Cara menulis siaran akhbar untuk perniagaan kecil

Sebagai pemilik perniagaan kecil, penting untuk mengetahui cara menulis siaran akhbar.

Canva

Cara Mendapatkan Media untuk Meliputi Kisah Anda

Sekiranya status atau pengaruh selebriti anda dengan orang ramai sangat tinggi (anggap pegawai tinggi kerajaan dan bintang filem), media mungkin meminta anda untuk menemu ramah anda dan memasukkan kisah anda dalam siaran atau penerbitan mereka. Tetapi mari kita jujur, kebanyakan pemasar, terutama perniagaan kecil, tidak menjamin (atau inginkan!) Perhatian semacam itu. Oleh itu, tidak mungkin penyunting media atau wartawan kakitangan meminta anda keluar dan menulis cerita mengenai perniagaan atau kejadian anda.

Namun, perniagaan dari semua saiz mempunyai satu alat pemasaran yang menjimatkan untuk membantu mereka mendapat liputan media: Siaran akhbar.

Apa itu Siaran Akhbar?

Siaran pers adalah dokumen yang dikirimkan kepada anggota pers - yang lebih dikenali sebagai media hari ini untuk menyertakan surat khabar, televisyen, radio, laman berita Internet, dll - untuk memberi tahu mereka tentang berita atau maklumat lain yang mungkin menarik kepada pembaca, penonton atau pendengar mereka. Penyunting saluran media kemudian memutuskan sama ada memasukkan item berita tersebut dalam penerbitan atau siaran mereka… atau abaikan. Sekiranya diterima untuk disertakan, para editor dapat menerbitkan siaran pers seperti yang dikirimkan oleh pengirim, dapat menyunting untuk memenuhi panduan editorial mereka, atau bahkan dapat menyerahkannya kepada staf penulis dan wartawan mereka untuk membuat liputan atau pengembangan berita.

Apabila siaran pers, atau isi siaran, diterima dan disertakan dalam penerbitan atau siaran, itu adalah kemenangan bagi orang atau syarikat yang mengirim siaran tersebut. Ini sering dianggap sebagai media yang diperoleh kerana, selain dari kos penyediaan dan pengiriman siaran, pengirim tidak dikenakan biaya untuk menerima dakwat atau akhbar yang bermaksud hak istimewa untuk diterbitkan atau disiarkan oleh saluran media. Sebaliknya, pengiklanan dianggap sebagai media berbayar kerana pengirim (pengiklan) membayar untuk memasukkan maklumat mereka (iklan atau cerita).

Apa yang Perlu Dilancarkan oleh Siaran Akhbar?

Sebagai pemasar perniagaan kecil, anda mungkin merasakan bahawa berita anda bahkan tidak layak mendapat perhatian editor. Itu mungkin benar… atau mungkin tidak. Kadang-kadang bergantung pada bagaimana perasaan editor pada hari itu.

Ingatlah bahawa siaran akhbar anda mestilah "berita", yang bermaksud bahawa ia melaporkan bahawa sesuatu telah berlaku atau akan berlaku, atau anda bertindak balas terhadap sesuatu yang telah berlaku, untuk anda dan perniagaan anda. Juga, ia mestilah bersifat faktual dan tidak melanggar hak cipta atau tanda dagang, tidak memfitnah atau memfitnah, tidak menyerang privasi siapa pun dan pasti tidak melanggar kerahsiaan. Didik diri anda mengenai masalah tanggungjawab media dan dapatkan panduan undang-undang mengenai perkara yang sesuai untuk diterbitkan untuk anda dan perniagaan anda.

Adakah Siaran Akhbar atau Artikel Berita?

Ada maklumat, petua, atau maklumat lain yang akan dihargai oleh penonton saluran media? Walaupun item-item ini sering diformat sebagai siaran akhbar, namun secara teknikalnya tidak demikian. Ini akan dianggap artikel atau ciri. Mengkaji pelbagai jabatan staf editorial media untuk menentukan orang mana yang harus menerima ciri untuk dipertimbangkan, berbanding berita.

Struktur Piramid Terbalik untuk Siaran Akhbar

Agar dapat disemak oleh editor media yang sibuk, siaran akhbar harus mengikuti struktur dan format standard.

Dari segi struktur, siaran akhbar mengikuti formula penulisan piramid terbalik , yang bermaksud bahawa maklumat yang paling penting - siapa, apa, mengapa, di mana, kapan dan bagaimana - cerita harus sedekat mungkin dengan permulaan dokumen, sesuai dalam perenggan pertama. Kemudian perincian yang kurang penting diikuti.

Mengapa mengikut struktur ini penting? Penyunting sering harus memotong cerita agar sesuai dengan ruang atau masa yang ada. Editor memotong dari bawah ke atas. Oleh itu, jika maklumat terpenting anda ada di bahagian bawah, maklumat tersebut akan hilang.

Cara Memformat Siaran Akhbar

Terdapat beberapa konvensyen yang harus diikuti ketika anda menulis siaran akhbar. Elemen-elemen ini harus disertakan dan biasanya muncul dalam urutan ini:

Notasi UNTUK SIARAN SEGERA atau TELAH DIBUAT SEHINGGA

Ini memberitahu editor, penulis atau wartawan bila tidak boleh menerbitkan apa yang anda hantar. Biasanya, ini diletakkan di sebelah kiri.

Tajuk utama

Begitu kritikal! Ini adalah satu ungkapan yang merangkum keseluruhan berita anda. Ingat bahawa kebanyakan orang mengimbas tajuk utama dan banyak yang sebenarnya tidak membaca keseluruhan cerita. Jadikannya relevan dengan khalayak anda agar mereka setidaknya tertarik untuk membaca perenggan pertama yang sangat penting. Tajuk utama anda juga menarik perhatian para editor. Mereka memahami kehendak dan keperluan pembaca, pendengar, dan penonton mereka. Oleh itu, jika anda dapat menunjukkan pemahaman anda tentang sasaran khalayak, anda mempunyai peluang yang lebih baik untuk dipertimbangkan untuk diterbitkan.

Tajuk utama biasanya berpusat pada halaman atau skrin. Cuba simpan tajuk utama dengan sesedikit mungkin perkataan. Belajar menggunakan Twitter untuk menulis tajuk utama yang baik. Oleh kerana anda hanya mempunyai 140 watak untuk menarik perhatian seseorang, ini adalah tempat latihan yang baik!

Sub-Tajuk (Pilihan)

Sekiranya tajuk utama tidak dapat menceritakan sepenuhnya kisah anda, sub-tajuk utama mungkin berguna. Walau bagaimanapun, pertimbangkan dengan serius sama ada menulis semula tajuk utama anda mungkin mempunyai lebih banyak kesan. Seperti tajuk utama, sub-tajuk berpusat di halaman atau skrin.

Perkataan yang bijak: Sebagai editor, sub-tajuk utama membuat saya gila kerana mereka kelihatan janggal dalam skema susun atur lajur tertentu. Oleh itu, saya biasanya menghapusnya.

Lokasi dan Tarikh Cerita

Ini mesti jelas. Ia diposisikan di margin kiri atau, seperti yang pernah saya lihat, pada awal perenggan pertama.

Badan

Ceritakan kisah anda dalam struktur piramid terbalik yang dinyatakan di atas. Sentiasa tulis siaran akhbar anda pada orang ketiga. Kenapa? Kerana ini adalah kisah tentang anda, bukan anda menceritakan kisah anda. Oleh itu, elakkan "Saya" dan "kita" semasa membincangkan kisah anda, kecuali jika ia disertakan dalam petikan. Contoh: "Kami dengan bangga mengumumkan inovasi baru ini," kata Mr Small Business. Tetap pendek dan intinya, membatasi jumlah teks cerita hingga sekitar 500 perkataan atau kurang adalah sasaran yang baik.

Mengenai Maklumat (Pilihan)

Saya sering melihat siaran akhbar yang membungkus cerita dengan perenggan yang menceritakan tentang organisasi yang menghantar siaran. Editor boleh memasukkannya (yang merupakan kemenangan bagi pengirim). Tetapi selalunya ia dipotong kerana keterbatasan ruang dan ia boleh dilihat sebagai promosi yang berlebihan. Nilai termasuk adalah bahawa jika editor tidak kenal dengan pengirim (seperti halnya banyak perniagaan kecil), ini dapat membantu editor mengesahkan kredibiliti pengirim. Seperti isi dokumen, ini ditulis dalam orang ketiga dan termasuk dalam jumlah perkataan untuk pelepasan.

Maklumat perhubungan

Editor, penulis, dan wartawan mungkin ingin menjelaskan maklumat sebelum menerbitkan siaran anda. Oleh itu, sertakan cara terbaik untuk menghubungi anda (telefon, e-mel, dll.) Dan sertakan laman web anda. Tetapi jangan terkejut jika tidak ada yang menghubungi anda dan - kejutan! - anda melihat kisah anda muncul. Berhati-hatilah bahawa apabila anda menghantar siaran akhbar, anda memberitahu media bahawa tidak apa-apa untuk menerbitkannya dan bahawa ia boleh disiarkan secara terbuka! Hati-hati bahawa apa yang anda tulis adalah perkara yang anda ingin dengar pada berita petang.

Notasi ### atau TAMAT

Ini memberitahu media bahawa tidak ada maklumat tambahan yang perlu dipertimbangkan dan ia diletakkan di bahagian bawah siaran. Sebilangan orang juga memasukkan jumlah perkataan rilis di akhir (pilihan). Notasi ini lebih menjadi masalah pada masa lalu ketika siaran akhbar adalah kebiasaan dan editor perlu mengetahui apakah ada lebih banyak cerita di banyak halaman. Tetapi ia tetap perlu dilakukan tidak kira apa pun.

Sebagai catatan sampingan, jika rilis fizikal anda yang dicetak tumpah ke beberapa halaman, meletakkan nota LEBIH di akhir halaman memberi amaran kepada staf editorial bahawa ada lebih banyak maklumat yang perlu dipertimbangkan sebelum TAMAT.

Beberapa petua lain:

Tidak ada fon yang menyeronokkan atau format yang menarik. Penerbitan akan memformat maklumat anda untuk diterbitkan mengikut kesesuaiannya. Menggunakan fon standard, seperti Times New Roman atau Helvetica, memudahkan penerbitan pembacaan anda dan membantu menjadikan anda sebagai profesional.
Mempunyai kit media. Sebagai tambahan kepada siaran akhbar anda, disarankan untuk menyediakan alat media. Hari-hari ini, kit media digital di laman web popular kerana harganya murah dan mudah untuk media mengaksesnya.

Di Mana Anda Menghantar Siaran Akhbar?

Penerbitan yang lebih besar sering kali mempunyai beberapa editor, masing-masing dikhaskan untuk rentak tertentu, yang bermaksud bahawa mereka merangkumi segmen industri tertentu, lokasi geografi, atau jenis cerita. Sekali lagi, rujuk laman web outlet media untuk melihat siapa yang akan menjadi calon editor ideal anda dan bagaimana mereka ingin dihubungi.

Kuncinya adalah bahawa anda biasanya akan menghantarnya ke editor. Untuk media yang lebih kecil, mungkin ada satu orang yang merupakan penerbit, editor, wartawan, dan penulis! Periksa laman web outlet media untuk menentukan hubungan yang betul.

Sebagai alternatif, sebilangan orang lebih suka menyebarkan siaran akhbar mereka dengan bantuan siaran akhbar dan perkhidmatan perhubungan awam. Contohnya ialah PRWeb. Perkhidmatan ini dapat menyiarkan siaran anda ke ratusan, bahkan ribuan, gerai media. Itu boleh berkesan, tetapi juga mahal kerana perkhidmatan ini biasanya mengenakan bayaran sama ada setiap siaran akhbar atau bayaran langganan bulanan. Juga pertimbangkan bahawa jika cerita anda mempunyai minat tempatan sahaja, penyebaran yang luas boleh menjadi kontraproduktif dan mahal.

Perkhidmatan pengedaran siaran akhbar percuma juga dapat dipertimbangkan, tetapi mereka mungkin tidak mencapai jangkauan yang dilakukan oleh perkhidmatan berbayar, dan dapat mengirimkan siaran anda ke media yang tidak relevan. Pertimbangkan dengan teliti kemampuan dan kos setiap perkhidmatan sebelum melalui laluan ini.

Bermanfaat untuk menjalin hubungan dengan media utama untuk industri dan penonton anda. Kemudian apabila penyunting atau wartawan menerima pelepasan anda, mereka mungkin lebih rela mempertimbangkan kisah anda untuk disertakan. Juga, menyebarkan siaran anda ke media bukanlah satu-satunya cara untuk menyampaikan berita dalam cerita anda. Menghantar siaran akhbar anda kepada pelanggan dan penyiaran melalui media sosial juga sangat efektif dan menjimatkan kos.

Bolehkah Anda Menghantar Siaran Akhbar melalui E-mel?

Siaran akhbar e-mel sangat biasa, malah disukai, pada masa ini. Walau bagaimanapun, setiap saluran media berbeza. Periksa saluran atau laman web penerbitan untuk arahan penyerahan.

Bagaimana Anda Perlu Menindaklanjuti Penyunting Tentang Siaran Akhbar Anda?

Semasa saya melakukan perhubungan awam untuk industri pameran perdagangan, saya teringat memanggil editor dan membuat mereka gila dengan panggilan susulan. Hei, saya baru sahaja menjalankan tugas saya. Tetapi ketika saya berada di seberang sana sebagai editor, mendapatkan panggilan susulan yang digunakan untuk membuat saya gila!

Kecuali anda menjalin hubungan dengan editor atau wartawan yang akan menerima panggilan anda, ikuti dengan teliti ketika menindaklanjuti siaran akhbar yang anda kirimkan. Satu perkara yang anda tidak mahu bina adalah reputasi sebagai makhluk perosak. Sentiasa gunakan etika perniagaan yang betul semasa menindaklanjuti melalui telefon.

Sekiranya mereka tidak mengambil siaran anda untuk diterbitkan atau menghubungi anda untuk mendapatkan maklumat lebih lanjut, itu adalah tanda bahawa anda tidak berminat dengan mereka… sekurang-kurangnya tidak hari ini. Jangan putus asa. Terus menghantar cerita menarik dan relevan ke kedai media yang paling bernilai bagi anda dan penonton anda. Mereka tidak menyebutnya "media yang diperoleh" untuk apa-apa!

Dari Meja Editor: Bagaimana Saya Memutuskan Siaran Akhbar Yang Akan Dijalankan

Sebagai penyunting surat khabar perdagangan selama lebih dari 15 tahun, berikut adalah beberapa persoalan yang akan terlintas di fikiran saya ketika saya mempertimbangkan timbunan siaran akhbar untuk digunakan:

Adakah ia mempunyai kepentingan tempatan? Oleh kerana penerbitan yang saya edit adalah tempatan, berita tempatan menjadi yang pertama.
Adakah tarikh akhir atau tarikh pengumuman penting yang harus diketahui oleh penonton?
Adakah berita relevan dan penting bagi penonton atau industri penerbitan penerbitan?
Adakah ini benar-benar berita? Atau harus dipertimbangkan untuk ciri atau bahan pengisi?
Adakah sumbernya boleh dipercayai?