Nasihat untuk pekerja: cara menghormati peralatan pejabat

Jangan Melanggar Peralatan Pejabat: Apabila Pekerja Tidak Berinvestasi Perang

Pernahkah anda perhatikan bahawa beberapa pekerja nampaknya tidak begitu peduli untuk menyimpan wang atau mengurus harta syarikat seolah-olah itu milik mereka?

Ketika saya masih kecil, terdapat sebilangan rumah sewa berhampiran tempat saya tinggal. Mereka selalu kelihatan kumuh dengan kereta sampah lama di halaman depan, kucing mempunyai beberapa set anak kucing liar, dan mainan pecah dan pecah yang tersebar di sekitar halaman.

Ibu saya memberitahu kami bahawa orang yang menyewa rumah sering tidak diletak hak atau tidak peduli untuk menjaga mereka seperti orang yang memilikinya kerana mereka tidak bekerja keras untuk mendapatkan harta itu dan merancang untuk pindah ke tempat lain, jadi mereka tidak ' Saya benar-benar peduli jika mereka membuang tempat itu dan membiarkannya dibersihkan dan diperbaiki oleh orang lain setelah mereka tiada. Walaupun saya fikir ibu saya mungkin sedikit berprasangka, dia memang mempunyai maksud.

Kadang-kadang nampaknya pekerja dan pekerja baru di luar pejabat tidak menghormati bekalan dan peralatan. Mereka nampaknya tidak bersekongkol dengan syarikat itu dan tidak peduli apabila berlaku sesuatu kerana mereka boleh pergi dan membiarkan orang lain menangani masalah itu. Mereka enggan bertanggung jawab atas kekurangan perhatian mereka, dan ini dapat menimbulkan banyak ketegangan di pejabat serta menelan belanja dan menghalang produktiviti kerja.

Latihan Pejabat Perlu Meliputi Penggunaan Peralatan Asas

Mempunyai latar belakang asas bagaimana menggunakan peralatan pejabat dengan betul harus menjadi sebahagian daripada latihan semua orang, dan walaupun kelihatan jelas bahawa semua orang tahu bagaimana menggunakan mesin fotokopi, mesin faks, stapler, dan telefon, menghidupkan komputer, mengirim dokumen ke pencetak, dan meletakkan fail mengikut urutan abjad, sayangnya ini sering tidak berlaku.

Bagaimana Menjadi Pekerja yang Berhormat di Pejabat

1. Berhati-hati dan Sopan Dengan Pencetak / Mesin Penyalin

• Jangan tinggalkan kertas di mesin fotokopi dengan bahagian atas tertutup sehingga orang harus mengeluarkan kertas anda sebelum mereka dapat menyalinnya sendiri.
• Jangan biarkan bahagian atas terbuka (habuk dan serpihan boleh masuk dan merosakkan cermin).
• Jangan putihkan sesuatu dan kemudian cuba menyalin kertas tanpa membiarkan putih kering.
• Jangan bawa salinan berkerut atau tersekat melalui mesin. Hasilnya semestinya jelas sebelum anda mencubanya.
• Jangan buat kertas macet dan biarkan orang lain membersihkannya.
• Jangan gunakan semua kertas dan jangan masukkan lagi.
• Akhir sekali, tinjau apa yang anda ingin cetak sehingga anda tidak membuang ratusan helai kertas yang hanya berharga tujuh sen sekeping tetapi menambah sehingga ratusan dolar terbuang dari masa ke masa.

2. Jauhkan Klip Kertas Terpisah Dari Pin Penolak dan Ganti Penutup pada Penanda

Terdapat sebab mengapa kami menyimpan klip kertas daripada pin dan menggantikan penutup penanda. Anda akan mengetahui perkara ini sekiranya anda pernah bekerja di pejabat sendiri. Menempatkan tangan anda di dalam kotak klip kertas dan terjebak oleh setengah dozen pin tidak begitu mendebarkan seperti yang terdengar.

Juga, apabila penyorot baru dan penanda hitam yang kita gunakan hampir setiap hari menjadi buruk atau berdarah di semua perkara kerana anda lupa meletakkan kembali topi atau setengah hati cuba menggantinya tetapi tidak sabar untuk mendengarnya klik di tempatnya, ia berharga minimum $ 1 setiap satu dan menjadikan tugas kita jauh lebih sukar daripada yang sepatutnya. Ngomong-ngomong, menggunakan Sharpie hitam untuk menyerlahkan teks mempunyai kesan yang berlawanan dengan apa yang anda inginkan dan tidak boleh dibatalkan… desah!

3. Letakkan Perkara Kembali Dengan Cara Anda Menemuinya

Ketika kita bekerja dengan pelanggan dalam lingkungan yang cepat, kita tidak perlu memikirkan di mana stapler atau gulungan pita mungkin bersembunyi atau meraih pen kita dan mencari sebungkus pembungkus gulungan tootsie di tempatnya. Telefon harus menghadap pengguna agar tidak dipusingkan sebaliknya. Sukar untuk mendail nombor apabila papan kekunci terbalik. Sila ganti semuanya seperti yang anda temukan atau lebih baik lagi, jangan sentuh sama sekali! Anda tidak menggunakannya untuk sesuatu yang produktif.

4. Gunakan Catatan Lekap seperti yang Diniatkan

Catatan melekit adalah untuk pesanan sementara, bukan untuk membuat kolaj di sekitar komputer. Catatan melekit, yang juga mahal, tidak boleh digunakan sebagai pengganti pembukuan yang baik. Walaupun sangat bagus untuk mencatat nombor telefon atau meninggalkan mesej untuk seseorang yang akan datang pada pergeseran berikutnya, nota perlu dikeluarkan setelah dibaca, tidak dibiarkan selama beberapa minggu sehingga tidak ada yang tahu sama ada mereka penting atau tidak dan jadi berhenti memberi perhatian kepada mereka sama sekali kerana mereka mengumpulkan seperti daun kering di sekitar desktop dan tidak ada yang bersedia mengambil inisiatif untuk membuangnya sekiranya mereka penting.

5. Hormati Peralatan dan Orang yang Menggunakannya

Jangan mengetuk mesin fotokopi, meregangkan kabel telefon di sekitar komputer dan menjebak rakan sekerja anda atau membongkok ruang meja biasa sehingga tidak ada yang dapat sampai ke sana atau menggunakan apa-apa selain anda. Ganti penutup mesin fotokopi dengan perlahan. Jangan letakkan secawan kopi terbuka di dekat papan kekunci komputer atau biarkan noda menetes atau lebih teruk lagi, bau mulut, cologne atau sisa kulit berminyak di permukaan mana pun, terutamanya penerima telefon!

6. Jangan Muat Turun Perkara di Komputer Syarikat Kecuali Menjadi Tugas Anda Melakukannya

Sekiranya anda tidak menyedari, ada perkara-perkara yang disebut virus yang tersembunyi dalam muat turun dan mematikan komputer. Syarikat mungkin mempunyai perisian anti-virus yang terpasang, tetapi jangan menggoda nasib. Tidak mengapa sesekali melayari laman web ketika perniagaan lambat dan semua kerja anda selesai, tetapi berhati-hati dengan memuat turun virus yang dapat menghapus data yang disimpan dan menjadikan rakan sekerja dan atasan anda sebagai musuh terburuk anda.

7. Jangan "Meminjam" Bekalan Dari Jabatan Lain

Sekiranya anda berkongsi jabatan berhampiran pejabat lain, jangan "meminjam" bekalan mereka dan tidak mengembalikannya atau lebih baik lagi, jangan meminjamnya sama sekali. Dapatkan sendiri! Baiklah, kita semua tahu bahawa beberapa pejabat tidak sehebat yang lain untuk menjaga bekalan, tetapi seperti di rumah, jika anda menggunakan setetes terakhir susu, jangan masukkan kadbod kosong di dalam peti sejuk. Sekiranya anda perlu menggunakan sesuatu yang bukan milik anda, tanyakan terlebih dahulu, pastikan ia baik-baik saja dan kemudian ganti dengan dana bekalan pejabat anda sendiri.

8. Semasa Merancang Pekerjaan Besar, Biarkan Seseorang Mengetahui terlebih dahulu

Sekiranya anda merancang untuk menyalin 200 buku kecil yang perlu disusun dan dijepit, anda perlu merancang terlebih dahulu. Pastikan ada kertas yang mencukupi supaya anda tidak menggunakan yang terakhir. Pastikan tidak ada orang lain yang perlu menggunakan pencetak atau mesin fotokopi pada masa anda menggunakannya dan menggunakan ciri mesin fotokopi (iaitu pengelompokan, penjepitan, penebuk lubang) agar anda tidak memaksa bawahan meletakkan 800 helai kertas agar dan pasangkannya dengan tangan. Yang membawa kita ke nombor sembilan!

9. Tanya Cara Menggunakan Peralatan Pejabat

Sekiranya anda tidak tahu menggunakan peralatan pejabat, pelajari bagaimana atau minta seseorang menunjukkan kepada anda. Juga, alangkah baiknya jika anda teringat, jadi lain kali anda tidak akan mengganggu orang lain yang melakukan kerja mereka sendiri. Saya selalu kagum dengan seseorang yang bertanya, jalan mana kertas masuk dalam "perkara" ini. Terdapat gambarajah semua peralatan pejabat moden yang menunjukkan kepada anda di mana meletakkan kertas dan ke arah mana. Saya boleh menunjukkan kepada anda 'di mana meletakkannya', tetapi anda mungkin tidak menyukai jawapan saya.

10. Gunakan Peralatan yang Betul untuk Pekerjaan yang Betul

• Jangan gunakan pita pejabat untuk meletakkan risalah di dinding yang dicat. Ia akan merobek cat dari dinding.
• Jangan jemurkan stapler dan kemudian pukul dan pecahkan musim bunga.
• Jangan cuba memasukkan 200 salinan dengan stapler yang direka untuk pekerjaan kecil dan bukan besar, ini akan menyebabkan stapler berkinerja buruk dan kemungkinan besar membiarkan serpihan logam tajam yang belum dilipat melekat ke tangan orang seterusnya yang mengendalikan kertas kerja yang dilampirkan.

11. Gunakan akal sehat

Tidak ada yang salah dengan bertanya kepada seseorang bagaimana melakukan sesuatu, tetapi jika anda mengharapkan mereka melakukannya untuk anda ketika mereka sibuk melakukan pekerjaan mereka sendiri dan bukannya melakukannya dengan betul, maka anda adalah tanggungjawab kepada pejabat, bukan aset. Setiap orang, tidak kira apa statusnya, harus mengetahui kemahiran asas pejabat dan kesopanan ketika berkongsi dan menggunakan bekalan. Mungkin kelihatan konyol untuk menyebut perkara-perkara ini apabila terdapat banyak perkara penting yang perlu dipertimbangkan, tetapi menjaga pejabat berjalan lancar, menghormati peralatan, dan tidak menyalahgunakan bekalan boleh menyebabkan lebih banyak wang dan lebih banyak masa dihabiskan untuk perkara lain seperti akhir tahun bonus dan pesta pizza

Oleh itu, jangan buang stapler dengan staples yang tersangkut di tong sampah atau tukar dengan stapler rakan sekerja anda seperti anda tidak pernah memecahkannya. Jangan salin punggung atau wajah anda di mesin fotokopi dan jangan hormati ke mana sahaja barang pergi dan apabila anda meminta untuk meminjam barang, ganti barang secepat mungkin kerana kemungkinan penjepit, pita dan gunting diperlukan pada minit-demi-minit asas dan bukan sesuatu yang boleh anda jalani selama sepuluh hari tanpa perlu meminjam barang orang lain semasa anda memesan yang lain sehingga yang lama anda muncul sepuluh minit sebelum yang baru tiba. Meletakkan semula perkara dan melakukan tugas anda untuk menjaga kebersihan dan penyelenggaraan dengan baik akan banyak membantu memastikan tempat kerja yang bahagia dan produktif untuk semua!

Pernah mencapai pemegang klip kertas dan mempunyai kalung rantai panjang dua puluh kaki? Ya, seseorang menggunakan $ 10 sejam dengan baik untuk mempelajari perdagangan baru.

Siapa yang Mengetahui Perlu Bakat Menggunakan Perkara seperti Pemotong Kertas, Stapler, dan Pukulan Lubang?

Saya telah menghabiskan sebahagian besar masa dewasa saya bekerja di pejabat dari beberapa jenis dan menghabiskan separuh dari itu sebagai pengurus pejabat, jadi saya dapat bercerita. Saya telah melihat kertas terbuang oleh hutan, senjata mematikan yang terbuat dari tali getah dan pensil yang dilancarkan di kotak kosong yang disusun di sepanjang dinding, dan kerusi pejabat yang baru hancur dalam masa kurang dari seminggu dengan lengan kerusi dan punggung tempat duduk sepenuhnya robek mati. Adakah anda fikir ia adalah orang yang berbaring atau tangga?

Baru-baru ini alat pemotong kertas yang telah kami gunakan di pejabat selama hampir dua puluh tahun ditemui di antara mesin fotokopi dan mesin pencincang kertas dengan pemegangnya terkoyak. Model pengganti berkaliber yang sama akan berharga $ 150, tetapi dengan beberapa perbandingan on-line yang jimat, kami dapat membincangkan pembekal kami sebagai pengganti yang layak dengan harga $ 35.

Kurang dari sebulan setelah membeli alat pemotong baru, saya datang pada suatu pagi untuk mendengar bunyi yang mengerikan dan mendapati seorang pekerja baru cuba memotong 20 helai kertas dengan pisau yang dirancang tidak lebih dari lima pada satu masa !!!

Saya menolak dorongan untuk berteriak, "Menurut anda apa yang anda lakukan?" dan sebaliknya bertanya, "Anda tahu anda tidak seharusnya memotong lebih dari lima helai pada satu masa, bukan?"

Pekerja itu memandang saya dengan kosong dan terus berusaha memotong 20 helai itu, dengan meletakkan sedikit lebih banyak kekuatan untuk berfikir bahawa ini akan menyelesaikan masalah daripada membuat yang lebih besar dan menghancurkan pemotong kertas kedua kami dalam masa kurang dari dua bulan.

'Ca-Runch, Quoosh,' terdengar suara pisau itu memotong enam inci ke dalam kertas dan membungkuk dan menghancurkan yang lain. dalam masa kurang dari dua saat, dua puluh helai kertas yang dicincang, dibengkokkan dan dicetak dilemparkan ke dalam tong sampah, bukan tong sampah dan hanya saya yang tidak boleh mencengkam hati saya dan pingsan mati di karpet yang usang.

Tidak ada Pengurus Pejabat yang Mahu Mengurus Pekerjaan Kecil, tetapi Kesalahan Kecil Boleh Membelanjakan Banyak Wang Dari Masa ke Masa

Sekiranya anda perlu memesan bekalan, anda tahu berapa harganya dan apabila anda mengetahui bahawa jabatan anda mempunyai anggaran dan waktu kerja pekerja akan dipotong dan kenaikan gaji bergantung pada memenuhi anggaran anda, anda cenderung lebih berhati-hati mengenai perkara-perkara kecil yang menambah banyak wang dari masa ke masa seperti menggunakan lebih daripada separuh tisu dalam kotak baru Kleenex untuk membersihkan tumpahan kopi, ketika ada pel dan tuala lama duduk di belakang kabinet, atau membongkok klip kertas menjadi bentuk haiwan atau memecahnya menjadi kepingan kecil dan membiarkannya terbaring di desktop seperti anjing tua yang runtuh.

Pasti, setiap orang menggunakan peralatan pejabat untuk kegunaan peribadi kadang-kadang, seperti ketika menyalin resipi, tetapi apabila anda mencetak 200 halaman komen pada mesin fotokopi warna ketika yang anda mahukan adalah resipi satu halaman tetapi tidak melihatnya sebelum mencetak senarai lebih daripada 600 orang memberi komen mengenai bagaimana mereka menyukai atau dapat memperbaiki resipi, maka penyalahgunaan peralatan menjadi mahal untuk semua orang.

Saya pernah melihat pekerja menggunakan gunting pejabat untuk mengikis kotoran anjing dari kasut mereka dan meletakkan gunting itu kembali ke dalam laci tanpa mengelapnya, atau mengunyah bahagian atas semua pen, atau menyemburkan setengah tin Lysol di bilik mandi setelah membuang angin atau menggunakan lima tuala kertas bersaiz penuh untuk mengeringkan tangan mereka dan setengah gulungan tisu untuk mengelap bahagian bawahnya dan menyumbat tandas sehingga melimpah ke lantai dan biarkan orang lain membersihkannya.

Walaupun anda tidak mahu mengira minit yang dihabiskan orang di tandas atau menghadkannya kepada lima helai kertas tandas untuk nombor satu dan sepuluh untuk pekerjaan yang lebih besar, ada satu titik di mana anda harus mengingatkan orang bahawa membuang bekalan adalah sama buruk kerana membuang masa ketika ada kerja yang perlu diselesaikan.

Semua Telaga Yang Dijaga Dengan Baik

Terdapat beberapa perkara yang berbahaya untuk diabaikan, seperti membiarkan pemanas ruang pada suhu tinggi semalaman tanpa mencabutnya atau membiarkan pemotong kotak terbuka dan menghadap ke luar dan menekan permukaan yang keras. Terdapat perkara lain yang menjengkelkan seperti meninggalkan pen hitam di celah papan kekunci hitam sehingga apabila anda mula menaip, pena melompat ke arah anda dan bergolek di bawah jari-jari anda menghalang anda memasukkan kod akses anda dan memaksa anda untuk memulakan semula.

Menjadi rakan sekerja yang baik adalah seperti menjadi rakan sebilik yang baik. Sekiranya anda menghormati orang lain dan persekitaran tempat anda bekerja, semuanya akan berjalan lancar, tetapi jika anda membuat hidup lebih sukar dengan kehadiran anda, maka tidak mungkin anda akan bertahan lama dalam kedudukan itu atau mempunyai banyak kawan.

Mari kita hadapi, kita semua melakukan kesalahan dan membuat kesilapan dan jarang sekali pekerja yang tidak memanfaatkan peralatan pejabat moden untuk melakukan kerja peribadi yang tidak dapat mereka lakukan di rumah, tetapi penyalahgunaan peralatan dan rakan pekerja yang berterusan menetapkan tempat kerja sehingga menjadi tempat yang tidak senang dengan banyak berdebat dan mengeluh. Sekiranya anda menyumbang ke tempat kerja yang tidak berpuas hati, maka anda adalah sebahagian daripada masalah bukan sebahagian daripada pasukan dan mengurus bekalan dan menghormati ruang peribadi orang lain banyak membantu mewujudkan persekitaran kerja yang selesa dan produktif.