Mengambil masa: bahagian i

Fotografi Livingsta

Pengenalan

Artikel ini ditulis untuk membantu calon yang mengikuti kelayakan mereka dalam Perniagaan dan Pentadbiran. Ini tidak bermaksud bahawa ia tidak akan bermanfaat / berguna kepada orang lain. Artikel ini akan memberi manfaat kepada sesiapa sahaja yang bekerja untuk perniagaan atau organisasi dan memerlukan beberapa minit untuk menghasilkan catatan perbincangan dan keputusan yang tepat yang diambil semasa mesyuarat dan pembalakan tindakan sebagai sebahagian daripada peranan pekerjaan mereka.

Agar dapat mengambil masa beberapa minit dalam perjumpaan, seseorang harus mempunyai kemahiran komunikasi, kemahiran penilaian, kemahiran interpersonal, kemahiran mengatur dan merancang. Pengambilan minit bukan hanya duduk di mesyuarat dan menulis nota. Ia memerlukan banyak persiapan sebelum dan selepas perjumpaan dan juga banyak kemahiran untuk menghasilkan catatan minit terbaik.

Sebelum perjumpaan berlangsung, seseorang perlu membuat persiapan untuk perjumpaan dari segi tempat, peserta, agenda, minuman, keperluan akses dan dokumen yang diperlukan. Untuk sebarang persembahan, anda perlu bersedia dengan semua peralatan seperti komputer riba, projektor overhead, bahan dan dokumen yang diperlukan untuk mengemukakan idea.

Sebelum mesyuarat dimulakan, catat segala perubahan agenda terakhir pada agenda. Sentiasa simpan salinan perkara yang timbul dalam pertemuan terakhir dan titik tindakan. Walaupun mengambil masa beberapa minit, yang terbaik adalah mempunyai templat yang sesuai dengan keperluan, gaya dan piawaian organisasi.

Setelah menyelesaikan unit ini, calon akan mempunyai pengetahuan yang baik mengenai peranan mesyuarat, mengapa mesyuarat diadakan, syarat undang-undang dan organisasi yang mungkin berlaku untuk mengambil minit, mengapa minit diambil dan faedahnya, sebab mengapa minit mesti ada tepat dan berbeza dokumen yang digunakan dalam mesyuarat sebagai sebahagian daripada proses pengambilan minit, mesyuarat sebelum dan selepas perjumpaan.

Calon juga akan mempunyai pengetahuan tentang pelbagai jenis minit dan gaya penulisan selama beberapa minit, cara menyusun minit dan menulisnya dengan nada bahasa yang betul dan juga cara menyimpan dan tujuan menyimpannya dengan selamat dan selamat. Ini dibincangkan dalam bahagian ketiga siri ini.

Sebelum memulakan unit ini, seseorang perlu mengetahui definisi atau makna minit.

Minit adalah dokumen rasmi, dan merupakan ringkasan rekod mesyuarat. Mereka tepat dan mengandungi maklumat tentang apa yang dibincangkan dalam mesyuarat, apa cadangannya, keputusan perbincangan dan titik tindakan mereka.

Minit yang ditulis dengan baik akan ringkas, tepat dan bermaklumat, dan secara logiknya akan dibentangkan dengan perbincangan, cadangan, keputusan dan perkara tindakan yang jelas.

Peranan Mesyuarat

Kamus mendefinisikan pertemuan sebagai " Perhimpunan yang diatur secara formal " atau " Tindakan sosial berkumpul untuk beberapa tujuan bersama ."

Mesyuarat adalah pertemuan dua atau lebih orang untuk perbincangan, perkongsian maklumat dan mencapai kesepakatan. Mesyuarat boleh berlangsung dalam pelbagai cara seperti bersemuka, panggilan persidangan, persidangan video, dan lain-lain. Mesyuarat tidak boleh membuang masa dan berkesan. Mesyuarat yang berkesan berlaku dengan perancangan yang betul dan harus mempunyai tujuan dan hasil.

Peranan mesyuarat adalah:

• Untuk menyelaraskan tindakan, untuk keputusan yang dipersetujui bersama.
• Untuk mengambil keputusan dengan lebih cepat daripada dengan panggilan telefon dan e-mel. Sebagai contoh, boleh membuat orang kecewa menelepon dan meninggalkan mel suara atau menghantar e-mel kepada mereka dan menunggu balasan untuk masa yang lama.
• Untuk menjimatkan masa, misalnya, sesuatu yang memerlukan anda lebih dari 15 minit untuk menulis melalui e-mel yang masih belum jelas kepada penerima, dapat dibincangkan dalam dua minit jika anda bertemu secara bersemuka.
• Untuk berkongsi maklumat, memperoleh atau mencari idea dan maklumat dan menjelaskan perkara.
• Untuk menyelesaikan masalah atau masalah dan merancang strategi kerja.
• Untuk membincangkan hal-hal organisasi atau jabatan secara terperinci, apabila perkara ini sukar dilakukan melalui komunikasi e-mel.
• Untuk mengelakkan kekeliruan, konflik dan percanggahan.
• Untuk membincangkan projek atau apa-apa yang berkaitan dengan kerja dan cara untuk melakukannya.
• Untuk menjelaskan dan menyelesaikan konflik dan menyelesaikan pertikaian.
• Untuk mengambil keputusan mengenai perkara yang dibincangkan dan untuk membantu mengesan tindakan terhadap sebarang keputusan yang dibuat pada masa lalu.
• Untuk membantu membuat keputusan dengan lebih cepat, kerana semua orang ada di satu tempat untuk diskusi dan membuat keputusan.
• Untuk berunding mengenai kontrak dan perjanjian bergantung pada organisasi atau perkara yang terlibat.
• Untuk memberi peluang kepada semua orang untuk bercakap dan menyuarakan fikiran dan idea mereka.
• Untuk mengambil keputusan dan tindakan kecemasan pada masa yang diperlukan - pengurusan krisis.
• Untuk membantu membina pasukan dan motivasi.
• Untuk membantu menetapkan sasaran dan objektif.

Secara amnya, peranan mesyuarat adalah untuk melakukan perbincangan penting tertentu dan mengambil keputusan dengan menyatukan semua anggota yang terlibat dalam satu tempat. Ini akan mengelakkan sebilangan besar panggilan telefon, e-mel dan kekeliruan yang terlibat, membantu mengambil keputusan yang jelas dan memberikan tindakan kepada orang atau orang atau jabatan yang berkenaan.

Keperluan Undang-Undang dan Organisasi Yang Mungkin Berlaku untuk Mengambil Minit

Minit mesyuarat mesti memenuhi syarat undang-undang dan organisasi organisasi, kerana banyak sebab.

Keperluan minimum yang diharapkan dari minit adalah, butiran mengenai

• Di mana perjumpaan itu berlangsung?
• Bilakah perjumpaan itu berlangsung termasuk tarikh dan masa?
• Siapa yang hadir dalam perjumpaan dan peranan mereka yang berbeza dalam pertemuan itu?
• Siapa yang tidak hadir?
• Bagaimana pertemuan itu berlangsung?
• Apa yang berlaku dalam perjumpaan itu?
• Apa yang dibincangkan dalam perjumpaan itu?
• Apa yang diputuskan dan titik tindakan rasmi perbincangan dan keputusan?

Minit berfungsi sebagai dokumen pengikat undang-undang dalam banyak situasi dan di banyak organisasi dan dapat dihasilkan sebagai bukti perbincangan dan keputusan tertentu ketika ada cabaran undang-undang di masa depan.

Minit perlu mempunyai tarikh perjumpaan berikutnya pada akhir, dan di mana mungkin masa dan tempat juga. Minit perlu mendokumentasikan kehadiran kuorum, kerana kebanyakan keputusan yang sah memerlukan jumlah orang minimum untuk membuat keputusan. Sebagai contoh, di organisasi saya, apabila keputusan diambil dalam mesyuarat pasukan oleh Pengurus Operasi, mereka mengharapkan ketua pasukan akan hadir agar keputusan itu sah sebagai sebahagian daripada keperluan undang-undang dan organisasi organisasi kami.

Kelebihan Minit sebagai Rekod Perbincangan dan Keputusan yang Tepat

Minit diambil dalam perjumpaan formal dan tidak rasmi, dan pertemuan itu boleh menjadi mesyuarat singkat atau mesyuarat panitia / dewan atau perbincangan kumpulan, dan lain-lain. Gaya minit berbeza mengikut tujuan.

Minit adalah catatan peristiwa atau perjumpaan dan oleh itu direkodkan untuk mempunyai bukti rasmi mengenai apa yang berlaku, atau apa yang dibincangkan dan diputuskan dalam mesyuarat. Ia membantu orang yang tidak dapat menghadiri mesyuarat dan juga membantu organisasi atau syarikat untuk rujukan di masa hadapan. Atas sebab ini, minit mesti tepat.

Tujuan dan faedah minit sebagai catatan perbincangan dan keputusan yang tepat adalah:

• Banyak syarikat tidak hanya akan mencatat minit untuk rujukan dan rekod mereka sendiri, tetapi juga harus berkongsi maklumat ini dengan syarikat perkongsian dan pemegang saham mereka. Dalam kes-kes ini, minit memberikan bukti untuk berlakunya perjumpaan dan juga mencerminkan kualiti dan standard organisasi.
• Mereka memberikan catatan perbincangan dan keputusan dan oleh itu berfungsi sebagai ingatan dan sejarah organisasi.
• Minit perlu dikongsi dengan orang ramai mengenai badan pemerintahan awam. Oleh itu, catatan mesyuarat akan tersedia untuk dilihat oleh orang ramai kerana orang ramai ingin mengetahui hasil pertemuan dan perbincangan dan bagaimana ia diambil.
• Minit dapat digunakan untuk memantau keputusan dan tindakan yang disebutkan sekiranya terjadi konflik di masa depan.
• Akan ada titik tindakan dalam beberapa minit yang perlu ditindaklanjuti dan ini akan membantu perubahan dan penambahbaikan untuk organisasi dan oleh itu minit akan menjadi peringatan tentang tindakan tersebut, orang yang perlu bertindak dan dalam jangka masa apa ia perlu diambil tindakan.
• Berkongsi minit dengan orang-orang berkenaan yang tidak dapat hadir, akan memberitahu mereka tentang sebarang perubahan, perbincangan dan keputusan.
• Secara amnya, minit ini membantu organisasi berkembang dan juga membantu membina jabatan dan ahli pasukan.

Contoh templat untuk Agenda Mesyuarat

Livingsta - Dicipta dalam MS Word

Dokumen yang Biasa Digunakan dalam Mesyuarat: Agenda, Minit, Perkara Yang Ditimbulkan, Lembaran Tindakan

Untuk sebarang perjumpaan berlangsung secara prosedural, terdapat beberapa dokumen penting dan diperlukan yang terlibat tanpa pertemuan itu tidak akan berjalan lancar.

Dokumen yang diperlukan untuk mesyuarat adalah:

Agenda - Agenda adalah dokumen yang dibuat oleh setiausaha atau pentadbir atau sesiapa sahaja yang mempunyai kedudukan atau peranan yang serupa. Kemudian disetujui oleh ketua ketua dan diedarkan kepada ahli lain yang akan menghadiri mesyuarat. Ia boleh diedarkan secara elektronik atau dalam bentuk salinan cetak. Adalah lebih baik jika mempunyai beberapa salinan ganti.

Agenda mempunyai butiran mengenai nama mesyuarat, tarikh mesyuarat, waktu mesyuarat dan tempat perjumpaan di bahagian atas. Kemudian diikuti oleh para hadirin, permintaan maaf dan pengunjung / penceramah. Kemudian ikuti perkara agenda, di mana perkara-perkara mendesak dan penting disenaraikan di bahagian atas senarai. Item wajib dalam senarai agenda adalah, minit sebelumnya atau Pengesahan minit sebelumnya, perkara yang timbul dan urusan lain. Selebihnya adalah barang-barang yang dikumpulkan dari anggota yang berkaitan yang terlibat dalam mesyuarat.

Contoh templat untuk Helaian Kehadiran

Livingsta - Dicipta dalam MS Word

Lembar Kehadiran - Dokumen ini adalah senarai semua hadirin dalam mesyuarat. Untuk mempunyai perincian yang tepat, beberapa lajur disertakan seperti, Nama, Kedudukan, nombor Perhubungan, Alamat e-mel. Ini akan membantu pengambil minit dengan menuliskan nama dalam beberapa minit dan juga membantu menghubungi mereka dengan mudah apabila perlu, terutama ketika ada anggota luar yang menghadiri mesyuarat. Sila lihat format di sebelah kanan yang saya gunakan di organisasi saya untuk kehadiran.

Ini biasanya tidak digunakan untuk pertemuan dalaman, tetapi digunakan untuk pertemuan di mana pelanggan luaran atau organisasi perkongsian terlibat. Tetapi selalu bagus untuk mempunyai satu di mana banyak ahli atau jabatan yang berbeza menghadiri mesyuarat dan mungkin ada orang yang anda tidak kenali. Ini juga akan mengurangkan masa anda untuk menulis senarai peserta terutamanya apabila terdapat sebilangan besar peserta.

Glosari istilah dan akronim - Sekiranya mesyuarat itu merangkumi perbincangan mengenai perniagaan di mana istilah teknikal dan akronim akan digunakan, dan jika ada peserta yang tidak biasa dengan istilah dan akronim tersebut, adalah lebih baik jika anda memberikan senarai ini dengan penerangan atau makna ringkas. Ini akan membantu mereka mengikuti mesyuarat dengan senang hati dan menghentikan terlalu banyak gangguan yang tidak perlu.

Templat Minute Contoh

Livingsta - Dicipta dalam MS Word

Kod etika / tatakelakuan - Ini tidak digunakan dalam semua mesyuarat, tetapi boleh digunakan dalam mesyuarat dewan, dan mesyuarat di mana orang ramai terlibat dll. Ini adalah sekumpulan prinsip dan harapan yang dinyatakan kepada para anggota, yang dengannya mereka harus mematuhi, semasa menyertai mesyuarat. Ia ditetapkan untuk kelancaran dan kejayaan kejayaan mesyuarat. Dalam beberapa perjumpaan digunakan untuk memelihara kebebasan bersuara.

Minit sebelumnya - Ini adalah minit dari mesyuarat sebelumnya dan dibawa ke mesyuarat untuk dibaca dan disahkan. Juga titik-titik tindakan dari pertemuan sebelumnya diperiksa untuk melihat apakah mereka telah ditindaklanjuti, atau pada status apa tindakan tersebut, jika tidak ditindaklanjuti, alasan untuk itu dikumpulkan dan dicatat dalam beberapa minit bersama dengan tindakan atau keputusan yang diperlukan.

Mengambil nota (Minit) - Mencatat adalah langkah untuk menyediakan minit. Ini adalah dokumen utama dalam mesyuarat kerana semua perkara yang berlaku atau dibincangkan atau diputuskan direkodkan. Catatan dikeluarkan oleh setiausaha atau pentadbir atau pejabat yang serupa dan catatan ditulis dengan gaya yang dipersetujui mengikuti polisi dan prosedur organisasi. Templat boleh digunakan untuk kemudahan mencatat.

Contoh templat untuk Nota Tindakan

Livingsta - Dicipta dalam MS Word

Lampiran minit - Kadang-kadang dalam mesyuarat, polisi atau prosedur atau laporan mungkin perlu dibaca dan dipersetujui. Dalam kes ini, dokumen ini akan dibawa ke dalam mesyuarat yang dibacakan kepada para anggota dan ini mesti dilampirkan pada minit. Perincian mengenai bagaimana ini dilakukan akan dibincangkan di bahagian lain dari unit ini.

Kertas pembentangan - Beberapa mesyuarat akan mempunyai kertas pembentangan. Walaupun persembahan dilakukan pada layar besar dengan projektor overhead, selalu baik untuk memberikan salinan kepada semua peserta, sehingga mereka mempunyai catatan mengenai apa yang dibentangkan, dan juga akan membantu mereka mencatat perkara penting yang akan berguna atau membantu mereka untuk rujukan di masa hadapan semasa pembentangan diteruskan.

Lembaran tindakan - Lembaran ini tidak wajib, tetapi untuk kejelasan dan untuk disusun dengan betul, apa yang boleh anda lakukan adalah, kumpulkan semua titik tindakan dari pertemuan sebelumnya dan sebutkan statusnya di setiap satu daripadanya, supaya lebih mudah dilalui mereka semasa perjumpaan. Juga mana-mana titik tindakan untuk mesyuarat semasa dapat dicatat pada helaian itu, sementara beberapa tindakan mungkin ada kaitan dengan tindakan sebelumnya. Pada akhir mesyuarat juga akan menjadi lebih mudah untuk meringkaskan semua perkara tindakan dari helaian ini. Ini tidak wajib. Orang yang berbeza berfungsi secara berbeza, jadi anda boleh menggunakan kaedah yang sesuai dan yang akan menjadikan proses lebih mudah dan senang bagi anda.

Selain dari ini, bergantung pada mesyuarat dan tujuannya, pelbagai dokumen lain seperti pemberitahuan mesyuarat, laporan kewangan, laporan penyelidikan, laporan projek, surat-menyurat, laporan ketua dll, boleh menjadi dokumen yang digunakan dalam mesyuarat.

Ikuti pautan di bawah untuk menavigasi ke bahagian seterusnya dari unit ini, di mana peranan ketua mesyuarat dan tanggungjawab mereka, bagaimana pengambil minit bekerja bersama dengan ketua semasa mesyuarat, cara mendengar dengan berkesan dan mengambil nota dan tujuan menjelaskan keraguan semasa perjumpaan dibincangkan.

Mengambil Minit - Bahagian II

Saya harap ini dapat membantu anda. Terima kasih kerana membaca. Jangan ragu untuk menghubungi saya dengan sebarang pertanyaan atau maklum balas yang berkaitan dengan artikel ini. Sekiranya anda merasakan perkara itu tidak merangkumi topik yang berkaitan, sila maklum balas!

Terima kasih.

Livingsta