Peraturan dan petua untuk etika e-mel yang baik

Tangkapan skrin peti masuk, dengan petua berguna.

Ketika kita melangkah lebih jauh ke Zaman Digital, kita mengetahui bahawa masih ada peraturan etika yang perlu kita ikuti. Dunia e-mel juga mempunyai peraturan etika tertentu. Setiap kali anda menghantar e-mel, anda juga akan menghantar mesej mengenai diri anda. Orang akan membuat kesimpulan mengenai anda sama ada mereka mengenali anda atau tidak, berdasarkan tulisan anda.

Sekiranya anda mengikuti enam peraturan etika e-mel ini, anda akan terus maju. Anda boleh yakin bahawa anda akan memberikan kesan positif. Peraturan ini terpakai terutamanya di tempat kerja.

Peraturan Etika E-mel # 1: Pastikan Format Mesej Anda Adalah Profesional

Semasa menghantar e-mel, gunakan salam yang sesuai. Anda boleh menghubungi orang itu dengan nama atau termasuk "hello."
Gunakan bahasa yang berkecuali gender.
Sekiranya ini adalah kali pertama anda menghantar e-mel kepada seseorang dan anda tidak tahu siapa orang tersebut, gunakan alamat, "Tuan Yang di-Pertua atau Puan."
Tamatkan e-mel dengan akhir yang sesuai seperti terima kasih, ikhlas, hormat dan kata-kata lain yang serupa.
Sertakan tandatangan elektronik dengan nama, tajuk dan alamat e-mel anda dan / atau kaedah komunikasi lain seperti nombor telefon, laman web, dll.

Peraturan Etika E-mel # 2: Jauhkan Ringkas Mesej Anda

Sertakan subjek supaya orang akan mengetahui maksud mesej dan mereka dapat menentukan kesesuaian e-mel. Sekiranya anda tidak meletakkan subjek dalam baris subjek, penerima anda mungkin berwaspada dan tidak menyemak mesejnya.
Isi mesej mestilah pendek - segera sampai ke titik. Beberapa ayat mestilah yang anda perlukan.
Penulisan anda hendaklah mengandungi ayat pendek.
Tulis perenggan pendek dan gunakan ruang kosong. Maksudnya, tulis untuk internet.

Alamak… Tidak bermaksud menghantarnya

Peraturan Etika E-mel # 3: Gunakan Bahasa Profesional

Mesej e-mel kurang formal daripada menulis surat, tetapi jangan biarkan diri anda ceroboh.
Periksa tatabahasa, tanda baca dan ejaan yang betul. Tidak ada yang merosakkan kredibiliti anda selain daripada mesej yang penuh dengan kesilapan.
Elakkan penggunaan emoticon yang berlebihan. Sekiranya anda memasukkan terlalu banyak, anda mungkin menjejaskan profesionalisme anda. Ada yang berpendapat bahawa penggunaan emotikon secara umum tidak profesional.
Fikirkan tentang perkataan dalam mesej anda. Kadang-kadang sukar untuk menyampaikan nada makna anda dalam penulisan. Elakkan sindiran kerana pembaca anda boleh salah anggap ini sebagai penghinaan.
Elakkan menulis mesej yang penuh dengan emosi. Sekiranya anda berada dalam keadaan emosional, tunggu sehingga anda berada dalam keadaan fikiran yang lebih tenang sebelum cuba menulis apa-apa.
Menggunakan SEMUA CAPS menunjukkan bahawa anda berteriak pada seseorang. Ia juga sukar dibaca.

Prinsip "KISS" yang diubah suai. Sedikit tetapi lebih dari cukup.

C. Calhoun

Peraturan Etika E-mel # 4: Tiada Mesej Sampah

Menghantar e-mel sampah mengganggu orang dan boleh mendorong mereka menyekat anda.
Jangan lampirkan fail yang tidak diperlukan. Orang banyak membaca lampiran dari pengirim yang tidak diketahui dan semestinya: mereka mungkin mengandungi virus.
Elakkan menghantar "ke hadapan." Mesej ini tidak bersifat peribadi dan selalunya orang akan memadam sebelum membaca.
Fon dan latar belakang yang menarik sukar dibaca dan mengalihkan perhatian pembaca anda. Penonton anda mungkin juga menganggap anda kurang serius Siapa yang mahu dikenali sebagai Curly Cue Sue - dan ini bukan rujukan untuk rambutnya.

Peraturan Etika E-mel # 5: E-mel Tidak Peribadi

Anda masih boleh membuat pesanan peribadi, tetapi sedar bahawa mata lain dapat melihat mesej anda.
Sebarang mesej yang anda kirimkan kepada seseorang adalah tertakluk kepada penghantaran.
Hanya gunakan fungsi "CC" (salin ke) jika pihak tersebut perlu mengetahui maklumat yang ada. Jika tidak, anda akan memasukkan peti masuk seseorang.
Fungsi "BCC" (salinan buta) bagus untuk penghantaran massal kerana penerima tidak perlu menatal banyak alamat e-mel. Sekiranya anda secara rahsia memasukkan seseorang dalam perbualan, ingat, e-mel TIDAK bersifat peribadi.
Pastikan bahawa mesej peribadi yang anda kirimkan sebenarnya akan disampaikan kepada siapa yang anda berhasrat. Banyak e-mel telah dihantar ke pihak yang salah, sehingga merugikan pengirim.
Sekiranya anda mencari pekerjaan, jangan, JANGAN gunakan e-mel majikan anda sekarang untuk menjalankan perniagaan jenis ini. Majikan masa depan anda hanya akan menganggap anda akan melakukan ini lagi - tetapi kepada mereka.
Oleh kerana e-mel tidak selamat, anggaplah majikan anda mengawasi semua mesej masuk dan keluar.

Peraturan Etika E-mel # 6: Balas Mesej Masuk Dengan Segera

Anda akan mengekalkan imej profesionalisme anda sekiranya anda bertindak balas terhadap mesej dengan cepat.
Jawab soalan yang diajukan oleh seseorang kepada anda melalui e-mel. Kadang kala orang menghantar kembali maklumat yang tidak relevan, lupa untuk menjawab soalan asal.
Cara yang baik untuk mengganggu pembaca anda adalah jika anda menggunakan resit "permintaan penghantaran / baca". Kadang kala penerima anda tidak akan membaca mesej tersebut dan / atau tidak dapat membaca kerana program penyaringan e-mel. Elakkan fungsi ini.