuk item yang diiklankan.
• Selamat datang pelanggan kembali. Dengan menggunakan kuki, log masuk pelanggan, atau kedua-duanya, kami dapat mengarahkan pelanggan kembali ke tempat yang paling mereka inginkan. Kami juga dapat menghubungi pihak eksekutif mengenai menyimpan kad kredit dalam fail untuk menyelaraskan pembelian di masa hadapan.

Seperti yang anda lihat, tidak ada idea ini yang perlu difikirkan pada awalnya. Tahap eksekutif menetapkan matlamat, pengurusan membimbing arah, dan kemudian pasukan teknikal secara bertahap menerangkan bagaimana perubahan akan mencapai tujuan.

Artis Selalu Menggunakan Penjelasan Progresif

Ini adalah lakaran awal, di mana artis, selain memberikan angka penuh, menambah dua kepala gantian dan topi atas. Dalam "Potret Edouard Manet duduk di kerusi" Degas menguraikan ideanya tanpa perlu bimbang membuat karya terakhir.

Edgar Degas, Muzium Louvre, Paris (Domain Awam) melalui Wikimedia Commons

Di sini, dalam lakaran kapur hitam ini, konsep ini digarap lebih lengkap sebagai "Kajian untuk potret Edouard Manet." Penjelasan berterusan.

Edgard Degas, Muzium Metropolitan New York (Domain Awam) melalui Wikimedia Commons

"Etching of 'Potret Edouard Manet, Etude" yang lengkap ini, dipusing ke kiri, adalah hasil kaya dan kuat dari penjelasan progresif Degas mengenai subjeknya.

Edgar Degas, Perpustakaan Awam Boston (Domain Awam), melalui Wikimedia Commons

Mendapatkannya dengan betul pada Kali Pertama Lebih Murah

Pada projek apa pun, hanya ada tiga pilihan dari segi kualiti dan hasil:

• Pilihan yang paling murah ialah membuat perkara yang ditentukan pada kali pertama.
• Pilihan kedua adalah salah, kemudian perbaiki semasa projek.
• Pilihan ketiga adalah untuk salah, dan memberikan hasil yang buruk.

Jadi, secara keseluruhannya, lebih baik anda jelas dan tepat pada awalnya. Seberapa baik? Banyak kajian selama 40 tahun terakhir menunjukkan bahawa terdapat nisbah kos pencegahan kesalahan; kos memperbaiki kesalahan semasa projek; dan kos membersihkan kekacauan selepas projek itu. Dan nisbah minimum adalah 1: 10: 100. Oleh itu, kesilapan yang dapat dicegah dalam satu jam perancangan tambahan pada $ 100 / jam akan memerlukan masa sepuluh jam masa projek dan $ 1,000 untuk diperbaiki semasa projek, dan memerlukan 100 jam dan $ 10,000 jika kita perlu membuat penarikan balik setelah projek selesai. Dan nisbah jauh lebih tinggi daripada 1: 10: 100 telah dijumpai jika kita menggunakan amalan terbaik dalam pengurusan kualiti untuk membuat reka bentuk bebas dari awal.

Pelajaran: Penjelasan progresif - mengembangkan lebih terperinci ketika kita maju - selalu masuk akal. Kerja ceroboh tidak pernah masuk akal.

Kita Tidak Perlu Melakukannya Sekaligus

Kami melakukan kerja yang baik dan jelas setiap langkah. Pada masa yang sama, kita tidak perlu menetapkan keseluruhan projek sekaligus, atau menentukan semua perincian pada awalnya. Sebaliknya, kita dapat bekerja secara berperingkat. Kami jelas dan tepat dalam setiap peringkat, tetapi kami semakin terperinci semasa kami berjalan. Ini dipanggil Progressive Elaboration. Melakukannya dengan baik merangkumi:

• Bermula dengan gambaran besar, dan terus menerus menerangkan perinciannya.
• Menjadi jelas dalam setiap pertemuan, menuliskan hasilnya, dan memastikannya disahkan.
• Menjejaki berapa banyak yang telah kita tentukan, dan berapa banyak yang belum ditentukan.
• Membawa orang yang tepat untuk setiap perjumpaan. Mesyuarat awal cenderung dilakukan dengan eksekutif dan pengurus peringkat lebih tinggi. Dan pengurus projek kami mungkin berada di semua perjumpaan. Semasa kami berusaha untuk mengetahui perincian proses, aliran kerja, dan antara muka, kami bekerja lebih banyak dengan pekerja. Oleh kerana perjumpaan menjadi lebih teknikal, kita memerlukan lebih banyak orang teknikal (seperti pengaturcara dan jurutera) yang terlibat di pihak projek.
• Kami terus berusaha sehingga setiap perincian setiap ciri produk atau perkhidmatan yang kami buat atau perbaiki ditentukan. Walau bagaimanapun, kami mungkin banyak menulis program atau produk yang dikembangkan ketika kami terus memperincikan bahagian lain.

Penjelasan Progresif untuk Projek Yang Menyelesaikan Masalah

Projek yang menyelesaikan masalah adalah kes khas di mana penjelasan progresif sangat berguna.

Masalahnya adalah sesuatu yang muncul yang menghentikan syarikat atau barisan pengeluaran daripada bekerja seperti dulu. Oleh itu, matlamatnya sudah jelas: Dapatkan perkara ini! Penglibatan eksekutif adalah minimum, dan pengurus tidak banyak melakukan kecuali memberikan sokongan. Sebenarnya, kerana pengurus sudah tahu apa "perkara" itu dan bagaimana seharusnya ia berfungsi, "Dapatkan perkara ini!" adalah pernyataan lengkap dan tepat mengenai skop eksekutif peringkat tinggi.

Kajian Kes: Kelewatan Pelancaran Space Shuttle Atlantis 2006

Contoh yang baik dari jenis projek ini berlaku pada tahun 2006, ketika masalah pada alat pengukur bahan bakar berusia 10 tahun yang mengukur jumlah hidrogen di tangki bahan bakar di Space Shuttle Atlantis terus berjalan. Alat pengukur menjadi tidak boleh dipercayai, kadang-kadang menunjukkan tangki itu kosong ketika sudah penuh, dan masalahnya berselang.

Pernyataan skop tahap eksekutif akan jelas: Perbaiki tolok bahan bakar sehingga kami dapat terbang dengan pesawat ulang-alik!

Namun, semasa kita menyiasat masalah demi tahap, menggunakan penjelasan progresif, kita dapati empat masalah teknikal yang menjadikannya semakin sukar untuk menyelesaikan masalah:

• Keputusan pengurusan: Sekiranya kita tahu alat pengukurnya rosak, bolehkah kita mematikannya, dan bergantung pada alat pengukur lain, dan tetap terbang. Terdapat banyak perbahasan mengenai perkara ini. Tetapi akhirnya diputuskan bahawa ciri keselamatan penting, Main Engine Cut Off (MECO) tidak akan dapat dipercayai tanpa alat pengukur ini. Oleh itu, keputusan pengurusan adalah bahawa alat pengukur harus diperbaiki.
• Masalah teknikal: Masalahnya berselang. Oleh itu, sebarang ujian yang dilalui bukanlah bukti bahawa alat ukur berfungsi dan pesawat ulang-alik dapat terbang dengan selamat. Masalah khusus harus dijumpai untuk memastikan bahawa ia telah diperbaiki.
• Isu teknikal terperinci: Alat pengukur bukanlah alat mudah. Ia melibatkan banyak komponen dan penyambung elektrik di antara keduanya. Sebahagian daripadanya terkubur jauh di dalam kabel ulang-alik. Hanya mencari semua komponen dan membersihkan penyambungnya adalah tugas besar. Lebih dari satu kali, para jurutera berpendapat bahawa mereka telah menyelesaikan masalah itu, tetapi alat pengukurnya tidak diuji dengan bersih.
• Masalah teknikal yang sangat terperinci: Rancangan reka bentuk Space Shuttle mungkin tidak sesuai dengan Atlantis ketika ia dibina. Bahagian telah ditingkatkan dan diganti. Seorang jurutera melaporkan bahawa mencari semua bahagian alat pengukur adalah misi penerokaan, bahawa mereka masih mengetahui bagaimana Space Shuttle berfungsi!

Ini menggambarkan bagaimana arahan eksekutif yang sangat sederhana mesti dihuraikan secara progresif ke tahap perincian yang lebih baik dan lebih baik untuk memastikan kejayaan. Walau bagaimanapun, penjelasan ini tidak harus berlaku sebagai sebahagian daripada perancangan. Ketika setiap komponen alat pengukur bahan bakar dicapai, alat ini dapat dibersihkan, diuji, dan didokumentasikan. Inilah yang dimaksudkan dengan penjelasan progresif pada projek yang menyelesaikan masalah.

Penjelasan Progresif Bukan Hanya untuk Skop

Walaupun artikel ini memfokuskan pada penjelasan progresif dalam mengembangkan Skop Definisi dan Struktur Pecahan Kerja (WBS), konsep penjelasan progresif lebih luas daripada itu. Sebenarnya, ia dapat diaplikasikan pada kesemua sembilan bidang menguruskan sesuatu projek. Berikut adalah beberapa contoh:

Penjelasan Progresif Rancangan Komunikasi Projek

Versi pertama rancangan komunikasi projek mungkin hanya merupakan senarai kenalan ahli pasukan dan pelanggan projek. Kami menghuraikannya dengan:

• Mengenal pasti semua pemegang kepentingan projek dan menambahkannya ke dalam senarai
• Memutuskan cara berkomunikasi dengan setiap pihak berkepentingan
• Memutuskan bagaimana memasukkan Suara Pelanggan dalam projek

Penjelasan Pengurusan Risiko dalam Projek

Langkah rasmi Pengurusan Risiko Projek secara bertahap menguraikan definisi risiko projek kami - apa yang boleh menjadi salah - dan tindak balas kami melalui:

• Pengenalpastian risiko, di mana kita membuat senarai risiko awal kita.
• Analisis risiko, di mana kita menilai dan mengutamakan risiko
• Perancangan tindak balas risiko, di mana kita memutuskan apa yang harus dilakukan untuk mencegah kejadian risiko, dan apa yang harus dilakukan sekiranya ia berlaku
• Pemantauan dan pengawalan risiko, di mana kita mengawasi risiko, mencari risiko baru, dan mengatasinya ketika terjadi.

Dari contoh-contoh ini, anda dapat melihat bahawa penjelasan progresif adalah amalan standard untuk semua sembilan bidang pengurusan projek.

Penjelasan Progresif dan Kitaran Hidup Projek

Penjelasan progresif dapat diterapkan secara berbeza pada projek yang berbeza. Dalam memilih cara melakukan penjelasan progresif, kuncinya adalah menghubungkan penjelasan terperinci dengan kitaran hayat projek yang anda gunakan.

Penjelasan Progresif di Air Terjun Klasik

Dalam air terjun klasik, atau kitaran hidup pembangunan sistem (SDLC) semua perancangan sebelum pelaksanaan. Oleh itu, penjelasan skop progresif semuanya berlaku pada peringkat perancangan.

Penjelasan Progresif Dengan Penjejakan Cepat

Sekiranya air terjun klasik diubahsuai untuk membolehkan pengesanan pantas, maka keseluruhan produk dipecah menjadi modul. Oleh kerana perancangan selesai untuk setiap modul, pengembangan dapat dilakukan untuk modul tersebut, sementara yang lain masih dirancang. Dalam kitaran hidup ini, beberapa modul dihuraikan lebih cepat daripada yang lain.

Pengurusan Projek Serentak

Pengurusan projek serentak dikembangkan oleh Hewlett-Packard dan kini digunakan secara meluas dalam industri automotif. Dengan menyatukan semua pakar yang berbeza pada awalnya, kitaran hayat projek (katakanlah, untuk membawa kereta konsep baru ke pasaran) dapat dikurangkan dari lima tahun menjadi 18 bulan! Dalam pengurusan projek serentak, penjelasan progresif dilakukan lebih awal dan pantas oleh pasukan rentas fungsi.

Pembangunan Perisian Zero-Defect

Kaedah pengembangan perisian zero-defect menumpukan pada ketepatan untuk mengelakkan kesalahan masuk ke dalam kod. Penjelasan awal reka bentuk, diikuti dengan penjelasan awal kod itu sendiri, dengan banyak tinjauan meletakkan banyak masalah pada masalah, membuat perisian berkualiti tinggi dengan kos terendah. Dengan meletakkan 80% usaha ke dalam reka bentuk yang baik, pengujian dan penyahpepijatan, yang mahal, dapat dikurangkan secara drastik.

Model Spiral

Model spiral adalah pendahulu kepada Agile Development. Ini meletakkan fitur pada jadual, dan, jika fitur berjalan terlambat, ia diturunkan ke pusingan kemudian dalam lingkaran. setiap ciri dihuraikan ketika muncul untuk reka bentuk dan sekali lagi, pada kitaran seterusnya, ketika muncul untuk pengembangan.

JAD dan RAD

JAD, pengembangan aplikasi bersama, dan RAD, pengembangan aplikasi yang cepat, bukan alternatif kitaran hidup yang sebenarnya. Sebaliknya, ini adalah teknik penentuan keperluan yang mempengaruhi kitaran hidup. Menempatkan pereka dan pengaturcara dekat dengan pelanggan mereka, pengguna aplikasi, mempercepat pembangunan. Mesyuarat yang kerap memungkinkan penjelasan progresif yang cepat. Dan pendekatan ini adalah komponen penting dalam Pembangunan Agile.

Penjelasan Progresif dalam Pembangunan Agile

Pengembangan Agile, juga disebut Agile Programming, adalah pendekatan terbaru untuk kitaran hidup projek, dan berfungsi dengan baik dengan platform kod dan pengembangan web berorientasikan objek hari ini. Pengaturcara bekerja rapat dengan pelanggan, sering tinggal secara tetap di setiap bahagian pelanggan. Dengan menggunakan prototaip dan modifikasi aplikasi yang cepat, reka bentuk digabungkan dengan pengembangan. Penjelasan progresif adalah proses berterusan sepanjang projek.

Apa pendapat anda mengenai Penjelasan Progresif?

Penjelasan Progresif Menjauhkan Projek

Jadi, pelajaran terakhir adalah ini: Apa sahaja jenis projek yang kita jalankan, dan apa sahaja kitaran hidup dan metodologi lain yang kita pilih, kita tidak merancang, dan kemudian pergi. Dengan penjelasan progresif, kami merancang dan kami pergi, dan kami terus merancang semasa kami berjalan.