Cara mengurus dan mentor pelatih musim panas dengan berkesan

Mulakan hari pertama pelatih dengan memperkenalkan diri

MSecond.net

Pelatih Berkesan

Program magang dalam pelbagai ukuran berpotensi menjadi aset besar bagi sebuah syarikat. Anda mendapat tenaga kerja murah atau percuma, dan pekerja baru anda memasuki pintu anda dengan hati terbuka dan bersemangat untuk membuktikan diri. Jadi mengapa kebanyakan pelatih merasa kurang digunakan, dan mengapa banyak pengurus melaporkan tidak mendapat banyak nilai daripada pekerja yang bekerja untuk mereka? Sebilangan besar ini berpunca daripada amalan tidak berkesan oleh pengurusan yang tidak memberi peluang kepada pekerja magang untuk melakukan kerja yang hebat.

Keberkesanan Dari Hari Pertama

Adakah anda masih ingat hari pertama anda sebagai pelatih? Sekiranya anda mempunyai magang, anda mungkin sangat gementar pada hari pertama dan tidak tahu apa yang diharapkan. Sebagai mentor atau pengurus pekerja magang, anda harus bersedia jauh sebelum hari pertama mereka, kerana anda tahu apa yang diharapkan. Anda tahu apa yang anda perlu lakukan dan anda tahu budaya dan sikap yang anda mahu mereka patuhi agar berjaya. Langkah-langkah berikut akan membuat anda berdua berada dalam kedudukan untuk mewujudkannya.

1. Perkenalkan Diri dan Syarikat

Ini semestinya jelas tetapi anda perlu meluangkan masa pada waktu pagi pekerja anda tiba untuk menemui mereka. Tidak ada yang bermula dari magang lebih buruk daripada duduk di meja (atau lebih buruk lagi, tidak tahu tempat duduk atau bahkan tidak mempunyai meja!) Menunggu seseorang memberitahu anda apa yang harus dilakukan.

Cari mereka segera dan beritahu mereka siapa anda. Beri mereka kelebihan syarikat dan pasukan yang akan mereka usahakan. Mereka mungkin sudah mengetahui beberapa perkara ini tetapi ini memberi anda tempat untuk memulakan dengan perkara mudah.

2. Ketahui Mengenai Mereka

Sepanjang hari pertama mereka dan mungkin beberapa minggu pertama mereka, pelatih anda akan banyak mendengar. Beri penjelasan awal mengenai magang mereka untuk memberi mereka masa untuk membincangkan sesuatu yang tidak berkaitan dengan perniagaan. Di mana mereka bersekolah? Adakah magang ini di luar negeri untuk mereka, atau mereka tinggal di rumah? Orang ini mempunyai masa yang terhad untuk melaksanakan tugas untuk anda sebelum mereka kembali ke sekolah; anda perlu berusaha mempercepat proses pembinaan hubungan.

3. Ketahui Mengenai Kemahiran dan Matlamat mereka

Sebelum anda melepaskannya, luangkan masa dengan mereka untuk memahami kemahiran apa yang boleh anda gunakan di luar resume mereka. Ikuti kemahiran yang disenaraikan dalam resume mereka dan minta mereka mengembangkannya. Anda berdua dapat memulakan bicara.

Cara Bercakap dengan Pelatih

Pada asasnya, berbincanglah dengan pekerja magang seperti anda seperti rakan sebaya, dengan beberapa pertimbangan tambahan. Kebanyakan pelatih adalah gabungan keyakinan dan tidak selamat. Mereka ingin membuktikan diri tetapi tidak tahu caranya. Terapkan beberapa strategi dan frasa di bawah semasa anda membantu pekerja syarikat anda melalui kerja musim panas mereka.

"Anda Mungkin Sudah Tahu Ini, Tapi…"

Ini adalah kaedah yang baik untuk memulakan sebarang hukuman kepada pekerja magang jika anda tidak pasti bagaimana meneruskannya. Ini berguna jika anda berfikir: "Pasti seseorang sudah memberitahunya ini jadi saya akan melupakannya." atau "Adakah saya akan menyinggung perasaannya dengan menganggap dia belum tahu ini?" atau "Ini harus begitu jelas tidak ada yang perlu diberitahu, kan?" Anda melepaskan tekanan pelajar dengan mula menunjukkan bahawa anda yakin pada mereka tetapi anda masih boleh menyampaikan maklumat penting agar mereka terus bergerak ke arah yang betul.

Terangkan Seperti Saya Lima

Baiklah, mungkin bukan lima. Tetapi pastikan anda menerangkannya seperti usia 18–22. Mereka mungkin mempunyai pengalaman yang terhad di pejabat, dalam projek besar, di hadapan pelanggan, dan berbicara dengan singkatan. Itu bukan salah mereka, sebab itulah mereka di sana belajar sekarang. Tugas anda adalah untuk memudahkan peralihan kuliah ke syarikat anda supaya pekerja magang dapat memberi tumpuan untuk menghasilkan hasil yang baik.

Apabila Soalan Muncul

Tidak cukup untuk mengakhiri arahan panjang lebar tentang bagaimana menyelesaikan tugas dengan, "Ada pertanyaan? Tidak? Baiklah, sampai jumpa di perjumpaan mingguan dengan selesai." Sudah tentu mereka tidak akan mempunyai soalan pintar pada masa ini; mereka sebenarnya belum masuk ke dalam daging karya itu. Apa yang perlu mereka ketahui ialah apa yang harus dilakukan kemudian apabila mereka menghadapi masalah. Sekiranya mereka mengetengahkannya dan terus bergerak? Tanya Google? Tanya pengurus? Anda? Kemahiran penting yang perlu dikembangkan oleh setiap pekerja adalah penyelesaian masalah secara autonomi, tetapi anda perlu menunjukkan garis besar yang boleh diterima oleh syarikat anda.

Projek Magang Berkualiti

Menyiapkan pekerjaan untuk pekerja magang boleh menjadi sukar. Kami cenderung melemparkan tugas kasar kepada mereka untuk mengelakkan menghabiskan masa yang diperlukan untuk menjelaskan bagaimana melakukan tugas yang lebih rumit. Tidak apa-apa yang perlu dilakukan kadang-kadang ketika kerja perlu dilakukan tetapi cubalah memasukkan tiga jenis tugas berikut ke dalam beban kerja mereka.

1. Projek yang sedang berlangsung

Setiap pelatih anda mesti mempunyai projek panjang dengan keutamaan rendah yang akan dilaksanakan di latar belakang beban kerja mereka. Ini adalah projek yang mungkin memerlukan sedikit masa untuk belajar bagaimana melakukannya dan tidak semestinya mendorong had apa yang dapat mereka lakukan atau mengembangkan kemahiran. Sebenarnya, tujuannya adalah agar projek ini menjadi sesuatu yang boleh mereka lakukan secara autonomi. Projek ini sangat mustahak bagi setiap pelatih kerana mereka selalu mengalami waktu henti antara projek yang mempunyai keutamaan yang lebih tinggi. Atau mereka akan terperangkap dalam projek yang mempunyai keutamaan tinggi apabila tidak ada yang dapat menolong mereka.

Fikirkanlah: anda mungkin mempunyai banyak tugas yang agak sukar untuk diutamakan semasa anda terjebak dengan sesuatu yang lebih penting, atau anda memerlukan sesuatu yang tidak dapat difahami setelah pagi yang sangat menarik. Struktur tugas yang serupa dapat menjadikan pekerja anda lebih produktif.

2. Projek Resume-Layak

Pekerja anda mungkin bekerja untuk membayar omong kosong, mengambil kopi setiap orang, dan menulis memo lumpuh setiap hari, kerana itulah yang ingin dia lakukan sepanjang hayatnya. Sekiranya itu masalahnya, maka dengan segala cara terus memberikan tugasnya seperti itu, sehingga setelah selesai semua yang dia dapat memakai resume adalah "entri data" dan "pengelolaan file." Kemungkinan besar, dia mengambil magang ini untuk mengatasi cabaran dan memperoleh pengalaman. Pengalaman itu perlu diterjemahkan ke dalam prestasi hitam-putih yang dapat dia laksanakan dalam permohonan pekerjaan pada masa akan datang.

Anda tahu industri anda dan apa yang ingin dilihat oleh pengurus pengambilan pekerja. Anda berada di tempat yang bagus untuk membantu pekerja magang di bawah anda mengembangkan kemahiran untuk disewa kemudian: mungkin di syarikat anda jika ia sesuai, atau mungkin di tempat lain. Cari projek yang mereka mahir untuk dikendalikan, yang dapat diselesaikan sebelum mereka pergi, dan yang akan mempunyai hasil sebenar yang dapat mereka catat dalam resume dan bicarakan dalam wawancara kerja di masa depan. Beri mereka sesuatu untuk dimiliki.

3. Projek Get-out-There

Bentuk tepat projek ini berbeza-beza berdasarkan industri. Tetapi jika anda boleh mencuba mencari projek yang mendapat pekerja dari meja mereka dan bercakap dengan orang atau melihat sesuatu. Sekurang-kurangnya, ia harus menjadi projek yang memerlukan mereka berinteraksi dengan orang selain mentor mereka, semoga di luar pasukan mereka. Sekiranya anda tidak dapat menjumpai sesuatu, mungkin hanya menghadiri perjumpaan dengan pelanggan dan hanya memerhatikan.

Pada Akhir Latihan

Surat Syor

Memohon pekerjaan atau lulus sekolah sering memerlukan surat cadangan dari majikan sebelumnya. Ini kelihatan sangat baik dari seseorang yang bekerja dengan dan kenal dengan pekerja magang.

Masa Depan Mereka di Syarikat Anda

Kecuali jika itu adalah pengalaman yang sangat menyedihkan bagi mereka, kebanyakan pelatih anda pasti ingin mengetahui sama ada anda mahu mereka kembali untuk musim panas mereka yang akan datang atau jika ada kemungkinan ada tawaran pekerjaan sepenuh masa di atas meja setelah tamat pengajian. Sebelum hari terakhir pekerja magang, jemput mereka untuk mengadakan perbincangan tentang di mana mereka melihat masa depan mereka dan jika syarikat itu mempunyai peranan terbuka yang akan sesuai. Mungkin tidak ada sesuatu yang segera tersedia, tetapi bantu mereka memahami langkah-langkah seterusnya untuk meneruskan kerjaya di syarikat tersebut.