10 Peraturan emas pengurusan projek

Ikuti peraturan ini untuk membuat sebarang projek berfungsi dengan sepenuhnya.

Canva.com

Saya telah terlibat dalam menguruskan projek dan portfolio projek selama lebih dari 30 tahun dan ada beberapa peraturan emas yang saya pelajari dari semua projek ini yang standard untuk semua jenis projek. Dalam artikel ini, saya ingin berkongsi beberapa perkara ini dengan anda.

Sekiranya anda menerapkan peraturan ini untuk projek yang anda jalankan, kemungkinan besar anda akan mempunyai projek yang berjaya dan bebas dari tekanan!

Peraturan Pengurusan Projek

Fahami skopnya
Fahami matlamat pihak berkepentingan
Rancang
Kontingensi
Berkomunikasi dengan pasukan
Uji awal / prototaip
Pantau
Laporkan kepada pelanggan dan uruskan jangkaan
Hantar
Mengadakan perjumpaan / perjumpaan pelajaran

1. Fahami skopnya

Ini mungkin kelihatan seperti saya menyatakan yang jelas tetapi sangat penting bagi anda untuk mengetahui apa projek itu. Apa yang anda cuba bina atau capai? Adakah spesifikasi bertulis untuk projek yang mesti anda patuhi? Apakah matlamat perniagaan yang mendorong projek itu?

Bercakap dengan orang yang terlibat dalam keputusan untuk meneruskan projek ini. Ini mungkin jurujual di organisasi anda (jika anda melakukan projek sebagai vendor untuk syarikat lain), atau orang pengurusan kanan dalam organisasi anda jika itu adalah projek dalaman.

Ketahui apa harapan pelanggan anda (sama ada pelanggan dalaman atau pelanggan luaran). Adakah mereka pernah melakukan sesuatu yang serupa sebelumnya dan bagaimana mereka merasakan projek itu berjalan — apa yang baik dan apa yang dapat dilakukan dengan lebih baik?

Pastikan bahawa anda memahami apa-apa keperluan teknikal untuk projek tersebut - jika diperlukan, berbincanglah dengan orang teknikal dalam pasukan anda atau pengurus / jabatan IT anda.

2. Memahami matlamat pihak berkepentingan

Sebelum memulakan projek, cuba cari siapa semua pemegang kepentingan. Contohnya, jika anda melakukan projek untuk klien luaran, anda mungkin mempunyai pemegang kepentingan berikut:

Penaja Perniagaan - ini adalah orang yang memasukkan tangan mereka ke dalam poket mereka dan membelanjakan wang itu dengan anda atau organisasi anda. Mereka akan mahukan penghantaran berkualiti tepat pada waktunya tanpa bayaran tambahan kepada mereka yang dipersetujui.
Pengurus Projek Pelanggan - ini adalah orang dalam organisasi pelanggan anda yang paling sering anda hubungi semasa projek. Mereka akan mahukan projek yang bebas tekanan dan sukar. Mereka ingin kelihatan baik di mata atasan mereka dan anda mungkin mendapati bahawa imbuhan atau bonus mereka akan dikaitkan dengan kejayaan projek ini.
Pakar Pelanggan - anda mungkin perlu berhubung dengan pakar pelanggan pada suatu ketika dalam projek ini. Mereka ingin mempunyai masukan dan berkata dalam reka bentuk dan ingin merasakan kepakaran mereka didengar dan diperhatikan. Mereka juga akan kekurangan masa (memandangkan mereka adalah pakar dalam bidang mereka)
Penjual lain - kadang-kadang anda akan mendapati bahawa anda bergantung pada input dari vendor pelanggan anda yang lain, atau mereka akan menunggu input dari anda. Anda harus bekerja (secara amnya melalui Pengurus Projek pelanggan anda) dengan vendor ini dan membuat mereka gembira.
Bos anda sendiri - bos anda akan mahukan laporan mengenai bagaimana projek anda berjalan (untuk memastikan bahawa anda membuat klien ini gembira dan mendapat keuntungan bagi organisasi anda).

Pastikan anda memahami dari setiap penaja projek apa yang akan menjadikan projek ini berjaya dari sudut pandangan mereka.

3. Rancang

Sekarang saya tidak dapat menekankan perkara ini dengan cukup — merancang, merancang, merancang. Senaraikan tugas yang terlibat dalam projek dan sumber daya (orang dan perkara) yang diperlukan. Lihatlah saling bergantung tugas - apa yang tidak dapat dimulakan sebelum sesuatu yang lain dimulakan atau diselesaikan, dll.

Gunakan alat seperti MS Project, atau bahkan spreadsheet Excel sederhana untuk membantu perancangan anda. Susun orang dan perkara yang anda perlukan lebih awal dan rancang untuk melakukan prototaip awal dan QA untuk menyelesaikan masalah awal.

4. Kontingensi

Tidak kira seberapa baik rancangan anda, semuanya tidak akan berjalan seperti yang diharapkan. Hidup akan masuk campur. Pastikan untuk menambahkan beberapa kemungkinan dalam rancangan anda. Ini mungkin sumber tambahan atau masa tambahan dalam jadual anda, tetapi ini akan membuat perbezaan antara penghantaran yang tenang dan 2 pagi yang panik hingga larut malam hingga akhir.

Sekiranya projek anda ditujukan untuk pelanggan luaran, dorong mereka pada awalnya untuk memasukkan beberapa kemungkinan dalam anggaran (mungkin 10%). Ini akan memberi mereka ruang untuk bergerak dalam ruang lingkup dan akan bermakna bahawa lebih mudah untuk menyelesaikan projek ini tanpa perlu melalui Perolehan untuk setiap perubahan kecil.

5. Berkomunikasi dengan pasukan

Kemungkinan anda tidak akan menyelesaikan projek ini sahaja. Jangan lupa bahawa pasukan anda tidak dapat membaca fikiran dan anda perlu berkomunikasi dengan mereka untuk mendapatkannya, meminta idea, sumbang saran, dan memberitahu mereka tarikh akhir. Bersikap jujur dan dengarkan pemikiran mereka tentang bagaimana menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat atau lebih baik.

Sekiranya projek anda merangkumi beberapa minggu atau bulan (atau bahkan bertahun-tahun), tetapkan waktu pertemuan biasa dengan pasukan. Sekiranya pasukan anda tersebar secara global, anda boleh mengadakan pertemuan ini pada waktu yang sesuai untuk semua melalui panggilan persidangan atau sesi seperti sesi Zoom atau Webex.

Pastikan bahawa setiap ahli pasukan memahami gambaran yang lebih besar dan bahawa mereka semua memahami kesan yang mereka lakukan terhadap pekerjaan yang baik (atau buruk) terhadap anggota pasukan yang lain.

Tulis taklimat projek untuk membantu ahli baru masuk dengan cepat dan cepat.

6. Uji awal / prototaip

Tidak kira apa yang anda bina, jangan terlalu jauh dalam pengeluaran tanpa menguji bagaimana keadaan anda. Sekiranya boleh, bina prototaip awal dan sampaikan kepada pembuat keputusan untuk mendapatkan input mereka. Semakin awal anda mendapat input ini, semakin sedikit kerja semula yang perlu anda lakukan kemudian.

Ujian awal atau prototaip harus cuba menguji semua aspek produk. Dapatkan IT, pengguna akhir, pihak berkepentingan dan pihak lain yang terlibat dalam ujian awal ini.

7. Pantau

Sebaik sahaja anda mula menggunakan prototaip dan ujian awal, anda boleh memasuki pengembangan skala penuh. Di sinilah sebahagian besar usaha akan dibelanjakan.

Sangat penting untuk memantau projek anda sepanjang peringkat ini. Tetapkan matlamat dan tarikh akhir sementara dan jangan ketinggalan - perlakukan masing-masing sebagai tarikh akhir pelanggan.

Terus periksa kembali dengan pasukan dan pelanggan / pihak berkepentingan untuk memastikan bahawa harapan masih sama dan anda berada dalam sasaran untuk memenuhi semua ini.

8. Laporkan kepada pelanggan dan uruskan jangkaan

Pelanggan ingin mengetahui apa yang sedang berlaku. Mereka tidak suka dibiarkan dalam kegelapan tanpa laporan bagaimana keadaannya. Dan mereka tidak suka kejutan.

Pastikan anda melapor dengan kerap kepada pelanggan anda dan beritahu mereka bagaimana keadaan projek mereka — bagaimanapun adalah wang mereka!

Sekiranya mereka tidak mengikuti perjanjian mereka (memberi maklum balas, memberikan apa-apa!), Pastikan untuk memberitahu mereka dan memberitahu mereka bagaimana kelewatan mereka akan mempengaruhi garis masa atau anggaran.

9. Menyampaikan

D-day telah tiba. Beritahu pelanggan sebelum penghantaran kapan hendak mengharapkan penghantaran - haruskah mereka mengharapkan perkara pertama pada waktu pagi, perkara terakhir pada malam itu, tengah hari, dan lain-lain? Pelanggan boleh merasa marah jika mereka menyangka bahawa penghantaran akan dilakukan dengan mereka pada pagi itu, dan anda sebenarnya bermaksud menyampaikannya pada suatu waktu sebelum tengah malam!

Apabila anda telah menghantar, pastikan untuk memberitahu pelanggan bahawa penghantaran telah dibuat dan beritahu mereka langkah selanjutnya. Adakah mereka akan keluar, memberi maklum balas, memberitahu pengulas lain, dan lain-lain?

Sekiranya penghantaran anda adalah perisian dan anda menghantarnya secara elektronik, pastikan untuk menguji bahawa apa yang anda muat naik (contohnya, ke laman FTP), sebenarnya boleh berjaya dimuat turun, dizip dan dijalankan.

Berhati-hatilah dengan ahli pasukan teknikal yang menganggap bahawa hanya kerana mereka memuat naiknya, ia mesti ada sepenuhnya dan utuh!

10. Mengadakan perjumpaan / perjumpaan pelajaran

Setelah semua dilengkapkan dan projek ditutup, rancang untuk mengadakan mesyuarat tinjauan. Mesyuarat ini akan memberi anda peluang untuk meminta maklum balas yang baik (dengan anggapan anda telah melakukan pekerjaan dengan baik!), Untuk memperhatikan di mana penambahbaikan dapat dilakukan dalam projek masa depan, dan memberi maklum balas pelanggan anda mengenai peranan yang mereka jalankan.

Adakan perjumpaan dalaman dengan pasukan anda sebelum perjumpaan kajian pasca projek dengan pelanggan anda.

Jujur tetapi diplomatik. Beri pujian di tempat pujian, dan berikan maklum balas yang membina di mana anda rasa ia akan meningkatkan prosesnya pada waktu berikutnya.

Mendokumentasikan penemuan.