Setuju anggaran: anggaran, keutamaan dan sumber kewangan, dan tujuan dan faedah penganggaran

Artikel ini ditulis berdasarkan Unit NVQ " Setuju Anggaran." Ini adalah unit tahap 3 dengan nilai kredit 4.

Terdapat dua bahagian dalam unit ini; bahagian pertama dinilai berdasarkan pengetahuan dan pemahaman, pernyataan peribadi, soal jawab, perbincangan dan bukti lain. Bahagian kedua dinilai berdasarkan bukti melalui pelbagai prosedur.

Apa Artinya Menyetujui Belanjawan

Sekiranya anda mempunyai beberapa objektif yang dapat anda capai, atau anda tahu anda perlu menghadapi situasi kritikal yang mungkin timbul pada bila-bila masa, anda memerlukan rancangan. Anda perlu merancang simpanan, pendapatan dan perbelanjaan anda, dan ini berlaku untuk tujuan peribadi dan tujuan perniagaan. Ringkasnya, anda perlu "menyetujui anggaran."

Apa itu Belanjawan?

Anggaran adalah dokumen kewangan yang merancang simpanan, perbelanjaan, pendapatan dan perbelanjaan masa depan. Anggaran dapat dirancang oleh individu atau oleh perniagaan atau organisasi sehingga mereka meramalkan apakah mereka dapat beroperasi dengan pendapatan dan perbelanjaan yang dirancang. Anggaran tersebut juga akan memberi gambaran bagaimana prestasi perniagaan pada tahun kewangan berikutnya.

Banyak Jenis Belanjawan

Terdapat banyak jenis anggaran berdasarkan keadaan atau bahagian perniagaan yang bersangkutan dan juga angka kewangan yang ada.

Apabila angka kewangan tidak mencukupi, belanjawan disediakan berdasarkan anggaran dari tahun sebelumnya dan ini disebut Anggaran Anggaran.
Anggaran yang berdasarkan berapa banyak wang tunai yang akan dibelanjakan pada tahun kewangan berikutnya disebut Belanjawan Tunai.
Sekiranya kos dihitung untuk memulakan perniagaan baru, termasuk kos semua aset yang diperlukan untuk memulakan perniagaan, maka itu disebut Anggaran Permulaan Perniagaan.
Dan ada Performance Budget yang berdasarkan pada perkhidmatan atau projek di mana anggaran dibuat dengan menilai setiap item.
Anggaran penjualan syarikat di masa hadapan disebut Anggaran Jualan.

Terdapat lebih banyak jenis anggaran, semuanya bergantung pada tujuan, tujuan dan faktor lain yang terlibat.

Mengapa Penting untuk Membuat Anggaran?

Merancang dengan anggaran akan memberi anda gambaran yang jelas tentang berapa banyak wang yang akan masuk dan berapa banyak yang akan anda belanjakan. Oleh itu sebelum anda benar-benar membelanjakan sesuatu, anda boleh memutuskan sama ada ia akan memberi kesan kepada kewangan untuk tahun itu atau tidak. Anda boleh mengutamakan, mencapai matlamat, mengurangkan perbelanjaan yang tidak diingini dan menguruskan wang dengan cekap. Membuat anggaran akan menghilangkan tekanan dan keraguan, kerana anda sudah tahu apa yang anda ada dan apa yang diharapkan.

Kemahiran dan Proses yang Diperlukan untuk Membangunkan Anggaran

Terdapat pelbagai proses yang perlu diketahui dan difahami oleh seseorang sebelum membuat dan menyetujui belanjawan. Sebahagian daripada mereka dibincangkan di bawah:

Cara menggunakan anggaran semasa menyusun draf anggaran (bahagian 1.1)
Cara mengenal pasti keutamaan dan sumber kewangan yang diperlukan semasa menyediakan anggaran (bahagian 1.2)
Tujuan dan faedah mengenal pasti keutamaan ketika menyediakan anggaran (bahagian 1.3)
Tujuan dan faedah menilai dan membenarkan anggaran kos dan pendapatan (bahagian 1.4)

Fahami Cara Membangunkan Belanjawan

Membangunkan belanjawan mempunyai pelbagai peringkat dan pelbagai faktor perlu dipertimbangkan juga. Draf anggaran dibuat dengan proposal untuk perbelanjaan dan pelaburan untuk jangka waktu anggaran tersebut.

Terangkan Cara Menggunakan Anggaran semasa Menyusun Draf Anggaran (Bahagian 1.1)

Semasa membuat draf belanjawan, seseorang mempertimbangkan anggaran, penyata pendapatan, dan aliran tunai tahun kewangan sebelumnya untuk perniagaan. Semasa memproyeksikan pendapatan dan perbelanjaan, berhati-hati dan konservatif dan selalu gunakan angka sebenar yang betul dan pasti jika anda mempunyai pegangan. Bersedia untuk menguruskan variasi dalam anggaran nilai anggaran.

Catatan: Di mana anda tidak mempunyai angka sebenar, semasa menganggarkan perbelanjaan, anggarkan setinggi mungkin, contohnya bil utiliti tertinggi; semasa menganggarkan pendapatan, kira nilai yang rendah, misalnya mengambil nilai yang membawa paling sedikit pendapatan untuk perkhidmatan.

Semasa menggunakan anggaran untuk menyusun draf anggaran, sediakan senarai semua sumber yang anda perlukan untuk mengembangkan anggaran. Kumpulkan semua sumber dan akhirnya kumpulkan untuk mengembangkan anggaran. Anda perlu menyiapkannya sebelum permulaan tahun kewangan (fiskal).

Fakta penting yang harus dipatuhi semasa mengikuti proses di atas adalah:

Anda perlu membuat senarai semua perbelanjaan. Kategorikan perbelanjaan secara berasingan dan buat senarai. Contohnya, alat tulis pejabat, peralatan, gaji, dan insurans. Sediakan anggaran anggaran perbelanjaan dan gunakan perbelanjaan tahun sebelumnya untuk rujukan.
Cari sekatan, seperti jumlah perbelanjaan maksimum atau minimum, atau jangka masa yang diperuntukkan untuk tugas dan projek tertentu, dan pertimbangkannya.
Langkah seterusnya adalah membuat senarai semua pendapatan. Kategorikan seperti di atas dan sediakan senarai semua sumber di mana anda akan memperoleh pendapatan dan jumlah anggaran bagi masing-masing. Contohnya, pendapatan dari perkhidmatan yang disediakan, produk yang dihantar, dana luaran, cukai, penjualan, atau sebarang acara penggalangan dana.
Buat hubungan antara pendapatan dan perbelanjaan. Anda mempunyai senarai pendapatan dan perbelanjaan. Ketahui sumber pendapatan yang akan menolong perbelanjaan dan buat garis besar interaktif.

Sebaiknya dapatkan nasihat daripada orang yang berpengalaman dan berkemahiran semasa menyiapkan belanjawan kerana tidak semua orang mahir mengembangkan belanjawan sendiri, terutama di organisasi atau syarikat besar.
Walaupun anda mempunyai senarai perbelanjaan, buatlah senarai keutamaan dengan mempertimbangkan perbelanjaan apa yang menyumbang kepada pengembangan organisasi atau untuk mencapai tujuan tertentu. Tuliskan anggaran perbelanjaan untuk setiap tugas yang diutamakan (pertimbangkan semua perbelanjaan seperti kakitangan, gaji, pengangkutan, sumber, bil utiliti dan apa-apa perbelanjaan lain yang berkaitan).
Jangan anggap ada perbezaan antara pendapatan dan perbelanjaan. Perbelanjaan yang tidak dijangka dapat timbul bila-bila masa, dan oleh itu adalah bijaksana untuk menyisihkan wang untuk perbelanjaan lain-lain.

Buat senarai perkara yang ingin anda laksanakan buat pertama kalinya pada tahun fiskal baru; sebagai contoh, kenaikan gaji, atau penyambungan atau pembaikan ruang pejabat. Buat senarai anggaran perbelanjaan untuk perkara-perkara ini.
Cara terbaik untuk menyenaraikan semua data di atas adalah menggunakan spreadsheet dengan pendapatan dan perbelanjaan yang disenaraikan bersama dengan sumber. Sekiranya nilai pendapatan dan perbelanjaan yang diunjurkan kira-kira sama, maka anggaran itu disebut anggaran seimbang. Sekiranya perbelanjaan anda lebih rendah daripada pendapatan, maka anda mempunyai lebihan dan anda boleh melihat apakah ada yang dapat dilakukan untuk meningkatkan perniagaan atau organisasi. Sekiranya perbelanjaan lebih tinggi daripada pendapatan, akan ada defisit, dan organisasi harus mencari cara untuk mengurangkan perbelanjaan; contohnya, mengurangkan bil utiliti dan alat tulis, atau mencari acara atau derma penggalangan dana.

Catatan: Apabila anda memperoleh pengalaman mengembangkan belanjawan, penyusunan anggaran untuk tahun-tahun akan datang akan menjadi lebih mudah. Anda akan tahu di mana mencari maklumat dan sumber dan cara mengenal pasti keutamaan.

Terangkan Cara Mengenal Keutamaan dan Sumber Kewangan yang Diperlukan Semasa Menyiapkan Belanjawan (Bahagian 1.2)

Untuk memastikan perniagaan berada di landasan yang betul, keutamaan perlu dikenal pasti dengan betul (penganggaran berdasarkan keutamaan) dan kewangan dirancang dan dikendalikan dengan baik.

Logik di sebalik penganggaran berdasarkan keutamaan adalah bahawa sumber kewangan mesti dialokasikan untuk item belanjawan - misalnya perkhidmatan atau projek - berdasarkan keberkesanan item belanjawan ini dalam mencapai tujuan dan objektif yang bernilai tinggi bagi organisasi. Oleh itu, item dalam anggaran diperingkat berdasarkan fakta di atas dan dana diperuntukkan dengan sewajarnya.

Kita sekarang perlu melihat cara mengenal pasti keutamaan dan sumber kewangan.

Bagaimana Seseorang Boleh Mengenal Keutamaan?

Anda memerlukan kemahiran, pengalaman, pemikiran logik dan pengetahuan yang baik tentang bagaimana organisasi itu berfungsi atau beroperasi. Sekiranya anda menyusun anggaran tahun sebelumnya, maka anda akan mempunyai idea bagaimana anda mengenal pasti faktor-faktor ini dan ini akan memudahkan tugas anda. Item yang diutamakan adalah perkhidmatan yang menawarkan nilai tertinggi untuk organisasi atau syarikat.

Beberapa Cara Anda Boleh Mengenal Proriti Semasa Membangunkan Anggaran

Sekiranya anda menyusun anggaran pada tahun sebelumnya, gunakan senarai pendapatan dan perbelanjaan yang diunjurkan sebagai asasnya. Gunakan penyata kewangan syarikat atau organisasi baru-baru ini untuk angka penjualan dan keuntungan. Mungkin ada perubahan kecil atau turun naik pada angka tertentu dan prioriti juga akan berubah. Perhatikan semua perubahan ini dan ambil kira semua faktor di atas semasa menyusun anggaran.

Semasa mengutamakan item mengikut anggaran, perhatikan setiap item secara terperinci dan kepentingannya bagi organisasi. Selidiki bidang-bidang yang item ini akan memberi kesan dan senaraikan jabatan-jabatan yang bergantung kepada perkara ini; contohnya, meningkatkan perkhidmatan IT, meningkatkan teknologi, mengurangkan kos, produktiviti tempat kerja, dan lain-lain. Minta maklumat dan idea orang yang tepat - contohnya kakitangan kanan atau pengurus, bergantung pada organisasi - dan sampai pada keputusan untuk menjadikan item sebagai keutamaan.
Carilah tujuan mendasar yang dijalankan organisasi, misalnya, kesejahteraan masyarakat, menyokong kehidupan sihat, menyediakan perkhidmatan berkualiti untuk orang tua atau menyediakan produk rumah yang berkualiti dengan harga yang berpatutan. Buat rancangan strategik untuk mengenal pasti keutamaan.
Anda boleh melakukan tinjauan, mesyuarat, atau kumpulan fokus, termasuk dengan orang ramai, untuk membuat keputusan untuk menjadikan perkhidmatan sebagai keutamaan.

Setelah keputusan logik dibuat dalam senarai keutamaan, kita perlu memperuntukkan sumber untuk perkara-perkara ini. Untuk melakukan ini, kita perlu mengenal pasti sumber kewangan.

Kaedah Mengenalpasti Sumber Kewangan yang Diperlukan Semasa Menyiapkan Belanjawan

Sumber diperlukan untuk perbelanjaan berterusan, perbelanjaan jangka pendek, dan perbelanjaan satu kali.

Lihat senarai keutamaan untuk perbelanjaan yang anda ada. Anda boleh merujuk kepada pola peruntukan sumber tahun sebelumnya dan mengikutinya, atau membuat perubahan jika ada alternatif yang lebih praktikal dan bermanfaat. Satu item mungkin memerlukan lebih banyak dana daripada yang lain, hanya kerana berada pada tahap keutamaan yang lebih tinggi. Beberapa perkhidmatan mungkin mempunyai dana bersama.
Perhatikan setiap perbelanjaan dan lukiskan garis besar semua yang bergantung pada perbelanjaan tertentu; contohnya, jabatan, kawasan perkhidmatan, dan kawasan operasi. Selidiki kesan anggaran pada bidang operasi ini dan gunakan maklumat ini, buat senarai yang diutamakan. Rujuk penyata kewangan sebelumnya. Ketahui faedah berbelanja di kawasan ini sambil menganggapnya sebagai keutamaan.
Periksa untuk mengetahui apakah ada sumber yang mencukupi untuk semua item yang menjadi keutamaan yang pasti, dan jika ada kekurangan, anda boleh mencari penaja, mengatur acara untuk mengumpulkan wang, atau bekerjasama dengan organisasi perkongsian untuk mengurangkan atau berkongsi perbelanjaan.

Catatan: Bergantung pada organisasi atau syarikat tempat anda bekerja, saiz dan cara operasi, anda mungkin memerlukan satu anggaran keseluruhan atau banyak anggaran individu untuk operasi yang berbeza.

Terangkan Tujuan dan Faedah Mengenalpasti Keutamaan Semasa Menyiapkan Belanjawan (Bahagian 1.3)

Mengetahui bagaimana mengenal pasti keutamaan untuk mengembangkan anggaran mempunyai banyak faedah juga.

Tujuan dan faedah mengenal pasti keutamaan semasa menyediakan belanjawan adalah:

Anggaran membantu anda mengurus wang yang ada dengan cara yang sangat berkesan.
Mengenal pasti keutamaan dan sumber yang ada akan membantu seseorang untuk memperuntukkan sumber yang sesuai untuk projek yang berkaitan atau yang diutamakan.
Setelah mempunyai anggaran yang terancang, anda dapat memantau prestasi organisasi dengan berkesan untuk melihat apakah tujuan dan objektif telah tercapai. Segala kesalahan yang berlaku dalam keputusan anggaran atau prestasi perniagaan yang lemah / rendah kerana penganggaran yang tidak berkesan dapat digunakan untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan di masa depan.

Anda dapat merancang matlamat, objektif dan prestasi organisasi pada masa hadapan.
Pengenalpastian keutamaan yang berkesan akan membantu anda mengatur belanjawan masa depan dengan lebih tepat.
Anda akan mempunyai idea yang jelas tentang kapan untuk mengambil tindakan yang diperlukan sekiranya ada yang tidak sesuai dengan rancangan.
Anda akan dapat mengenal pasti masalah bahkan sebelum ia berlaku kerana anda akan memantau belanjawan: contohnya, keperluan kewangan kecemasan atau masalah dengan aliran tunai.
Penganggaran yang betul mengikut keutamaan akan membantu kelancaran fungsi organisasi dan akan meningkatkan motivasi staf.

Jelaskan Tujuan dan Faedah Menilai dan Menentukan Anggaran Kos dan Pendapatan (Bahagian 1.4)

Setelah mengenal pasti keutamaan dan sumber untuk item anggaran, anda perlu mengetepikan kos untuk setiap item dalam anggaran. Untuk melakukan ini dengan cekap, anda perlu menyiasat dan menilai jumlah yang diperlukan untuk setiap item dalam anggaran. Analisis kos-keuntungan dilakukan dalam proses ini.

Anda dapat menilai jika ada item anggaran yang konsisten dengan prinsip-prinsip yang mengatur operasi organisasi.
Anda dapat mengetahui sama ada faedah daripada tindakan akan melebihi kos atau jika produktiviti akan meningkat hasil daripada anggaran.
Anda akan dapat mengenal pasti apakah ada keperluan untuk dana belanjawan tambahan, apakah alasannya sesuai atau apakah itu sah.
Anda boleh mengelakkan perubahan pada saat-saat akhir, atau menyemak semula rancangan belanjawan yang akan datang dan bersedia menghadapinya.
Anda boleh mengenal pasti kawasan yang memerlukan perbelanjaan tambahan, contohnya projek yang mungkin memerlukan perbelanjaan tambahan, dan bersedia
Anda boleh yakin bahawa anggaran itu realistik dan tepat dan melaksanakannya tanpa perlu risau.
Anda boleh mengurangkan kos atau mengelakkan kos sambil menilai jika anda mendapati bahawa perbelanjaan itu bukan keperluan atau keperluan.
Anda akan dapat membuat keputusan dengan mudah jika kontrak (menyerahkan projek kepada agensi yang dikontrak) akan lebih menjimatkan kos daripada organisasi yang secara langsung mengerjakan sesuatu projek.

Berikut adalah artikel pendamping untuk merundingkan belanjawan yang diganti dan kemahiran yang diperlukan untuk menyetujui belanjawan.

Saya harap maklumat di sini berguna. Jangan ragu untuk meninggalkan cadangan, pengalaman dan idea anda di bahagian komen di bawah.

Terima kasih kerana singgah.

Semua yang terbaik!

Livingsta