Mengambil masa: gaya, struktur, dan bahasa

Fotografi Livingsta

Artikel ini adalah salah satu daripada kumpulan yang terdiri dari tiga minit (dua yang lain adalah untuk tujuan mesyuarat dan minit, dan peranan ketua mesyuarat dan pengambil minit. Artikel ini menerangkan pelbagai jenis minit, gaya penulisan yang berbeza yang digunakan dalam mengambil minit, menyusun, memilih dan menyusun maklumat untuk menghasilkan minit dan nada dan penggunaan bahasa profesional yang betul dalam menulis minit.

Jenis minit yang berbeza

Terdapat pelbagai jenis minit dan jenis minit yang anda tulis bergantung pada tujuan atau penggunaan minit. Biasanya jenis minit tidak rasmi digunakan dalam perjumpaan pasukan, sedangkan jenis minit terperinci formal ditulis jika minit itu untuk penonton luar. Jadi jenis minit bergantung pada jenis penonton dan tujuannya.

Pada dasarnya terdapat tiga jenis minit:

• Minit Verbatim
• Minit Diskursif
• Catatan tindakan

Verbatim minit:Kata kerja bermaksud "Dengan tepat perkataan yang sama yang digunakan oleh penulis atau penutur" atau "kata demi kata". Minit ini digunakan terutamanya apabila terdapat perselisihan dan setiap perkataan penutur harus direkodkan. Ia digunakan dalam mesyuarat lembaga rasmi atau mesyuarat tahunan umum atau dalam situasi undang-undang di mana seseorang mencatat perbincangan demi perkataan. Semua hujah dan komen yang dibuat direkodkan. Biasanya ia akan menjadi situasi di mana perbincangan tertumpu pada individu tertentu. Kerana ini boleh menjadi proses yang membosankan, bergantung pada sifat sensitif dari isu-isu yang dibincangkan, orang yang membuat rakaman harus menggunakan perakam audio atau harus menggunakan singkatan dan kemudian memasukkan nota kemudian. Berhati-hati harus dilakukan semasa melakukan rakaman audio agar sekeping rakaman tidak sampai ke tangan orang yang salah.Contoh situasi di mana minit kata-kata diambil adalah rayuan, perbicaraan awam, mesyuarat dewan, panel tatatertib, prosedur aduan dll.

Minit diskursif: Jenis minit ini digunakan semasa mesyuarat yang lebih formal seperti mesyuarat jawatankuasa atau dewan berlangsung. Mereka mempunyai isi utama perbincangan dan titik tindakan. Jenis perjumpaan ini cenderung mempunyai khalayak luaran yang akan menyebarkan maklumat yang dibincangkan dalam pertemuan tersebut. Jadi minit akan berupa perenggan, kemas dalam bahagian dan susunan perbincangan.

Jarang sekali melihat orang yang disebut dengan nama mereka dalam jenis minit ini kerana tindakan dan perbincangan akan dilakukan oleh dewan atau jawatankuasa dan oleh itu akan disebut sebagai dewan atau jawatankuasa dalam beberapa minit. Minit akan diambil oleh setiausaha atau orang yang berperanan serupa, yang tidak akan mengambil bahagian dalam perbincangan dan oleh itu akan bebas mencatat minit dengan tepat. Setiausaha dalam kes ini akan bertanggungjawab untuk menyusun agenda, mengatur pertemuan seperti tempat, minuman, menindaklanjuti perkara tindakan, memberi taklimat kepada ketua dan mengedarkan kertas kerja lain yang berkaitan.

Mata Tindakan: Ini adalah jenis minit yang paling biasa dan biasanya dicatat sebagai nota ringkas dengan perincian keputusan dan nota tindakan. Perbincangan tidak direkodkan secara terperinci, tetapi hanya disebutkan. Minit ini diambil pada pertemuan pasukan, perbincangan kumpulan kecil, mesyuarat dalaman, perbincangan projek dan lain-lain. Seperti namanya minit-minit ini hanya mempunyai senarai keputusan atau nota ringkas dengan titik tindakan. Ini memberi tumpuan kepada hasil dan tindakan masa depan. Ini memiliki gaya tidak formal dan dapat ditulis sebagai titik peluru kerana hanya diedarkan secara dalaman. Selalunya pengambil minit juga mengambil bahagian dalam perjumpaan dalam perbincangan. Minit ini ringkas, dapat ditulis dengan lebih cepat dan tepat. Mesyuarat ini juga mempunyai agenda, yang disiapkan oleh pentadbir atau sesiapa sahaja yang mengendalikan mesyuarat.Ada kalanya salah seorang peserta hanya menulis nota semasa mesyuarat berlangsung.

Semua perkara di atas adalah jenis minit dan yang penting adalah menggunakan setiap gaya dengan betul dan berkesan.

Gaya penulisan yang berbeza yang digunakan dalam masa beberapa minit

Gaya penulisan untuk minit adalah tugas yang paling penting dalam proses pengambilan minit. Mengambil minit bermaksud, nota yang diambil semasa mesyuarat berlangsung, atau semasa anda berada dalam mesyuarat. Anda perlu menulis dengan cara yang akan anda fahami kemudian semasa menghasilkan minit. Tidak ada peraturan tertentu yang harus dipatuhi, kerana setiap orang mempunyai gaya menulisnya dalam beberapa minit.

Gaya penulisan yang berbeza yang digunakan semasa mengambil masa adalah:

• Adalah baik untuk mempunyai garis besar seperti dalam agenda, jadi memudahkan anda untuk membuat catatan di bawah setiap item ketika perbincangan berlangsung
• Sediakan senarai peserta yang hadir dan tandakan semasa mereka memasuki bilik, dan ini akan memberi anda senarai orang yang tidak hadir juga. Ini akan membantu kerana anda tidak perlu menuliskan nama semua hadirin kerana memakan masa dan membingungkan apabila terdapat kumpulan besar.
• Tuliskan nama mesyuarat, tarikh, waktu dan tempat perjumpaan, sertakan barang-barang yang ditinggalkan tanpa dibincangkan untuk beberapa sebab, kerana perkara itu perlu dirujuk pada masa akan datang. Jangan lupa untuk memasukkan tarikh dan masa mesyuarat seterusnya di akhir.
• Jangan cuba merakam segala-galanya melainkan hanya beberapa minit. Dengarkan dengan teliti dan ambil maklumat penting. Jangan tulis ayat yang panjang, catat sahaja titik (titik peluru) menggunakan bahasa lurus ke depan. Juga elakkan pengulangan dan menjadi spesifik.
• Sekiranya pengambilan nota menjadi terlalu sukar kerana terlalu banyak perbincangan dan rujukan silang dll, anda boleh meminta kebenaran untuk melihat apakah mesyuarat dapat dirakam pada alat rakaman audio. Pastikan bahawa peserta menyedari perkara ini. Ini banyak membantu menjelaskan perkara sambil mengeluarkan minit.
• Ketika datang ke minit kata demi kata, tuliskan semua perkataan demi perkataan di bawah tajuk yang berkaitan kerana ini akan berguna semasa anda menghasilkan minit. Anda harus menjadi penulis pantas untuk ini, dan yang terbaik adalah mengetahui secara ringkas. Menulis seberapa banyak yang anda boleh adalah penting dan apa-apa yang tidak perlu dapat ditinggalkan kemudian, kerana jika anda meninggalkan maklumat tertentu, anda mungkin tidak dapat mengingatnya kemudian semasa anda menuliskan risalah.
• Untuk minit diskursif, tuliskan perkara penting untuk setiap perbincangan supaya anda teringat apa yang dibincangkan semasa anda menghasilkan minit. Sekali lagi, lebih baik menulis di bawah tajuk yang sesuai untuk mengelakkan kekeliruan semasa menghasilkan minit.
• Untuk nota tindakan, gunakan titik peluru untuk mencatat perkara penting. Anda boleh menggunakan templat dengan lajur untuk subjek yang dibincangkan, keputusan dan tindakan
• Adalah baik untuk menggunakan singkatan semasa anda menulis, walaupun untuk nama ahli, kerana ini akan menjadikan penulisan lebih cepat. Pastikan untuk menggunakan singkatan yang anda ikuti seperti singkatan yang lain tidak akan masuk akal apabila anda melihat nota kemudian semasa menghasilkan minit. Beberapa contohnya ialah, Minit (minit), Badan pengurus (GB), Persiapan (persiapan), Penting (imp), dll.
• Selalu tuliskan perbincangan mengikut urutan perbincangan, tetapi anda masih boleh mempunyai nombor item mengikut agenda. Contohnya jika perkara 7 dalam agenda dibahas ketiga dalam mesyuarat, tuliskan sebagai perbincangan ketiga, tetapi anda boleh mempunyai nombor 7 di sebelahnya untuk mudah merujuk agenda.

Semua minit harus ringkas dan tepat, dan untuk mencapainya, nota harus ditulis dengan tepat mengikut urutan dan gaya yang betul. Jadikan penulisan nota semudah mungkin dengan melakukan beberapa persiapan lanjutan sebelum perjumpaan dan jika penulisan nota berjalan lancar, ini akan menjadikan tugas menghasilkan minit lebih mudah. Minit juga harus membantu sesiapa sahaja yang tidak dapat menghadiri perjumpaan untuk memahami dengan jelas apa yang berlaku dalam pertemuan itu, tanpa memerlukan perjumpaan lain untuk penjelasan mengenai perbincangan yang sama.

Cara menyusun, memilih dan menyusun maklumat untuk menghasilkan minit

Menghasilkan minit adalah tugas seterusnya dalam proses pengambilan minit. Sebaiknya tuliskan nota secepat yang anda dapat selepas perjumpaan kerana anda akan mengingati perkara dengan lebih baik. Semasa menulis minit, seseorang tidak perlu memasukkan semua yang ditulis semasa proses mengambil nota. Harus ada cukup maklumat sehingga, orang yang tidak menghadiri perjumpaan dapat mengikuti dan menangkap isinya tanpa kekeliruan atau memerlukan maklumat lebih lanjut. Oleh itu, tuliskan perkara utama / penting.

Perkara pertama yang perlu diingat ialah menghitung minit. Setiap perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat atau setiap agenda yang dibincangkan mempunyai nota ringkas yang disebut satu minit. Minit keseluruhannya adalah kumpulan nota ringkas. Oleh itu, untuk memudahkan membaca dan mengikuti, dan untuk merujuk adalah lebih baik memberikan nombor pada setiap minit.

Setiap item agenda atau setiap perbincangan harus mempunyai penjelasan (jika diskursif minit) atau nota ringkas (jika nota tindakan) mengenai apa yang dibincangkan dengan perkara utama perbincangan, sebarang perselisihan, keputusan dan tindakan. Adalah menjadi amalan yang baik untuk mempunyai templat standard selama beberapa minit sekiranya perjumpaan berulang secara berkala, kerana ini akan menjadikan tugas penulisan minit menjadi lebih mudah. Segala item dalam agenda, yang standard, boleh ditambahkan pada templat minit.

Item standard pada semua minit adalah:

• Tajuk / nama mesyuarat / dewan / jawatankuasa
• Tarikh perjumpaan
• Masa perjumpaan
• Tempat / lokasi
• Senarai hadirin - ini adalah orang yang dijemput untuk mesyuarat
• Senarai permintaan maaf - orang yang menerima permintaan maaf
• Senarai tidak hadir - orang yang dijemput, tetapi tidak menghadiri atau menghantar permintaan maaf
• Pengesahan minit sebelumnya dan tarikh perjumpaan sebelumnya
• Pindaan yang timbul dari minit sebelumnya
• Perkara yang timbul
• Ringkasan perbincangan, keputusan dan tindakan
• Perkara yang sedang berjalan atau ditangguhkan atau selesai
• Apa-apa perniagaan lain
• Tarikh perjumpaan seterusnya

Selebihnya item tambah / buat tajuk pada templat anda. Sekarang anda mempunyai susun atur dengan tajuk untuk semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat. Sekarang perhatikan nota anda dan tambahkan maklumat yang relevan seperti perbincangan, keputusan dan titik tindakan di seluruh atau di bawah setiap tajuk, membuang maklumat yang tidak berkaitan.

Menyusun minit bukanlah tugas yang sangat sukar, kerana ada standard atau gaya atau templat yang disepakati yang digunakan untuk menuliskan risalah. Struktur minit juga bergantung pada agenda kerana minit ditulis mengikut urutan perkara agenda dibincangkan.

Sekiranya terdapat laporan atau polisi atau prosedur yang disetujui dalam mesyuarat, laporan tersebut harus dilampirkan pada risalah. Apabila minit mempunyai lampiran, Att anotasi muncul di pinggir minit. Rujukan juga dibuat di halaman depan lampiran untuk menunjukkan nama mesyuarat atau jawatankuasa atau dewan, tarikh mesyuarat, dan item pada minit di mana lampiran itu dimiliki. Lampiran ini harus diajukan bersama dengan beberapa minit selepas persetujuan.

Setelah anda menyusun minit, nota tersebut dapat dihantar ke ketua untuk mendapatkan penjelasan dan kemudian mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan dari ketua, mereka dapat diedarkan kepada orang-orang yang berkenaan, iaitu orang yang hadir dan orang yang perlu mengambil keputusan. Adalah berguna sekiranya senarai tindakan beserta tarikh akhir dilampirkan bersama dengan minit, supaya lebih mudah bagi setiap orang untuk bertindak.

Sekiranya selepas pengedaran, orang meminta pembetulan dibuat, mereka dapat dicatat dan dibawa ke mesyuarat berikut supaya ketua dapat mengesahkan dan menjelaskannya bersama dengan anggota lain yang hadir dalam mesyuarat. Hanya setelah semua perubahan dibuat, minit disepakati dan ditandatangani dengan tepat.

Nada dan penggunaan bahasa profesional yang betul dalam beberapa minit

Semasa menulis, nada penulis sangat penting, kerana ini menyampaikan mesej dan menunjukkan sikap atau emosi terhadap subjek dari penulis dan memberi kesan kepada pembaca. Nada yang sesuai digunakan, bergantung pada siapa penonton dan juga bergantung pada maklumat yang ditulis.

Minit adalah dokumen profesional yang tidak hanya dilihat oleh orang dalaman, tetapi dapat dilihat oleh siapa saja di luar organisasi bahkan jika itu adalah pertemuan dalaman pada saat masalah undang-undang terlibat. Oleh itu, penting untuk menuliskannya secara profesional menggunakan nada dan bahasa profesional / formal yang betul. Pastikan juga bahawa dokumen tersebut mempunyai ayat yang pendek dan jelas yang sesuai dan gunakan perkataan mudah yang mudah difahami.

Minit harus ditulis pada masa lalu kerana ia mengenai pertemuan atau perbincangan yang berlaku pada masa lalu. Gunakan suara pasif di mana anda boleh sambil menuliskan beberapa minit, kerana ini akan menghilangkan penggunaan nama mana-mana individu, tetapi hanya menggunakan suara pasif tidak akan masuk akal dan membuat pemahaman sukar. Oleh itu, selalu gunakan gabungan ayat suara aktif dan pasif semasa menulis minit.

Minit mempunyai perincian mengenai apa yang dibincangkan dan diputuskan dalam mesyuarat oleh sekumpulan ahli, dan oleh itu adalah lebih baik untuk menulis minit sebagai orang ketiga. Dengan cara itu anda menjauhkan diri dari tulisan anda dan anda menuliskan perkara-perkara secara neutral. Gunakan frasa seperti, "ketua menyatakan bahwa", "itu dicatat", "panitia memutuskan bahwa", "itu diputuskan", dll. Dalam kes-kes di mana poin diserahkan oleh orang tertentu atau di mana perjanjian dibuat oleh individu, adalah mustahak untuk menentukan orang itu dan apa yang mereka katakan, kerana ia akan membantu rujukan masa depan.

Kata-kata yang diucapkan dalam mesyuarat tidak boleh ditulis tepat dalam hitungan minit, tetapi kata-kata itu harus diubah menjadi bahasa lain yang dapat diterima untuk dokumen profesional. Sekiranya slangs digunakan oleh ahli dalam mesyuarat, jangan memasukkannya dalam minit, tetapi ganti dengan perkataan yang sesuai. Sekiranya tidak relevan dengan keputusan atau tidak penting, hilangkan sahaja. Begitu juga ketika argumen atau perselisihan berlaku dalam mesyuarat, jangan tuliskannya sebagai hujah, sebaliknya gunakan frasa alternatif seperti "pelbagai pandangan diungkapkan" atau "berbagai pendapat diungkapkan". Ini tidak menentukan orang yang tidak setuju, tetapi memberitahu pembaca bahawa ada perbincangan kerana tidak setuju.

Gunakan frasa atau kata-kata seperti, "prihatin", "sutradara disorot", "dewan menjelaskan", "ketua eksekutif meminta", "menyatakan keprihatinan tentang", "menyarankan untuk pertemuan", "mengangkat masalah", dll. Perkara seterusnya yang perlu diberi perhatian ialah memeriksa ejaan, tatabahasa dan tanda baca. Jangan bergantung hanya pada ejaan dan tatabahasa pada penyunting dokumen anda. Sebaiknya baca secara manual beberapa minit setelah anda menyusunnya dan minta orang lain membaca dan memberi maklum balas.

Saya harap ini dapat membantu anda. Terima kasih kerana membaca. Jangan teragak-agak untuk menghubungi saya dengan sebarang pertanyaan atau maklum balas yang berkaitan dengan hub ini. Sekiranya anda merasakan bahawa ia tidak merangkumi topik yang berkaitan, sila maklum balas!

Terima kasih.

Livingsta