5 Peraturan untuk e-mel yang lebih profesional

Pastikan Profesional Komunikasi Bertulis Anda

Anda mungkin pernah mendengar ini: "Cara anda menulis sama pentingnya dengan apa yang anda tulis." Hari ini, "jenama peribadi" seseorang adalah segalanya - dalam talian dan juga dunia profesional. " Memastikan e-mel anda tetap profesional untuk menyokong jenama peribadi anda.

Dalam banyak cara, program e-mel dan utusan segera membolehkan setara visual dengan menguping perbualan telefon. Terdapat blog yang memberi nasihat mengenai cara menulis e-mel "seperti suatu hari ia akan dibaca di deposisi mahkamah." Blog ini mempunyai banyak nasihat mengenai apa yang tidak boleh dilakukan, tetapi sangat sedikit mengenai apa yang harus dilakukan oleh seseorang atau mengapa ia penting.

Berikut adalah lima peraturan "apa yang tidak boleh dilakukan" dan cadangan untuk apa yang harus dilakukan sebagai gantinya:

Peraturan 1: Berhati-hatilah dengan Reaksi Anda (aka "Tanpa Venting")

Ini mungkin yang paling sukar untuk diikuti. Inilah keadaan yang paling biasa saya perhatikan:

Anda mendengar sesuatu dalam perjumpaan maya, dan reaksi anda adalah dengan segera menghantar mesej segera, emoji (jika IM anda mempunyai kemampuan itu), atau e-mel kepada seseorang yang juga dalam mesyuarat tersebut.

Apa risikonya?

Sekiranya orang yang anda kirimkan komen itu berkongsi skrinnya dengan khalayak yang lebih besar tetapi orang itu lupa mematikan pemberitahuan e-mel mereka dan / atau membiarkan skrin IM ditutup… komen anda kini menjadi umum.

Jangan berfikir sejenak bahawa tidak ada yang memperhatikan - percayalah, SEMUA ORANG MELIHATNYA.

Apa nak buat?

1. Sekiranya komen anda relevan dengan topik mesyuarat: bercakap dalam mesyuarat.
2. Sekiranya komen anda hanyalah reaksi usus: simpan pada diri anda selama satu minit dan dengarkan sedikit perbualan. Kemungkinan pernyataan yang anda reaksi itu hanyalah sebahagian daripada cerita.
3. Tunggu sehingga selepas pertemuan: jika benar-benar baik atau buruk, simpan untuk perbincangan peribadi setelah mesyuarat selesai.

Peraturan 2: Periksa Semula Siapa Yang E-mel Anda Pergi

Oleh kerana perniagaan yang pesat, kami sentiasa berjaga-jaga sepanjang masa dan semuanya perlu dilakukan semalam.

Berikut adalah senario yang mungkin berlaku:

Seseorang menghantar e-mel. Kemudian dalam lima minit atau kurang orang itu muncul di meja, panggilan, atau IM "Adakah anda mendapat e-mel saya?"

Akhirnya, anda belajar menghentikan apa sahaja yang anda lakukan untuk membaca setiap e-mel yang masuk dengan segera. Hasilnya, anda juga termotivasi untuk segera bertindak balas.

Kemudian anda mendapat tahu bahawa balasan anda diberikan kepada orang yang salah di syarikat itu.

Bagaimana ini berlaku?

Mungkin anda menekan "balas semua" daripada kebiasaan dan bukannya meneruskan e-mel sebagai permulaan perbualan sampingan. Mungkin pengirimnya menaip dengan nama yang salah, atau anda mempunyai nama yang sama dengan orang lain di syarikat itu.

Apa nak buat?

1. Sebelum anda tekan hantar: luangkan satu minit lagi untuk membaca semuanya: senarai penerima anda, e-mel anda secara umum (mungkin mesej anda tidak jelas, anda meninggalkan kata-kata, dll.);
2. Cuba batalkan mesej sebaik sahaja anda menyedari kesalahan itu. Sekiranya ciri "Ingat kembali mesej ini" tidak berfungsi:

Peraturan 3: Jauhkan Peribadi dari Orang Profesional

Sekiranya anda belum melakukannya, anda pernah mendengar cerita seperti ini:

E-mel yang sangat peribadi telah dihantar bukan hanya kepada orang yang dimaksudkan, tetapi juga kepada SELURUH SYARIKAT.

YIKES !!! Faktor rasa malu berada di luar carta… baik untuk pengirim dan penerima.

Apa nak buat?

SELALU memastikan kerja dan e-mel peribadi anda terpisah, dan elakkan masuk ke versi dalam talian akaun Gmail, MSN, Yahoo, atau Hotmail anda dari komputer riba yang dikeluarkan oleh kerja anda (atau komputer desktop).

Lebih mudah menggabungkan e-mel peribadi dan perniagaan ke satu lokasi sehingga anda dapat mengawasi keduanya. Namun, sekarang telefon bimbit kita sama pintar dan hebatnya dengan komputer riba (tablet, dll.), Tidak perlu lagi menggabungkan buku alamat e-mel.

Peraturan 4: Berhati-hati dengan Penonton Anda

Walaupun e-mel anda ditujukan untuk khalayak tertentu, ia berpotensi untuk dihantar kepada sesiapa sahaja, di mana sahaja di syarikat atau di luarnya.

Dalam dunia korporat, anda tidak hanya menulis surat kepada rakan atau rakan sekerja anda. Anda harus selalu menganggap bahawa e-mel akan dibaca oleh seseorang yang lebih tinggi di syarikat itu. Pilihan terbaik anda adalah mendekati setiap e-mel seolah-olah anda menulis surat kepada pengurus, atasan pengurus, atau pelanggan anda.

Pada masa yang sama , elakkan menggunakan jargon, akronim, atau kata-kata industri yang mungkin digunakan oleh profesor sastera kolej anda. Perkara-perkara ini tidak membuat anda kelihatan lebih pintar… hanya mengganggu pembaca dan menjadikan mesej anda sukar difahami.

PERATURAN 5: Tonton Bahasa Anda

Ini bukan hanya bermaksud "tidak bersumpah" (atau tetap "PG" seperti penilaian filem) - itu semestinya jelas. Sekiranya tidak, harap berbincang dengan Sumber Manusia.

'Watch you language' juga bermaksud tetap "PC" (betul dari segi politik).

INGAT: E-mel anda boleh dibaca oleh sesiapa sahaja di dalam atau di luar syarikat. Oleh kerana tidak ada cara untuk mengetahui siapa pembaca terakhir, jagalah bahasa dan nada anda agar tetap netral.

Bagaimana jika anda tidak pasti?

1. Minta rakan kongsi yang dipercayai membaca e-mel dan memberi maklum balas atau cadangan mengenai bagaimana mesej itu dapat menjadi lebih baik.
2. Tulis e-mel (tanpa penerima) kemudian simpan ke folder "draf" anda sebentar. Keesokan harinya (atau kemudian pada hari itu jika anda mempunyai tarikh akhir), perhatikannya.

• Adakah masih menyatakan apa yang anda fikir anda tulis?
• Adakah e-mel menunjukkan anda sebagai profesional anda? Sekiranya tidak, perbaiki atau minta pertolongan.

BERHATI-HATI ketika menyiarkan di media sosial.

Sekiranya anda pemilik perniagaan kecil, kontraktor bebas, dan lain-lain - anda harus mempunyai halaman media sosial yang berasingan untuk perniagaan anda. Pastikan komen dan siaran anda berkaitan langsung dengan produk atau perkhidmatan yang anda tawarkan.

Sekiranya anda mengalami hari yang buruk, jangan siarkannya di Facebook atau Twitter, dan jangan sampah syarikat yang anda bekerja. Rakan sekerja atau penyelia Facebook rakan anda (masa lalu dan sekarang) mungkin tidak faham. Sebagai tambahan, banyak syarikat kini mempunyai program yang memantau bagaimana dan kapan nama korporat mereka digunakan dan oleh siapa (periksa buku panduan syarikat anda).

Jangan lupa - bakal majikan akan cuba masuk ke halaman anda untuk memutuskan apakah anda "sesuai" untuk pekerjaan tersebut. Tidak memerlukan banyak masalah untuk meletakkan reputasi anda (jenama peribadi) dan kehilangan wawancara atau tawaran pekerjaan.

Rancangan terbaik anda: angkat telefon (ya itu dengan nombor di atasnya) dan hubungi seseorang yang anda percayai untuk melepaskan kekecewaan anda.

Semasa anda bekerja di persekitaran korporat, penting untuk diingat bahawa komunikasi anda tidak bersifat peribadi. Setiap e-mel yang anda hantar (dalaman dan luaran) dapat dibaca oleh sesiapa sahaja yang berminat dengan topik ini. Katakan perkara yang salah, balas semua, atau kirimkan kepada orang yang salah, dan anda boleh membahayakan reputasi profesional anda (jenama peribadi), pekerjaan anda, dan syarikat.

Pada akhirnya, nasihat terbaik adalah hanya menggunakan akal fikiran anda dan menjauhkan diri dari perniagaan sebanyak mungkin. Seperti filem The Godfather 1972 mengingatkan kita - "Ini bukan peribadi, ini urusan."