Bagaimana menjadi pengurus projek yang hebat

Petua dan trik ini akan membantu anda menjadi pengurus terbaik.

Canva.com

Pengurus projek yang hebat adalah seseorang yang sangat prihatin dalam memahami semua aspek projek sebelum ia bermula, dan kemudian memastikan bahawa semua orang berada dalam gelaran, bekerjasama, dan di halaman yang sama sepanjang kitaran hidup pengurusan projek. Pengurus projek Elite memahami bahawa anda dapat mencegah banyak sakit hati pada fasa-fasa kemudian dalam projek dengan meletakkan banyak masa pada fasa awal. Artikel ini menggariskan apa yang menjadikan pengurus projek yang hebat.

Bagaimana Menjadi Pengurus Projek yang Hebat

Mempunyai rancangan yang jelas.
Ketahui cara berkomunikasi dengan semua pihak yang berkepentingan.
Jujurlah.
Urus skop.
Terus menggerakkan pasukan ke hadapan.
Tangani pertikaian pasukan dengan segera.

1. Mempunyai Pelan yang jelas

Mempunyai rancangan projek yang mantap pada awal projek anda tidak menjamin bahawa projek itu akan semakin jauh dari landasan, tetapi ia akan mengurangkan risiko perkara itu terjadi sangat besar. Dan jika projek tidak berjalan dengan baik, ia akan memberi anda sesuatu yang nyata yang dapat anda tunjukkan kepada atasan anda yang menggambarkan bahawa anda telah melakukan segala daya untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Walaupun rancangan projek adalah dokumen hidup dan bernafas yang akan terus berubah dan disesuaikan semasa projek bergerak melalui fasa kitaran hayat pengurusan projek, perlu elemen-elemen berikut dimasukkan ke dalam rancangan projek anda lebih awal dan sering dikemas kini.:

Bukan hanya penting untuk memastikan bahawa anda telah mengenal pasti semua pihak yang berkepentingan, tetapi anda juga harus menguruskan komunikasi yang diterima dan harapan mereka sepanjang proses tersebut.

SimpliPelajari

2. Tahu Cara Berkomunikasi Dengan Semua Pihak Berkepentingan

Pengurus projek yang hebat perlu melangkah lebih jauh daripada mempunyai rancangan komunikasi yang kuat, dan benar-benar berusaha untuk memahami keperibadian pihak berkepentingan projek mereka dan apa yang membuat mereka menarik. Sebilangan pihak berkepentingan mungkin menghargai anda sesekali mampir ke pejabat mereka dan berbual secara langsung mengenai status projek tersebut, sedangkan pihak berkepentingan lain mungkin hanya ingin mendengar daripada anda sekiranya ada masalah. Anda juga perlu mengambil kira politik pejabat yang mungkin berlaku di antara pihak berkepentingan. Sebilangan besar pasukan projek merangkumi perwakilan dari kumpulan fungsional yang berbeza, dan kumpulan tersebut sering mempunyai agenda mereka sendiri yang mereka berusaha untuk mendorong.

Cara Mendapatkan Keperluan Projek dari Pemangku Kepentingan Projek

3. Bersikap Jujur

Di atas segalanya, pengurus projek yang hebat selalu jujur dan berusaha untuk menetapkan harapan dengan tepat, dan jika berita itu buruk, tanggungjawab anda adalah untuk menyampaikannya. Namun, anda sering dapat melembutkan pukulan dengan mengemukakan penyelesaian. Ini mungkin bukan arah yang diputuskan oleh pasukan, tetapi pihak berkepentingan akan selalu lebih senang jika anda memberikan jalan penyelesaian daripada hanya meletakkan masalah di pangkuan mereka. Selain itu, jelaskan masalah dan bagaimana anda tiba di sana, tetapi jangan berusaha untuk menyalahkan orang lain. Menyalahkan orang lain jarang mencapai apa-apa, dan hanya menunda memulakan penyelesaian.

4. Menguruskan Skop

Setelah anda bekerjasama dengan semua pihak berkepentingan yang diperlukan untuk mengumpulkan keperluan di sekitar kerja yang akan dilakukan, mendapatkan syarat-syarat tersebut, menjana anggaran, dan menyusun sumber berdasarkan keperluan tersebut, penting untuk menguruskan skop tersebut untuk mengelakkan jangkauan skop. Scope creep adalah penghancur utama projek, dan ini terjadi apabila pihak berkepentingan terus menambahkan syarat untuk projek tersebut setelah dana dan sumber daya telah dijamin berdasarkan perkiraan awal. Apabila itu berlaku, anda dapat dengan cepat berada dalam situasi di mana anda mencuba dan menyelesaikan lebih banyak kerja dengan jumlah wang yang sama dan jumlah sumber yang sama dalam jangka masa yang sama, yang sering mengakibatkan kerja tidak dapat dilakukan dengan baik. Sekiranya semua orang menandatangani syarat yang dinyatakan dalam rancangan projek,maka pengurus projek mempunyai beberapa jalan untuk kembali kepada pihak berkepentingan yang membuat permintaan untuk memasukkan syarat tambahan dan mengatakan bahawa jika mereka mahu syarat tersebut disertakan, maka mereka akan memerlukan lebih banyak sumber dan lebih banyak masa. Pada saat itu, bola ditempatkan di gelanggang pemangku kepentingan, dan jika mereka ingin maju dengan memasukkan syarat-syarat tersebut, maka tanggung jawab mereka adalah untuk mengumpulkan dana dan menjual anggota pasukan yang lain untuk meningkatkan jangka masa projek. Anda tidak perlu takut untuk menolak. Sekiranya anda tidak menolak dan anda mencuba dan menambahkan lebih banyak syarat tanpa menambahkan sumber dan masa, maka kesalahan atas keputusan itu akan anda tanggung.maka mereka akan memerlukan lebih banyak sumber dan lebih banyak masa. Pada saat itu, bola ditempatkan di gelanggang pemangku kepentingan, dan jika mereka ingin maju dengan memasukkan persyaratan tersebut, maka tanggung jawab mereka adalah untuk mengumpulkan dana dan menjual anggota pasukan yang lain untuk meningkatkan jangka waktu projek. Anda tidak perlu takut untuk menolak. Sekiranya anda tidak menolak dan anda mencuba dan menambahkan lebih banyak syarat tanpa menambahkan sumber dan masa, maka kesalahan atas keputusan itu akan anda tanggung.maka mereka akan memerlukan lebih banyak sumber dan lebih banyak masa. Pada saat itu, bola ditempatkan di gelanggang pemangku kepentingan, dan jika mereka ingin maju dengan memasukkan syarat-syarat tersebut, maka tanggung jawab mereka adalah untuk mengumpulkan dana dan menjual anggota pasukan yang lain untuk meningkatkan jangka masa projek. Anda tidak perlu takut untuk menolak. Sekiranya anda tidak menolak dan anda mencuba dan menambahkan lebih banyak syarat tanpa menambahkan sumber dan masa, maka kesalahan atas keputusan itu akan anda tanggung.t tolak ke belakang dan anda mencuba dan menambahkan lebih banyak keperluan tanpa menambahkan sumber dan masa, maka kesalahan atas keputusan itu menanggung anda.t tolak ke belakang dan anda mencuba dan menambahkan lebih banyak keperluan tanpa menambahkan sumber dan masa, maka kesalahan atas keputusan itu menanggung anda.

Bagaimana Pengurus Projek Boleh Menggunakan Microsoft OneNote

5. Terus Bergerak Pasukan Maju

Projek boleh terhenti sekiranya anggota pasukan projek tidak jelas apakah tujuan yang harus mereka usahakan. Pengurus projek yang hebat dapat mencegahnya dengan memastikan bahawa terdapat matlamat projek jangka pendek, sederhana, dan jangka panjang yang lebih besar, dan bahawa semua individu jelas apa yang sedang mereka kerjakan dalam jangka pendek, sederhana dan panjang. Mempunyai titik sentuhan cepat dengan ahli pasukan secara berkala boleh menjadi kaedah yang baik untuk memastikan bahawa orang tetap menjalankan tugas. Sebagai alternatif, meminta ahli pasukan meluangkan masa lima minit pada akhir hari dan menulis ringkasan peringkat tinggi yang cepat tentang apa yang mereka lakukan pada hari itu dan apa yang mereka ada di dek untuk hari esok adalah cara terbaik untuk memastikan semua orang bergerak maju.

6. Atasi Pertikaian Pasukan Segera

Perselisihan dan perbahasan antara ahli pasukan boleh menjadi sangat sihat untuk sesuatu projek. Ini menggambarkan kesungguhan orang terhadap apa yang sedang mereka kerjakan, dan sering kali mengarah ke penjelajahan mendalam di sekitar jalan terbaik ke depan. Namun, konfrontasi kadang-kadang boleh berlaku terlalu jauh, dan boleh mengakibatkan darah buruk yang tulus antara ahli pasukan. Pengurus projek yang hebat akan berusaha untuk mengendalikan perbincangan jika ia kelihatan terlalu panas. Walau bagaimanapun, jika ia menimbulkan kemahuan antara rakan sepasukan, pengurus projek yang hebat akan berusaha untuk menguruskan konflik itu dengan betul, sama ada itu bermaksud menarik individu tersebut ke dalam bilik untuk membincangkan masalah mereka, melakukan perbincangan 1 hingga 1 dengan mereka mengenai masalah, atau bekerja melalui pengurus mereka untuk menyelesaikan perbalahan.Perkara terburuk yang dapat dilakukan oleh pengurus projek dalam situasi tersebut adalah mengabaikan masalah dan membiarkan perselisihan menjadi lebih buruk, kerana hal itu dapat mulai menjatuhkan projek.