3 Hacks untuk mengekang penundaan persembahan

Adakah anda mengalami penundaan persembahan? Cari beberapa petua untuk menyelesaikan persembahan anda tepat pada waktunya tanpa tergesa-gesa pada saat-saat terakhir.

Pexels

Penyampaian anda akan selesai minggu depan. Slaid tidak selesai. Kandungan anda berantakan, verbose dan kurang bernilai. Dan anda berfikir, "Ah, saya akan menyelesaikannya dalam sekejap; ia boleh menunggu beberapa hari."

Dua hari sehingga waktu tayangan: "Ini mengambil masa lebih lama daripada yang dijangkakan; Saya hanya akan bertahan."

"Mari Wing It" Bukan Penyelesaiannya

Ini adalah senario yang tidak asing bagi banyak penyampai. Kadang-kadang, anda hanya merasa terlalu terharu dengan banyak perkara, dan anda tidak mempunyai masa untuk bimbang tentang persembahan yang akan datang dalam masa terdekat. Saya memanggil fenomena ini sebagai 'Procrastination Presentation'.

Kami mengetahui kesan buruk penundaan terhadap produktiviti kami. Bagaimanakah Penangguhan Persembahan berbeza? Pertama, kesan malapetaka dari kerja-kerja saat-saat terakhir di sini adalah di atas pentas, yang jelas untuk diteliti oleh penonton. Apabila anda hadir, anda mewakili diri anda. Persembahan separuh matang mencerminkan kredibiliti dan profesionalisme anda. Ini menjadikan anda kelihatan tidak bersedia, tidak teratur dan mungkin juga malas.

'Winging it' tidak berfungsi separuh masa. Anda dapat memancarkan banyak karisma sehingga meluap-luap dari telinga anda, tetapi jika anda tidak benar-benar tahu apa yang anda bicarakan atau menawarkan apa-apa nilai, penonton akan melihat langsung melalui orang-orang jahat ini.

Bagaimana Memotivasikan Diri untuk Mengendalikan Persembahan Anda

Sebaik-baiknya, anda harus bersedia. Luangkan masa untuk mengetahui barang anda dan selesaikan kerja dengan betul. Namun, kebenarannya adalah, anda tidak boleh membuang komitmen anda untuk menggunakan Picasso pada slaid anda dan Ralph Waldo Emerson pada skrip anda. Sesuatu harus diberikan. Sebagai penyokong persembahan yang produktif, saya menawarkan beberapa jalan pintas yang mungkin anda boleh buat sendiri.

Hack # 1: Fahami bahawa Itu Proses

Mengakui bahawa membuat persembahan yang baik adalah jumlah bahagian, proses langkah demi langkah, jika anda mahu. Menggunakan poket masa lapang untuk mengisi jurang ini akan memastikan anda menyelesaikannya dengan cepat dan mengelakkan terlalu banyak menjejaskan kualiti.

Anda mungkin mempunyai 'sistem' anda sendiri, tetapi mengikuti proses terstruktur membuat anda 'selesai' jauh lebih cepat dan memberi anda masa untuk berusaha untuk mendekatkannya dengan 'sempurna'.

Hack # 2: Gunakan semula Kerja Lalu

Berbeza dengan apa yang disarankan oleh beberapa profesional komunikasi, anda tidak mempunyai banyak waktu untuk membuat persembahan khusus untuk khalayak anda dari awal.

Sekiranya anda seorang pelatih atau bekerja di jabatan yang fokus, kemungkinan anda akhirnya akan membincangkan konsep atau idea yang sama sekali lagi. Tidak ada yang menghalang anda untuk menggunakan grafik atau transkripsi tertentu yang anda buat dengan susah payah sebelum membuat persembahan anda yang seterusnya.

Hack # 3: Menyumber Bahagian Penyampaian Anda

Ini adalah jalan terakhir jika anda tidak dapat meluangkan masa. Biarkan seorang profesional melepaskan beban anda dengan menyerahkan bahagian pembentangan anda kepada mereka. Contohnya, ambil pereka sekiranya anda menghadapi masalah dengan reka bentuk. Minta pertolongan penyalin sekiranya anda bingung dengan kandungan.

Perhatikan bahawa saya tidak mencadangkan mengeluarkan diri sepenuhnya dari proses tersebut; anda harus mengetahui persembahan anda dengan sebaiknya. Masukkan sedikit keaslian anda ke dalamnya. Sumbangan anda boleh berbentuk penyediaan struktur mesej atau reka bentuk lakaran.

Paradoks Kesempurnaan

Saya cukup perfeksionis, kerana saya yakin ramai di antara kita. Pada masa muda saya dulu suka menggambar haiwan. Saya akan menarik anggota badan, telinga dan kepala, dan membiarkan mata terakhir; Saya selalu merosakkannya. Saya akan menghancurkan kertas itu dan segera membuang makhluk celaka itu.

Ketika merancang persembahan, perkara-perkara tidak jauh berbeza. Saya terus menerus mengejar idea kesempurnaan. Saya membuat 50-60 tweak kecil pada slaid sebelum saya berpuas hati. Sekali lagi, saya tidak pernah benar-benar berpuas hati.

Ketahuilah bahawa Tidak Ada Yang Sempurna

Tidak syak lagi tindakan ini membuat saya mendapat perhatian kerana kerja yang baik, tetapi ini juga mempengaruhi jadual penghantaran saya. Dalam tiga jam, yang saya buat hanyalah tiga slaid yang menyedihkan daripada 60? Saya terpaksa menangguhkan muat naik, penyerahan kerja dan slot persembahan.

Tidak salah dengan mahu menjadi 'sempurna' kan? Keliru. Kesempurnaan adalah mitos. Perkara tidak akan sempurna, sekurang-kurangnya untuk anda. Tetapi mereka boleh menjadi 'cukup baik' atau lebih baik.

Saya menghabiskan berjam-jam untuk memfokuskan pada perincian kecil di kawasan minit tertentu, sehingga menjejaskan kualiti secara keseluruhan. Apabila tarikh akhir tiba, saya tidak dapat menyampaikan apa yang saya ada pada masa itu. Saya hanya mempunyai separuh payung yang boleh digunakan.

Siapkan

Dalam situasi di mana anda berjangka (atau tidak) menimbang kos peluang adalah segalanya. Adakah anda lebih suka mempunyai beberapa slaid super tetapi tidak dapat memberikan persembahan sama sekali atau mempunyai dek penuh standard yang boleh diterima untuk memberikan persembahan.

Saya yakin bagaimana perkara-perkara semestinya hebat, tetapi ada garis halus antara 'cukup baik' dan terlalu melakukannya. Saya tidak mendorong anda menghantar produk separuh, tetapi menunda produk 'cukup baik untuk dihantar' sama buruknya. Pepatah lama berlaku: "Selesai lebih baik daripada sempurna."

Selesai lebih baik daripada sempurna.

Apa Sebenarnya Perkara?

Bakar persembahan anda (maafkan kek pun) lapisan demi lapisan. Bina mereka dari bawah ke atas. Sekiranya ia berlaku, anda akan kehabisan masa, anda akan berada dalam kedudukan yang baik untuk memberi persembahan tanpa mengira. Seorang rakan jurulatih pertuturan saya, Benjamin Loh, mengatakan ini:

Ini semua mengenai memprioritaskan bit penting untuk membuatnya menjadi 'Selesai' atau 'Cukup Baik' sebelum bercita-cita untuk melangkah lebih jauh.