Isi kandungan:
Di setiap pejabat, sejumlah besar komunikasi seperti surat, surat edaran dan telegram dihantar kepada orang luar atau diterima dari mereka. Di dalam organisasi, bahan bertulis ditukar antara pelbagai jabatan. Pengendalian surat yang terancang dan cekap sangat penting untuk kejayaan organisasi perniagaan mana pun. Ia digambarkan sebagai tulang belakang dan bahagian tidak terpisahkan dari pejabat.
Pengendalian surat yang cekap memerlukan penetapan prosedur pasti yang melibatkan pengendalian surat secara berperingkat. Surat masuk hendaklah diterima dan diedarkan dengan pantas dan tepat. Kaedah tepat untuk menangani surat masuk berbeza dari pejabat ke pejabat.
Kami mempunyai dua sistem mel yang berbeza dalam organisasi kami, mel Dalaman dan mel Luaran.
- Perkhidmatan mel dalaman yang tersedia adalah untuk pengedaran surat di pejabat dan jabatan ____________ (dikeluarkan untuk tujuan kerahsiaan) . Mereka dikumpulkan dan dihantar setiap hari.
- Surat luaran dihantar melalui ______________ (dikeluarkan untuk tujuan kerahsiaan) . Perkhidmatan mel luaran digunakan, apabila e-mel tidak dapat atau tidak meliputi kriteria perkhidmatan mel dalaman. Contohnya di mana surat perlu dihantar kepada pelanggan, atau syarikat lain, atau surat-menyurat ____________ (dikeluarkan untuk kerahsiaan) . Mereka juga dihantar dan dikumpulkan setiap hari.
Mel terdiri daripada tiga jenis utama - masuk, luar dan antara jabatan. Perkhidmatan mel membantu syarikat untuk mewujudkan dan menghubungi pelanggan dan orang ramai. Sebuah jabatan mel bebas dibentuk untuk mengendalikan semua jenis surat di pejabat. Kelebihan perkhidmatan mel berpusat adalah pengkhususan, pengawasan yang lebih baik, ekonomi, prestasi yang lebih baik, penggunaan peralatan bilik mel yang optimum dan kakitangan terlatih.
Rutin surat masuk merangkumi langkah-langkah seperti menerima surat, menyusun surat, membuka surat, menandakan surat, merekod surat (daftar masuk), dan menyebarkan surat.
Rutin surat keluar juga melibatkan pelbagai langkah seperti pengumpulan surat keluar, memasukkan surat keluar (daftar pengiriman, buku pesanan), melipat surat, penyediaan sampul surat, menyusun, menimbang dan mencop dan terakhir menghantar.
Saya mengumpulkan surat setiap hari pada waktu pagi dan petang, baik surat dalaman dan luaran. Saya mengedarkan surat yang ditujukan kepada orang tertentu kepada orang itu, dan surat am lain untuk jabatan dibuka oleh saya. Saya melihat melalui mereka untuk melihat apa yang berkaitan dengan mereka dan menyebarkannya dengan sewajarnya. Apabila pengurus kawasan saya cuti pada cuti tahunan atau ketidakhadiran sakit, saya juga mengawasi suratnya, dan menangani apa-apa yang mendesak, dengan menghubungi Ketua Perkhidmatan. Saya juga memastikan bahawa saya mengedarkannya tepat pada waktunya, supaya tugas yang ditentukan di surat selesai dalam jangka masa yang dinyatakan dan tarikh akhir dipenuhi.
Kami menggunakan perkhidmatan mel luaran di mana penghantaran di luar daerah dan di mana ia adalah untuk syarikat atau pelanggan lain. Ia akan menjadi kawasan yang tidak berada di bawah kawasan pejabat ______________ ( dikeluarkan untuk kerahsiaan ). Kami menggunakan surat dalaman di mana penghantaran perlu dilakukan ke pejabat atau jabatan yang berada di bawah ___________________ ( dikeluarkan untuk tujuan kerahsiaan ). Surat dalaman menjimatkan masa dan wang. Oleh itu, setiap e-mel yang boleh dihantar melalui surat dalaman dihantar melalui kaedah tersebut dan hanya yang lain dihantar melalui sistem mel luaran.
Saya mengambil pos keluar ke penerimaan pada sebelah petang. Saya menyusun catatan mengikut ukuran. Saya meninggalkan surat dalaman yang keluar dalam kotak yang berkaitan yang disusun mengikut kawasan. Saya juga menyusun surat dalaman yang keluar mengikut urgensi dan kepentingannya sebagai kelas pertama atau kelas kedua. Sebarang jawatan di luar negara juga harus diselesaikan.
Sebelum menghantar e-mel, caj pos yang tepat dikira, bergantung kepada sama ada pos adalah kelas pertama, atau kelas kedua atau penghantaran yang direkodkan. Untuk mengelakkan sebarang kelewatan, saya menghantar surat pada waktu yang tepat dengan pos yang betul. Bungkusan atau surat mencurigakan ditangani dengan sangat hati-hati, dan jika didapati mencurigakan, ia akan dilaporkan kepada pengurus pejabat, dan direkodkan dalam buku kejadian di kaunter penerimaan tetamu.
Semasa mengendalikan surat, saya harus mematuhi dan mengikuti prosedur tertentu.
- Saya mula-mula mencari surat untuk setiap jabatan, dan menyusunnya mengikut saiz dan kelas, dan kemudian mencari kaedah terbaik untuk menghantarnya - sama ada biasa atau direkodkan.
- Saya kemudian melihat berat dan ukuran dan mencari kosnya. Beratnya dapat dilihat pada mesin yang digunakan untuk menimbang tiang.
- Sekiranya atas sebab-sebab tertentu, penghantaran khas melalui kurier diperlukan, saya akan bercakap dengan pengurus saya untuk mendapatkan kebenaran dan kemudian dengan pengurus pejabat, dan kemudian kami akan mengatur agar wang tersebut keluar dari kod kos kami. Jika tidak, perkhidmatan yang digunakan di syarikat kami adalah ___________ (dikeluarkan untuk tujuan kerahsiaan) .
- Di mana saya melihat item yang mengatakan kelas pertama direkodkan, saya mencatat semua butiran pos termasuk alamat pengirim dan penerima dan melakukan pelabelan yang diperlukan untuk penghantaran segera dan direkodkan.
- Sebarang pakej surat yang lebih berat daripada berat biasa dan lebih besar daripada ukuran biasa, saya menggunakan mesin yang digunakan untuk menimbang pos dan bungkusan, dan mengira pos yang betul. Untuk sisa surat, kami mempunyai carta yang mempunyai kos mengikut ukuran untuk penghantaran kelas pertama dan kelas kedua.
- Pos dibahaskan dengan sewajarnya untuk setiap jabatan. Oleh itu, kos untuk setiap jabatan terletak di pusat kos yang berkaitan. Untuk penghantaran lain yang direkodkan, kos dimasukkan ke dalam buku di penerimaan tetamu.
- Semua catatan dicop dan disusun dan disiapkan untuk dihantar pada jam 3:45 petang setiap hari. Kami mempunyai anggota kru________ (dikeluarkan untuk kerahsiaan) , yang datang untuk mengambil pos dari bangunan di kaunter penerimaan tetamu, setiap hari.
Banyak masalah boleh berlaku semasa mengendalikan surat dan bungkusan.
- Semua pos dan pakej yang masuk dicap oleh setem syarikat di kaunter penerimaan tetamu. Sebarang surat dari alamat atau orang yang mencurigakan atau sebarang bungkusan yang tidak terasa normal atau kelihatan mencurigakan akan dibiarkan, tanpa ditangani.
- Surat dan bungkusan yang mencurigakan tersebut dilaporkan kepada pengurus pejabat. Pengurus pejabat dan pentadbir di kaunter penerimaan mencatat kejadian di buku insiden, dan mengambil tindakan yang diperlukan. Mereka juga akan memastikan ____________ (dikeluarkan untuk tujuan kerahsiaan) dimaklumkan mengenai masalahnya.
Soalan & Jawapan
Soalan: apa itu surat sampah?
Jawapan: Surat sampah adalah bahan iklan atau promosi / publisiti yang tidak diinginkan atau tidak diminta yang diterima melalui pos atau melalui e-mel. Ini biasanya dihantar oleh syarikat pemasaran untuk memperkenalkan produk baru atau untuk memberitahu peluang pelaburan, dll. Apabila diterima tanpa diminta melalui e-mel, ia juga disebut spam.