Bertemu dan mengalu-alukan pelawat: prosedur, tujuan dan tanggungjawab

Apabila pengunjung masuk ke persekitaran perniagaan, mereka harus disambut dan disambut dengan sopan.

Foto oleh Helena Lopes di Unsplash

Semasa bertemu dan memberi salam kepada pengunjung / pelanggan dalam persekitaran perniagaan, anda mempunyai beberapa saat pertama untuk menghasilkan kesan baik yang akan memberi kesan jangka panjang.

Pengunjung masuk ke persekitaran perniagaan kerana pelbagai sebab; mereka boleh menjadi pelanggan (sedia ada atau baru), wakil, pembekal, rakan niaga, orang dari pelbagai jabatan / kawasan / organisasi, dan sebagainya.

Titik hubungan pertama dengan pelawat bergantung pada struktur organisasi. Lingkungan pejabat atau lingkungan industri cenderung memiliki area penerimaan, di mana pegawai pentadbiran penerimaan akan menjadi titik kontak pertama, sedangkan di lingkungan peruncitan, setiap staf dapat menjadi titik kontak pertama.

Terdapat pelbagai perkara yang perlu diingat semasa bertemu dan memberi salam kepada pelanggan. Sekiranya anda sedar dan mempunyai pengetahuan yang baik mengenai amalan perniagaan, dasar, peraturan, perundangan dan yang paling penting kemahiran interpersonal dan komunikasi, maka anda akan dapat menghasilkan kesan terbaik pertama.

Kandungan di sini berdasarkan Unit Tahap 2 NVQ dalam Perniagaan dan Pentadbiran dan unit ini mempunyai nilai kredit 3. Kami akan membincangkan pelbagai prosedur yang perlu diikuti dan keramahan yang diharapkan dapat ditawarkan ketika bertemu, memberi salam dan menyambut pelawat dalam persekitaran perniagaan.

Terdapat dua bahagian untuk unit ini. Bahagian pertama akan dinilai berdasarkan pengetahuan dan kefahaman calon mengenai prosedur bertemu dan menyambut pengunjung dan bahagian kedua akan dinilai berdasarkan prestasi calon; iaitu melalui pemerhatian, pernyataan peribadi, keterangan saksi dll. Kedua-dua bahagian juga dapat dinilai melalui soal jawab dan perbincangan profesional.

1. Memahami prosedur untuk bertemu dan menyambut pengunjung

1.1. Huraikan alasan berbeza bagi orang yang mengunjungi perniagaan, keperluan mereka dan bagaimana keperluan mereka dapat dipenuhi

Mengingat persekitaran perniagaan dan jenis perniagaan, seseorang dapat mengharapkan pengunjung dengan pelbagai alasan mengunjungi premis perniagaan. Adalah menjadi tanggungjawab organisasi untuk membuat pengunjung merasa diterima, memenuhi kehendak dan keperluan mereka dan memberi mereka maklumat dan perkhidmatan yang berkaitan dengan lawatan tersebut.

Sebab-sebab yang berbeza bagi orang yang boleh mengunjungi premis perniagaan adalah:

• Pertanyaan mengenai produk dan perkhidmatan
• Bercakap dengan anggota kakitangan mengenai perkhidmatan yang ada
• Aduan
• Pemasaran
• Pelbagai mesyuarat, ini merangkumi mesyuarat dewan / jawatankuasa, mesyuarat berkaitan dengan serius, perbincangan kumpulan, dll
• Koleksi dan penghantaran
• Pembaikan dan penyelenggaraan
• Pengauditan

Keperluan yang berbeza bagi pengunjung yang mengunjungi perniagaan adalah:

• Berikan alamat yang betul termasuk poskod dan juga tanda tempat jika ada.
• Kemudahan tempat letak kereta - pastikan terdapat tempat letak kenderaan yang cukup dalam jarak yang munasabah dan juga bahawa terdapat tempat letak kenderaan yang diperuntukkan untuk orang kurang upaya
• Sebilangan pelanggan mungkin mempunyai keperluan khas, dan oleh itu kemudahan yang berkaitan dengan jenis pelanggan atau pelawat yang diharapkan organisasi mesti ada.
• Tanda-tanda yang kelihatan untuk membawa pengunjung ke kawasan yang betul tanpa kekeliruan. Tanda-tanda juga perlu profesional. Periksa bahawa pintu masuk adalah jelas, bersih dan ramah dan mencerminkan sifat perniagaan.
• Pastikan ada seseorang yang menyambut dan menyambut pengunjung di kawasan penerimaan tetamu, bahawa terdapat kemudahan tempat duduk yang mencukupi, kemudahan tandas, buku kecil, jurnal, majalah, dll.

Cara berbeza untuk memenuhi keperluan pengunjung yang mengunjungi perniagaan adalah:

• Sentiasa memastikan kawasan penerimaan mudah diakses dengan papan tanda dan maklumat lain jika perlu.
• Pintu masuk harus kemas dan bersih kerana mencerminkan organisasi.
• Semua keperluan dan kemudahan asas harus disediakan - tempat letak kenderaan, tempat duduk, kemudahan tandas, surat khabar / majalah di tempat menunggu, air minuman.
• Bersedia untuk menjawab sebarang pertanyaan yang berkaitan dengan perniagaan, jika boleh, berikan risalah / buku kecil atau sumber maklumat lain.
• Kawasan yang boleh dilalui pelawat mesti mengikut standard kesihatan dan keselamatan.

1.2 Menjelaskan tujuan berurusan dengan pengunjung dengan cepat dan sopan

Apabila pengunjung masuk ke persekitaran perniagaan, mereka harus disambut dan disambut dengan sopan. Sekiranya organisasi menyajikan sesuatu untuk dimakan atau diminum, tanyakan kepada mereka jika mereka ingin memiliki sesuatu, jika tidak, anda boleh bertanya sama ada mereka ingin minum. Berurusan dengan setiap pengunjung secepat yang anda boleh dan jawab pertanyaan mereka dengan segera dan sopan.

Mungkin ada kalanya kawasan penerimaan tetamu sibuk dengan pengunjung yang perlu menunggu sebentar. Pastikan anda meminta maaf atas kelewatan dan terima kasih kerana menunggu.

Tujuan berurusan dengan pengunjung dengan cepat dan sopan adalah:

• Pelawat akan mengetahui bahawa mereka dihormati, memandangkan kepentingan dan syarikat juga menganggap bahawa mereka penting.
• Para pengunjung sebagai gantinya akan mengekalkan sikap dan tingkah laku profesional.
• Pengunjung akan mempercayai syarikat itu, dan juga akan memberi komen dan tanggapan yang baik mengenai organisasi.
• Setiap pekerja dan tingkah laku mereka akan menjadi cerminan organisasi dan oleh itu tindak balas yang cepat dan sopan akan meninggalkan imej organisasi yang baik.
• Pengunjung akan mengesyorkan organisasi ini kepada orang lain dan menyebarkan berita baik dan juga akan menggunakan organisasi ini pada masa akan datang.

1.3 Menjelaskan tujuan mempersembahkan imej positif diri dan organisasi

Apabila pengunjung mengunjungi persekitaran perniagaan, titik kontak pertama mereka adalah orang yang berada di kaunter penyambut tetamu (kebanyakan organisasi mempunyai satu), atau sekurang-kurangnya orang yang bertemu dan memberi salam. Seperti yang kita semua tahu, kesan pertama selalu membuat perbezaan dan dengan itu menunjukkan gambaran positif tentang anda dan organisasi adalah sangat penting. Berpakaian dan hadirkan diri dengan kemas. Ikuti kod pakaian organisasi. Senyum, jaga hubungan mata, dengar, bersikap positif dan lakukan yang terbaik untuk membantu mereka dalam pertanyaan mereka.

Tujuan melakukannya adalah:

• Pada waktu tertentu, anda mewakili organisasi untuk pelawat. Jadi tingkah laku dan pendekatan anda akan menggambarkan organisasi secara keseluruhan. Anda dan organisasi akan dinilai atau dinilai berdasarkan pendekatan dan perkhidmatan anda.
• Ini menimbulkan rasa yakin pada pengunjung.
• Pelawat mendapat kesan positif dari organisasi.
• Ini membantu membina kepercayaan antara organisasi dengan pelanggan dan pekerjanya.
• Ini menarik pelanggan berkualiti yang akan meningkatkan perniagaan untuk organisasi sehingga meningkatkan keuntungan organisasi.

1.4 Menjelaskan tujuan mengikuti prosedur kesihatan, keselamatan dan keselamatan ketika berurusan dengan pelawat, termasuk tanggungjawab sendiri

Pelbagai prosedur kesihatan dan keselamatan / keselamatan berlaku di setiap organisasi. Prosedur ini mesti dipatuhi oleh pekerja secara bertanggungjawab pada setiap masa yang merangkumi berurusan dengan pengunjung juga.

nioh.ac.za

Tujuan mengikuti prosedur ini adalah:

• Untuk memastikan organisasi dan persekitarannya menjadi tempat yang lebih selamat untuk dikunjungi dan bekerja
• Memiliki semua kemudahan pertolongan cemas yang diperlukan dengan syarat yang mencukupi.
• Untuk mengelakkan risiko kesihatan pekerja dan pelawat.
• Untuk memastikan bahawa mesin dan sebarang alat atau peralatan yang beroperasi di premis organisasi selamat digunakan.
• Untuk membantu mengambil langkah pencegahan atau mengatur rancangan kecemasan bila diperlukan.
• Untuk merekod dan melaporkan kemalangan, kecederaan dan masalah kesihatan dan keselamatan lain.
• Untuk memastikan bahawa amalan kerja selamat dan langkah-langkah kesihatan dan keselamatan telah dilaksanakan dan diikuti.
• Lantai, tangga dan kawasan lain perlu selamat digunakan

• Untuk mengesahkan bahawa jika bahan berbahaya jika digunakan disimpan dalam kaedah yang selamat, di tempat yang selamat dan bahawa ia ditangani dan digunakan dengan cara yang selamat kerana ini boleh menyebabkan bahaya dalam banyak cara
• Untuk memastikan bahawa terdapat pengudaraan yang betul di kawasan di mana pengunjung mempunyai akses dan tempat pekerja bekerja
• Untuk memastikan suhu kawasan kerja dan lawatan pada tahap yang mencukupi dan juga bahawa kemudahan tandas, basuh dan tandas berada dalam keadaan baik sehingga pengunjung dapat menggunakannya tanpa masalah atau perjuangan
• Kawasan berkunjung dan bekerja mesti bebas dari bahan mudah terbakar, bahan letupan dan bahan radioaktif berbahaya yang lain.

• Jentera dan peralatan yang besar harus dijauhkan dari kawasan lawatan untuk mengelakkan kemalangan
• Tanda amaran perlu diletakkan di kawasan yang diperlukan.
• Pastikan tidak ada wayar belakang dan berhati-hati untuk mengelakkan risiko kesihatan dan keselamatan
• Dapatkan latihan yang betul jika menggunakan peralatan di tempat kerja dan patuhi polisi kesihatan dan keselamatan dan prosedur kemalangan.
• Pastikan anda telah merekodkan pelawat mengikut prosedur organisasi untuk memastikan keselamatan.

Saya harap maklumat di sini berguna dan menarik. Jangan ragu untuk memberi maklum balas dan berkongsi pendapat dan pengalaman anda.

Terima kasih kerana singgah.

Livingsta.

Nota yang baik untuk calon NVQ: Ini hanya untuk rujukan dan jangan buat ulang. Juga, sila kaitkan dengan persekitaran perniagaan anda dan keterangan pekerjaan sambil menuliskan unit anda. Semua yang terbaik!