Cara perwakilan

Jangan Hanya Buang Kerja Anda, Wakilkan

Bagi sesiapa yang baru dalam kedudukan pengurusan, penting untuk belajar bagaimana mendelegasikan tugas dengan berkesan. Perwakilan membolehkan anda mengembangkan pekerja, mencapai lebih banyak prestasi, dan menjadikan perkara yang anda buat lebih berkesan.

Pada peringkat awal proses, mendelegasikan kepada bawahan mungkin memakan masa semasa anda membimbing dan memantau mereka, tetapi pada akhirnya, anda akan menjimatkan masa dan kekecewaan kerana anda memperoleh pekerja yang semakin cekap dan melabur yang dapat melepaskan anda dari tugas yang tidak memerlukan kepakaran anda.

Tugas yang diberikan secara tepat juga dapat memotivasi pekerja, menggagalkan kebosanan, dan memberi tenaga kepada pekerja yang berprestasi rendah. Sudah tentu, pekerja yang bertanggungjawab terhadap sesuatu tugasan atau projek lebih banyak dilaburkan dalam hasilnya dan cenderung didorong oleh tanggungjawab tersebut.

Perwakilan yang berkesan, bagaimanapun, memerlukan lebih banyak daripada membuang kerja pada orang lain. Ini adalah proses yang memerlukan anda:

dengan teliti mengenal pasti jenis tugas apa yang harus diberikan
tentukan siapa yang harus mengambil tugas
menindaklanjuti secara konsisten dan menyokong untuk memastikan kejayaan mereka

Apa Perkara Yang Perlu Diberikan?

Dalam mempelajari cara mendelegasikan pekerjaan, langkah pertama adalah memahami jenis perkara apa yang perlu dirujuk kepada orang lain.

Ada berbagai tugas dan tugas yang dapat dilimpahkan dengan tepat.

Sudah tentu, tugas yang tidak memerlukan tahap kemahiran pengurus atau yang memerlukan kepakaran yang tidak dimiliki oleh pengurus adalah antara tugas yang dapat dipertimbangkan untuk penugasan semula.
Dalam keadaan ideal, perkara-perkara yang diberikan oleh pengurus kepada pekerja harus memotivasi atau mengajar mereka. Cukup dengan memberi pekerja pekerjaan tambahan, yang tidak memberi mereka peluang untuk tumbuh atau belajar, tidak memotivasi. Bagi sebilangan pekerja, ini bermaksud bahawa mereka memerlukan tanggungjawab untuk keseluruhan tugas, sementara bagi yang lain beroperasi pada tahap yang berbeda, mendapatkan tanggungjawab untuk satu aspek dari satu projek sudah cukup.
Mendelegasikan tugas yang hanya merangsang pekerja juga dapat menjadi baik, kerana kebosanan dapat menjadi kekuatan yang merosakkan di tempat kerja.
Memberi tugasan yang melintas kereta bagus untuk alasan yang serupa dan dapat membantu memastikan tempat kerja berjalan dengan lancar.

Apa-apa tugas atau tugas yang diserahkan kepada orang lain harus spesifik dalam skopnya dan sesuatu yang dapat anda ukur sehingga anda dapat mengetahui kapan ia selesai, dan seberapa berjaya ia dilakukan. Sebaik-baiknya, pekerja yang menganggap tugas tersebut akan sesuai dengan memikulnya sebagai tanggungjawab.

Catatan: Tidak ada tugas yang harus dilimpahkan yang memerlukan pengendalian maklumat sulit atau keputusan yang menjadi tanggungjawab pihak pengurusan; seperti perkara yang berkaitan dengan perancangan strategik, pengawasan anggaran, kepegawaian, dan penilaian.

Kepada Siapa Haruskah Tugas atau Tugasan Diberikan?

Langkah seterusnya dalam belajar bagaimana mendelegasikan adalah memahami individu mana yang harus menerima pekerjaan yang ditugaskan.

Agar tugas atau tugas berjaya, orang yang memikulnya mesti mempunyai masa yang ada untuk melakukannya. Menghancurkan pekerja dengan harapan yang tidak munasabah akan menjamin kegagalan projek dan mungkin menghancurkan semangat pekerja.
Sudah tentu, mengenal pasti pekerja dengan kemahiran dan kelayakan yang betul untuk pekerjaan adalah sama pentingnya. Sebagai contoh, meminta pekerja dengan komunikasi yang lemah untuk memimpin projek kumpulan mungkin merupakan pilihan yang tidak baik.
Walaupun memilih seseorang dengan kemahiran yang sesuai adalah penting, mempunyai tugas yang mencabar pekerja untuk mencapai sedikit lebih baik juga.
Secara umum, seorang pekerja akan dengan senang hati mengambil tugas yang didelegasikan jika mereka merasa ingin memperolehnya dari segi kerjaya dengan memberi mereka peluang untuk menunjukkan bakat mereka, mengambil langkah, atau mengembangkan kemahiran yang dicari. Perkara ini harus dipertimbangkan semasa membuat pilihan anda juga.

Perancangan

Setelah anda memutuskan tugas atau tugas apa yang ingin anda utuskan dan pekerja mana yang paling mungkin menjadi calon, maka inilah masanya untuk mengadakan perbincangan untuk menetapkan tujuan yang jelas dan menyusun rancangan.

Jelas, penyelia mesti membincangkan:

apa yang mereka minta pekerja untuk mengambil,
apakah skop tugas,
mengapa tugas itu kritikal
apa yang akan diperoleh pekerja dengan mengambil kerja ini; adakah dengan mengembangkan kemahiran baru, lebih banyak gaji, atau hanya untuk memuaskan minat mereka dalam bidang tertentu?

Untuk memastikan kejayaan menyelesaikan projek yang memenuhi kepuasan anda, penting untuk:

tentukan dengan tepat apa yang hendak dicapai
apa yang akan menjadi kejayaan
garis masa am untuk disiapkan.Jika pekerja itu bersedia untuk mengambil tugas, perancangan akan menjadi fasa seterusnya dalam proses tersebut.

Perwakilan yang berkesan dari masa ini akan berpusat pada peringkat perancangan seterusnya. Pelan yang baik dan teliti akan memastikan bahawa pekerja mengetahui:

harapan mereka
kekangan masa
skop tanggungjawab mereka
peranan anda dalam tugas

Anda berdua harus menyusun rancangan yang menentukan:

segala sumber yang diperlukan (orang, peralatan, bahan, dan sebagainya) yang diperlukan untuk tugas tersebut
tarikh akhir khusus untuk menyelesaikan pelbagai fasa projek
bagaimana kemajuan akan dipantau oleh anda, penyelia.

Menentukan bagaimana kemajuan akan dipantau sangat penting pada tahap ini untuk memastikan bahawa peranan anda tidak mengganggu dan diharapkan. Ia mungkin terdiri daripada:

jadual laporan bertulis berkala
perjumpaan ringkas dengan kemas kini secara lisan
pemerhatian
atau gabungan masing-masing

Penting juga untuk memastikan bahawa pekerja yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan itu mempunyai suara yang aktif dalam merancang. Mereka mungkin tidak melakukan perkara seperti yang anda lakukan, tetapi mereka perlu mempunyai kawalan terhadap bagaimana sesuatu itu dilakukan kerana mereka akan menjadi orang yang sekurang-kurangnya sebahagiannya bertanggungjawab terhadap hasilnya. Sekali lagi, mereka tidak hanya menerima pekerjaan tambahan, mereka juga menerima tanggungjawab.

Bahagian penting lain untuk mengambil tanggungjawab adalah diberi wewenang yang diperlukan. Sebagai contoh, jika seorang pekerja memikul tanggungjawab untuk memimpin kumpulan dalam tugas, kumpulan itu dan kakitangan lain yang berkaitan harus diberi tahu tentang peranan kepemimpinan baru. Mana-mana pengurus yang terlibat harus diminta untuk menyokong mereka dan menyedari kewibawaan mereka dalam perkara yang berkaitan.

Begitu juga, pekerja perlu memahami had kuasa mereka terhadap projek tersebut di peringkat awal, semasa peringkat perancangan. Sebagai contoh, jika bahan perlu dibeli, mereka perlu mengetahui apakah semua permintaan harus melalui pengurus atau apakah penilaian mereka akan menjadi kata akhir.

Bermula

Seorang pengurus yang benar-benar tahu bagaimana mendelegasikan memahami bahawa setelah rancangan itu dilaksanakan, tugas mereka jauh dari selesai. Merupakan kesalahan yang serius untuk menjadikan pekerja itu longgar, gagal memantau secara berkala, atau memberikan bimbingan jika diperlukan. Pada akhirnya, kejayaan masih menjadi tanggungjawab pengurus penyelia walaupun kerja sehari-hari terletak pada pekerja yang ditugaskan.

Dengan adanya rancangan, laporan dan kemas kini harus dilakukan secara rutin dan tanpa gangguan. Pengurus dapat mengaudit melalui interaksi yang dirancang.

Bergantung pada tugas dan pekerja, pengurus dapat memberikan:

galakan
maklum balas
panduan am
bantuan dalam menyelesaikan masalah mengikut keperluan

Walau bagaimanapun, pekerja yang ditugaskan harus dibimbing untuk memikirkan masalah dan penyelesaian daripada menyerahkannya kepada pengurus. Pengurus harus campur tangan hanya apabila peranan mereka diperlukan untuk mendapatkan kerjasama, untuk menyelesaikan masalah yang lebih luas, dan sebagainya. Secara amnya, pengurus harus bertindak sebagai jurulatih dan mentor.

Mengakhiri

Pada akhir tugasan, penting untuk mengenali acara tersebut. Sekiranya projek tidak berjaya, pengurus harus bertanggungjawab. Sekiranya tugas itu berjaya, yang biasanya, maka harus ada pengakuan orang ramai untuk pekerjaan yang disiapkan.

Kawasan untuk pembangunan dapat dikenalpasti tanpa mengira hasil keseluruhannya. Ini dapat membimbing tugas masa depan.

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, perwakilan dapat membantu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan tetapi akhirnya ia juga dapat membantu mengembangkan dan memotivasi pekerja. Terserah kepada pengurus untuk:

membuat tugasan yang sesuai
merancang dengan teliti
pantau secara berkala
menjamin kejayaan tugasan untuk pengalaman positif

Isi kandungan: