Tahap Nvq 3: memesan produk dan perkhidmatan dalam perniagaan dan pentadbiran

Memperolehi Tahap 3 Diploma Perniagaan dan Pentadbiran memerlukan pengetahuan menyeluruh mengenai pesanan produk dan perkhidmatan.

Pengenalan kepada Unit Ini

Unit ini adalah unit Tahap 3 pilihan Kumpulan B dengan 5 kredit, unit yang cukup panjang. Setelah menyelesaikan unit ini, calon akan dapat mengenal pasti dan menggunakan produk dan perkhidmatan yang berbeza, menulis spesifikasi untuk produk dan perkhidmatan dan memastikan bahawa produk dan perkhidmatan mematuhi harapan dan standard organisasi atau syarikat.

Calon harus dapat menjelaskan sebab mengapa produk berkualiti baik dipilih, tetapi dengan nilai terbaik untuk wang. Mereka juga harus dapat menjelaskan cara merundingkan nilai wang terbaik. Calon perlu mengetahui bagaimana dan mengapa untuk menjaga hubungan baik dengan pembekal dan penyedia perkhidmatan dan juga mengetahui dan memahami apa itu rantaian bekalan, dan bagaimana ia berfungsi.

Sebagai tambahan kepada artikel ini, terdapat pernyataan peribadi yang merangkumi sebahagian besar unit!

1.1 Mengenal pasti pelbagai sumber maklumat mengenai produk dan perkhidmatan untuk organisasi.

Syarikat selalu mencari maklumat untuk produk yang mereka gunakan di berbagai sumber dan penyedia, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang baik mengenai apa yang mereka perlukan untuk menjadikan perniagaan mereka berkesan. Mereka meneliti kos produk dengan syarikat yang berbeza; mereka melihat harga perkhidmatan individu dan mencari padanan terbaik, iaitu produk yang paling sesuai dengan organisasi mereka berkaitan dengan kos dan kualiti. Maklumat untuk ini dapat dikumpulkan melalui katalog, laman web, surat khabar, risalah atau dengan menghubungi dan mengunjungi syarikat.

1.2 Menerangkan cara menggunakan pelbagai sumber maklumat mengenai produk dan perkhidmatan.

Maklumat mengenai produk dan perkhidmatan boleh didapati dalam talian atau dalam buku kecil atau boleh didapati terus dari syarikat. Seseorang harus menggunakan maklumat ini untuk mengenal pasti perkhidmatan atau produk yang paling sesuai dengan keperluan syarikat dan pekerja. Sumber yang berbeza juga dapat membandingkan produk dan perkhidmatan yang berbeza untuk memilih yang betul. Kami boleh meminta mereka untuk menghantar sampel dan katalog kepada kami untuk melihat kos dan kualiti. Juga untuk pembelian pukal, kita boleh meminta sebut harga dan memilih yang terbaik.

1.3 Menerangkan cara menulis spesifikasi untuk produk atau perkhidmatan.

Spesifikasi adalah keterangan mengenai barang apa yang anda ingin beli dan apa yang harus dikutip dan disediakan oleh pembekal.

Semasa menulis spesifikasi untuk produk:

Garis panduan perlu jelas dan pendek.
Ia harus merangkumi kos, kuantiti dan menentukan sama ada untuk penghantaran atau pungutan.
Ia juga perlu menyertakan manual atau nota kesihatan dan keselamatan.
Pastikan anda memahami apa yang diperlukan.
Teliti pasaran secara menyeluruh dengan berbincang dengan pelbagai pembekal mengenai kos dan skala waktu penghantaran
Kenal pasti kemungkinan risiko yang berkaitan dengan pemerolehan produk
Mempunyai pemahaman yang jelas mengenai barang dan perkhidmatan oleh setiap penyedia

1.4 Mengenal pasti sumber produk dan perkhidmatan yang memenuhi harapan kualiti organisasi.

Semasa memilih produk dan perkhidmatan untuk organisasi, pastikan anda mendapat sebut harga dari penyedia perkhidmatan dan syarikat yang berlainan, supaya anda dapat membandingkan perkhidmatan yang berbeza dan memilih perkhidmatan yang menjimatkan. Perkara kedua yang perlu diingat adalah kualiti. Bandingkan perkhidmatan yang berbeza, dan buat lawatan ke syarikat untuk melihat perkhidmatan apa yang mereka berikan dan saksikan kualiti perkhidmatan sebelum memilih apa yang hendak dibeli. Kualiti sangat bermakna bagi organisasi.

Setelah perkara di atas selesai, bandingkan untuk memilih perkhidmatan terbaik yang menjimatkan kos dan berkualiti, dan membelinya.

1.5 Menerangkan tujuan memilih produk dan perkhidmatan yang memenuhi harapan kualiti organisasi.

Setiap organisasi berfikir dengan baik sebelum membeli produk. Mereka hanya membeli barang yang diperlukan. Untuk berjaya dalam perniagaan mereka, mereka harus membeli produk atau perkhidmatan dengan pemahaman yang jelas tentang apa keperluan pelanggan mereka. Hanya jika organisasi memilih produk dan perkhidmatan yang memenuhi harapan kualiti, mereka akan dapat memberikan perkhidmatan terbaik untuk pelanggan mereka.

Ini juga penting untuk faedah pekerja yang bekerja untuk organisasi. Agar organisasi berjaya dan berkesan, kualiti harus tersebar di semua orang, jabatan, aktiviti dan fungsi.

1.6 Huraikan cara merundingkan nilai terbaik untuk wang.

Merundingkan nilai terbaik untuk wang adalah penting agar anda tetap memenuhi anggaran dan juga menjimatkan perbelanjaan. Sebelum berunding, kumpulkan seberapa banyak maklumat mengenai produk atau perkhidmatan yang ingin anda beli dan selepas itu pastikan bahawa perkhidmatan atau produk tersebut adalah kualitatif dan berguna untuk organisasi. Periksa produk yang sama dengan syarikat yang berbeza; anda boleh melakukan ini dengan membuat penyelidikan dalam talian, memeriksa buku kecil, menghubungi syarikat telefon atau mengunjunginya secara peribadi.

Setelah diputuskan, dapatkan harga yang diminta dan tetap teguh. Anda harus bersedia untuk pergi sekiranya pembekal tidak bersetuju. Mereka mungkin akan kembali kepada anda untuk berunding atau syarikat lain dapat memberi anda harga yang kompetitif.

1.7 Menerangkan tujuan membangun dan mengekalkan hubungan baik dengan pembekal dan cara melakukannya.

Menjaga hubungan baik dengan pembekal adalah amalan perniagaan yang baik. Ia memberi manfaat kepada organisasi yang anda dan pembekal. Pembekal dapat memberikan anda tawaran dan bersikap fleksibel dalam menjalankan perniagaan jika hubungan anda dengan mereka baik. Sentiasa pastikan anda menyelesaikan semua akaun tepat pada waktunya, berhati-hati dengan wakil penjualan, membuat pesanan lebih awal, memberi pembekal cukup masa untuk menyampaikannya kepada anda tepat pada waktunya, dan bukannya melakukannya pada saat-saat terakhir dan akhirnya sangat berhati-hati mengenai barang yang rosak atau hilang. Ia mesti ditangani dengan berhati-hati.

1.8 Huraikan rantaian bekalan dan bagaimana ia berfungsi.

Menurut Wikipedia dan definisi lain di internet,

Dalam rantaian bekalan, pelbagai aktiviti berlaku, seperti transformasi produk dari sumber semula jadi atau bahan mentah menjadi produk akhir atau siap yang akan dihantar kepada pelanggan atau pelanggan. Rangkaian bekalan terdiri daripada semua pihak yang terlibat seperti pasukan produksi, syarikat, pembekal, organisasi yang dihantar dan pelanggan yang membelinya. Pada dasarnya ia adalah pengeluar, pembekal atau pemborong, peruncit dan pengguna.

Ringkasnya rantaian bekalan mendapat produk melalui pembekal kepada pengguna dan setiap individu yang terlibat dalam rantaian menyumbang kepada rantaian bekalan.

2.1 Memerihalkan prosedur pesanan dan pembekalan produk dan perkhidmatan untuk organisasi.

Memesan dan membekalkan produk dan perkhidmatan untuk organisasi adalah tugas yang sangat penting, kerana melibatkan menjaga pelanggan. Produk mungkin merangkumi perkara-perkara asas seperti bekalan pejabat seperti bahan percetakan, alat tulis, peralatan IT dan lain-lain, yang memerlukan banyak wang. Perkhidmatan mungkin merangkumi perkhidmatan yang diambil dari organisasi atau penyedia yang berbeza. Contohnya organisasi kami mengambil perkhidmatan dari NHS dan rumah jagaan.

Semasa memesan perkhidmatan dan produk, orang yang bertanggungjawab harus memesan kuantiti yang mencukupi, sehingga stoknya tidak habis dan mempengaruhi fungsi organisasi. Sebagai contoh, jika kita kehabisan sampul surat, bahan percetakan dll, ia boleh mempengaruhi organisasi dengan pelbagai cara.

Prosedur berikut harus diikuti semasa memesan produk:

Semasa memesan barang keperluan pejabat, nyatakan butiran produk yang jelas dan tepat termasuk kod produk jika boleh.
Ukuran, warna dan butiran lain harus dinyatakan
Pastikan anda mendapat borang pesanan yang dibenarkan oleh pengurus pejabat
Pemesanan boleh dilakukan melalui borang pesanan atau melalui katalog pada sistem, dan di pejabat kami ia dilakukan di SRM.
Semasa pesanan bekalan pegun dihantar, pesanan harus diperiksa secara terperinci demi barang untuk memastikan semua persediaan yang diminta dalam pesanan permintaan telah dihantar dengan betul dan dalam kuantiti yang betul dipesan.
Pesanan permintaan ditandatangani oleh orang yang memeriksa bekalan untuk menunjukkan bahawa pesanan yang dihantar dipersetujui.
Sebarang barang yang didapati tidak betul atau rosak mesti dikembalikan secepat mungkin dan diganti oleh pembekal untuk mengelakkan kelewatan yang tidak perlu.

2.2 Huraikan keperluan dan keutamaan untuk pesanan dan pembekalan produk dan perkhidmatan untuk organisasi.

Semasa memesan produk dan perkhidmatan untuk organisasi, periksa untuk melihat apakah produk tersebut benar-benar penting bagi organisasi, dan bagaimana ia akan membantu kelancaran organisasi, apakah kebaikan dan keburukan, siapa yang memerlukannya, dan apa yang akan berlaku kelebihan lain menggunakan produk dan perkhidmatan tersebut. Utamakan juga produk mengikut keperluannya dan pesan hanya yang paling penting, kerana memesan semua yang diminta boleh menyebabkan masalah pada akhir tahun kewangan pada anggaran.

2.3 Menjelaskan tujuan mempunyai dasar organisasi untuk penerimaan hadiah dan keramahan.

Penting bagi sebuah organisasi untuk mempunyai dasar bertulis yang mengatur hubungan antara Syarikat, kakitangannya dan persekitaran luaran. Setiap organisasi mempunyai polisi mengenai penerimaan hadiah. Di syarikat kami, menerima hadiah atau keramahan tanpa kebenaran atau pendedahan tidak boleh diterima . Ini menjelaskan standard organisasi dan memberitahu pekerja apa yang diharapkan daripada mereka dan melindungi syarikat atau organisasi. Menerima hadiah boleh menimbulkan kecurigaan terhadap perlakuan tidak wajar.

Menurut Dasar Hadiah dan Perhotelan,

3.1 Menjelaskan tujuan pemantauan dan penilaian prosedur untuk pesanan dan pembekalan produk dan perkhidmatan dan cara melakukannya.

Memantau dan menilai prosedur perolehan adalah bahagian yang tidak terpisahkan dari pengurusan organisasi. Perhatian dan tumpuan yang tinggi terlibat semasa proses pemerolehan. Segala pesanan mesti dipantau dan dinilai untuk mengelakkan kerugian bagi organisasi.

Pemantauan: Dalam proses ini produk dikaji secara berterusan. Pesanan dipantau untuk melihat apakah pesanan tersebut diselesaikan dengan waktu yang diperlukan dan apakah sasarannya tercapai, yang meliputi anggaran dan keperluan lain. Dengan melakukan pemantauan, seseorang dapat mengambil tindakan yang diperlukan sekiranya ada masalah dan mencegah amalan buruk.

Penilaian: Inidilakukan untuk menganalisis kemajuan ke arah objektif dan tujuan yang telah ditetapkan. Dalam semua organisasi, produk dan perkhidmatan harus dinilai secara bulanan, suku tahunan atau tahunan bergantung pada kemampuan atau kemampuan mereka. Ini membantu untuk mengetahui apakah objektif dan rancangan telah tercapai, sehingga membuka jalan untuk rancangan masa depan.

Ini dapat dicapai dengan

Kembangkan senarai semak untuk melihat apakah prosedur perolehan diikuti. Siapkan senarai semak dengan perbincangan antara ahli pasukan dan anggota organisasi, seperti yang harus dilakukan dengan semua orang dan bukan hanya anda
Sekiranya ada kebimbangan, ia dapat dikenalpasti dengan mengikuti carta atau grafik. Kawasan risiko dapat dikenal pasti dan penyelesaian dapat dicari dari orang yang berpengalaman.
Anda harus mengesan dan mengesan setiap perolehan, melalui keseluruhan proses perolehan.
Juga selalu tentukan apakah kaedah pemerolehan yang digunakan sesuai untuk barang atau perkhidmatan yang diperoleh.
Mendokumentasikan semua perolehan dan transaksi.

3.2 Menjelaskan tindakan yang mungkin diambil untuk meningkatkan kecekapan dalam pesanan dan pembekalan produk dan perkhidmatan.

Kecekapan dalam pesanan dan penawaran produk dan perkhidmatan dapat ditingkatkan dengan melakukan perkara berikut:

Pesan melalui sistem yang disediakan oleh syarikat untuk mengelakkan masalah.
Pilih syarikat yang paling menjimatkan dan berkualiti
Sentiasa simpan senarai barang yang akan dipesan, jika pesanan dilakukan secara berkala, misalnya, sebulan sekali, agar anda tidak terlepas barang.
Sekiranya anda tidak menerima pesanan tepat pada waktunya, tanyakan kepada pembekal untuk mengetahui apa alasannya.
Pastikan anda memilih item yang betul dengan kod dan kuantiti yang betul, dan selalu periksa untuk melihat apakah pesanan melebihi had ambang telah disetujui oleh pengurus.
Setelah pesanan diberikan, periksa invois dan barang menerima invois dan hantarkan ke pasukan pembayaran pusat, sehingga pembekal dibayar tepat pada waktunya.

3.3 Memerihalkan cara mendapatkan nilai wang yang lebih baik untuk produk dan perkhidmatan yang disediakan.

Semua perolehan barang dan perkhidmatan awam mesti berdasarkan nilai wang. Nilai untuk wang bukan mengenai mencapai harga awal terendah, tetapi tentang kualiti dan kos untuk perkhidmatan kualitatif

Nilai wang yang lebih baik dari perolehan dapat dicapai dengan banyak cara:

Mendapat peningkatan tahap atau kualiti perkhidmatan dengan kos yang sama.
Mengelakkan pembelian yang tidak perlu, kerana ini membazirkan wang.
Memastikan keperluan pengguna dipenuhi secara kualitatif.
Anda selalu dapat bekerjasama dengan jabatan lain dan membuat pesanan pukal, kerana terdapat potongan harga yang lebih baik daripada pembelian pukal.
Hubungan antara anda dan pembekal haruslah baik untuk mempunyai perniagaan yang menjimatkan.

Mengapa penting untuk memilih produk dan perkhidmatan yang mewakili nilai terbaik untuk wang?

Semasa memilih produk dan perkhidmatan, penting untuk memilih yang mewakili nilai terbaik untuk wang pada bila-bila masa. Ini penting kerana:

Ia mempunyai keseimbangan yang tepat antara kos dan kualiti dan perkhidmatan ini paling dipercayai.
Nilai terbaik untuk wang menjadikan pembekal dan pelanggan gembira kerana bakinya tidak dapat disetujui.
Ini membantu membina hubungan pelanggan-pembekal
Produk ini tahan lebih lama dan menjimatkan banyak perbelanjaan kecil yang lain. Contohnya, apabila anda melihat kos produk yang mahal, ia akan jauh lebih murah jika dibandingkan dengan jumlah kos seumur hidup produk yang dibeli pada awalnya lebih murah dan kemudian mempunyai perbelanjaan kecil yang lain sepanjang hayatnya.
Waktu penghantaran akan lebih cepat, sehingga dapat menjimatkan kerugian dalam perniagaan dan operasinya.
Syarat pembayaran akan fleksibel dan harganya tidak sering berubah.
Dengan cara ini anda menjimatkan wang tanpa mengorbankan kualiti, tetapi nilai terbaik untuk wang tidak selalu bermaksud menjimatkan wang. Sebagai contoh, pembekal yang memberikan perkhidmatan berkualiti dengan respons pantas untuk harga yang lebih tinggi tetap boleh menjadi nilai terbaik untuk wang, kerana anda telah menerima perkhidmatan berkualiti untuk wang yang telah anda belanjakan.