5 Langkah mudah untuk melakukan perbualan yang sukar di tempat kerja

Sekiranya anda bekerja dalam apa jua kedudukan kepemimpinan, dari ketua pasukan hingga seorang CEO, akan ada saat-saat di mana anda perlu membuat perbualan yang tidak selesa dengan anggota kakitangan yang lain. Ini adalah sebahagian daripada peranan kepimpinan dan tidak boleh dielakkan. Untuk menjadi pemimpin yang lebih kuat, anda perlu menangani aspek baik dan buruk peranan anda.

Namun, ada cara untuk menangani situasi seperti ini yang dapat membantu pasukan, jabatan, atau syarikat anda berkembang dan menjadi lebih kuat, dan cara-cara yang boleh merosakkan pasukan, jabatan, atau syarikat anda. Semua pemimpin yang baik ingin meminimumkan kerosakan dan sebaliknya menggunakan ini sebagai peluang untuk memperkuat pasukan dan kedudukan mereka sebagai pemimpin.

Apabila timbul masalah, ini mungkin mengenai prestasi, cuti sakit, pertengkaran di tempat kerja, atau topik apa pun yang boleh membuat anda atau anggota kakitangan yang lain tidak selesa, anda perlu memahami cara terbaik untuk menguruskan harapan kakitangan agar dapat mengurangkan sebarang konflik dan menyelesaikan masalah dengan segera dan adil..

Artikel ini akan membincangkan lima langkah utama yang harus anda ikuti untuk berjaya membincangkan topik sukar di tempat kerja anda.

Apabila Anda Mungkin Bercakap Sulit

Sekali-sekala, jika anda bekerja dalam peranan pengawas, sama ada ketua pasukan, penyelia, atau pengurusan, anda harus menghadapi situasi yang sukar dengan mereka yang bekerja di bawah anda.

Perbualan sukar boleh melibatkan banyak topik, tetapi yang paling sering berkaitan dengan prestasi atau kelakuan yang buruk, masalah peribadi pekerja yang mungkin mempengaruhi pekerjaan mereka, atau menyiasat aduan dan rungutan.

Ingat; tidak kira seberapa banyak anda mungkin tidak mahu mengadakan jenis perbualan ini, selalu lebih baik untuk mengadakannya daripada tidak, dan lebih cepat anda dapat menjadikannya lebih baik. Semakin awal masalah ini ditangani dan ditangani dengan lebih mudah untuk menyelesaikannya.

Langkah Pertama: Adakah Anda Orang yang Tepat untuk Pekerjaan?

Sebelum melakukan perkara lain, pastikan anda adalah orang yang tepat untuk melakukan perbualan ini. Sekiranya anda tidak pasti, tanyakan kepada pengurus anda atau jabatan sumber manusia anda. Sekiranya anda adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu, selalu terbaik untuk memastikan HR dan / atau pengurus anda mengetahui dengan tepat apa yang anda rancangkan. Ini juga akan membantu anda merasa lebih disokong.

Setelah anda menetapkan bahawa anda adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu; maka sudah tiba masanya untuk retak!

Langkah Kedua: Apa yang Perlu Dilakukan Sebelum Mesyuarat / Perbualan

Pastikan anda mengetahui fakta, apa yang telah berlaku, kapan dan mengapa. Anda perlu tahu 100% apa yang telah berlaku. Bagaimana anda boleh mengharapkan perbincangan yang bermanfaat dengan hanya separuh fakta yang anda miliki?

Fikirkan tentang apa yang anda tahu mengenai orang yang perlu anda ajak bicara, adakah alasan anda perlu bercakap dengan mereka sesuatu yang anda harapkan dari mereka? Atau sama sekali tidak sesuai dengan watak? Pertimbangkan ini sebelum bercakap dengan mereka, mungkin ada salah faham dan anda ingin masuk ke perbincangan ini dengan membuka pikiran seluas mungkin.

Periksa dasar syarikat anda; anda mungkin perlu menasihati suatu tindakan supaya anda harus mengetahui apa itu dasar syarikat, agar dapat memberi nasihat yang kuat.

Langkah Ketiga: Rancang Mesyuarat

Semasa merancang mesyuarat, ingat perkara berikut:

Perbualan bersemuka lebih berkesan daripada panggilan telefon.
Duduk berhadapan dengan seseorang adalah cara bercakap yang sangat formal, duduk di sebelahnya kurang mengancam.
Biarkan masa; anda tidak mahu tergesa-gesa mesyuarat, pekerja mungkin ingin bercakap panjang lebar mengenai keadaan itu, jadi pastikan anda memberi masa mesyuarat cukup.
Anda juga harus mempertimbangkan beberapa kemungkinan penyelesaian, ini mungkin sukar kerana anda belum membincangkan masalah tersebut dengan pekerja, tetapi anda seharusnya sudah mengetahui masalahnya dan mempunyai beberapa idea mengenai kemungkinan hasilnya.

Langkah Keempat: Menjalankan Mesyuarat

Semasa mengadakan mesyuarat, ingatlah perkara berikut:

Tetapkan dari awal bagaimana mesyuarat akan dijalankan dan isu-isu yang akan dibincangkan, jelas dan ringkas.
Kekal objektif dan tidak menghakimi setiap masa.
Mengamalkan sikap tenang dan profesional.
Jadilah spesifik yang anda boleh, gunakan contoh jika boleh.
Gunakan bahasa dan gerak hati yang menyokong / memberi semangat.
Ambil nota.

Tanya soalan tetapi jangan mengganggu setiap beberapa minit. Sekiranya boleh, cuba simpan soalan anda sehingga pekerja selesai bercakap.

Sentiasa ingat bahawa anda mengendalikan mesyuarat. Terserah kepada anda untuk memastikan pertemuan tetap berjalan, anda perlu menghentikan perbualan ke jalan yang tidak berkaitan.

Jadi, secara ringkasnya, pertemuan anda akan kelihatan seperti ini:

Buka mesyuarat; terangkan mengapa perjumpaan itu berlaku dan apa yang akan dibincangkan.
Selesaikan masalahnya, jelas dan ringkas.
Minta penjelasan.
Dengarkan apa yang dikatakan oleh pekerja, dengar, fikiran terbuka.
Terokai masalah bersama.
Bersetuju dalam perjalanan ke hadapan

Kejayaan Mesyuarat

Langkah Lima: Jalan ke Depan

Sebaik sahaja anda mengadakan pertemuan, anda seharusnya dapat menentukan jalan ke hadapan. Sekiranya mungkin, ini seharusnya dilakukan semasa perjumpaan.

Anda perlu memikirkan dengan jelas apakah kaedah terbaik untuk menyelesaikan keadaan agar tidak berlaku lagi. Ingat bahawa ini bukan hanya penyelesaian terbaik untuk anda dan syarikat, tetapi keputusan terbaik untuk pekerja juga.

Sekiranya perlu, anda boleh membincangkan hal-hal dengan pengurus yang lain, lebih berpengalaman, atau dengan HR.

Kesimpulannya

Sebagai kesimpulan, anda perlu memutuskan apakah anda adalah orang yang tepat untuk mengadakan perbincangan ini, jika demikian maka anda perlu menyelidiki perkara tersebut secara menyeluruh. Setelah disiasat dengan teliti, anda perlu meluangkan masa untuk merancang pertemuan anda dengan teliti, jangan hanya melonggarkannya ke dalamnya. Setelah dirancang pertemuan anda sebenarnya mesti berlaku. Menjelang akhir perjumpaan, dalam situasi yang ideal, anda akan dapat bersetuju untuk terus maju dengan pekerja anda. Sekiranya tidak, anda perlu membuat keputusan secepat mungkin.