Memahami cara menguruskan belanjawan

Untuk menguruskan belanjawan dengan berkesan dan cekap, perlu dilakukan…

• memantau, mengawal, dan merekod semua kewangan (pendapatan dan perbelanjaan),
• tahu bagaimana mengurangkan kos di kawasan yang anda bertanggungjawab,
• dapat menyiasat atau mengenal pasti kawasan yang bermasalah dan membetulkannya, dan
• mengurus dan membenarkan perbelanjaan dengan cekap.

Artikel ini berdasarkan unit NVQ Level 4, "Urus Belanjawan." Untuk mendapatkan idea dan pemahaman yang jelas mengenai tujuan belanjawan, baca artikel ini. Anda akan mendapat pemahaman tentang tujuan belanjawan, termasuk faedah menguruskan sumber kewangan dengan berkesan dan cekap; keperluan undang-undang, peraturan dan organisasi untuk menguruskan belanjawan; dan pelbagai jenis sistem anggaran dan ciri-cirinya.

Sekarang anda memerlukan pemahaman menyeluruh tentang cara menguruskan belanjawan. Proses belanjawan biasanya menjadi tanggungjawab kakitangan pengurusan kanan dan kakitangan kewangan. Anggota kakitangan ini mesti mempunyai maklumat dan pengetahuan yang tepat dan terkini mengenai prosedur anggaran yang cekap.

Belanjawan dikembangkan untuk setiap tahun kewangan. Pengurus dan kakitangan yang terlibat perlu membuat belanjawan untuk bidang tanggungjawab mereka sendiri dan kemudian menyerahkannya kepada jabatan kewangan. Draf belanjawan ini kemudian disemak oleh pengurusan yang lebih tinggi dan kemudiannya diluluskan oleh jawatankuasa atau yang serupa bergantung pada organisasi.

Kaedah untuk Memantau, Mengawal, dan Mencatat Pendapatan dan Perbelanjaan

Anda tahu tujuan belanjawan. Sekarang adalah tanggungjawab anda untuk menguruskannya. Menguruskan anggaran memerlukan anda sentiasa memantau, mengawal, dan mencatat pendapatan dan perbelanjaan untuk mengawasi setiap pergerakan kewangan dan hasilnya. Bagaimana anda akan mencapainya? Mari kita lihat beberapa kaedah atau kaedah.

Memantau Pendapatan dan Perbelanjaan

Pemantauan anggaran dilakukan untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan sesuai dengan rencana yang digariskan dalam anggaran. Menjejaki atau memantau cara sumber kewangan digunakan sangat penting bagi setiap jabatan dan organisasi. Ini adalah proses berterusan untuk memastikan objektif tercapai seperti yang ditentukan dalam anggaran. Melalui pemantauan ini, anda akan dapat membuat keputusan penganggaran dan mengambil tindakan sewajarnya kapanpun dan di mana sahaja perlu.

Pendapatan dan perbelanjaan perlu dipantau untuk mencari perubahan pola sehingga tindakan yang sesuai dapat diambil. Prosedur pemantauan ini dapat dilakukan secara berkala, seperti setiap bulan misalnya. Semasa memantau data, pertimbangkan bahawa anggaran itu dirancang untuk tahun depan, dan perbelanjaan dan pendapatan hingga kini.

Lihat baki yang tinggal untuk sepanjang tempoh pada tahun kewangan semasa dan jalankan ramalan bagaimana keadaannya pada kadar ini pada akhir tahun kewangan. Perhatikan apa-apa variasi, baik positif dan negatif, dan ambil tindakan yang diperlukan untuk membetulkannya. Dalam setiap langkah, penting untuk mendokumentasikan (merekodkan) semua fakta dan tindakan.

Yang terbaik adalah memantau pendapatan dan perbelanjaan di pemegang anggaran dan tahap pengurusan yang lebih tinggi melalui mesyuarat berkala. Harus ada pengurusan aliran tunai yang berkesan, kerana sangat penting untuk perkhidmatan dan produk yang diberikan oleh perniagaan.

Anggaran dapat dibahagikan mengikut pusat kos atau kod atau tahap lain sehingga lebih mudah untuk memantaunya. Ini akan membantu mengenal pasti bidang yang terlalu dicapai dan kurang dicapai.

Anda seharusnya dapat menganalisis dan memberikan penjelasan untuk setiap variasi dari perbelanjaan yang dicadangkan, sama ada positif atau negatif. Ini mesti disertakan dengan rancangan tindakan. Ini akan memastikan bahawa sumber-sumber itu digunakan secara ekonomi, cekap dan berkesan.

Mengawal Pendapatan dan Perbelanjaan

Isu penting seterusnya ialah mengawal pendapatan dan perbelanjaan. Tanpa langkah ini, seseorang akan mengeluarkan wang di luar landasan. Untuk mengawal pendapatan dan perbelanjaan, yang terbaik adalah secara langsung melibatkan orang yang bertanggungjawab mengawal kewangan dan prestasi jabatan semasa menyusun anggaran. Anggaran yang ada harus dikomunikasikan dengan semua kakitangan yang berkaitan.

Mungkin ada bahagian anggaran yang berbeza yang akan dikendalikan oleh kakitangan yang berbeza, jadi yang terbaik adalah memperuntukkan dan memberikan wewenang kepada orang yang terlibat secara langsung — misalnya, penyetujui belanjawan dan pengurus anggaran. Jabatan atau pasukan harus diberitahu tentang orang yang bertanggungjawab untuk mengawal pendapatan dan perbelanjaan.

Jumlah kewangan yang ada untuk tahun tertentu harus menggambarkan jumlah perbelanjaan yang dirancang untuk tahun tersebut.

Mencatat Pendapatan dan Perbelanjaan

Mencatat pendapatan dan perbelanjaan dapat dilakukan secara manual atau elektronik. Rakaman harus dilakukan dengan serta-merta dan setiap hari. Semua akaun yang berkaitan dengan pendapatan dan perbelanjaan, pendapatan yang perlu dibayar, pembayaran yang diterima, penerimaan dan invois yang dikeluarkan, hutang dan lain-lain, perlu dicatat dengan jelas dengan tarikh dan tujuan.

Mencatat pendapatan adalah cara untuk menentukan sama ada perniagaan itu mengaut keuntungan atau tidak, kerana merangkumi perincian wang yang diterima dan dibelanjakan.

5 Alat Hebat untuk Mengesan Perbelanjaan Perniagaan

Catat perincian bidang perniagaan mengikut urutan, bermula dari yang paling menguntungkan hingga yang paling tidak menguntungkan. Ini secara automatik akan membantu anda menganalisis dan mengambil tindakan terhadap kawasan yang menimbulkan kerugian besar.

Untuk perbelanjaan kecil, ada baiknya menggunakan akaun tunai kecil untuk digunakan dan mengesan perbelanjaan kecil. Merakam ini akan membantu pembayaran balik wang yang cekap dan hanya wang yang dicatatkan sahaja yang akan dikembalikan. Ini adalah kaedah yang berkesan untuk merekodkan perbelanjaan kecil yang mungkin tidak disedari.

Cara-cara dengan Kos Yang Mungkin Dikecilkan di Kawasan Tanggungjawab Seseorang

Mengurangkan kos dalam perniagaan adalah salah satu kaedah yang berkesan untuk menguruskan belanjawan atau dana yang ada. Sekiranya setiap orang meminimumkan kos di bidang tanggungjawab mereka sendiri, itu akan menambah penjimatan besar untuk perniagaan. Seseorang perlu tahu untuk membuat pilihan yang tepat ketika membelanjakan wang untuk bidang perniagaan tertentu.

Cara-cara di mana kos dapat dikurangkan dalam bidang tanggungjawab sendiri adalah:

Menggunakan Teknologi yang Berkesan

Terdapat banyak teknologi canggih yang tersedia hari ini, mulai dari membeli-belah dalam talian hingga membayar bil dll. Gunakan teknologi berikut dengan cekap untuk menjimatkan masa dan wang.

• Mesyuarat boleh diadakan menggunakan telekonferensi, yang bermaksud anda menjimatkan wang perjalanan, mengatur bilik / tempat, menjimatkan masa untuk mengatur dan merancang bilik mesyuarat dll.
• Anda boleh menggunakan teknologi dengan cekap dengan tidak mencetak di atas kertas dan menggunakan penyimpanan elektronik untuk fail dan data perniagaan lain. Ini menjimatkan masa, wang dan persekitaran.
• Beberapa perniagaan boleh diurus secara dalam talian bergantung pada sifatnya atau sekurang-kurangnya pemasaran dapat dilakukan secara dalam talian. Ini akan membantu menjimatkan banyak wang yang dibelanjakan untuk kakitangan pemasaran, ruang pejabat, peralatan, dll.

Hutang

Kad kredit mempunyai kadar faedah yang tinggi dan oleh itu kad kredit harus dibayar secepat mungkin. Ini akan membantu perniagaan dalam jangka masa panjang.

Belanjawan

Sentiasa buat anggaran untuk bidang tanggungjawab anda dan patuhi. Sebarang penyimpangan daripadanya boleh merosakkan, tetapi akan memberi anda rancangan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak harus dilakukan dan apa yang harus dielakkan.

Mengurangkan Perbelanjaan

Hanya beli alat tulis, peralatan, perabot, perisian yang diperlukan untuk menjalankan perniagaan dari hari ke hari. Mengurangkan perbelanjaan lain yang tidak diingini. Beli mesin cekap tenaga dan gunakan mentol tenaga supaya anda dapat menjimatkan bil tenaga. Gunakan pintu dan tingkap bertebat yang betul. Kadang-kadang pengeluar menjual barang-barang yang diperbaharui dengan harga yang jauh lebih rendah dan jika ia kelihatan berkualiti, pilihlah.

Bekerja dari rumah

Ini adalah kaedah yang cekap untuk menjimatkan wang dari ruang pejabat dan kos bahan bakar. Walaupun mengurangkan kos, adalah bijaksana untuk memotongnya di kawasan yang betul kerana mengurangkan kos di kawasan yang salah boleh membawa kesan buruk atau negatif. Sentiasa mencari nilai wang yang baik dan ini dapat dicapai dengan menjaga hubungan baik dengan pembekal dan organisasi perkongsian.

Cara Mengenalpasti Situasi di Mana Tindakan Pembetulan Mungkin Diperlukan

Tindakan pembetulan diperlukan di kawasan yang tidak sesuai dengan kebijakan, prosedur atau proses organisasi. Sebab-sebab ketidaksesuaian ini perlu dikenal pasti dan langkah-langkah pencegahan perlu diambil dari yang berlaku di masa depan dan ini disebut tindakan pembetulan. Tindakan pembetulan boleh diambil sebagai hasil daripada aduan atau audit atau kesan buruk terhadap kewangan syarikat dan sebagainya. Untuk mengambil tindakan yang tepat, siasatan perlu dilakukan terhadap isu tertentu.

Beberapa situasi yang mungkin memerlukan tindakan pembetulan adalah:

• Belanjawan projek tidak dapat digunakan. masalahnya dapat dielakkan jika anda mengawasi belanjawan dengan teliti dan juga sekiranya pekerja mengetahui bahawa anda mengawasi anggaran. Semak dan ramalkan semula anggaran setiap minggu.
• Kerja yang memerlukan masa lebih lama daripada yang dirancang dan dengan itu memerlukan anggaran, usaha dan masa tambahan.
• Apabila satu atau lebih ahli pasukan membuang projek.

• Apabila tugas atau projek di luar jadual atau melebihi anggaran kerana kekangan teknikal atau kewangan.
• Tugas atau projek atau objektif yang penting dilewatkan.
• Semasa kerja atau tugas yang dilakukan tidak memenuhi objektif.
• Pelanggan tidak berpuas hati dengan perkhidmatan atau produk kerana tidak memenuhi spesifikasi atau harapan.
• Apabila sumber atau penaja gagal.
• Semasa penilaian risiko, audit atau pemeriksaan jaminan kualiti.

Tindakan pembetulan boleh jadi seperti merancang semula projek, mengalokasikan semula sumber daya, menyusun semula pasukan, menguruskan projek dengan cara yang berbeza, merancang semula proses atau produk dan lain-lain. Kenal pasti punca dan ambil tindakan yang diperlukan.

Skop Kuasa Sendiri untuk Menguruskan Belanjawan dan Mengizinkan Perbelanjaan

Menguruskan belanjawan bukan sekadar menjaga angka kewangan dengan betul, tetapi juga menguruskan orang yang terlibat. Contohnya, pekerja atau ahli pasukan. Seseorang perlu memiliki kemahiran pengurusan yang baik untuk menguruskan belanjawan dan membenarkan perbelanjaan. Pemegang anggaran mempunyai tanggungjawab untuk wang yang diperuntukkan untuk belanjawan tertentu dan oleh itu mereka perlu memeriksa apakah perbelanjaan itu sah dan kemudian mengesahkan anggaran tersebut. Kewibawaan untuk berbelanja tidak bermaksud seseorang dapat menghabiskan wang yang diperuntukkan, begitu sahaja; itu bermaksud wang perlu dibelanjakan dengan penuh tanggungjawab dan bijaksana. Seseorang boleh menghadapi masalah sekiranya terdapat kegagalan dalam pengurusan anggaran dan juga mendapat ganjaran sekiranya mereka berjaya dalam pengurusan belanjawan.

Semasa menguruskan belanjawan dan membelanjakan wang belanjawan, pemegang anggaran harus mengingat tujuan dan objektif organisasi. Akan ada tujuan dan tanggungjawab khusus yang perlu diambil kira untuk mencapai sasaran atau tujuan tersebut. Seseorang juga harus ingat peraturan perundangan dan keperluan organisasi ketika menangani / menguruskan anggaran. Sentiasa mengambil tindakan yang diperlukan untuk meminimumkan kos dan juga tindakan yang sesuai sekiranya terdapat perbelanjaan yang berlebihan pada anggaran.

Memantau, mengawal dan merekod pendapatan dan perbelanjaan. Buat dokumen yang menggariskan prestasi organisasi berbanding anggaran. Simpan semua rekod terkini dan tepat.

Saya harap maklumat di sini berguna. Jangan ragu untuk meninggalkan pemikiran dan pengalaman anda. Semua yang terbaik dan terima kasih kerana berhenti.