30 Petua menangani aduan pekerja

Kaedah terbaik untuk menangani aduan pekerja di tempat kerja.

kate.sade melalui Unsplash; Canva

Aduan Daripada Pekerja

Sekiranya anda berada dalam kedudukan yang berwenang, anda akan menerima aduan dari pekerja yang bekerja di bawah anda. Aduan tersebut akan berkisar dari sesuatu yang sangat kecil, hingga sesuatu yang sangat serius. Terserah kepada penyelia untuk mengetahui apakah aduan itu sah dan bagaimana membalasnya.

Sekiranya anda tidak mempunyai jabatan HR, maka anda harus menangani keadaan dengan berhati-hati. Ia tidak semudah itu. Menangani salah aduan boleh mendatangkan akibat masa depan dan buruk. Sebagai penyelia, ada langkah-langkah yang harus anda ambil untuk melindungi diri anda, pekerja yang membuat aduan tersebut, dan mereka yang terpengaruh dengan aduan tersebut jika ia berkaitan dengan orang lain.

Artikel ini akan merangkumi apa yang perlu anda lakukan sebagai penyelia apabila anda menerima aduan daripada pekerja.

Jenis Aduan Pekerja

Ini hanyalah beberapa masalah yang sering dikeluhkan oleh pekerja.

Masalah Dengan Rakan Sekerja	Pertikaian Gaji dan Gaji Rendah	Kekurangan Percutian / Cuti Sakit
Gangguan	Kegemaran	Kerja berlebihan
Suhu Pejabat	Kebersihan Pejabat	Waktu Kerja
Tugas Pekerjaan	Perubahan Dasar	Pengurusan Mikro

Cara Mengendalikan Aduan Pekerja

Sekiranya anda tidak mempunyai jabatan HR, atau jika aduan itu kecil, anda mungkin harus menangani sendiri aduan tersebut. Menerima aduan pekerja adalah permulaan proses dan boleh menjadi yang paling kritikal, kerana aduan akan menentukan bagaimana reaksi anda. Lakukan perkara berikut semasa menerima aduan pekerja:

1. Dengarkan keluhan sepenuhnya. Walaupun ia kelihatan seperti masalah yang tidak difahami, dengarkan sepenuhnya. Ini akan membolehkan pekerja merasa seperti suara mereka didengar. Kadang-kadang mereka tidak menginginkan tindakan sama sekali - mereka hanya mahu anda mendengar.
2. Tanya banyak soalan. Semasa perbualan, tanyakan banyak soalan mengenai kejadian itu. Sentiasa ingat: "Siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana." Anda juga dapat memparafrasekan aduan dan bertanya apakah tafsiran anda betul untuk memastikan anda memahami sepenuhnya. Soalan adalah kaedah terbaik untuk memastikan ketepatan dan mengelakkan salah tafsiran dan ketidakkonsistenan.
3. Minta sesuatu secara bertulis. Ini adalah proses kritikan yang sangat kritikal. Selepas perbualan anda, minta orang itu menyerahkan sesuatu dalam e-mel yang menjelaskan fakta-fakta aduan. Kemudian, jika ada yang timbul kerana aduan tersebut, anda akan mempunyai dokumentasi bertulis sebagai bukti mengenai apa yang dikatakan.
4. Nasihatkan orang itu agar aduan itu tidak diingini kepada diri mereka sendiri. Pekerja mungkin suka bergosip, dan mereka pasti mengharapkan sekutu di tempat kerja… tetapi apabila ada aduan rasmi, mereka mesti menyimpannya sendiri. Sebagai gantinya, sebagai penyelia, anda perlu menyimpan aduan kepada diri sendiri.
5. Pastikan tindakan. Beritahu pekerja anda bahawa anda akan menindaklanjutinya. Jangan membuat komen lebih lanjut (seperti apa yang anda rancangkan atau bila anda akan melakukannya). Terima kasih pekerja atas maklumat tersebut dan beritahu mereka bahawa anda akan melihat perkara tersebut.

Cara mendengar keluhan pekerja.

Christof Görs melalui Unsplash; Canva

Siapa, Apa, Kapan, Di Mana, Mengapa, dan Bagaimana

Semasa mengemukakan soalan mengenai aduan pekerja, pastikan anda merangkumi setiap perkara berikut untuk mendapatkan seberapa banyak maklumat yang mungkin:

• Siapa - Siapa kejadian ini? Siapa yang terlibat? Siapa tahu mengenainya? Siapa yang menyaksikannya?
• Apa - Apa yang berlaku? Apa lagi yang berlaku pada masa kejadian? Apa yang menyebabkan kejadian itu? Apa bukti yang dapat diberikan bahawa kejadian ini berlaku?
• Bilakah - Bilakah kejadian itu berlaku? Bila lagi perkara ini boleh berlaku?
• Di mana - Di manakah kejadian ini berlaku? Di mana lagi perkara ini boleh berlaku? Di mana sebenarnya pekerja semasa kejadian?
• Mengapa - Mengapa ia berlaku? Mengapa pekerja mengemukakan aduan ini? Mengapa mereka fikir kejadian itu berlaku?
• Bagaimana - Bagaimana perasaan mereka selepas kejadian ini? Bagaimana kejadian ini mempengaruhi orang lain? Bagaimana anda boleh menolong mereka? Bagaimana masalah ini dapat diperbaiki?

Jangan Tunda Menanggapi Keluhan

Masa adalah hakikat semasa menangani aduan pekerja. Semakin lama anda mengatasinya, semakin mudah bagi orang untuk melupakan perincian, kecelakaan yang lain akan mengakibatkan aduan yang lain, dan lain-lain. Saya telah melihat keadaan semakin buruk daripada penyelia kerana penyelia tidak segera menangani aduan.

Cara Menyiasat Aduan Pekerja

Aduan yang serius harus selalu dikendalikan oleh jabatan Sumber Manusia, jika ada. Sekiranya tidak, anda perlu menyiasat masalah ini sendiri. Sebaik sahaja anda menerima aduan, anda harus menyiasatnya dengan sewajarnya. Bergantung pada aduan, mungkin ada berbagai cara untuk menyiasatnya, tetapi umumnya harus sama setiap waktu.

1. Sekiranya ada saksi kejadian itu, berbincanglah dengan mereka semua. Kemukakan soalan seperti "siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana". Bagikan seberapa sedikit maklumat yang mungkin untuk memastikan bahawa mereka memberikan maklumat dengan kata-kata mereka sendiri dan anda tidak boleh dituduh "memimpin" respons mereka.
2. Dapatkan semua dokumentasi yang berkaitan. Sekiranya terdapat dokumen, fail, maklumat komputer, atau bukti lain yang berkaitan dengan aduan, kumpulkan maklumat tersebut untuk disimpan dalam jagaan anda.
3. Lihat semua bukti. Walaupun terdapat banyak bukti bahawa kejadian itu benar, mungkin ada satu bukti yang mengubah segalanya. Jangan hanya mengambil perkataan orang itu, melihat semuanya.
4. Bercakap dengan orang yang membuat aduan semula. Sebaik sahaja anda menerima lebih banyak maklumat dan menyemak butirannya, ajukan soalan susulan kepada orang yang membuat aduan sekiranya dia terlupa maklumat. Dapatkan penjelasan sekiranya terdapat perbezaan.
5. Bercakap dengan penyelia anda. Biasanya anda memerlukan nasihat penyelia anda mengenai cara menangani aduan. Kemukakan bukti dan kesimpulan anda, dan tentukan tindakan yang harus diambil oleh syarikat anda mengenai aduan tersebut. Sebagai alternatif, anda boleh melihat dasar organisasi anda untuk melihat bagaimana aduan ditangani.

Cara Menjawab Aduan Pekerja

Terdapat pelbagai langkah yang mesti diambil apabila anda akhirnya dapat menangani aduan pekerja.

1. Lakukan tindakan yang sewajarnya mengenai aduan tersebut. Sekiranya seseorang perlu ditulis, tulislah. Sekiranya perubahan dasar perlu dilaksanakan, maka laksanakanlah. Tindakan itu harus dilakukan secepat mungkin agar tidak ada masalah di masa depan.
2. Memberi nasihat kepada orang yang membuat aduan mengenai tindakan yang telah diambil. Sekiranya aduan itu dilakukan terhadap orang lain, maka jangan sampai ke perinciannya, hanya nyatakan ia telah diatasi. Sekiranya masalahnya adalah masalah prosedural atau masalah yang tidak melibatkan pekerja lain, anda boleh memberikan perincian tentang bagaimana ia diselesaikan.
3. Sekiranya aduan itu tidak berasas, beri nasihat kepada orang yang membuat aduan itu. Ini akan membolehkan pekerja mengetahui apa yang harus dilakukan pada masa akan datang sekiranya timbul situasi serupa. Jangan membuat mereka merasa tidak senang dengan aduan tersebut; cuba mengubahnya menjadi pengalaman belajar.
4. Teruskan. Setelah aduan ditangani dan masalah ditangani, teruskan. Jangan memikirkan isu ini, kerana ini akan memburukkan lagi jangka masa panjang. Bagaimanapun…
5. Jauhkan keluhan di fikiran anda. Sekiranya anda melihat corak aduan yang sama atau orang yang sama membuat aduan lain, anda mungkin akan melihat masalah lain yang perlu ditangani.

Cara Mendokumentasikan Aduan

Dokumentasi yang mendalam dan teliti menunjukkan bahawa anda memandang serius aduan tersebut. Sentiasa ikuti dasar tempat kerja anda untuk menangani aduan dan siasatan.

1. Minta mereka meletakkannya secara bertulis. Minta mereka menghantar e-mel yang memperincikan aduan mereka. Sekiranya perlu, minta mereka menyertakan semua maklumat yang relevan dari segi tarikh, waktu, lokasi, nama, saksi, kesan, dan perincian.
2. Balas melalui e-mel. Balas e-mel ini dengan memberi tahu mereka bahawa anda akan menyiasat masalah tersebut dengan teliti dan akan menghubungi mereka secepat mungkin.
3. Terus berkomunikasi. Sekiranya siasatan mengambil masa lebih lama daripada yang anda jangkakan, hantarkan e-mel lain untuk memastikan bahawa tindakan sedang diambil.
4. Hantar e-mel terakhir. Setelah anda menyelidiki masalah tersebut dengan teliti, hantarkan e-mel lain yang memberitahu mereka apa yang anda dapati dan tindakan apa yang akan diambil.
5. Pastikan ia pendek dan manis. Seboleh-bolehnya, teruskan perbualan anda secara bertulis melalui e-mel untuk memastikan terdapat "jejak kertas." Pastikan e-mel ini ringkas, profesional, tidak emosi, dan berkecuali.

Apa yang TIDAK Perlu Dilakukan Apabila Pekerja Mengadu

• Buat jenaka (walaupun yang jinak) dengan pekerja atau orang lain mengenai keadaan tersebut.
• Ganggu semasa mereka bercakap dengan anda. Matikan telefon anda dan tutup pintu pejabat anda.
• Tunjukkan rasa tidak hormat. Jangan memperkecilkan keluhan mereka, mempersoalkan kebenaran mereka, atau melakukan apa sahaja untuk membuat mereka merasa seperti anda tidak memandang serius masalah ini.
• Buat aduan itu kepada umum. Elakkan daripada membicarakan aduan tersebut kepada pekerja lain.
• Hukum. Jangan mengambil tindakan tatatertib yang terlalu cepat terhadap pekerja yang mengadu atau orang yang mereka keluhkan. Luangkan masa untuk mengetahui apa yang berlaku sebelum anda mengambil tindakan.

• Berpihak. Cubalah untuk tetap bersikap netral dan profesional tetapi ramah, walaupun setelah anda menyelidiknya dengan teliti.
• Main wira. Cuba selesaikan masalahnya: jangan bermain orang tengah atau ahli terapi - itu bukan tugas anda.
• Gosip. Jangan membincangkan keadaan dengan orang lain di tempat kerja. Sangat penting agar anda tidak bergosip atau berpihak.
• Meningkat. Jangan mencadangkan pekerja mengupah peguam atau mencari pekerjaan baru. Jangan membuat cadangan drastik sehingga anda mengetahui semua fakta.

Sekiranya anda mengatasi aduan, apakah perkara terburuk yang boleh berlaku? Baca Apa itu Pembalasan Tempat Kerja? Dan Mengapa Majikan Jadi Takut?

Soalan Lazim

Bagaimana anda harus menangani aduan terhadap anda di tempat kerja?

Pertama, penting untuk tetap tenang, mendengar sepenuhnya, dan tidak bertindak balas secara berlebihan. Artikel ini, Dituduh Kesalahan di Tempat Kerja: Apa yang Harus Dilakukan, akan memberi anda lebih banyak gambaran mengenai apa yang harus dilakukan seterusnya.

Apa yang perlu dilakukan sekiranya seorang pekerja membuat aduan terhadap pekerja lain?

Penting untuk selalu bersikap berkecuali, dan ini berlaku terutamanya apabila seorang pekerja mengadu yang lain. Amat mustahak agar anda tidak berpihak dan anda menyiasat perkara itu dengan teliti, secepat mungkin. Selalu melibatkan jabatan HR, jika anda memilikinya. Sekiranya tidak, maka artikel ini Dia Berkata, Dia Berkata: Siapa yang Memberitahu Kebenaran dalam Penyiasatan Tempat Kerja? menawarkan lebih banyak petua mengenai cara menyiasat aduan.

Apakah kaedah terbaik untuk menangani aduan pekerja terhadap pengurus atau penyelia?

Sekiranya anda seorang pengurus atau penyelia sendiri, anda mungkin cenderung bersimpati dengan rakan pengurus anda dan mendapati bahawa anda berada dalam konflik kepentingan. Sekiranya anda mempunyai jabatan HR, lebih baik menyerahkan siasatan kepada mereka.

Bagaimana HR harus menangani aduan pekerja?

Sekiranya anda mempunyai jabatan HR, anda harus mengarahkan aduan pekerja yang serius kepada mereka. Sebuah jabatan HR harus mempunyai protokol yang jelas dan didokumentasikan mengenai bagaimana menangani masalah ini. Itu tugas mereka, jadi lebih baik membiarkan mereka mengatasinya.

Aduan Terbesar Daripada Pekerja?

Sumber

Sekiranya anda masih mempunyai pertanyaan, lihat senarai pautan ini ke laman web yang bermanfaat dengan jawapan yang lebih mendalam dan spesifik.

Penyiasatan Aduan Pekerja: Apa yang Tidak Akan Dikatakan oleh Sumber Manusia Anda menawarkan petua dan nasihat mengenai penyiasatan aduan pekerja berdasarkan pengalaman pakar jabatan HR sebagai penyiasat sumber manusia korporat.

Ringkasan Undang-Undang Utama Jabatan Tenaga Kerja adalah penerangan ringkas mengenai undang-undang buruh utama, termasuk maklumat mengenai upah, jam, keselamatan tempat kerja, persaingan, dan banyak lagi.

Laman web Suruhanjaya Peluang Pekerjaan Sama AS mempunyai maklumat tentang cara memfailkan kes diskriminasi dan pautan bermanfaat lain, termasuk maklumat mengenai gangguan di tempat kerja.

Bagaimana TIDAK menangani Aduan Pekerja

Oleh itu, apa yang anda lakukan untuk menangani aduan pekerja? Beritahu saya dalam komen di bawah.

Soalan & Jawapan

Soalan: Bagaimana anda menangani pekerja yang selalu mengkritik pekerja lain?

Jawapan: Nasihatkan pekerja bahawa mereka perlu mengambil berat tentang pekerjaan mereka sendiri, dan bukan pekerjaan orang lain Sekiranya mereka melihat masalah, mereka dapat melaporkannya kepada penyelia mereka, tetapi mereka tidak harus mengatasinya sendiri.

Soalan: Berapa jam lebih masa pekerja boleh bekerja?

Jawapan: Itu bergantung pada undang-undang di negara mana pun. Tidak ada batasan yang ditetapkan di Amerika Syarikat, misalnya, tetapi diwajibkan agar semua jam melebihi 40 dibayar lebih masa. Beberapa tempat memerlukan cuti minimum lapan jam antara shift juga, walaupun ada yang memilih untuk bekerja.

Saya cadangkan untuk melihat undang-undang di negara / negeri / wilayah anda untuk mengetahui. Namun, anda mungkin diminta bekerja lebih masa dan mungkin diberhentikan sekiranya anda menolak.

Soalan: Apa yang anda lakukan terhadap pengurus yang bercakap negatif mengenai pekerja, dengan pekerja lain (melalui teks)?

Jawapan: Ia sangat menyentuh hati. Anda boleh bercakap dengan bos anda tentang perkara itu, atau pergi ke bos atasan anda tentang hal itu, tetapi walaupun demikian itu adalah kata-kata anda terhadap mereka. Sekiranya anda mempunyai jabatan HR, itu boleh menjadi pertaruhan terbaik anda. Jika tidak, anda boleh cuba mengabaikannya. Tetapi saya dapat memberitahu anda sekarang bahawa pengurus banyak mengeluh tentang pekerja mereka, walaupun mereka tidak seharusnya kepada pekerja lain.

Soalan: Bagaimana saya menangani pekerja yang selalu mengadu beban kerja mereka?

Jawapan: Anda perlu melibatkan mereka untuk mengetahui mengapa mereka mengeluh tentang beban kerja, apa halangan yang menghalangi mereka untuk menyelesaikan tugas mereka, dll. Alihkan perbualan dari beban kerja mereka dan