Sampai di dewan carnegie: praktikkan penyelesaian masalah

Dewan Carnegie di New York

Model Kategori Masalah oleh FJG

Hampir semua yang kita lakukan dalam hidup adalah untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Maksud saya, fikirkan perkara ini sebentar. Kami sentiasa melihat beberapa jenis masalah dan memutuskan bagaimana menanganinya. Kami membuat banyak keputusan kami dalam keadaan tertekan dan dengan sedikit masa untuk memikirkannya secara menyeluruh. Oleh yang demikian, kami segera mencari jalan penyelesaian yang sebelumnya. Tetapi pendekatan ini membuat kita terjebak dalam lingkaran menyelesaikan masalah yang sama dengan penyelesaian yang sama berulang kali. Tetapi bagaimana jika sifat masalah berubah? Penyelesaian seseorang pasti akan hilang kesannya dan ia akan berlaku pada waktu terburuk yang mungkin. Oleh itu, adalah berguna untuk menggunakan kaedah yang teratur untuk memahami masalah dan akhirnya menyelesaikannya. Perkara pertama yang perlu kita lakukan ialah menentukan apa masalahnya.

Tentukan dan Rangka Masalahnya

Dalam 7 Tabiat Orang Berkesan, kebiasaan ke-5 Stephen R. Covey adalah: " Carilah Pertama untuk Memahami." Memahami masalah adalah penting kerana ia hanya membolehkan kita mengetahui apa yang perlu kita selesaikan. Ramai di antara kita membuang masa yang berharga untuk menyelesaikan masalah yang salah. Sebilangan kecil daripada kita mampu membuang masa seperti itu. Oleh itu, cara yang baik untuk memulakan adalah dengan menggunakan senarai semak ringkas di mana seseorang boleh mengemukakan soalan ringkas tetapi mendalam.

Apakah jenis masalah yang kita hadapi?
Apa yang anda lihat atau deria yang membuat anda berfikir ada masalah?
Adakah terdapat manifestasi masalah yang boleh saya tunjukkan?
Bilakah dan bagaimana ia berlaku?
Di mana dan kepada siapa ia berlaku?
Mengapa ia berlaku?

Berdasarkan soalan di atas, seseorang perlu menyediakan pernyataan masalah untuk dijadikan titik permulaan untuk pemahaman yang lebih baik dan analisis penyelesaian masalah yang difokuskan. Contoh format pernyataan masalah yang mudah tetapi berkesan adalah 5 Ws: siapa, apa, di mana, kapan, dan mengapa. Pernyataan seperti itu mengaitkan masalah dan kerangka kerjanya, walaupun kadang-kadang primitif, dapat memperluas pemahaman kita tentang masalah tersebut.

Mengkategorikan Masalah

Dikotomi kawalan adalah konsep falsafah dan psikologi utama. Ini adalah alat penyelesaian masalah yang mengenal pasti cara seseorang perlu berjaya menangani cabaran hidup. Pertama, anda mengenal pasti elemen-elemen situasi yang dapat anda kendalikan. Kemudian, unsur-unsur yang tidak dapat anda kendalikan, tetapi anda boleh mempengaruhi. Dan akhirnya, seseorang mengenal pasti dan perkara-perkara yang tidak dapat dikendalikan atau dipengaruhi oleh seseorang, memaksa seseorang untuk menyesuaikan diri dengan sewajarnya. Dengan cara yang serupa, masalah harus dimasukkan ke dalam perspektif untuk memahami apa yang anda dapat dan tidak dapat dicapai. Ini membolehkan seseorang memusatkan tenaga dan usaha di mana mereka akan memberi kesan paling besar.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan Model Kategori Masalah yang dibuat oleh pengarang untuk mengkategorikan masalah yang dihadapi oleh berkaitan pengaruh dan kepentingan.

Model menunjukkan empat kuadran kategori dan dua paksi. Paksi-y yang menunjukkan pengaruh darjah (rendah ke tinggi) pada masalah dan paksi-x menunjukkan tahap kepentingan dan / atau tahap keutamaan. Setiap kuadran adalah kategori masalah berdasarkan tahap pengaruh dan kepentingan masalah.

Kategori I adalah Abaikan. Dalam kuadran ini, masalahnya sangat penting dan kita tidak mahu membuang banyak tenaga padanya. Oleh itu, ia tidak diendahkan untuk masa yang akan datang, dengan berkesan difailkan sebagai kes dingin.

Kategori II ialah Penuaian. Masalah seperti ini dapat, jika memungkinkan, dapat dianalisis dan diselesaikan jika masalah dengan keutamaan yang lebih tinggi tidak muncul. Masalah dalam kuadran ini harus tetap aktif, dikaji, dan diselesaikan apabila mungkin. Tantangannya ialah jika ini diabaikan terlalu lama, mereka menumpuk dan dengan jisim dan halaju mereka menjadi masalah yang lebih besar yang dapat menghambat kemajuan dalam skala yang lebih besar.

Kategori III adalah Selesaikan. Ini adalah masalah kepentingan / keutamaan tinggi yang boleh dan perlu kita selesaikan. Dalam kes sedemikian, individu atau organisasi mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dengan cara yang berkesan.

Kategori IV adalah Urus. Akan ada masalah yang sangat penting untuk diselesaikan tetapi begitu kompleks dan dinamik sehingga memerlukan masa untuk diselesaikan.

Mengusahakan Penyelesaian

Sekarang setelah kita membetulkan masalah dan mengkategorikan masalahnya, inilah saatnya untuk mula mengenal pasti kaedah tindakan (COA) untuk menyelesaikan masalah tersebut. Oleh kerana kita menganggap tindakan terbaik, seseorang harus mempertimbangkan perkara-perkara berikut:

COA mana yang paling mungkin menyelesaikan masalah untuk jangka masa panjang?
COA mana yang paling sesuai, boleh diterima, dan sesuai untuk dicapai sekarang?
Apakah risiko yang berkaitan dengan setiap COA?

Pada ketika ini, berguna untuk memahami bagaimana pemimpin dapat berkomunikasi dengan pasukannya dan penasihat yang dipercayai untuk mendapatkan maklum balas dan membuat satu set penyelesaian untuk masalah tertentu. Tiga cara yang boleh menghasilkan maklum balas yang berkesan dan pengembangan COA adalah percambahan idea, advokasi, dan penyelidikan.

Kita semua memahami bagaimana percambahan idea mengumpulkan sebanyak mungkin idea, kemudian menyaringnya untuk mencari idea terbaik. Ini berfungsi paling baik apabila anda mengumpulkan sekumpulan rakan sebaya yang senang melancarkan idea tanpa pemimpin kanan hadir untuk memberikan penilaian yang nyata atau yang dapat dirasakan. Dua cara lain adalah advokasi dan penyelidikan.

Dalam menyokong, setiap ahli secara langsung menyatakan pendapatnya. Walaupun ia membolehkan semua pemain mengetahui kedudukan pemain yang lain, ia tidak memungkinkan banyak pemahaman kerana ada sedikit pertanyaan mengenai kedudukan masing-masing. Proses ini, jika tidak diawasi dengan cermat, dapat menyebabkan advokasi penuh terhadap satu posisi tertentu kerana mungkin merasa ketua kumpulan yang ditunjuk mendorong agendanya dan ingin mendorong mereka dalam pasukan yang menentang cadangan tersebut.

Sebaliknya, siasatan cuba mewujudkan persaingan yang lebih setara dengan menggunakan soalan untuk menyalurkan maklumat mengenai masalah tersebut. Ini memungkinkan setiap orang untuk mencabar masalah melalui tanggapan mereka terhadap satu pertanyaan. Kaedah ini dapat membolehkan lebih banyak penglibatan kerana cenderung mewujudkan suasana perkongsian dan dialog.

Kaedah terakhir boleh dipanggil hibrid. Di sinilah pemimpin menggabungkan aspek terbaik dalam advokasi dan penyelidikan wacana penyelesaian masalah.

Menjawab Penyataan Masalah

Sebelumnya kami berbicara tentang membuat pernyataan masalah untuk membolehkan kami memulakan analisis yang membuka pintu untuk membuat tindakan untuk masalah kami. Sekarang, kita perlu mengembangkan prosedur untuk menanggapi penyataan masalah kita. Satu kaedah yang berguna adalah dalam cadangan penyelesaian tujuh langkah pengarang ini.

Selesaikan semula masalah. Ini adalah masa terakhir untuk memastikan masalah yang betul dapat ditangani.
Titik permulaan; di mana kami berada.
Titik akhir yang dikehendaki berdasarkan tindakan. Boleh menjadi lebih daripada satu.
Mengapa penting bagi kita untuk menyelesaikan masalah tersebut? Apa teori yang menggarisbawahi masalah itu?
Apa yang diberitahu oleh data kepada kami? Apa petunjuk yang menunjukkan kesimpulan kita?
Bentangkan hanya analisis fakta. Jangan sekali-kali membengkokkan data untuk memberitahu pendapat yang berat sebelah. Biarkan data bercakap sendiri.
Buat cadangan.

Perhatikan – orientasi – putuskan-bertindak

Hingga saat ini, kita mempunyai satu perkara terakhir yang harus dilakukan sesuai dengan kitaran gelung OODA John Boyd, mengamati – berorientasikan-memutuskan-bertindak ; kita perlu bertindak — membuat keputusan. Keputusan yang berani dan tepat adalah matlamatnya. Akan tetapi, ada kalanya keputusan diperlukan sebelum semua maklumat yang diinginkan masuk. Keputusan sangat penting kerana tidak ada yang lebih buruk daripada terlambat.

Dalam istilah juruterbang, pesawat tidak terbang sendiri. Juruterbang yang diperintah harus menerbangkan pesawat dan tidak pernah boleh menerima penumpangnya, sehingga dia mengundang bahaya. Ikut arahan dan kendalikan dan tegas. Ini adalah keupayaan asas untuk pemimpin yang berjaya.

Dengan rancangan tindakan anda di tangan, seseorang harus ingat beberapa perkara penting.

Pertimbangkan dengan teliti indikator apa yang anda harapkan untuk mula dilihat. "Bagaimana keadaannya ketika kita menyelesaikan masalahnya?"
Langkah apa yang harus diambil untuk melaksanakan alternatif terbaik dalam jangka masa yang boleh diterima. Masa jarang berteman.
Bagaimana anda akan mengawasi pelaksanaan rancangan tersebut?
Sumber apa yang anda perlukan?
Siapa yang bertanggungjawab dan adakah mereka mempunyai pihak berkuasa yang diperlukan?
Berkomunikasi, berkomunikasi, dan berkomunikasi.
Jangan lupa, selalu ada perkara lain yang perlu dilakukan. Anda perlu berwaspada. Perhatikan masalah seperti kelas Tadika dan tidak ada yang akan mengejutkan anda.

Pada akhirnya, seorang pemimpin harus mendapat hasil. Sekiranya seseorang menginginkan pasukan yang terlibat dan berdasarkan hasil, visi, panduan, dan motivasi harus sesuai dengan cabarannya. Ini membolehkan ahli pasukan di seluruh organisasi mewujudkan kepemimpinan dengan cara kuantitatif dan kualitatif di mana semua tertumpu pada hasil sambil memahami dan memaksimumkan kemahiran interpersonal. Oleh itu, biarkan masalah datang, berjuang untuk menyelesaikannya dan memperbaikinya setiap hari. Ingat, kita perlu berlatih untuk sampai ke Carnegie Hall.