Isi kandungan:
- Membuat Lompatan dari Pekerja ke Pengurus
- Pengetahuan adalah kuasa
- Perancangan Projek untuk Tetap Berfokus
- Persediaan Harian dan Mingguan
- Perkara utama
Pixabay
Persiapan mungkin kelihatan membosankan dan memakan masa apabila semua yang benar-benar anda mahu lakukan adalah menyelami projek dan mula merasa seperti anda telah mencapai sesuatu. Terutama apabila tarikh akhir hampir. Tetapi satu langkah pencegahan dapat mengurangkan satu pon campur tangan. Menghabiskan sedikit masa di awal projek untuk disusun dan memetakan rancangan dapat menjimatkan banyak masa yang terbuang kemudian dalam melakukan kerja semula atau menolong memutar-mutar jempol kerana anda tidak tahu apa pekerjaan yang harus mereka berikan seterusnya. Di samping itu, meluangkan masa untuk mengikuti prosedur yang betul dapat mengelakkan masalah muncul kemudian membuang masa, memberikan syarikat dengan buruk kepada pelanggan dan memberi tekanan dan kegelisahan yang tidak perlu kepada rakan sekerja.
Membuat Lompatan dari Pekerja ke Pengurus
Ketika kita memajukan tangga tanggungjawab korporat, kita mungkin akan beralih dari peranan lebah pekerja ke salah satu pengurusan, walaupun tajuk pekerjaan kita tidak termasuk kata. Tugas lebah pekerja adalah untuk mengikuti pesanan dan mencentang senarai peribahasa "Untuk Dilakukan" secepat mungkin. Tetapi apabila anda beralih ke peranan pengurus, idea 'harus diselesaikan' yang sangat tersekat sebenarnya dapat menghalang kemampuan anda untuk mengurus.
Pengurus perlu mengambil langkah mundur dari kesibukan dan belajar meluangkan masa untuk membuat persiapan, perwakilan dan komunikasi. Dari minda pekerja lebah, perkara-perkara itu kelihatan sangat tidak ketara dan boleh membuat anda merasa seperti anda belum 'melakukan' apa-apa. Tetapi mengabaikan syarat peranan tersebut mungkin bermaksud mereka yang anda uruskan sebenarnya tidak melakukan apa-apa, kerana anda belum meluangkan masa untuk memberitahu mereka apa yang perlu dilakukan, atau anda tidak mengambil cukup masa untuk memastikan mereka memahami apa yang anda minta untuk. Juga penting bagi pengurus untuk mempertimbangkan keperluan setiap pekerja dan menyesuaikan gaya komunikasi dan arahan mereka dengan keperluan pekerja tersebut untuk memaksimumkan potensi mereka.
Pengetahuan adalah kuasa
Salah satu kaedah terbaik untuk mempersiapkan acara di masa hadapan adalah dengan mendokumentasikan yang terkini. Pengetahuan adalah kuasa. Meluangkan waktu sekarang untuk mendokumentasikan langkah demi langkah apa yang baru saja anda lakukan untuk menyelesaikan masalah atau mengkonfigurasi maksudnya, bahawa pada masa yang sama perkara yang sama perlu dilakukan, anda boleh menyerahkan tugas itu kepada orang lain, kerana anda perlu dilakukan adalah mengarahkan mereka ke artikel yang dijelaskan, langkah demi langkah, apa yang perlu mereka lakukan. Mengambil masa satu jam sekarang untuk mendokumentasikan proses yang akan berulang, menjimatkan dua jam dalam 3 bulan dan sekali lagi dalam 6 bulan dan lagi dan lagi dan lagi, setiap kali anda tidak perlu memikirkan prosesnya lagi dan kemudian lakukan atau mengajarnya kepada orang lain. Jangan mencipta semula roda, mendokumentasikan penemuan dan kemudian biarkan orang lain membuatnya.
Perancangan Projek untuk Tetap Berfokus
Melihat skop keseluruhan projek boleh menjadi menakutkan, bahkan sangat membebankan. Apabila projek dipecah menjadi bahagian kecil dan tugas tertentu, menjadi mudah untuk fokus pada setiap tugas kecil dan beralih dari satu ke yang berikutnya dengan kecekapan. Merancang projek dan mengenal pasti tugas dan tarikh akhir adalah langkah utama untuk mempersiapkan kerja yang akan datang. Proses ini dapat dipelajari. Anda boleh belajar bagaimana mengatur diri dan kerja anda dan dengan melakukannya, anda akan dapat menyelesaikan lebih banyak kerja dalam masa yang lebih sedikit dengan tekanan yang lebih sedikit. Semasa berhadapan dengan projek baru, perkara pertama yang dapat dikenal pasti adalah tarikh akhir. Seterusnya, pecahkan projek ini menjadi bahagian kerja tematik utama. Ini akan menjadi tonggak anda. Anggarkan tarikh akhir untuk setiap tonggak supaya anda memenuhi tarikh akhir utama anda. Sekiranya anda menggunakan Planner, penganjur gaya Kanban,Tonggak tersebut akan menjadi lajur atau baldi anda. Kemudian, ambil setiap Tonggak dan pecahkannya lebih jauh ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai kejayaan itu. Atur tugas-tugas tersebut secara berurutan, dan voila, anda mempunyai rancangan projek untuk memastikan anda sentiasa berada di tahap yang tepat.
Persediaan Harian dan Mingguan
Mungkin kerja anda tidak berasaskan projek atau merangkumi pelbagai projek. Persiapan harian dan mingguan kemudian menjadi kunci untuk mengekalkan fokus dan mencapai tujuan. Pada permulaan setiap hari, jangan hanya masuk ke e-mel pertama yang anda lihat dan mula membalas. Mulakan setiap hari dengan persediaan.
- Mengekalkan senarai tugas, termasuk kalendar
- Kaji tugas yang ada
- Kaji semua komunikasi baru dan tambahkan item ke senarai tugas. Sekiranya tarikh tersebut ditentukan khusus, seperti mesyuarat, tambahkan rujukan untuk tugas tersebut ke kalendar.
- Utamakan senarai tugas
- Dengan menggunakan kalendar dan senarai tugas, Kenal pasti tugas yang anda harapkan dapat diselesaikan pada akhir hari
- Sekarang mulakan kerja.
Setiap hari Isnin, semak senarai tugas dan kalendar untuk mendapatkan idea bagaimana penampilan minggu anda. Sekat mana-mana masa yang diperlukan untuk perjumpaan atau tugas besar.
Perkara utama
- Persediaan adalah mustahak, bukan pilihan
- Bersedia meningkatkan kecekapan, menjimatkan masa dan wang
- Kegagalan untuk mempersiapkan diri membuat risiko kepuasan pelanggan
- Kekurangan persediaan meningkatkan tekanan pekerja, kegelisahan, ketidakhadiran, dan kehabisan tenaga.
- Siapkan melalui menguruskan senarai tugas dan proses pendokumentasian.