Mengendalikan surat: diploma tahap 3 ocr nvq dalam perniagaan dan pentadbiran

Pengenalan:

Unit ini adalah unit pilihan Kumpulan B di Tahap 2 dengan jumlah tiga kredit. Unit ini membantu calon menggambarkan kemahirannya dalam perkhidmatan mel. Calon akan mempunyai pengetahuan yang baik untuk mengikuti prosedur keselamatan dan keselamatan semasa mengendalikan surat dalaman dan luaran, baik yang masuk maupun yang keluar, dan alasannya mesti ditangani sedemikian. Mereka akan memiliki pengetahuan yang baik mengenai pelbagai perkhidmatan yang ada, mengapa perkhidmatan tersebut diperlukan, dan bagaimana ia digunakan. Mereka akan tahu memilih perkhidmatan tertentu bergantung pada keperluan dan keutamaan, mengira ongkos kirim, menangani masalah, mengikuti prosedur, dan melaporkan kesilapan dan masalah.

Pernyataan peribadi untuk unit ini juga telah disertakan!

1.1 / 2 Apakah tujuan prosedur keselamatan mengendalikan surat atau bungkusan?

Surat mungkin mempunyai maklumat sulit. Ini mungkin merangkumi maklumat peribadi mengenai pekerja atau mengandungi rahsia perniagaan seperti nama pelanggan dan maklumat sulit yang berkaitan dengan perniagaan, pelanggan, dan pelanggan. Surat dan bungkusan juga harus diperiksa untuk mengetahui ciri yang mencurigakan. Oleh itu, prosedur keselamatan mesti dipatuhi.

Contohnya, apabila kita menerima surat atau bungkusan dari alamat yang aneh atau terdapat dalam bentuk, bentuk, atau ukuran yang mencurigakan, prosedur keselamatan harus diikuti dan dilaporkan kepada pengurus pejabat.

2.1 Mengapa anda mesti mengedarkan / menghantar surat kepada penerima yang betul dalam jangka masa yang dipersetujui?

Email harus selalu dihantar atau diedarkan kepada penerima yang betul, kerana maklumat tersebut boleh menjadi maklumat penting dan sulit yang tidak boleh diungkapkan kepada orang lain. Mereka juga harus diedarkan tepat pada waktunya, sehingga tugas yang ditentukan di e-mel diselesaikan dalam jangka waktu yang disebutkan dan tarikh akhir dipenuhi, sehingga kita menghindari aduan atau masalah serius lainnya.

2.2 Apakah struktur organisasi dan nama, peranan, dan lokasi individu dan pasukan?

Saya belum menerbitkan jawapan saya di sini, kerana ini adalah maklumat sulit. Anda boleh melukis carta alir untuk organisasi anda atau boleh melayari laman web organisasi anda jika anda memilikinya. Mulakan dengan ketua jabatan anda, dan kemudian cabut kepada pasukan dan pengurus yang berbeza, dan akhirnya akhiri dengan ahli pasukan anda. Pastikan anda menyebut nama, kedudukan, dan lokasi setiap orang, untuk potret yang jelas.

Semoga ini dapat membantu!

2.3 Perkhidmatan mel dalaman dan luaran apa yang tersedia untuk organisasi?

Perkhidmatan mel dalaman yang tersedia adalah untuk pengedaran surat di pejabat dan jabatan ______________________ (dikeluarkan untuk tujuan kerahsiaan) . Mereka dikumpulkan dan dihantar setiap hari.

Surat luaran dihantar melalui ___________________ (dikeluarkan untuk tujuan kerahsiaan) . Perkhidmatan mel luaran digunakan, apabila surat boleh atau tidak meliputi kriteria perkhidmatan mel dalaman. Contohnya, di mana surat harus dihantar kepada pelanggan, atau syarikat lain, atau surat-menyurat di luar daerah. Ia juga dihantar dan dikumpulkan setiap hari.

2.4 Memberi alasan untuk memilih perkhidmatan mel dalaman dan luaran

Perkhidmatan mel luaran dipilih di mana penghantaran di luar daerah dan di mana ia adalah untuk syarikat atau pelanggan lain. Ini akan menjadi kawasan yang tidak berada di bawah kawasan pejabat ___________________ (dikeluarkan untuk kerahsiaan) .

Surat dalaman digunakan di mana penghantaran perlu dibuat ke pejabat atau jabatan yang berada di bawah ____________________ (dikeluarkan untuk tujuan kerahsiaan) . Surat dalaman menjimatkan masa dan wang. Oleh itu, sebarang surat yang boleh dihantar melalui surat dalaman dihantar melalui cara itu dan hanya selebihnya dihantar melalui sistem mel luaran.

2.5 Kaedah apa yang anda gunakan untuk mengira wang pos?

Pos tersebut mesti disusun mengikut urgensi dan kepentingannya sebagai kelas pertama atau kelas kedua. Sebarang jawatan di luar negara mesti diselesaikan. Kita perlu mengetahui caj pos untuk pos yang berlainan ukuran, dan juga mengenai caj pos untuk surat pukal. Perkhidmatan e-mel mungkin memberikan potongan harga untuk surat pukal dan ia hanya dapat diterapkan jika kita menyusun pra-pos.

Sekiranya kita perlu mengirim barang dan menjamin barang itu akan dihantar pada hari kerja berikutnya atau hari yang sama, atau jika surat perlu dihantar pada waktu pengiriman yang direkodkan, kita harus mencari biaya pos dan jangka waktu di mana surat itu harus menghantar dan menghantarnya dengan sewajarnya.

2.6 Masalah apa yang mungkin berlaku dengan surat masuk dan keluar dan bagaimana anda menangani masalah ini?

Masalah utama yang boleh berlaku adalah kelewatan, penghantaran yang hilang, dan surat yang mencurigakan. Untuk mengelakkan kelewatan, kita harus menghantar surat pada waktu yang tepat, dengan pos yang betul. Untuk mengelakkan kehilangan dokumen penting, dokumen dapat dihantar melalui penghantaran yang direkodkan yang memungkinkan seseorang mengesan penghantaran. Segala surat atau bungkusan yang mencurigakan harus dikendalikan dengan sangat berhati-hati dan dilaporkan kepada orang yang bertanggungjawab.