Cara menulis cadangan pembangunan perisian

Cara menulis cadangan pembangunan perisian yang berjaya.

Kevin Languedoc

Tujuan cadangan pembangunan perisian adalah untuk menyampaikan penyelesaian yang akan dibaca oleh ahli perniagaan, jadi tetap mudah dan tepat; menjauhkan diri dari terma teknikal sebanyak mungkin. Garis besar berikut dapat digunakan sebagaimana mestinya untuk menyiapkan cadangan pengembangan perisian yang berjaya. Penting untuk diingat bahawa orang yang akan anda sampaikan cadangannya tidak mempunyai banyak waktu untuk membaca dokumen yang panjang lebar. Anda boleh mengambilnya dari saya, saya telah menulis beratus-ratus cadangan selama 20 tahun lebih dalam teknologi maklumat: ahli perniagaan mahukan maklumat yang cukup untuk membolehkan mereka membuat keputusan yang tepat.

Sekiranya anda menanggapi Permintaan untuk Proposal (RFP) dan harus menghormati rentang halaman tertentu, kerana halaman tersebut sudah dicetak sebelumnya atau syarat kandungan memaksa anda untuk memiliki proposal yang terlalu panjang, maka pertimbangkan untuk menggunakan Ringkasan Eksekutif. saya telah menambah bahagian yang menggariskan cara menyediakannya di bawah.

Panjang Cadangan

Saya telah melihat templat dan perbincangan yang menyokong cadangan yang berjalan selama 50 halaman. Percayalah, anda akan kehilangan minat eksekutif perniagaan selepas halaman kelima. Setelah cadangan itu diterima, dokumen reka bentuk secara semula jadi akan lebih terperinci kerana dokumen tersebut akan ditakdirkan untuk pasukan projek dan akan menjadi rangka kerja sistem ini. Ini akan berlaku untuk kebanyakan pelanggan tetapi (ya selalu ada tapi) jika cadangan itu sebagai respons kepada Permintaan untuk Proposal (RFP), maka anda harus mematuhi RFP. Juga, agensi kerajaan atau ketenteraan mungkin akan mempunyai garis panduan yang ketat mengenai cara menyediakan cadangan pembangunan perisian dan mungkin merangkumi beberapa halaman (10, 20, 30, 50 atau lebih) bergantung pada kerumitan sistem.Peraturan ini masih berlaku untuk organisasi besar yang mungkin memiliki proses proposal formal terutama jika mereka adalah syarikat awam dan mesti mematuhi peraturan atau piawaian Sarbannes-Oxley atau ISO.

Ringkasan eksekutif

Sekiranya cadangan itu melebihi 20 halaman, maka anda boleh mempertimbangkan untuk memberikan Ringkasan Eksekutif yang merupakan satu bahagian dari bahagian dalam proposal. Anda bahkan boleh memberikan Ringkasan Eksekutif dalam format PowerPoint. Sekiranya anda berencana untuk menggunakan Ringkasan Eksekutif dalam pembentangan proposal pengembangan perisian, kemukakan proposal menggunakan Ringkasan Eksekutif dan eksekutif dapat membaca proposal tersebut di kemudian hari, seperti ketika penerbangan perniagaan.

Templat

Garis besar berikut sebenarnya adalah templat yang baik yang boleh anda gunakan untuk menyiapkan cadangan pengembangan perisian anda sendiri. Saya selalu mengingat peraturan Elevator Pitch semasa menyediakan cadangan, dan anda juga harus. Pada dasarnya Elevator Pitch menetapkan bahawa cadangan anda tidak boleh lebih lama daripada masa yang diperlukan untuk menaiki lif dari tingkat bawah ke tingkat atas bangunan dalam perjalanan anda untuk mengemukakan cadangan.

tajuk projek

Dengan Subtitle atau Ringkasan Maklumat mengenai Proposal

Proposal harus mempunyai tajuk dan sub-bahagian yang merangkum konteks cadangan perisian. Anda juga memasukkan nama bahagian, perkhidmatan, jabatan atau organisasi yang dimaksudkan untuk projek ini.

Sekiranya anda menjawab RFP (Request For Proposal), maka sertakan maklumat yang diperlukan atau disenaraikan sebagai wajib di RFP. Saya juga telah melihat RFP yang meminta anda meletakkan tandatangan persetujuan sebagai tambahan kepada tajuk di halaman pertama, tetapi dalam contoh ini, saya meletakkan tandatangan di halaman dengan bahagian Perubahan.

Isi kandungan

Pada halaman seterusnya, anda harus memasukkan senarai isi yang menyenaraikan bahagian utama cadangan. Anda boleh memasukkan nombor halaman secara pilihan jika cadangan melebihi lima halaman atau jika dikehendaki oleh RFP.

Kelulusan

Bahagian ini sangat penting untuk proses, sama ada tindak balas terhadap RFP atau dari templat ini atau dari beberapa sumber lain. Bahagian ini mendokumentasikan pengesahan bahawa projek tersebut sudah siap dan memberikan perjanjian yang mengikat antara pelbagai anggota projek. Anda tidak boleh memulakan projek sehingga anda memperoleh semua tandatangan yang diperlukan dan mempunyai komitmen dari juara projek dan pihak berkepentingan untuk memulakan projek. Jika tidak, anda mungkin akan terikat jika projek itu dibatalkan atau jika skop projek berubah atau yang boleh dihantar.

Dengan adanya Persetujuan, perubahan ruang lingkup dan penyampaian jauh lebih sukar untuk dilakukan dan jika ada perselisihan, setelah mendapat persetujuan yang ditandatangani akan memberikan pemahaman yang jelas mengenai apa yang telah disepakati. Sudah tentu, selalu ada persoalan tafsiran.

Kelulusan hendaklah merangkumi nama orang itu, tajuknya, diikuti dengan tandatangan mereka dan akhirnya tarikh dokumen itu ditandatangani.



Nama	Tajuk / Peranan	Tandatangan	Tarikh

Perubahan

Bahagian Perubahan menyediakan log semua perubahan yang telah dibuat atau akan dibuat pada dokumen Cadangan Pembangunan Perisian. Ia tidak mendokumentasikan perubahan pada skop projek itu sendiri atau aspek lain dari projek tersebut. Bahagian Perubahan harus memasukkan sekurang-kurangnya nama orang yang membuat perubahan, tarikh perubahan dan komen atau keterangan mengenai perubahan tersebut.



Pengarang	Tarikh Perubahan	Penerangan atau Komen

Glosari dan Akronim

Senaraikan sebarang istilah atau akronim dan definisi mereka. Jangan menganggap bahawa semua orang tahu makna istilah atau akronim, terutamanya jika anda merancang untuk menggunakan perunding luaran dan istilah itu bersifat dalaman, yang tertanam dalam budaya syarikat dan bahasa anda. Setiap organisasi mempunyai bahasa dan akronim tersendiri. Tidak mengapa menggunakannya dalam cadangan asalkan didokumentasikan dengan betul.

Juga jika ada akronim khusus industri yang digunakan, mereka juga perlu didokumentasikan sehingga setiap orang mempunyai pemahaman yang jelas tentang makna istilah dan akronim dan merumuskan tafsiran yang lebih baik.

Akronim berikut adalah dari templat semasa. Mereka diberikan sebagai contoh.

RFP: Permintaan untuk Cadangan
ROI: Pulangan pelaburan
CAGR: Kadar Pertumbuhan Tahunan Kompaun
IT: Teknologi Maklumat
CAPEX: Perbelanjaan Modal
UoM: Unit Ukuran

Skop

Skop cadangan harus menggariskan pada tahap tinggi keseluruhan perincian projek, apa yang disertakan dan dikecualikan. Skop harus memberikan gambaran keseluruhan, jangka masa projek, objektif utama. Apa yang anda ingin capai dengan pelaburan ini dalam projek pembangunan perisian yang dicadangkan.

Garis Masa

Bahagian ini akan merangkumi tarikh mula dan akhir (anggaran). Pastikan anda membuat penyangga dan merancang kemungkinan. Rule of Thumb yang baik adalah dengan menambahkan penyangga 75% ke garis masa anda.

Ahli Projek

Anggota projek harus merangkumi juara dan pemegang kepentingan projek. Juara biasanya seorang eksekutif yang memacu keseluruhan projek dan anggaran. Pemangku kepentingan biasanya merupakan penganjur atau penaja dalaman. Mereka juga dapat menjadi juara bergantung pada ruang lingkup projek dan atau jenis organisasi yang meminta proposal pengembangan perisian. Senarai yang tersisa mengandungi peranan khas yang dilakukan orang dalam projek.

Berikut ini hanya diberikan sebagai contoh jenis peranan yang mungkin dimiliki oleh peserta projek. Sebilangan orang mungkin mempunyai lebih daripada satu peranan. Bergantung pada skop projek, senarai ahli projek boleh panjang atau orang yang sama boleh mengambil peranan yang berbeza.

Senarai itu mesti mengandungi maklumat yang dapat mengenal pasti orang itu, peranan mereka dalam projek, bagaimana menghubunginya dan apa tanggungjawab mereka. Anda boleh memasukkan maklumat lain bergantung pada RFP atau jenis organisasi yang akan anda bekerjasama dan dasar dalaman mereka.



Ahli pasukan	Peranan	Maklumat perhubungan	Tanggungjawab
	Juara
	Pemangku Kepentingan
	Pengurus projek
	Arkitek
	Penganalisis
	Pemaju

Peluang perniagaan

Sebilangan besar templat yang ada mendefinisikan bahagian ini sebagai "Masalah Perniagaan" atau "Pernyataan Masalah" namun saya sering menemui pemimpin perniagaan yang menyinggung fakta bahawa mereka mempunyai masalah dalam unit atau proses perniagaan mereka. Saya ingat seorang pengarah benar-benar membuang saya dari pejabatnya kerana saya telah menyatakan bahawa kami sedang memperbaiki proses dan dia mengatakan kepada saya bahawa tidak akan menjadi seseorang dari IT (Teknologi Maklumat) yang akan menentukan jika dia mempunyai masalah dengan prosesnya atau tidak.

Oleh itu berhati-hati dengan kata-kata. Saya selalu menggunakan istilah "Peluang Bisnis" kerana pada akhirnya, proposal itu adalah sebagai tindak balas kepada peluang perniagaan untuk memperbaiki proses, mendukung proses atau mengotomatisasi proses



Penyata Perniagaan	Bagaimana sistem akan memenuhi keperluan
Proses perniagaan, keadaan, masalah yang terjejas	Bagaimana penyelesaian yang dicadangkan akan meningkatkan kawasan perniagaan sasaran
Apa yang perlu ditangani	Bagaimana projek semasa akan menanganinya

Gambaran Keseluruhan Penyelesaian

Di bahagian Gambaran Keseluruhan Penyelesaian, anda boleh memberikan gambaran keseluruhan sistem yang tinggi. Gambaran keseluruhan ini boleh merangkumi peta navigasi jika cadangannya adalah untuk laman web atau aplikasi web. Anda juga boleh memasukkan carta alir proses. Anda juga boleh memasukkan gambarajah komponen utama sistem.

Objektifnya di sini adalah untuk memberi maklumat yang cukup kepada orang yang membuat keputusan sehingga mereka memahami apa sistem itu, bagaimana ia akan berfungsi, dan apa yang menjadi asas utama. Sudah tentu, ini hanya garis panduan kerana organisasi mungkin mempunyai format formal yang menentukan apa yang perlu anda berikan dalam proposal, terutama jika anda berurusan dengan agensi pemerintah atau jabatan pertahanan.

Ciri dan Penghantaran

Bahagian ini menyediakan mekanisme untuk memetakan fitur sistem yang dicadangkan kepada hasil yang nyata. Saya juga telah melihat bahagian ini mengandungi anggaran masa untuk menyelesaikan penghantaran, tetapi saya tidak suka menggunakannya kerana terlalu ketat dan menimbulkan kesesuaian. Semasa mengerjakan projek ini, barang yang dihantar mungkin tidak sesuai sama seperti yang ditulis, jadi jika anda telah berkomitmen untuk menyelesaikan pengiriman pada waktu tertentu, ia akan menghilangkan atau mengurangkan keanjalan di kemudian hari ketika anda benar-benar melakukan projek.

Lajur lain yang boleh ditambahkan ialah Pelepasan yang dimiliki oleh Deliverable. Ini berguna sekiranya projek tersebut akan dihantar dalam jangka masa yang lebih lama dan akan ada beberapa siaran. Ini juga berlaku untuk projek berdasarkan Agile atau Lean di mana setiap ciri atau Kisah Pengguna tergolong dalam Rilis.

Konsepnya mudah; untuk setiap ciri dalam sistem, berikan nama ciri, penerangan ringkas dan yang mana yang akan memenuhi keperluan ciri.



Ciri	Penerangan	Boleh dihantar

Belanjawan dan ROI

Anggaran & ROI mungkin merupakan bahagian terpenting bagi beberapa eksekutif. Mereka semua ingin mengetahui berapa banyak sistem yang akan membebankan mereka atau berapa banyak kesan projek ini terhadap anggaran jabatan mereka. Ini benar terutamanya jika projek itu tidak dimasukkan ke Capex pada awal tahun fiskal.

Kadang-kadang, walaupun projek itu dianggarkan, projek lain mungkin lebih diutamakan daripada cadangan semasa dan dana dapat dialihkan dari sumber yang dimaksudkan. Selalunya terdapat sedikit pertengkaran politik di peringkat eksekutif dan pengurusan untuk mendapatkan projek dari luar dan sering kali terdapat keadaan yang tidak terduga yang dapat diutamakan daripada projek yang dirancang.

Oleh itu, bersiaplah untuk bekerjasama dengan pihak berkepentingan anda untuk membantu melakukan rundingan atau bersikap fleksibel dan proaktif untuk memberikan penyelesaian yang berkesan sekiranya situasi belanjawan berjalan lancar. Lebih baik menyesuaikan projek dengan realiti anggaran, bahkan menyebarkan hasil sistem dalam jangka waktu yang lebih lama atau bahkan menjauhkan diri dari projek. Jauh lebih baik untuk berjalan kaki daripada mengerjakan projek dan tidak mendapat bayaran dan harus menggunakan proses pengadilan di jalan raya.

Jadual berikut adalah untuk tujuan demonstrasi hanya untuk memberi anda idea bagaimana menyediakan anggaran. Secara semula jadi, anda perlu menambahkan item baris anda sendiri agar sesuai dengan projek anda. Kemudian anda isi kuantiti, harga seunit, unit ukuran dan jumlah item baris. Kemudian hitung jumlah item baris di bahagian bawah.

Ini akan memberikan gambaran yang baik mengenai pelaburan yang diperlukan untuk melakukan projek perisian. Sebilangan besar eksekutif yang saya bekerjasama ingin tahu berapa kadar pulangan atau berapa kos projek ini dari masa ke masa, jadi saya juga memasukkan nilai ROI dan CAGR yang mudah, sama ada menggunakan anggaran dan andaian saya sendiri (yang mesti dijelaskan) dalam cadangan atau menggunakan anggaran dan andaian yang diberikan.



Item Projek	Jumlah	Harga seunit	UoM	Jumlah
Lesen perisian
Mesin
Lesen Pelayan
Lesen pangkalan data
Perunding Pembangunan
Pengurusan projek
Latihan (Masa + Bahan)

ROI

Pengiraan ROI sangat mudah. Pada dasarnya formula adalah keuntungan - kos dibahagikan dengan kos. Formula disediakan di bawah:

Satu-satunya kelemahan adalah bahawa pengiraan tidak mengambil kira masa, jadi ROI baik untuk projek jangka pendek tetapi untuk projek jangka panjang saya biasanya memasukkan CAGR (Kadar Pertumbuhan Tahunan Kompaun). Pengiraan CAGR adalah kadar pulangan dari tahun ke tahun untuk masa tertentu dalam jangka masa.

CAGR

Formula CAGR adalah:

Bahagian pertama ialah pembahagian nilai akhir dengan nilai permulaan. Hasilnya meningkat menjadi kekuatan 1 selama beberapa tahun dilaburkan. Nilai yang dihasilkan dikurangkan oleh 1.

Kebaikan

Di bahagian ini, anda senaraikan faedah perniagaan yang akan diberikan oleh projek perisian. Mereka boleh disenaraikan dalam format peluru asalkan sesuai dengan objektif keseluruhan. Mereka harus menunjukkan bagaimana perisian atau sistem akan meningkatkan nilai perniagaan.

Ringkasnya, bagaimana penyelesaian yang dicadangkan dapat membantu perniagaan menjadi lebih berjaya dan mencapai objektif penyataannya? Gunakan perkataan dan ayat positif.

Kekangan

Bahagian kekangan harus menyenaraikan sebarang kekangan ketara dan tidak ketara yang dapat anda jangkakan. Ini berkaitan dengan peralatan, beberapa faktor musim seperti kilang pengeluaran ditutup yang mana kebanyakan kilang melakukan sekurang-kurangnya sekali setahun sebagai contoh.

Cuba turunkan kekangan atau catinya sebagai minimum. Jangan senaraikan aspek negatif dari perisian atau sistem atau jika anda perlu, maka berikan penyelesaian.