Nvq tahap 3: menghasilkan dokumen dalam persekitaran perniagaan

Kaji semula polisi dan prosedur yang berkaitan dengan membuat dokumen perniagaan berkualiti tinggi.

Foto oleh Sharon McCutcheon di Unsplash

Pengenalan kepada Unit Ini

Ini adalah unit pilihan Kumpulan B di Tahap 3 dengan 4 kredit. Calon akan mempunyai pengetahuan yang mendalam dan kemahiran langsung yang berkaitan dengan tujuan menghasilkan dokumen berkualiti tinggi. Mereka perlu mengetahui sumber apa yang ada dalam organisasi / syarikat dan bagaimana menggunakannya, mengikuti semua dasar dan prosedur untuk menghasilkan dokumen, menggunakan sumber dengan berkesan dan mengikut spesifikasi.

1.1 Berikan contoh pelbagai jenis dokumen yang mungkin dihasilkan untuk persekitaran perniagaan dan terangkan pelbagai gaya yang boleh digunakan.

Terdapat banyak jenis dokumen yang mungkin dihasilkan dalam persekitaran perniagaan. Ini termasuk: dokumen faks, kad perniagaan, memo, agenda, minit, hamparan, carta analisis, helaian data, surat, tayangan slaid dan banyak lagi. Semuanya mempunyai tujuan dan kegunaan yang berbeza;

Kad perniagaan

Ini digunakan untuk memberi maklumat pelanggan mengenai cara menghubungi syarikat. Ia boleh menjadi kad kecil.

Dokumen Faks

Jenis dokumen lain yang digunakan dalam perniagaan adalah dokumen Faks; Ini sangat berguna dalam perniagaan dan merupakan kaedah terpantas untuk menghantar dokumen. Ini dalam format kertas, sama ada dalam warna atau hitam putih.

Agenda

Agenda memberitahu anda apa yang akan berlaku. Mereka menolong orang supaya teratur sehingga mereka tahu dengan tepat apa yang harus mereka lakukan dan apa yang akan berlaku. Ini dalam format kertas ketika dibawa ke mesyuarat, dan dapat diedarkan secara elektronik.

Memo

Memo digunakan untuk komunikasi tidak formal dengan organisasi dan boleh dalam format kertas atau elektronik.

Minit

Ini mempunyai perincian mengenai apa yang berlaku dalam mesyuarat. Ini boleh dicetak dalam kertas untuk mesyuarat dan boleh diedarkan secara elektronik.

Hamparan

Ini boleh digunakan untuk pelbagai tujuan, dari statistik hingga analitik. Ini dalam format elektronik, boleh dikendalikan dalam buku yang sama atau sebagai helaian yang berbeza mengikut keperluan.

Carta Analisis

Ini boleh berupa grafik atau rajah yang membantu memantau statistik prestasi. Ini juga dalam format elektronik dan boleh dicetak di dalam kertas apabila diperlukan.

Helaian data

Lembaran ini boleh dalam format perkataan atau excel. Ini dapat digunakan untuk mengumpulkan data tertentu untuk disampaikan dalam atau di luar organisasi, atau juga untuk memantau statistik dan prestasi.

Surat

Ini adalah dokumen yang digunakan untuk pelbagai jenis komunikasi di semua jabatan untuk pelbagai tujuan. Terdapat pelbagai jenis surat, formal, tidak rasmi, perniagaan dll.

Tayangan slaid

Ini adalah dokumen PowerPoint dan digunakan untuk tujuan demonstrasi dalam mesyuarat. Ini dalam format elektronik dan boleh dicetak jika perlu.

1.2 Memberi contoh dan menerangkan pelbagai format yang digunakan untuk teks.

Apabila anda menyimpan dokumen, anda boleh menetapkan nama fail dan tempat anda ingin menyimpan fail tersebut di komputer anda.

Anda juga boleh mengubah format fail. Semasa mengubah format, reka bentuk, susun atur atau fon yang berubah. Ini adalah format yang sama sekali berbeza sedangkan isinya tetap sama.

Setiap pemproses kata mempunyai format penyimpanan tersendiri. Banyak fail teks menggunakan teks biasa (.txt), Format Teks Kaya (.rtf) dan juga Microsoft Word (.doc) dan sekarang.docx. Tetapi ada kemudahan untuk mengimport dan mengeksport dalam format Word .

Fail RTF dapat dibaca oleh setiap pakej pemprosesan kata dan ukurannya lebih kecil.

PDF adalah format fail mudah alih lain yang tidak dapat diedit. Namun ada beberapa yang dapat diedit yang memungkinkan untuk bidang tertentu yang mempunyai kotak teks yang membolehkan memasukkan data. Fail PDF boleh ditukar menjadi perkataan dan diformat dan kemudian ditukarkan kembali ke PDF jika perlu. Tetapi PDF selalu digunakan untuk dokumen selesai yang tidak memerlukan penyuntingan lebih lanjut. Sekiranya anda mengirimkan dokumen kepada orang lain yang tidak memerlukan atau tidak boleh diedit, lebih baik mengirimkannya sebagai PDF.

1.3 Apakah tujuan dan faedah menghasilkan dokumen berkualiti tinggi dan menarik?

Dokumen yang anda hasilkan untuk organisasi anda adalah gambar atau representasi organisasi anda. Oleh itu secara automatik menimbulkan kesan kepada pembaca mengenai standard organisasi dan bagaimana ia menghargai pelanggannya. Dokumen yang berkualiti juga kelihatan baik di mata pembaca, dan senang diikuti dan dibaca.

Dokumen berkualiti baik menarik pelanggan dan pembekal, sehingga meningkatkan keuntungan bagi organisasi. Ini membantu dengan peningkatan pelbagai bidang dan meningkatkan kreativiti dalam apa yang anda lakukan, yang seterusnya akan menarik pelanggan. Dokumen yang dihasilkan dengan rapi akan mempunyai penjelasan langkah demi langkah atau rancangan atau statistik mengenai apa yang diminta dan akan membantu mengenal pasti, mengurus dan memantau risiko. Ini seterusnya akan membantu organisasi menjaga dan bertanggungjawab terhadap pelanggan mereka.

Juga, kualiti dokumen anda adalah cerminan anda.

2.1 Menerangkan pelbagai sumber yang diperlukan untuk menghasilkan dokumen berkualiti tinggi dan menarik.

Sumber yang mungkin anda perlukan untuk menghasilkan dokumen berkualiti tinggi dan menarik adalah

Untuk Pengeluaran

1. Pengguna mesin fotokopi dan mesin fotokopi berkualiti tinggi supaya anda mendapat cetakan yang kemas dan jelas

2. Pencetak berkualiti tinggi untuk hasil cetak yang berkualiti

3. Pengimbas, sehingga anda dapat mengimbas dokumen dalam bentuk asalnya.

4. Komputer untuk memproses dan mengendalikan semua mesin di atas

5. Perisian berkualiti tinggi iaitu Microsoft Word untuk pemprosesan perkataan

6. Seorang jurutaip yang berkebolehan atau berkelayakan untuk menghasilkan dokumen tersebut sehingga dokumen tersebut disiapkan dalam format dan susun atur yang diperlukan

7. Mungkin penutup atau pengikat untuk penampilan yang kemas dan selesai

Untuk Berkualiti

1. Gambar untuk menjadikan dokumen kelihatan menarik dan lebih mesra

2. Fon yang boleh dibaca untuk semua orang membaca tanpa kesukaran

3. Saiz Font yang Layak sehingga dapat dibaca oleh semua orang

4. Tata Letak Ringkas untuk penampilan yang kemas dan menyenangkan.

2.2 Dengan cara apa anda boleh menggunakan sumber yang berbeza untuk menghasilkan dokumen berkualiti tinggi dan menarik?

Dengan menggunakan kertas berkualiti tinggi, pencetak jet laser berkualiti dan perisian penyuntingan yang baik, dokumen berkualiti tinggi dan menarik dapat dihasilkan.

2.3 Menerangkan pelbagai jenis teknologi yang tersedia untuk memasukkan, memformat dan menyunting teks, dan ciri utamanya.

Teknologi yang berbeza yang tersedia untuk memasukkan, memformat dan menyunting teks adalah:

Komputer dengan monitor, papan kekunci dan tetikus atau komputer riba
Pencetak, pengimbas
Perisian pemprosesan perkataan

Cara biasa atau standard memasukkan teks ke dalam komputer (atau pada zaman dahulu adalah mesin taip) adalah melalui papan kekunci. Ia boleh menjadi papan kekunci tanpa wayar atau kabel atau pad sentuh bergantung pada peranti yang anda gunakan. Dalam papan kekunci, pengguna menekan kekunci khusus untuk setiap watak yang memerlukan input dan ini dipindahkan ke perisian pemprosesan kata yang tersedia, dipasang atau digunakan pada perangkat. Biasanya ia adalah aplikasi kata Microsoft yang biasanya digunakan untuk pemprosesan kata di kebanyakan organisasi.

Satu lagi bentuk memasukkan teks adalah melalui pengimbas. Pengimbas boleh mengimbas sebagai JPEG atau PDF, bergantung pada keperluannya. Dokumen yang diimbas juga dapat ditukar menjadi kata dan perubahan yang dibuat, dalam beberapa kes. Terdapat perisian yang tersedia untuk mencapainya.

Teknologi Tersedia untuk Memasukkan Teks

Papan kekunci (dan tetikus) adalah untuk memasukkan teks secara manual. Boleh menjadi lambat dan / atau rawan ralat bergantung pada kemahiran operator papan kekunci. Ini tersedia secara universal dan biasanya dibekalkan dengan PC.

Dokumen diimbas menggunakan pengimbas dan kemudian boleh ditukar menjadi teks menggunakan perisian pengenalan watak optik. Ketepatan penukaran bergantung pada kualiti sistem. Dokumen asal mestilah sangat jelas dan dalam fon yang sesuai. Tidak semua sistem dapat mengatasi grafik pada yang asli.

Teknologi Tersedia untuk Memformat dan Menyunting Teks

Penyunting teks paling ringkas yang tersedia ialah notepad. Ia hanya boleh digunakan untuk penyuntingan asas. anda tidak boleh menggunakan terlalu banyak fon atau format yang bergaya atau memasukkan watak. Ini pada dasarnya digunakan untuk penyuntingan dan pembetulan dan ia tidak memerlukan terlalu banyak ruang dalam memori kerana ukurannya terlalu kecil dibandingkan dengan pemproses kata lain.

Apabila anda memerlukan gaya dan susun atur yang bergaya, Pemproses Kata terbaik yang akan digunakan adalah Microsoft Word. Ia mempunyai pelbagai fitur bawaan yang memungkinkan peningkatan tahap penyuntingan, pembetulan, dan peningkatan teks. Ini memiliki banyak pilihan font, tata letak, templat, fungsi, warna, dan lain-lain yang tersedia. Oleh kerana kelebihan ini, ukuran failnya agak besar jika dibandingkan dengan notepad atau pad kata kerana semua butiran pemformatan ini disimpan bersama dengan watak.

Perisian lain (spreadsheet, aplikasi pangkalan data) digunakan untuk menyusun teks dan data lain. Ini juga digunakan untuk tujuan statistik dan analisis.

3.1 Apakah faedah untuk menyetujui tujuan, kandungan, gaya, dan tarikh akhir pembuatan dokumen?

Semua dokumen

ditulis kepada khalayak tertentu;
mempunyai mesej yang konsisten
harus mempunyai maklumat dalam dokumen yang mudah diakses, jelas, tepat dan mudah dibaca;
Sebenarnya menjangkau khalayak yang dituju.
Sekiranya menjangkau khalayak yang tepat pada waktunya

Semasa anda menulis dokumen atau menyediakan dokumen, selalu ada tujuannya. Harus ada tata letak atau gaya tertentu untuk dokumen bergantung pada tujuannya, akan ada juga tenggat waktu untuk dokumen tersebut. Oleh itu, semua aspek ini harus diambil kira dan disepakati dengan pengurus anda atau organisasi atau pasukan, mana pun polisi dan prosedur. Ini akan menentukan sama ada dokumen tersebut akan menjadi replika yang tepat dari apa yang diperlukan untuk organisasi dan akan membantu anda membuat dokumen yang tidak mempunyai kesalahan dan yang sesuai dengan kehendak khalayak yang anda jangkau. Oleh itu, dengan merancang semua ini dengan lebih baik, anda selesai menyiapkan dokumen tepat pada waktunya dengan membuang sedikit masa dan kesilapan.

3.2 Memerihalkan cara mengatur kandungan yang diperlukan untuk dokumen.

Sebelum anda memulakan kerja dokumen, anda perlu mengetahui

Bagaimana dokumen itu akan dikemukakan
Maklumat yang perlu disertakan.
Untuk siapa dokumen itu
Berapa lama dokumen itu boleh
Tujuan dokumen
Format apa yang diperlukan
Buat rancangan kasar
Pilih bahasa yang betul (formal / tidak rasmi)

Semua maklumat yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen harus disimpan dengan selamat dengan nama fail yang jelas, senarai atau pangkalan data sumber. Bagaimana dokumen selesai dipersembahkan dan disusun akan bergantung pada dokumen yang akan digunakan, format dan kandungannya. Jadi ini mesti dipersetujui dengan pencetus dan dikemas kini secara berkala untuk memastikan produk siap sesuai dengan tujuan. Sub-tajuk berguna supaya titik maklumat tertentu mudah dicari.

3.3 Menerangkan cara-cara mengintegrasikan dan menyusun teks dan bukan teks.

Teks dan bukan teks dapat disatukan dengan mudah dengan Microsoft Office Word. Perkataan pejabat Microsoft membolehkan anda memasukkan gambar, grafik, seni klip dan membungkus teks dan ini membantu anda menyelesaikan pelbagai ciri untuk mendapatkan format yang konsisten. Terdapat pelbagai ciri yang boleh digunakan juga. Juga terdapat pelbagai aplikasi pejabat lain yang membantu mengintegrasikan dan menyusun teks dan bukan teks, misalnya excel dan PowerPoint, membantu mengintegrasikan teks dan bukan teks dalam spreadsheet dan slaid. Mana aplikasi yang pernah digunakan, pemformatan dan proses lain harus dilakukan, mengingat bagaimana anda memerlukan dokumen output.

3.4 Bagaimana anda memeriksa ketepatan dokumen yang lengkap, seperti ejaan dan tatabahasa, tanda baca, ketepatan? Mengapa anda melakukan ini?

Kebanyakan pemproses kata mempunyai pemeriksa ejaan. Oleh itu, semasa anda memasukkan apa sahaja ke dalam komputer, ia akan terus menerus memeriksanya. Pemeriksa ejaan tidak betul-betul tepat dan juga jika anda mengetik perkataan yang berbeza daripada yang diperlukan, pemeriksa ejaan tidak akan mengenalinya. Anda memerlukan kamus. Pemeriksa ejaan tidak akan mempunyai semua perkataan, jadi anda selalu perlu menambahkan perkataan baru apabila anda memerlukannya dalam kamus. Juga kata-kata dan nama yang anda gunakan berulang kali tetapi tidak ada dalam kamus dapat ditambahkan untuk mengelakkan ejaan selalu mengeceknya.

Setelah pemeriksaan ejaan selesai, ada baiknya juga melakukan pemeriksaan tatabahasa walaupun pemeriksa tatabahasa tidak begitu baik dan tidak akan memilih semua kesalahan tatabahasa. Oleh itu, lebih baik anda membaca sendiri dokumen tersebut sekali atau dua kali walaupun setelah semua pemeriksaan ini dilakukan dan jika anda boleh, ada baiknya membacanya oleh orang lain yang berpengalaman, kerana kami tidak selalu melihat semua kesalahan dalam dokumen bertulis kami.

Ketepatan dan ketepatan diperiksa kerana dokumen adalah gambaran organisasi dan mereka mesti mempunyai standard yang tinggi. Ia juga membantu pembaca memahami dengan mudah apa yang anda cuba jelaskan atau kemukakan.

Terdapat penyelesaian penyimpanan digital dan fizikal untuk dokumen.

3.5 Terangkan mengapa anda menyimpan dokumen dengan selamat dan selamat. Berikan contoh bagaimana anda melakukan ini.

Dokumen penting sama ada kecil atau utama mesti disimpan dengan selamat dan selamat mengikut dasar dan prosedur organisasi. Ia boleh menjadi penyimpanan digital atau simpanan fizikal bergantung pada keperluan dan dengan mengambil kira kerahsiaannya. Penyimpanan digital boleh menjadi pelayan, pemacu atau pemacu kilat organisasi yang semuanya selamat. Penyimpanan fizikal boleh menjadi kabinet pemfailan. Sama ada ia disimpan untuk rujukan masa depan dan oleh itu penting. Kita juga harus mematuhi Akta Perlindungan Data.

Fail dan rekod harus disimpan untuk mematuhi peraturan untuk memastikan keselamatan dokumentasi / data tersebut dan sangat penting agar perniagaan dapat berjalan dengan lancar. Maklumat mesti disimpan dengan selamat sehingga tidak dapat diungkapkan kepada pihak ketiga tanpa izin relatif. Penting kerana sebarang data yang tidak selamat dapat disebarkan ke seluruh internet. Juga pastikan anda menyimpan kerja anda dan selamatkannya dengan betul.

Anda juga harus selalu menyimpan simpanan pada dokumen, gambar atau lembaran penyebaran yang anda kerjakan sekerap mungkin - sekiranya berlaku pemadaman elektrik atau kerosakan komputer.

Sebilangan besar perniagaan bergantung pada data elektronik hari ini dan oleh itu adalah lebih baik untuk mendapatkan penyelesaian sandaran yang baik. Organisasi kami membuat sandaran data setiap malam ke pelayannya dan mungkin ke media luaran jika perlu untuk mengelakkan kehilangan data di bawah kerosakan yang tidak dapat dihindari.

3.6 Apakah tujuan kerahsiaan dan perlindungan data semasa menyediakan dokumen?

Penyebaran maklumat peribadi boleh mengakibatkan akibat yang serius. Mungkin tidak ada aspek yang lebih penting dari perniagaan apa pun daripada perlindungan data dan kerahsiaan. Ia membantu menyelamatkan syarikat, nilai dan kepercayaan dari pelanggan.

3.7 Apakah tujuan dan faedah memenuhi tarikh akhir?

Sangat mustahak untuk memenuhi tarikh akhir kerana ia menjimatkan masa, wang, dan sumber daya dan kami selalu mahu berada di hadapan pesaing kami.

Tujuan dan faedah tarikh akhir mesyuarat adalah menjimatkan perkara kewangan seperti mengurangkan kos, dan menjimatkan masa yang berharga. Sekiranya tarikh akhir tidak dipenuhi, anda akan membelanjakan lebih banyak wang untuk kerja yang belum selesai dan ini akan mempengaruhi perolehan keseluruhan sehingga mempengaruhi anggaran anda secara drastik.

Tidak memenuhi tarikh akhir secara tidak langsung akan mempengaruhi pelbagai jabatan yang saling berkaitan juga. Contohnya ialah jabatan kewangan, jabatan gaji dan jabatan akaun, dan pasti semua jabatan lain yang bersambung. Ini kemudian mempengaruhi keseluruhan pendapatan atau keuntungan bagi organisasi, yang seterusnya akan memberi kesan kepada gaji pekerja, kenaikan gaji dan bonus.