Cara menggunakan carta pert untuk pengurusan projek

Apa itu PERT?

PERT, Teknik Penilaian dan Kajian Projek, adalah kaedah untuk perancangan projek terperinci yang merangkumi dua komponen ini:

• Purata PERT: Teknik anggaran yang tepat untuk masa dan kos, menggunakan purata statistik.
• Carta PERT: carta yang membolehkan penjadualan terperinci bagi semua aktiviti projek.

PERT dikembangkan oleh NASA, tetapi bukan sains roket. Matematiknya mudah - penambahan dan pengurangan - dan dilakukan oleh mana-mana program perisian pengurusan projek. Logiknya juga mudah.

• Kami menganggarkan masa untuk setiap tugas dengan mengambil kira anggaran optimis, kemungkinan, dan pesimis.
• Kami menyusun kalendar perancangan yang merangkumi semua aktiviti kerja dan juga mempertimbangkan kebergantungan antara aktiviti, iaitu aktiviti mana yang harus dilakukan sebelum yang lain dapat dilakukan.

Mari kita perhatikan kedua-dua elemen teknik PERT ini: anggaran PERT, dan carta PERT. Kami akan menyelesaikannya dengan membincangkan cara mengubah carta PERT menjadi jadual projek dunia nyata, yang disebut Carta Gantt.

Isi kandungan

• PERT Estimation

  Hitung anggaran realistik masa yang diperlukan untuk melakukan setiap tugas

• Carta PERT

  Memperkenalkan carta PERT klasik

• Syarat pada Carta PERT

  Glosari PERT

• Dari Carta PERT ke Dunia Nyata

  Mari kita menjalankan tugas kita dan memasukkannya ke kalendar!

• Menggunakan PERT pada Projek Anda

  anggaran dan jadual PERT mengurangkan kos dan kerumitan

Penaksir Optimis dan Pesimis

Sebilangan penganggar optimis, ada yang pesimis. Gunakan PERT untuk mendapatkan anggaran yang realistik dari salah satu!

Sid Kemp

Anggaran PERT

Apabila anda bertanya kepada seseorang, "berapa lama masa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ini?" anda biasanya mendapat jawapan dengan berat sebelah. Sebilangan orang secara konsisten pesimis, memikirkan - atau memberitahu anda - pekerjaan akan memakan masa lebih lama daripada yang mungkin. Dengan cara itu, mereka kelihatan baik apabila selesai dengan lebih cepat. Yang lain secara konsisten optimis, membayangkan diri mereka menyelam dan melakukan kerja yang penuh dengan tenaga segar, dan tidak menghadapi masalah. Anggaran mereka sangat rendah, kerana tidak ada yang mempunyai tenaga dan nasib baik sepanjang masa.

Untuk menjadikan keadaan lebih sukar, orang tidak tahu mereka melakukan ini. Kebiasaan itu adalah kebiasaan yang tidak sedar.

Jadi, bagaimana kita memperoleh anggaran yang realistik? Kami melakukannya dengan mengajukan tiga soalan mengenai setiap pekerjaan yang harus dilakukan, dan kemudian melakukan pengiraan khas yang disebut rata-rata PERT.

Apa yang kita anggarkan?

Kami ingin menganggarkan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap bahagian kecil projek kami. Anggaran dan perancangan PERT harus dilakukan pada tahap terperinci, menggunakan Daftar Aktiviti, yang dibuat dari Struktur Pecahan Kerja. PERT bukan sebahagian daripada perkiraan awal, sebelum WBS dibuat. Ini adalah sebahagian dari anggaran terperinci, bergantung pada rancangan skop projek dengan WBS dilakukan pada tahap terperinci, dan daftar aktiviti juga lengkap. Kami menganggarkan usaha (jumlah kerja) yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, dan jumlah orang yang ditugaskan untuk tugas tersebut.

Adalah lebih baik jika setiap pekerja membuat senarai aktiviti dan anggaran PERT sendiri. Sebagai pengurus projek, anda boleh mengajar setiap orang dalam pasukan untuk melakukannya. Atau, jika mereka sudah biasa, mereka dapat bekerja secara berpasangan, saling bertanya tentang perkiraan PERT dan juga memeriksa kerja masing-masing.

Tiga Soalan PERT

Daripada bertanya "Berapa lama masa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ini," tanyakan tiga soalan:

• Sekiranya pekerjaan berjalan dengan lancar, tanpa masalah, berapa lama masa yang diperlukan? (Jawapan Optimistik)
• Sekiranya anda melakukan ini semasa anda letih, dan menghadapi masalah, berapa lama masa ini? (Jawapan pesimis)
• Dengan jawapan itu, berapa lama masa yang diperlukan? (Jawapan Mungkin)

Kemukakan soalan mengikut urutan ini, mendapat jawapan yang terakhir. Dengan cara itu, orang-orang, yang selalu optimis atau pesimis, akan menyesuaikan diri, dan memberikan jawapan yang sebenarnya cukup realistik. Dengan sedikit latihan, sesiapa sahaja boleh melakukannya dengan baik.

Kami memasukkan ketiga-tiga anggaran dalam hamparan, di bawah tajuk, "Pesimistik," "Kemungkinan" dan "Optimis," seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 1.

Mengira Purata PERT

Menggunakan tiga nombor sebagai anggaran untuk setiap item terperinci akan membuat penjadual gila! Kami mencegahnya dengan menyelesaikan tiga anggaran menjadi satu nombor, purata PERT. Logiknya adalah bahawa waktu Kemungkinan lebih cenderung daripada pesimis atau optimis, tetapi ketiga-tiga tokoh itu penting. Dengan menggunakan O, L, dan P untuk Optimistik, Kemungkinan, dan pesimis, ini adalah persamaan kami: (O + (4xL) + P) / 6 = Masa anggaran PERT. Mungkin dikalikan dengan empat kerana kita mengatakan bahawa adalah empat kali lebih mungkin masa sebenar akan sesuai dengan masa yang mungkin daripada waktu yang sama dengan waktu Optimistik atau waktu pesimis.

Dari mana datangnya 6? (Semua orang bertanya semasa saya mengajar ini di kelas.) Itu mudah: Kami mempunyai enam titik data: 4 Kemungkinan, 1 Optimis, dan 1 Pesimis. Untuk mendapatkan purata, kami membahagikan jumlahnya dengan jumlah titik data. (Lihat bar sisi mengenai Banyak Jenis Purata, dan semuanya akan masuk akal.)

Purata PERT ditunjukkan di lajur sebelah kanan Jadual # 1.

Banyak Jenis Purata

Sebilangan orang berpendapat bahawa hanya ada satu cara untuk mengira rata-rata: Kami menambahkan semua item, dan membahagi dengan jumlah item. Dalam statistik, itu sebenarnya adalah salah satu daripada tiga jenis rata-rata yang biasa, dan ia disebut min . Terdapat juga median dan mod . Malah orang yang biasa dengan statistik mungkin berpendapat bahawa hanya terdapat tiga jenis purata. Tetapi, sebenarnya, terdapat sekurang-kurangnya selusin lagi.

Sebagai contoh, dalam sukan Olimpik yang dinilai, skor akhir dikira dengan cara ini: Menghilangkan skor tertinggi dan terendah, kemudian ambil purata skor selebihnya. Ini menghilangkan bias yang datang dari hakim dari negara asal dan saingan utama seseorang. Itu adalah jenis purata yang khas.

Rata-rata PERT, yang mengira skor kemungkinan empat kali lebih mungkin daripada masa optimis atau waktu pesimis, adalah jenis purata pemusatan lain. Ini berdasarkan idea sederhana, bahawa kemungkinan peristiwa itu, lebih mungkin daripada peristiwa ekstrem. Empat kali lebih mungkin dipilih berdasarkan teori statistik, bekerja dengan keluk normal dan sisihan piawai.

Jadual # 1: Mengira Masa Purata PERT untuk Tugas

Untuk setiap tugas, pekerja memberikan 3 anggaran: Optimis, Kemungkinan, dan Pesimis. Hamparan mengira Purata PERT sebagai (Optimistik + 4xLikely + Pesimis) / 6. Dalam kes ini, (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7.5.

Tugas	Optimistik	Kemungkinan	Pesimis	Purata PERT
Memasang Framistat	3	6	18	7.5

Adakah anda menggunakan PERT?

Rajah # 1: Nod Carta PERT

Ini adalah format satu simpul pada carta PERT. Setiap aktiviti mendapat satu nod. Pada masa lalu, pengurus projek menggunakan ini untuk menambah jadual projek - dengan tangan!

Sid Kemp

Carta PERT

Anehnya, carta PERT hampir tidak pernah dilihat lagi, walaupun ia adalah bahagian tengah setiap jadual projek terperinci.

Bahagian ini memperkenalkan beberapa istilah yang mungkin baru bagi anda. Anda mungkin mahu membacanya, kemudian baca bahagian seterusnya, Syarat pada Carta PERT, kemudian kembali dan baca bahagian ini lagi. Luangkan sedikit masa dengan anda, dan semuanya akan masuk akal. Sebaiknya rujuk Gambar # 2: Carta PERT yang dipermudahkan, semasa anda membaca

Carta PERT dikembangkan sebagai alat pengiraan. Pada tahun 1970-an, pengurus projek akan mengisi semua nama setiap aktiviti dan anggaran PERT untuk masa. Setiap tugas dalam Senarai Aktiviti projek akan mendapat kotak, yang disebut simpul pada carta PERT. Node sampel ditunjukkan pada Gambar # 1. Kemudian mereka akan melukis anak panah yang menunjukkan kebergantungan, seperti ketika satu tugas tidak dapat dimulakan sehingga yang lain selesai. Kemudian mereka akan melakukan lulus ke depan, menambah waktu untuk semua tugas yang akan berjalan, untuk mengira jadual permulaan awal, termasuk tarikh Permulaan Awal dan Waktu Akhir Sekiranya kita mengikuti jadual Permulaan Awal, kita akan memulakan setiap tugas projek secepat mungkin. Kemudian pengurus projek akan menambah hantaran ke belakang , menambahkan semuanya ke belakang, dari akhir projek, dan mengira tarikh terakhir setiap tugas dapat berakhir (tarikh Akhir Selesai) dan tarikh terakhir setiap tugas dapat dimulakan (tarikh Late Start).

Sekiranya, misalnya, Tugas 2 tidak dapat dimulakan sehingga Task 1 selesai, maka Task 2 bergantung pada Task 1. Katakan Task 1 adalah "Sham Framistat" dan Task 2 adalah "Install Framistat." Jelas, kami tidak dapat memasang Framistat sehingga setelah dihantar, dan tiba. Tugasan 1 bermula pada Hari 1 dan mengambil masa 4 hari. Tarikh Mula Awal untuk Tugas 1 adalah Hari 1, dan Tempohnya adalah 4, jadi Selesai Awal adalah Hari 4. Tugasan 2 dapat dimulakan sehari kemudian, pada Hari 5. Lulus ke hadapan membolehkan kita mengira waktu setiap tugas ini cara, menentukan tarikh Permulaan dan Kemasan Awal. Laluan mundur bermula dari akhir projek, dan mengurangkan Tempoh dari Selesai Akhir untuk mengira tarikh Mula Lewat untuk setiap tugas.

Untuk beberapa tugas, tarikh permulaan awal dan tarikh mula lewat berbeza. Tugas-tugas ini telah terapung. Dalam bahasa Inggeris biasa, ini bermaksud anda boleh memulakan tugas pada tarikh tertentu, atau membiarkannya melayang selama beberapa hari, dan memulakannya pada bila-bila masa hingga tarikh mula lewat. Tidak menjadi masalah, kerana projek ini akan dilakukan pada hari yang sama, sama ada.

Tugas lain mempunyai zero float. Tarikh mula awal mereka sama dengan tarikh mula lewat. Sekiranya salah satu tugas ini dimulakan sehari lewat, ia akan berakhir sehari lewat, dan mendorong beberapa tugas lain terlambat. Ini akan sampai ke penghujung projek, dan projek akan dihantar sehari lewat. Tugas yang mempunyai sifar apungan berada di jalan kritikal. Ini bermaksud bahawa kita ingin memastikan setiap tugas ini dilakukan tepat pada waktunya. Tidak ada masalah: Kelewatan memulakan tugas di jalan kritikal akan melambatkan penyampaian projek.

Carta PERT dikira tanpa merujuk kepada kalendar sebenar. Hari 1 adalah tarikh pertama projek, dan tarikh terakhir ditentukan oleh berapa lama masa yang diperlukan untuk melakukan semua tugas mengikut urutan yang betul.

Dengan semua maklumat itu, mereka dapat membina carta Gantt, yang merupakan kalendar yang senang dilihat berdasarkan carta PERT.

Sekarang, kami menggunakan perisian pengurusan projek. Kami memasukkan tarikh mula dan akhir projek, kemudian perkiraan masa PERT untuk setiap tugas. Kami memasuki program grafik yang comel untuk membuat pautan, atau pergantungan, antara tugas. Kami mengklik butang hitung, dan carta Gantt, kalendar projek muncul, dalam warna penuh, dengan tonggak. Tidakkah anda gembira anda mempunyai komputer?

Sekiranya ini tidak masuk akal, periksa senarai Syarat Jadual PERT di bawah.

Anda dapat melihat carta PERT di mana-mana perisian pengurusan projek, tetapi tidak ada yang melakukannya, kerana sukar dibaca. Dan tidak ada yang mencetak satu - kecuali sebagai kertas dinding gergasi. Ingatlah, setiap tugas projek mempunyai kotak sendiri, seperti kotak pada Gambar 1. Dan projek kecil sekalipun cenderung mempunyai puluhan tugas. Projek besar mempunyai puluhan ribu tugas - atau lebih.

Sekiranya tidak ada lagi yang menggunakan carta PERT, mengapa perlu belajar tentangnya? Terdapat dua sebab yang sangat baik. Pertama, semua syarat pada carta PERT penting untuk pengurusan projek yang baik. Anda perlu mengetahui cara bekerjasama dengan Critical Path Analysis dan memastikan jadual terkawal, jika tidak, projek anda akan dihantar lewat. Kedua, anda mungkin ingin mendapatkan sijil sebagai Projek Pengurusan Projek, dan PERT pasti akan menjalani ujian!

Gambar # 2: Carta PERT Ringkas

Carta PERT yang dipermudahkan ini menunjukkan Tugas 1 - 5, yang masing-masing tidak dapat dimulakan sehingga tugas sebelumnya selesai, di jalan kritikal, dan Tugas 6, yang mesti dilakukan setelah Tugas 1 dan sebelum Tugas 5, dengan terapung

Sid Kemp

Syarat pada carta PERT

Carta PERT memerlukan glosari sendiri. Ini dia!

• Tarikh pada carta PERT bermula dengan Hari 1, hari pertama projek, dan berakhir pada tarikh akhir projek, yang dikira semasa kami melakukan lulus ke hadapan. Carta PERT tidak terdapat dalam kalendar dunia nyata. Itu datang kemudian, setelah analisis PERT selesai.
• Ketergantungan antara dua tugas mengatakan bahawa kedua tugas ini saling berkaitan. Jenis kebergantungan yang paling biasa adalah selesai hingga awal. Ini bermaksud bahawa Tugasan A mesti selesai sebelum kita dapat memulakan Tugasan B. Contohnya, kita mesti berbelanja dan membawa pulang makanan sebelum kita dapat memasak makan malam. Terdapat jenis kebergantungan lain, seperti ketika tugas mesti bermula pada waktu yang sama, atau berakhir pada waktu yang sama. Tetapi 90% dari semua kebergantungan selesai hingga bermula, mewujudkan rangkaian tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan projek. Ketergantungan juga dipanggil pautan.
• Permulaan Awal adalah tarikh paling awal di mana tugas tertentu dapat dimulakan. Tugas pertama pada projek mempunyai tarikh permulaan awal. Tetapi tugas yang dihubungkan dengan tugas itu tidak dapat dimulakan sehingga tugas pertama selesai, dan seterusnya.
• Tempoh adalah bilangan hari (atau jam) yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu tugas.

• Kemasan Awal adalah tarikh paling awal tugas dapat diselesaikan. Untuk mana-mana satu tugas, penamat awal = permulaan awal + jangka masa.
• Forward Pass adalah pengiraan yang dilakukan pada setiap tugas, menentukan tarikh permulaan awal dan tarikh selesai awal. Pass forward juga menentukan jumlah jangka masa projek dan tarikh penyelesaian projek.
• Jumlah Tempoh Projek adalah jangka masa yang akan diambil oleh keseluruhan projek, semua tugas, mulai selesai, seperti yang dikira dengan hantaran ke depan. Ia sama dengan panjang Jalur Kritikal.
• Tarikh Selesai Projek adalah jumlah hari projek selesai. Projek selalu bermula pada hari pertama. Oleh itu, projek dengan jangka masa 50 hari akan berakhir pada Hari 50, dan itulah tarikh tamat projek.
• Backward Pass adalah pengiraan kedua untuk setiap tugas pada projek, bermula pada tarikh selesai projek, dan bekerja ke belakang untuk tugas pertama. Ia mengira tarikh akhir yang lewat dan tarikh mula lewat bagi setiap tugas.
• Late Finish Date adalah tarikh terakhir tugas dapat diselesaikan tanpa menangguhkan projek.
• Tarikh Mula Lewat adalah tarikh terakhir tugas dapat dimulakan tanpa menangguhkan projek.
• Float adalah berapa hari kita dapat membiarkan tugas melayang tanpa memulakannya selepas tarikh awal awal. Ia boleh dikira dua cara. Float = Tarikh Mula Lewat - Tarikh Mula Awal, dan juga Float = Tarikh Akhir Lewat - Tarikh Akhir Awal.
• Jalan Kritikal adalah semua tugas yang tidak mempunyai pengapungan sifar, iaitu tugas yang mempunyai tarikh awal awal dan tarikh mula yang sama. Sudah tentu, tarikh Kemasan Awal mereka juga sama dengan tarikh Akhir Akhir mereka. Setiap tugas ini mesti dimulakan dan diselesaikan tepat pada masanya agar projek dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Dari Carta PERT ke Dunia Sebenar

Pada carta PERT, projek bermula pada Hari 1 dan berakhir pada tarikh tamat Projek, yang kami kirakan semasa kami membina carta PERT di lorong ke hadapan. Tetapi bilakah Hari 1? Dan bilakah projek itu akan dilakukan? Jawapannya datang dengan meletakkan carta PERT ke dalam kalendar dunia nyata. Itu lebih sukar daripada kedengarannya. Walaupun carta PERT lengkap, membuat jadual kerja di dunia nyata, atau Carta Gantt, untuk projek kami, memerlukan mengambil kira perkara-perkara ini:

• Kalendar kerja, termasuk hujung minggu dan cuti ketika kerja tidak dilakukan.
• Menyelesaikan konflik sumber. Bagaimana jika seorang pekerja dengan kemahiran tertentu ditugaskan untuk dua tugas pada masa yang sama? Atau bagaimana jika satu lokasi kerja atau peralatan, seperti bilik mesyuarat atau jentolak, diperlukan untuk dua tugas yang berbeza pada masa yang sama? Konflik ini perlu diselesaikan, dan itu dapat memperpanjang jadwal.
• Meratakan sumber. Sekiranya syarikat menetapkan sejumlah pekerja untuk keseluruhan projek, itu mungkin tidak sesuai dengan projek seperti yang dirancang pada carta PERT. Carta PERT mungkin menunjukkan bahawa, satu minggu, kita hanya memerlukan 10 orang, dan minggu berikutnya, kita memerlukan 50 orang. Kita tidak boleh membayar 40 orang untuk duduk dan tidak melakukan apa-apa untuk minggu pertama. Meratakan sumber menyesuaikan tugas sehingga kita menggunakan semua orang yang kita ada sepanjang masa, tetapi juga dapat memperpanjang jangka masa projek.
• Memilih tarikh mula atau tarikh akhir. Pengurusan kemudian memilih bahawa projek akan dimulakan pada tarikh tertentu. Atau memilih bahawa ia akan berakhir pada tarikh tertentu, dan, oleh itu, mesti bermula pada tarikh tertentu. Tarikh ini sering dipengaruhi oleh pertimbangan praktikal, seperti wang yang tersedia untuk projek pada tahun fiskal baru. Dan ia mempunyai kesan untuk jangka masa projek. Projek dua bulan yang bermula pada 15 September dijangka selesai pada 15 November. Projek yang sama bermula pada 15 November mungkin tidak akan selesai pada 15 Januari, kerana kita harus mempertimbangkan percutian, Krismas dan Tahun Baru AS.

Apabila kami meletakkan projek itu di kalendar dunia nyata, kami menyebutnya carta Gantt. Carta Gantt adalah alat pengurusan dan pelaporan yang akan membimbing projek mencapai kejayaan.

Menggunakan PERT pada Projek Anda

Semasa saya mengajar kelas pengurusan projek, saya dapati bahawa sesiapa sahaja yang mempelajari pengurusan projek telah belajar PERT, tetapi hampir tidak ada yang menggunakannya. Itu dapat difahami - nampaknya kerumitan nyata untuk membuat anggaran tiga masa untuk setiap tugas dan melakukan semua pemikiran itu. Ia seolah-olah masuk akal untuk hanya membuat cepat untuk-do senarai dan melompat masuk dan ke tempat kerja.

Mungkin kelihatan seperti itu, tetapi itu sama sekali tidak benar. Kenyataannya adalah bahawa anggaran dan perancangan PERT memerlukan sedikit masa, dan sangat bermanfaat. Sebenarnya, anggaran dan perancangan PERT dapat menjimatkan banyak masa dan kerumitan dalam setiap projek.

Semasa saya mengajar pasukan projek benar-benar melakukan perkiraan PERT, mereka fikir ia akan menjadi kerumitan, tetapi akhirnya mereka menikmatinya. Kuncinya ialah mereka membayangkan melakukan kerja, menghadapi masalah, dan menyelesaikannya. Mereka serius melihat apa yang optimis, realistik, dan pesimis. Hasilnya, mereka teruja untuk duduk dan membuat kerja. Dan mereka juga tahu apa yang ada di hadapan mereka. Sering kali, mereka melihat masalah dan membuat catatan untuk mengatasinya lebih awal, melakukan sedikit kajian, dan memeriksa lebih awal.

Terdapat dua keputusan pasukan membuat carta PERT. Salah satunya ialah pengurusan mempunyai rancangan kerja dan jadual projek yang sangat nyata dan boleh dipercayai. Yang lain adalah bahawa setiap ahli pasukan jelas, bersedia untuk pergi, dan teruja dengan kerja. Semasa kerja bermula, pasukan berjalan seperti mesin yang diisi minyak. Masalah telah diramalkan, dan pasukan berjaya menyelesaikannya sebelum masalah tersebut menyebabkan kelewatan. Pasukan sering mendapati bahawa ia bekerja lebih awal dari jadual, dan semua orang - pasukan, pengurus, dan pelanggan, gembira dengan hasil kerja dan hasilnya.