Enam rahsia untuk pertemuan yang lebih produktif

Mesyuarat yang Saya Hadir

Semua Orang Ingin mengadakan Mesyuarat yang Lebih Baik

Ok, kita semua ada di sana… kita hanya duduk dalam mesyuarat untuk apa yang kelihatan seperti jumlah masa yang tidak mencukupi dan ia seperti sampah besar. Semua orang banyak bercakap, beberapa di antaranya benar-benar luar topik dan tidak jelas apa yang sebenarnya dicapai. Kedengarannya biasa?

Nasib baik ada kaedah untuk menjalankan mesyuarat yang menjadikannya lebih produktif. Mesyuarat yang produktif selalu mempunyai tujuan, ia berkesan dalam bagaimana ia dijalankan dan dijadualkan untuk jangka waktu yang tepat.

Enam petua berikut dapat membantu mengubah pertemuan anda yang seterusnya:

1. Mesyuarat yang hebat tidak berjalan sendiri.
2. Perancangan bermula dengan fikiran akhir.
3. Selalu ada agenda rasmi.
4. Peraturan asas dinyatakan secara eksplisit dan dipersetujui.
5. Terdapat penugasan peranan utama untuk memastikan mesyuarat tetap berjalan.
6. Terdapat rancangan tindakan untuk tindakan susulan.

Mari luangkan masa bersama untuk meneroka perkara ini dengan lebih mendalam.

1. Mesyuarat Hebat Jangan Jalankan Sendiri

Seseorang perlu mengadakan orkestra agar semua orang dapat bermain dengan harmoni, memerhatikan hadiah, memimpin dari depan… hmm, ambil gambar? Apabila semua orang dalam perjumpaan tertumpu pada peranan tunggal mereka, seseorang harus ditugaskan sebagai fasilitator untuk memperbesar untuk melihat gambaran besar ketika perbincangan berkembang dan membimbing proses komunikasi yang berkesan berlaku.

Kemudahan yang baik dapat membantu para peserta bergerak dengan lancar melalui jadual perjalanan dan menyelesaikan cabaran di mana ia berlaku. Fasilitator harus menjadi komunikator yang baik dan boleh menjadi ketua mesyuarat, salah satu peserta, atau orang luar yang tidak terlibat dalam perbincangan mesyuarat.

2. Perancangan Bermula Dengan Akhir dalam Fikiran

Tanyakan kepada diri anda soalan berikut:

1. Apa yang ingin kita capai dengan mengadakan mesyuarat? Apakah hasil yang diinginkan?
2. Adakah perjumpaan adalah pilihan terbaik atau bolehkah beberapa atau semua objektif dicapai dengan menggunakan e-mel atau kaedah komunikasi lain?
3. Siapa yang perlu hadir? Bagaimana kita mengenal pasti peserta yang betul dan jumlah peserta yang betul?
4. Tahap persiapan apa yang diperlukan untuk mencapai hasil akhir dengan sebaik-baiknya?
5. Proses apa yang perlu kita masukkan ke dalam mesyuarat? Sebagai contoh, apakah kita perlu mempertimbangkan untuk memasukkan sesi sumbang saran untuk menghasilkan idea baru, atau ada persembahan individu yang disampaikan untuk kerjasama yang lebih tepat?

Dengan memulakan dengan hasil yang perlu dicapai, anda dapat mengenal pasti para peserta dengan lebih baik dan memproses jumlah masa dan pra-kerja yang mungkin diperlukan untuk pertemuan yang berkesan.

3. Selalu Ada Agenda Formal

Mesyuarat yang paling berkesan mempunyai agenda, iaitu senarai perkara yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat tersebut. Walaupun kita terbiasa dengan agenda yang hanya menyatakan perkara yang akan dibincangkan, cara yang lebih baik adalah memasukkan niat (objektif) dan hasil yang diinginkan dari setiap item agenda sehingga semua peserta mesyuarat berada di halaman yang sama.

Apabila agenda dibuat dengan cara ini, akan menjadi lebih jelas apabila perbincangan tidak berjalan lancar, selesai atau kapan mungkin sudah waktunya untuk meneruskannya. Objektif formal akan memberitahu peserta bagaimana cara terbaik untuk menyumbang dan hasil memberikan ukuran keberkesanan perbincangan. Ini juga merupakan alat yang baik untuk fasilitator atau ketua untuk mengarahkan mesyuarat ke kesimpulan yang berjaya.

Contoh agenda yang menunjukkan jadual, hasil dan objektif

4. Peraturan Dasar Diuraikan dan Dipersetujui secara Eksplisit

Melaksanakan peraturan asas yang betul dapat menghasilkan pertemuan dengan lebih lancar dan kurang geseran. Biasanya apabila anda mendengar istilah peraturan asas, anda mungkin memikirkan "telefon di getar" atau "tepat pada waktunya" atau "menerapkan peraturan emas" dan lain-lain. Ini mungkin merupakan piawaian yang paling sering digunakan tetapi peraturan dasar untuk pertemuan yang bermanfaat juga harus tertumpu pada meningkatkan komunikasi untuk penglibatan kumpulan yang lebih besar.

Persampelan peraturan asas yang baik yang mencontohkan ini berasal dari Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Dia menyenaraikan lapan peraturan untuk perjumpaan yang berkesan: "Nyatakan pandangan dan ajukan soalan yang tulen; kongsi semua maklumat yang relevan; gunakan contoh-contoh khusus dan setuju dengan apa yang dimaksudkan dengan kata-kata penting; terangkan penaakulan dan niat; fokus pada minat, bukan kedudukan; andaian dan kesimpulan ujian; bersama merancang langkah seterusnya; bincangkan masalah yang tidak dapat dibincangkan. "

Peraturan ini dirancang untuk memandu tingkah laku perbincangan individu dan kumpulan untuk dialog yang lebih luas tetapi hanyalah contoh beberapa protokol yang dapat meningkatkan penyertaan positif. Membuat atau menyesuaikan set norma prosedural dan tingkah laku anda sendiri dapat mengatur dan mengarahkan pertemuan ke arah hasil yang lebih kaya.

Pemahaman penuh tentang setiap peraturan dasar pada awal setiap perjumpaan akan menjadi penting bagi para peserta untuk bersetuju dan berusaha untuk mematuhi standard yang diinginkan.

5. Terdapat Tugasan Peranan Utama untuk Memastikan Mesyuarat Berjalan

Mesyuarat yang paling berjaya mempunyai beberapa peranan penting yang mungkin diberikan kepada peserta sebagai peranan ganda, atau kepada orang luar. Peranan yang diberikan bergantung pada jangka masa perjumpaan, jumlah peserta dan tujuan di belakang mesyuarat.

Penjaga Masa

Mintalah sukarelawan untuk memantau masa berdasarkan agenda. Perkara ini dapat digalas menjadi tanggungjawab ketua atau fasilitator mesyuarat namun jika pertemuan itu panjang atau diharapkan bersifat rumit, lebih baik meminta sukarelawan yang terpisah.

Peranan pencatat masa adalah untuk mengingatkan peserta ketika waktunya hampir berakhir untuk item agenda tertentu sehingga kumpulan dapat memutuskan waktu tambahan jika hasilnya belum tercapai, atau setuju untuk melanjutkan.

Pengambil Nota Flipchart / Papan Tulis

Apabila seseorang memetakan kemajuan perjumpaan di papan tulis atau papan tulis, ia memberikan gambaran luas tentang bagaimana perjumpaan itu maju.

Menggambar sumbangan dapat merangsang idea baru atau membuat hubungan antara konsep yang mungkin tidak dibuat sebaliknya. Ini juga dapat mendorong orang yang mungkin ragu-ragu untuk berkongsi, terutama dalam sekumpulan peserta vokal dengan kecenderungan untuk menegaskan diri mereka daripada orang lain. Sebaliknya, ini juga dapat menyederhanakan orang-orang ini, terutama jika kecenderungan mereka berpunca dari perasaan bahawa tidak ada yang mendengar atau memandang serius idea mereka. Idea, setelah ditangkap, dapat dirujuk jika ada pengulangan.

Nota carta hendaklah dibaca dan menangkap sumbangan utama dengan tepat. Mereka boleh dilambangkan atau disertai dengan simbol visual atau singkatan untuk kemudahan dan keceriaan. Pada akhir pertemuan, mereka mungkin ditranskrip dan ditambahkan ke nota rasmi, atau disimpan dan digunakan sebagai rujukan dalam pertemuan berikutnya.

Catatan Mesyuarat / Pengambil Minit

Tidak pernah ada jaminan bahawa anda dan ahli mesyuarat lain akan berkongsi pemahaman yang sama di kemudian hari mengenai apa yang dibincangkan atau dipersetujui, tidak kira seberapa pendek atau sederhana pertemuan itu. Catatan mesyuarat atau minit perlu memberikan catatan keputusan penting, perjanjian, perbincangan dan item tindakan.

Oleh kerana mungkin terdapat tafsiran yang berbeza tentang apa yang dimaksudkan dengan "minit mesyuarat" atau "nota mesyuarat", adalah idea yang baik untuk memberikan templat atau menyetujui formatnya terlebih dahulu.

Orang yang bertanggungjawab untuk mencatat nota boleh menjadi peserta mesyuarat atau orang luar yang tujuan utamanya adalah untuk membuat catatan mesyuarat yang tepat.

6. Terdapat Pelan Tindakan untuk Susulan

Rahsia terakhir untuk perjumpaan yang berjaya adalah memastikan bahawa pertemuan itu lebih daripada sekadar "bengkel perbincangan". Sekiranya ada item yang perlu ditindaklanjuti maka ia harus mempunyai garis masa yang ditentukan dan orang atau orang yang bertanggungjawab. Senarai item, garis masa dan orang yang bertanggungjawab harus dibuat dan dipersetujui sebagai sebahagian daripada rangkuman pada akhir mesyuarat. Perkara ini tidak boleh disimpan dalam badan minit / nota mesyuarat tetapi harus mempunyai bahagian yang berasingan di mana ia dapat dirujuk dengan jelas.

Memohon Petua Ini

Oleh itu, anda mempunyai enam petua mudah untuk pertemuan yang lebih berharga. Anda boleh yakin akan pertemuan yang lebih produktif di mana semua atau beberapa petua ini digunakan.

Sekiranya anda bercadang untuk menambahkan sebarang cadangan ini ke dalam perjumpaan anda yang seterusnya, anda mungkin ingin menerapkannya secara berperingkat sehingga tidak menjadi perubahan besar bagi anda atau orang lain yang terlibat dalam pertemuan tersebut.

Rujukan:

Schwarz, R. (2016). 8 Peraturan Dasar untuk Mesyuarat Hebat. Diakses pada 23 Julai 2019.

© 2019 Audra Stevenson