Memahami proses untuk menyimpan dan mendapatkan maklumat

William Bout, melalui Unsplash

Sistem Maklumat dan Ciri-Cirinya

Sistem maklumat menjaga, membuat, memproses, menyebarkan, dan mengkaji data untuk membantu meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi. Beberapa contoh sistem maklumat termasuk:

• Sistem pemprosesan transaksi (TPS): Bertanggungjawab memproses transaksi perniagaan. Jenis urus niaga berbeza di antara organisasi, tetapi beberapa contohnya adalah melakukan pesanan, penagihan, cek deposit, sistem pembayaran gaji, sistem tempahan, dan pengendalian stok. Mereka membantu mengekalkan, menambah, mengubah, dan membuang data.
• Sistem maklumat pengurusan: Membantu melaksanakan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Mereka membantu pengurusan dengan memantau prestasi, kecekapan, perakaunan, dan data transaksi. Beberapa contoh termasuk sistem pengurusan penjualan, penganggaran, personel, dan kawalan inventori. Maklumat ini perlu tepat dan relevan.
• Sistem sokongan keputusan: Membantu pengurus dalam membuat keputusan. Ia menggunakan sumber dalaman dan luaran untuk menganalisis maklumat yang ada dan memproyeksikan kesannya. Mereka membantu merangkum laporan, ramalan, dan grafik. Beberapa contoh termasuk sistem logistik dan lembaran penyebaran.
• Sistem pengurusan hubungan pelanggan (CRM): Pemilik perniagaan menggunakan sistem hubungan pelanggan untuk mengumpulkan dan melacak kegiatan pelanggan, termasuk pembelian, kecacatan produk, dan pertanyaan pelanggan
• Business Intelligence Systems (BIS): Menyediakan analisis yang meramalkan corak penjualan masa depan, meringkaskan kos semasa, dan meramalkan pendapatan penjualan.

Keperluan Undang-undang dan Organisasi Maklumat

Penting untuk memiliki peraturan mengenai keamanan dan kerahsiaan maklumat, kerana mungkin mengandungi data sensitif seperti:

• Rekod peribadi
• Rekod gaji
• Rekod sumber manusia
• Data kewangan

Di tangan yang salah, maklumat ini dapat menimbulkan ancaman kepada perniagaan dan pelanggannya atau digunakan untuk melakukan penipuan, diskriminasi, dan pelanggaran lain.

Ada undang-undang seperti Undang-Undang Perlindungan Data 1998 yang, jika tidak dipatuhi, dapat menyebabkan tindakan hukum.

Memilih Maklumat Yang Akan Disimpan

Organisasi tidak dapat menyimpan semua maklumat yang mereka perolehi. Menyimpan maklumat yang salah atau tidak relevan tidak ada gunanya dan memakan banyak ruang, menjadikan pengambilan maklumat menjadi lebih sukar.

Semasa membuat keputusan mengenai maklumat yang harus disimpan, keputusan itu akan bergantung pada keperluan undang-undang yang berkaitan dengan setiap jenis maklumat tertentu. Sebagai contoh, syarat undang-undang menyatakan bahawa:

• Rekod sumber manusia mesti disimpan oleh organisasi selama enam tahun selepas berakhirnya pekerjaan kakitangan
• Rekod kesihatan dan keselamatan mesti disimpan secara kekal
• Rekod akaun mesti disimpan selama antara tiga hingga enam tahun, bergantung pada jenis organisasi

Maklumat seperti data peribadi yang berkaitan dengan bekas pelanggan mesti dibuang setelah tidak digunakan lagi. Dengan mengikuti panduan ini, anda dapat memastikan hanya maklumat yang relevan yang disimpan, menjadikannya lebih mudah dicari apabila diperlukan.

Markus Spiske, melalui Unsplash

Memastikan Ketepatan Maklumat

Akta Perlindungan Data 1998 mengenakan kewajiban kepada perniagaan untuk memastikan ketepatan data peribadi yang mereka simpan. Maklumat mesti sentiasa dikemas kini sekiranya perlu. Beberapa cara untuk melakukannya termasuk:

• Menggunakan pangkalan data dan hamparan yang dikemas kini secara berkala
• Menetapkan amaran mengenai maklumat pelanggan dan pekerja untuk memastikan mereka dihubungi semasa sistem dikemas kini
• Menggunakan audit luaran dan dalaman
• Mengkaji dan menyemak kaedah pengumpulan data anda

Memformat dan Menyampaikan Maklumat tepat pada masanya

Maklumat yang tidak diberikan dalam format yang betul perlu diformat ulang sebelum digunakan, yang menyebabkan kelewatan dan menimbulkan risiko maklumat tersebut diubah secara tidak sengaja. Maklumat yang tidak diberikan dalam jangka waktu yang dipersetujui mungkin tidak berguna, kerana mungkin tidak ada cukup waktu untuk menafsirkan data.

Memilih Maklumat Yang Hapus

Organisasi menetapkan garis panduan mereka sendiri mengenai kapan dan maklumat apa yang mungkin dihapuskan. Garis panduan ini bergantung pada jenis dan ukuran organisasi, ruang yang tersedia dalam sistem pemfailan langsung atau semasa, dan jenis maklumat.

Maklumat yang tidak relevan, ketinggalan zaman, atau tidak tepat boleh dihapuskan.

Maklumat dalam fail yang diarkibkan hanya dapat dihapus ketika masa penyimpanannya habis. Data peribadi hendaklah disimpan tidak lebih lama daripada yang diperlukan. Membuang data peribadi apabila tidak diperlukan lagi akan mengurangkan risiko ia tidak tepat, ketinggalan zaman, atau tidak relevan.

Menangani Masalah Dengan Sistem Maklumat

Masalah yang mungkin berlaku dalam sistem maklumat dan cara menyelesaikannya termasuk:

• Maklumat tidak disimpan dengan cara yang betul. Contohnya: dalam urutan yang salah; fail yang tidak diperlukan disimpan; pendua disimpan; dan fail yang hilang. Cara mengatasi masalah ini adalah dengan organisasi menetapkan garis panduan bagaimana menyimpan maklumat, menjadikannya lebih cepat dan lebih mudah untuk mendapatkan maklumat apabila diperlukan. Pengurus perlu diberitahu ketika informasi tidak ada, kerana ini dapat melanggar undang-undang perlindungan data. Cara lain untuk terus mengetahui adalah dengan memiliki sistem yang selalu memeriksa dan membuang maklumat yang tidak perlu.
• Masalah dengan sistem komputer seperti virus. Perkara ini perlu dilaporkan kepada pengurus IT atau juruteknik IT.
• Di dalam organisasi, terdapat gangguan komunikasi yang mengakibatkan maklumat tidak dapat dipindahkan dengan cara yang betul. Ini perlu diselesaikan antara pasukan atau dilaporkan kepada pengurus jika mereka tidak dapat diselesaikan dengan segera.
• Sebilangan besar organisasi menggunakan sistem pemprosesan transaksi untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mengeluarkan fungsi operasi teras perniagaan. Sistem maklumat TPS mengumpulkan data dari input pengguna dan kemudian menghasilkan output berdasarkan data yang dikumpulkan. Sistem ini digunakan untuk menangani beratus-ratus transaksi dan memerlukan banyak pengguna untuk mengerjakan set data yang sama pada masa yang sama. Kadang kala, ini menyebabkan sistem rosak. Sekiranya berlaku kemalangan, adalah mustahak bahawa organisasi mempunyai sistem mereka yang disokong agar maklumat tidak hilang. Penting agar peraturan ditetapkan dan diikuti langkah demi langkah agar transaksi dianggap berjaya.

Tujuan menyimpan maklumat adalah agar disimpan dalam lingkungan yang selamat dan aman, mematuhi undang-undang perlindungan data. Ini juga merupakan syarat undang-undang bagi organisasi untuk menyimpan maklumat tertentu.