Cara menyusun rekod kewangan anda

Tahun demi tahun saya hidup dengan tekanan timbunan kertas yang tidak teratur yang tersebar di sekitar rumah. Terdapat sedikit timbunan di sana-sini, di jalan masuk, di dapur dan di meja saya. Saya mempunyai sistem peti masuk / peti keluar, tetapi tidak berfungsi dengan berkesan. Bil akan hilang, pernyataan jarang dibuat ke fail mereka dan saya tidak pernah dapat mencari apa yang saya perlukan ketika saya memerlukannya. Dengan cara yang paling asas, kewangan saya tidak disusun dengan betul.

Menguruskan kewangan anda dengan berkesan memerlukan sistem untuk mengawasi semua bil, penyata kewangan, polisi insurans dan dokumen penting lain anda. Ia tidak memerlukan anda menyimpan setiap sekeping kertas, resit atau bil yang melalui tangan anda. Berikut adalah panduan untuk membantu anda menentukan apa yang perlu anda pegang dan apa yang boleh anda hancurkan. Setelah anda memahami kehendak ini, anda dapat membersihkan fail dan timbunan kertas lama anda dan menyediakan sistem yang cepat dan mudah untuk diperhatikan setiap hari.

Sistem Pemfailan Rumah

Apa Yang Perlu Diisi? Apa yang Harus Dilemparkan?

Sebilangan besar daripada kita menjimatkan terlalu banyak kertas kerja, yang menjadi beban untuk diuruskan. Tidak perlu menyimpan setiap resit ATM atau bil kabel. Berapa kerap anda memerlukannya sebagai rujukan? Biasakan membaca semua surat setiap hari dan menyingkirkan apa sahaja yang tidak anda perlukan. Sentiasa jaga aliran kertas ke dalam rumah, melalui pejabat anda, atau susun di atas meja anda.

Setelah anda membuat sistem kerja, hanya memerlukan beberapa minit setiap hari untuk memastikannya tetap berfungsi.

Berikut adalah sekilas beberapa kertas kewangan yang perlu anda gantung dan masukkan, dan yang boleh anda lampirkan. Perlu diingat semasa "membuang" bahawa mencincang dan mengitar semula adalah cara yang paling bertanggungjawab untuk melindungi identiti anda dan planet ini.

• Gaji gaji: Setelah anda memeriksa ketepatan gaji anda, ia tidak diperlukan. Anda boleh menyimpan yang terbaru, sekiranya anda memerlukannya sebagai bukti pekerjaan semasa memohon pinjaman.
• Penyata Bank, Cek yang Dibatalkan: Simpan dan failkan penyata bank selama tiga tahun cukai penuh. Mereka akan diperlukan sekiranya anda diaudit dan dapat berfungsi sebagai resit untuk membuktikan bil yang dibayar. Cek yang dibatalkan hendaklah disimpan sekurang-kurangnya selama setahun. Apabila pernyataan dan pemeriksaan tidak lagi relevan, bakar atau hancurkannya.
• Bil Utiliti: Tidak perlu menyimpan bil utiliti selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun. Apabila bil datang, periksa untuk memastikan anda dikreditkan untuk pembayaran terakhir, kemudian buang atau hancurkan bil lama. Simpan hanya yang terkini.
• Penyata Kad Kredit: Seperti bil utiliti, periksa untuk memastikan anda dikreditkan untuk pembayaran terakhir dan simpan hanya penyata terkini. Tidak perlu menyumbat fail anda dengan penyata kad kredit lama melainkan kad tersebut digunakan untuk perbelanjaan yang boleh ditolak cukai.
• Polisi dan Bil Insurans: Simpan untuk masa semasa dan berkuat kuasa. Dasar yang dibatalkan dan pernyataan yang berkaitan dapat dilemparkan.
• Slip Deposit, Resit Kad Debit dan Slip ATM: Simpannya hanya sehingga penyata bank anda seterusnya sehingga anda dapat menyemaknya dan mengesahkan jumlahnya. Selagi tidak mewakili perbelanjaan yang boleh ditolak cukai dan tidak diperlukan sebagai bukti tuntutan waran, anda boleh membuangnya.
• Rekod Harta: Rekod harta tanah perlu disimpan sepanjang tempoh pemilikan. Sekiranya ada kemungkinan catatan akan diperlukan untuk tujuan cukai, simpan setelah pemindahan hak milik atau penjualan.
• Rekod Pelaburan: Semua rekod pelaburan dan penyata bank yang berkaitan dengan pelaburan harus disimpan. Sekiranya penyataan anda bersifat kumulatif, anda boleh menyimpan dokumen terbaru dan menghancurkan dokumen yang sudah lapuk.

Luangkan masa untuk memeriksa semua kertas anda - termasuk fail lama - untuk membersihkan apa sahaja yang tidak diperlukan lagi. Ini akan menjadikan tugas menyusun rekod kewangan anda lebih mudah dan kurang berantakan. Pada akhirnya, anda akan mempunyai sistem pemfailan yang teratur yang membolehkan anda mencari apa yang anda perlukan seketika.

The Bill Payer, set penyusunan kewangan rumah.

Sediakan Sistem Pemfailan

Terdapat beberapa jenis sistem pemfailan yang perlu dipertimbangkan. Bergantung pada keperluan anda, apa sahaja dari fail akordeon mudah alih hingga kabinet pemfailan kecil mungkin diperlukan. Sebaik sahaja anda membersihkan semua dokumen kewangan yang berlebihan, nilaikan berapa banyak ruang yang anda perlukan untuk menyimpan baki fail anda. Pergi sedikit lebih besar daripada yang anda perlukan sekarang, jadi anda tidak perlu risau untuk pindah ke sistem yang lebih besar kemudian dan anda dapat memfailkan kertas dengan cepat dan mudah.

Saya menggunakan sistem pemfailan tradisional sederhana dengan tab untuk setiap kategori (lihat bahagian di atas untuk kategori umum). Selain itu, saya mempunyai fail berasingan untuk menyimpan kertas penting bagi setiap anak saya, bil perubatan dan insurans. Setiap polisi insurans dan pernyataan berkaitan juga mempunyai fail mereka sendiri.

Siapkan stesen pembayaran bil. Ini boleh menjadi kotak penyimpanan kecil sederhana yang mengandungi semua yang anda perlukan untuk membayar bil anda, penyusun fail desktop atau produk penyusun berdasarkan kalendar yang direka khusus untuk tugas ini. Walaupun anda membayar sebahagian besar bil secara dalam talian, anda pasti perlu membayar bil ganjil dengan cara "kuno" dan memerlukan buku cek, setem dll di lokasi yang mudah. Daripada satu fail "harus dibayar", saya menggunakan sistem berdasarkan kalendar. Membayar bil dalam talian sebanyak mungkin dapat membantu mengurangkan jumlah kertas dan saya juga dapat menandakan kalendar saya untuk pembayaran tersebut.

Dokumen yang Harus Disimpan dengan Selamat

Untuk berada di tempat yang selamat, pertimbangkan untuk menyimpan dokumen penting berikut, yang sering tidak dapat diganti dalam peti simpanan yang disewa atau di peti besi tahan api di rumah anda.

• Surat beranak, kematian dan perkahwinan
• Surat penyelesaian, hak penjagaan dan perceraian
• Kertas penerimaan atau kewarganegaraan
• Harta benda, hak milik kenderaan bermotor
• Saham, Bon Simpanan AS
• Kontrak gadai janji dan tanah, atau perjanjian yang mengikat secara sah
• Kertas tentera
• Paten, hak cipta
• Senarai inventori rumah anda termasuk gambar dan resit.

Sekiranya berlaku Kecemasan

Adakah anda satu-satunya dalam keluarga anda yang mengendalikan pembayaran bil dan pemfailan kewangan? Adakah pasangan anda atau orang yang anda sayangi dapat menemui kertas kerja yang diperlukan sekiranya anda tiada?

Luangkan masa untuk menyediakan fail "Dalam Kes Kecemasan" yang menerangkan sistem anda, menjelaskan di mana maklumat undang-undang dan insurans penting disimpan dan arahan mengenai cara mencari apa yang mungkin diperlukan dalam keadaan kecemasan. Sertakan nombor telefon penting, seperti nombor untuk akauntan, peguam dan broker pelaburan anda. Tandakan fail dengan jelas sehingga dapat dijumpai dengan mudah sekiranya anda tidak hadir. Terus dikemas kini secara berkala.

Buat Komitmen

Kunci untuk menjadikan sistem pemfailan berfungsi dan menyimpan rekod kewangan anda dengan teratur adalah membuat komitmen untuk mematuhinya setiap hari. Setelah sistem anda disiapkan, luangkan beberapa minit setiap hari untuk menyusun surat, memfailkan penyata dan mengikuti perkembangan bil anda.

Tidak lama lagi, anda akan mempunyai kebiasaan yang penting untuk kesihatan kewangan jangka panjang anda dan akan mengurangkan beberapa tekanan yang timbul dengan menguruskan kewangan anda.

Video Berguna mengenai Cara Menyusun Kertas Kerja Anda