Nvq: terangkan prosedur untuk menyimpan dan mendapatkan maklumat

Ketahui mengenai tujuan dan prosedur yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengambilan maklumat dalam pentadbiran perniagaan.

Foto oleh Simon Abrams di Unsplash

Artikel ini adalah untuk calon yang berusaha mencapai Diploma Tahap 2 atau 3 NVQ mereka dalam bidang Perniagaan dan Pentadbiran. Ini adalah unit Tahap 2 dengan jumlah 3 kredit. Unit ini berkaitan dengan penyimpanan dan pengambilan maklumat untuk perniagaan atau organisasi yang mengikuti syarat keselamatan dan kerahsiaan. Saya merangkumi bahagian pertama hasil pembelajaran, yang akan membantu seseorang memahami proses dan prosedur untuk menyimpan dan mendapatkan maklumat.

Kami akan membincangkan secara ringkas:

Tujuan menyimpan dan mendapatkan maklumat yang diperlukan.
Pelbagai jenis sistem maklumat dan ciri-cirinya.
Tujuan keperluan undang-undang dan organisasi untuk keselamatan dan kerahsiaan maklumat.
Tujuan mengesahkan maklumat yang akan disimpan dan diambil.
Cara untuk memeriksa maklumat untuk ketepatan dan sebabnya.
Cara memberikan maklumat dalam format dan skala masa yang dipersetujui.
Jenis maklumat yang mungkin dihapuskan.
Masalah yang mungkin berlaku dengan sistem maklumat dan cara menanganinya.

Artikel ini adalah sumber bagi mereka yang berusaha mencapai diploma Tahap 2 atau 3 NVQ mereka dalam perniagaan dan pentadbiran.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Apa itu Maklumat?

Maklumat boleh didefinisikan sebagai fakta yang diberikan oleh seseorang atau mengetahui tentang seseorang atau sesuatu atau fakta yang dikumpulkan melalui penyelidikan atau cara lain. Ia juga dapat didefinisikan sebagai mesej yang disampaikan melalui beberapa cara. Maklumat dapat dirakam dan dihantar dan sangat penting kerana ia membantu hasil dan keputusan. Ia perlu tepat dan siap tepat pada masanya. Ia harus spesifik dan berpegang pada keperluan atau tujuan (relevan), mempunyai makna dan masuk akal yang akan membantu memperoleh pemahaman.

Maklumat boleh berbentuk fizikal atau elektronik dan perlu diuruskan dengan cekap. Pengurusan maklumat adalah tanggungjawab organisasi di mana ia dikumpulkan, diurus, disimpan, dikongsi, disimpan, diambil dan dihantar.

1.1 Menjelaskan Tujuan Menyimpan dan Mendapatkan Maklumat yang Diperlukan

Menyimpan maklumat adalah proses di mana maklumat disimpan atau disimpan di gudang (kabinet, HDD, memory stick, dll) dan mengambil maklumat adalah proses mendapatkan sumber maklumat yang tersimpan yang sesuai dengan keperluan.

Tujuan utama menyimpan sebarang maklumat adalah untuk mendapatkannya dengan mudah pada masa akan datang apabila diperlukan. Ia juga merupakan sebahagian daripada amalan perniagaan syarikat. Menyimpan dokumen mesti dilakukan dengan prosedur yang betul supaya lebih mudah dicari. Bergantung pada jenis maklumat, maklumat boleh disimpan di dalam kabinet tahan api untuk salinan keras atau cakera keras atau alat penyimpanan elektronik lain untuk salinan lembut.

Bergantung pada sifat syarikat atau organisasi atau perniagaan, pelbagai jenis maklumat perlu disimpan. Ia boleh menjadi rahsia yang berkaitan dengan syarikat, fail yang sangat sulit yang berkaitan dengan syarikat atau pekerja atau pelanggan / pelanggan. Oleh itu, fail harus disimpan dengan mengikuti semua prosedur kerahsiaan dan dilindungi mengikut undang-undang perlindungan data kerana ini adalah maklumat yang diperlukan untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan juga untuk kelancaran syarikat.

Tujuan pengambilan maklumat adalah untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti untuk orang yang tepat pada masa yang tepat, dengan semua maklumat yang diperlukan ada di tangan. Hanya jika data disimpan secara prosedural, data tersebut dapat diambil dengan mudah. Maklumat mungkin diambil untuk tujuan pemasaran, untuk komunikasi, untuk tujuan pemantauan, untuk tinjauan dan penyelidikan lain yang mungkin dilakukan oleh organisasi atau perniagaan. Maklumat juga akan diambil dalam situasi di mana maklumat mungkin harus dikongsi dengan syarikat rakan kongsi dan dengan polis atau Hasil Dalam Negeri.

Penyimpanan dan pengambilan data memainkan peranan utama dalam meningkatkan prestasi syarikat dan ini boleh berlaku sama ada di luar talian atau dalam talian dan dalam pelbagai format.

1.2 Memerihalkan Sistem Maklumat yang Berbeza dan Ciri-ciri Utamanya

Sistem maklumat adalah kumpulan rangkaian perkakasan dan perisian, data dan prosedur yang digunakan orang dan organisasi untuk prosedur penyimpanan dan pengambilan maklumat. Ia menjaga pengumpulan data, membuat data, memproses data, menyebarkan data dan mengambil data. Ia membantu meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi.

Sistem maklumat sebelumnya hanya mempunyai tiga jenis.

Sistem Pemprosesan Transaksi: Sistem ini bertanggungjawab untuk memproses transaksi perniagaan dari hari ke hari. Jenis urus niaga berbeza dari organisasi ke organisasi. Ia membantu mengekalkan, menambah, mengubah dan membuang data. Beberapa contoh adalah membuat pesanan, penagihan, deposit cek, sistem pembayaran gaji, sistem tempahan, kawalan stok dll. Sistem ini digunakan oleh kakitangan barisan hadapan.
Sistem Maklumat Pengurusan: Sistem ini membantu melaksanakan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Ini adalah sistem tahap pengurusan dan membantu kelancaran organisasi. Ia membantu menghasilkan laporan yang diperlukan untuk menjalankan dan memantau tahap prestasi dan tahap kecekapan, data untuk perakaunan dan transaksi lain. Beberapa contoh adalah sistem pengurusan penjualan, penganggaran, personel, kawalan inventori dll. Maklumat ini perlu sangat tepat dan relevan.
Sistem Sokongan Keputusan: Sistem ini membantu membuat keputusan jangka panjang dan digunakan untuk membantu pengurus. Sistem ini menggunakan sumber dalaman dan luaran dan digunakan untuk menganalisis maklumat yang ada dan memproyeksikan kesannya. Mereka membantu dengan laporan ringkasan, ramalan, grafik dan lain-lain. Beberapa contohnya ialah sistem logistik, model helaian spread dll.

Baru-baru ini beberapa sistem maklumat lain telah ditambahkan dan ada

Sistem Maklumat Eksekutif: Sistem ini membantu aliran maklumat, pelaporan dan analisis data untuk organisasi. Ia digunakan oleh eksekutif dan pengurus kanan untuk meramalkan masa depan syarikat dan sistem ini menyajikan data dari sumber luaran dan dalaman. Ini membantu dengan laporan ringkasan dan ramalan.
Data Warehouse: Sistem ini membantu penyimpanan maklumat secara elektronik dan juga membantu analisis, pengambilan, perkongsian dan pengurusan data.
Automasi Pejabat: Sistem ini adalah sistem maklumat berasaskan komputer dan membantu membuat, mengubah dan mengumpulkan maklumat dalam format digital. Ini dikembangkan untuk meningkatkan kecekapan pekerja pejabat, pembantu tadbir, pengurus, profesional, setiausaha dan sesiapa sahaja yang menggunakan komputer untuk menyimpan dan mengambil maklumat dan data.

1.3 Menerangkan Tujuan Keperluan Undang-undang dan Organisasi untuk Keselamatan dan Kerahsiaan Maklumat

Segala maklumat yang tersimpan dalam organisasi mesti mengikuti prosedur keselamatan dan kerahsiaan. Keselamatan dan kerahsiaan maklumat adalah proses di mana data dijauhkan dari akses, pendedahan, pemusnahan, penggunaan atau pengubahsuaian tanpa izin. Ia berlaku untuk data fizikal dan elektronik. Semua organisasi menyimpan sejumlah besar maklumat sulit mengenai pekerja, pelanggan, status syarikat, produk, tinjauan, kewangan, dan lain-lain. Oleh itu, semasa mengendalikan maklumat ini, berhati-hati harus mengikuti prosedur keselamatan dan kerahsiaan, kerana jika maklumat masuk tangan yang salah boleh mengakibatkan akibat negatif yang serius. Ini juga akan mempengaruhi etika dan operasi organisasi dan akan menyebabkan tindakan undang-undang diambil.

Juga semasa menyampaikan maklumat kepada organisasi atau individu lain, prosedur kerahsiaan dan perlindungan data harus diikuti. Maklumat sulit seperti tarikh lahir, butir-butir kad kredit dan debit, agama, etnik, status kewangan dan lain-lain, boleh disampaikan kepada orang yang mempunyai wewenang atau yang telah disetujui oleh pemiliknya dan juga harus mematuhi undang-undang kerahsiaan dan peraturan.

Penting untuk memastikan bahawa data yang disimpan tepat dan terkini.

Domain Awam, melalui Pixabay

1.4 Menjelaskan Tujuan Mengesahkan Maklumat Yang Akan Disimpan dan Diperolehi

Organisasi, perniagaan dan syarikat menyimpan sejumlah besar maklumat, tetapi menyimpan maklumat yang salah tidak ada gunanya. Jadi sebelum menyimpan maklumat, seseorang harus berhati-hati pada tahap di mana data dikumpulkan atau dikumpulkan. Perhatian harus dilakukan untuk memastikan bahawa data tersebut betul dan terkini. Ini juga berlaku untuk pengambilan data. Seperti yang telah dibincangkan sebelumnya, pengambilan data adalah untuk tujuan dan tidak ada gunanya mengambil data yang sudah lapuk. Oleh itu, sistem harus sentiasa dikemas kini sepanjang masa dengan memeriksa catatan yang lapuk secara berkala dalam jangka masa tertentu.

Oleh itu, tujuan untuk mengesahkan maklumat yang akan disimpan atau diambil adalah, untuk mengelakkan maklumat yang tidak tepat, untuk mengelakkan maklumat yang salah, untuk mencegah kesilapan, dan juga untuk mengelakkan kos dan masalah yang tidak perlu yang mungkin timbul akibat dari maklumat yang salah. Maklumat yang salah boleh membawa kepada hasil yang serius. Contohnya, alamat pelanggan yang ketinggalan zaman, boleh menyebabkan komunikasi yang dihantar kepada pelanggan berakhir di tangan orang yang salah atau berbahaya, yang boleh membawa kesan buruk kepada syarikat dan pelanggan

1.5 Huraikan Cara Memeriksa Maklumat untuk Ketepatan

Maklumat selalu perlu diperiksa untuk ketepatannya, kerana maklumat yang tidak tepat dapat menyebabkan hasil yang serius. Maklumat boleh berhubungan dengan apa sahaja yang berkaitan dengan organisasi. Ketika datang ke pelanggan, itu dapat berupa alamat, nombor telefon atau pembayaran tertunggak, ketika datang ke karyawan, itu boleh jadi penilaian, gaji, alamat dan nombor telefon mereka, dan untuk perniagaan, itu boleh menjadi kewangan perniagaan., keuntungan, maklumat pekerja dan pelanggan, dan pelbagai maklumat lain.

Makluman boleh diatur pada maklumat pelanggan dan pekerja untuk memastikan mereka dihubungi untuk memastikan sistem dikemas kini. Menggunakan perisian yang baik untuk tujuan pangkalan data akan membantu mengekalkan maklumat dengan tepat. Audit luaran dan dalaman adalah kaedah lain untuk memastikan maklumat terkini.

1.6 Menjelaskan Tujuan Menyemak Maklumat untuk Ketepatan

Semua perniagaan dan organisasi harus memeriksa untuk melihat bahawa maklumat yang mereka simpan adalah tepat. Contohnya, wang yang masuk dan keluar mesti dicatat dengan betul jika tidak, ia akan kelihatan seolah-olah syarikat itu tidak memperoleh banyak keuntungan dan boleh mempengaruhi harga saham syarikat, mempengaruhi pekerja kerana syarikat itu mungkin tidak dapat membayar pekerja dan perlu mengurangkan kakitangan, pemberi pinjaman tidak akan bersetuju untuk meminjamkan wang, dll.

Maklumat yang salah boleh memberi kesan negatif yang serius dan boleh mempengaruhi status dan nilai kewangan syarikat. Ketepatan maklumat akan membantu para eksekutif merancang ke depan untuk masa depan dan meletakkan matlamat. Mereka juga akan dapat merancang kekurangan terlebih dahulu.

1.7 Menerangkan Tujuan Memberikan Maklumat kepada Format dan Skala Waktu yang Dipersetujui

Maklumat apabila diminta mestilah dalam format yang dipersetujui dan harus disajikan atau diberikan pada jangka masa yang dipersetujui. Setiap organisasi akan mempunyai format perniagaan standard untuk semua dokumen yang mereka tangani. Juga ketika berurusan dengan syarikat lain, akan ada format yang dipersetujui di mana maklumat perlu ditunjukkan. Sekiranya maklumat tidak diberikan dalam format yang dipersetujui, ia memerlukan pemformatan semula, yang akan menggunakan waktu tambahan dan juga akan membawa reputasi buruk kepada organisasi.

Sangat serupa dengan ini, maklumat jika tidak diberikan dalam format yang betul, memerlukan masa untuk memformat semula sehingga mencegah perniagaan mengikuti perkembangan jangka masa. Sekiranya maklumat tidak diberikan dalam jangka masa yang dipersetujui dan tiba setelah tarikh akhir, maka tidak akan ada penggunaan maklumat tersebut setelah itu kerana waktunya sudah berlalu, atau tidak akan ada masa untuk menafsirkan maklumat sekiranya diperlukan untuk melakukannya. Ia tidak akan membantu kelancaran organisasi. Oleh itu, sebagai sebahagian daripada dasar dan prosedur organisasi, maklumat harus diberikan tepat pada waktunya dalam format yang dipersetujui.

1.8 Huraikan Jenis Maklumat Yang Boleh Dihapuskan

Sebuah syarikat dapat terus mengumpulkan / mengumpulkan maklumat ketika perniagaan berjalan. Sebagai contoh, jika syarikat mempunyai rekod pelanggan atau pelanggan, pelanggan baru akan datang sepanjang masa dan pangkalan data akan mempunyai lebih banyak maklumat ketika syarikat itu berkembang dan pada akhirnya akan mempunyai data lama, tidak terpakai, data yang tidak relevan, keluar -data tarikh dll, yang hanya akan memakan ruang simpanan yang tidak diingini. Setiap syarikat akan mempunyai kebijakan yang menyatakan berapa lama data perlu disimpan di pangkalan data mereka, atau berapa lama fail fizikal perlu disimpan di kabinet pejabat. Selepas masa ini, maklumat yang tidak diingini dapat dihapuskan, dan fail fizikal yang tidak diingini dapat dihancurkan dengan mengikuti prosedur keselamatan dan kerahsiaan. Penghapusan (fail elektronik) dan pemecahan (fail fizikal) adalah proses yang digunakan untuk menghapus maklumat.Harus ada tinjauan berkala terhadap maklumat yang direkodkan dan sistem automatik harus ada untuk menandakan rekod untuk disemak dan kemudian dihapus jika sesuai.

Ketika data dibagikan antara syarikat atau organisasi rakan kongsi, perjanjian harus dibuat mengenai berapa lama data tersebut akan disimpan di pangkalan data mereka dan kemudian dihapus setelah jangka waktu tersebut. Semua maklumat yang ketinggalan zaman dan tidak tepat harus dihapus dengan selamat untuk mengelakkan kesilapan dan kesan buruk.

Huraikan Masalah Yang Mungkin Berlaku Dengan Sistem Maklumat dan Cara Mengatasinya, Bila Perlu

Sistem maklumat adalah aset penting bagi organisasi. Terdapat banyak masalah yang boleh menimbulkan masalah dengan sistem maklumat. Maklumat elektronik boleh diserang oleh virus atau penggodam. Maklumat fail fizikal boleh rosak kerana kebakaran atau banjir. Kerahsiaan boleh dilanggar oleh orang yang tidak mempunyai kuasa untuk mengakses maklumat. Kekurangan komunikasi juga boleh menyebabkan penyalahgunaan atau penyalahgunaan maklumat yang salah.

Virus komputer boleh menjangkiti program dan semua maklumat di komputer atau rangkaian. Untuk mencegah serangan virus dan dari penggodam, perisian keselamatan dan antivirus yang betul perlu digunakan dan sistem perlu dipantau setiap saat. Perkongsian maklumat harus dielakkan sebanyak mungkin melalui internet, dan jika diperlukan, e-mel dan prosedur komunikasi yang selamat perlu diikuti. E-mel dari sumber yang tidak diketahui, mencurigakan atau tidak boleh dipercayai harus dihapuskan. Lampiran e-mel yang mencurigakan tidak boleh dibuka. Perhatian harus diambil semasa memuat turun fail dari internet, muat turun hanya dari sumber yang boleh dipercayai. Pastikan perisian antivirus sentiasa dikemas kini, sehingga dapat mengenali dan menangani virus baru.

Maklumat juga harus dilindungi kata laluan supaya orang yang salah / tidak berwibawa tidak mempunyai akses ke maklumat ini. Sekiranya data perlu disalin ke peranti mudah alih luaran, sebaiknya enkripsi data. Berhati-hatilah untuk tidak berkongsi maklumat dengan orang yang tidak mempunyai kuasa untuk mengakses maklumat. Selalu terbaik untuk mempunyai sandaran semua data, jadi jika ada masalah dengan sistem, syarikat akan memiliki cadangan untuk bekerja dan tidak kehilangan semua informasi yang berharga. Sekiranya terdapat maklumat fizikal, yang terbaik adalah menyimpannya di kabinet tahan api dan di tempat-tempat selamat yang tidak terdedah kepada bencana alam.

Maklumat harus dilindungi dari rasuah dan akses ke dalamnya harus dikendalikan. Perhatian harus diambil untuk melindungi maklumat daripada pengambilan yang tidak dibenarkan dengan memasukkan prosedur pengambilan yang dibenarkan.

Semoga Berjaya Dengan Pengajian Anda

Artikel ini ditulis dengan idea umum berkaitan dengan penyimpanan dan pengambilan maklumat. Semasa anda menuliskan tugas anda, pastikan anda menyediakan jawapan yang berkaitan dengan perniagaan atau organisasi yang anda kerjakan. Artikel ini telah diserahkan di sini untuk memberi gambaran umum mengenai apa yang anda harapkan dari kertas kerja anda.

Semoga berjaya, dan saya harap ini bermanfaat!

Soalan & Jawapan

Soalan: Bagaimana maklumat direkodkan dengan tepat dan disimpan dengan selamat sesuai dengan keperluan sistem?

Jawapan: Sila rujuk bahagian ini dalam artikel saya: 1.5 Huraikan Cara Memeriksa Maklumat untuk Ketepatan.

Soalan: Bagaimana menjelaskan bagaimana maklumat dicatat dengan tepat dan disimpan dengan selamat, sesuai dengan keperluan sistem?

Jawapan: Soalan anda telah dijawab pada poin 1.3 dan 1.6. Sila lihat di bawah:

"1.3 Menjelaskan Tujuan Keperluan Undang-undang dan Organisasi untuk Keselamatan dan Kerahsiaan Maklumat

Segala maklumat yang tersimpan dalam organisasi mesti mengikuti prosedur keselamatan dan kerahsiaan. Keselamatan dan kerahsiaan maklumat adalah proses di mana data dijauhkan dari akses, pendedahan, pemusnahan, penggunaan atau pengubahsuaian tanpa izin. Ia berlaku untuk data fizikal dan elektronik. Semua organisasi menyimpan sejumlah besar maklumat sulit mengenai pekerja, pelanggan, status syarikat, produk, tinjauan, kewangan, dan lain-lain. Semasa mengendalikan maklumat ini, perhatian harus diambil untuk mengikuti prosedur keselamatan dan kerahsiaan, kerana jika maklumat masuk ke dalam tangan yang salah, boleh mengakibatkan akibat yang serius dan negatif. Ini juga akan mempengaruhi etika dan menjalankan organisasi dan akan membawa kepada tindakan undang-undang.

Semasa menyampaikan maklumat kepada organisasi atau individu lain, prosedur kerahsiaan dan perlindungan data harus diikuti. Maklumat sulit seperti tarikh lahir, butir-butir kad kredit dan debit, agama, etnik, status kewangan, dan lain-lain, boleh disampaikan kepada orang yang mempunyai wewenang atau untuk siapa pemiliknya telah memberikan persetujuan, dan juga harus mengikuti undang-undang dan peraturan kerahsiaan. "

1.6 Menerangkan Tujuan Memeriksa Maklumat untuk Ketepatan

Semua perniagaan dan organisasi harus memeriksa untuk melihat bahawa maklumat yang mereka simpan adalah tepat. Contohnya, wang yang masuk dan keluar mesti dicatat dengan betul, jika tidak, syarikat akan memperoleh banyak keuntungan. Ini boleh mempengaruhi harga saham syarikat dan pekerja kerana syarikat mungkin tidak dapat membayar pekerja dan perlu mengurangkan kakitangan dan pemberi pinjaman tidak akan bersetuju untuk meminjamkan wang, dll.

Soalan: Mengapa syarikat mesti mengaitkan jadual pengembangan sistem mereka dengan skala masa maklumat yang mereka perlukan?

Jawapan: Tanpa jadual pembangunan yang dihubungkan dengan skala waktu, syarikat tidak akan dapat membuat rancangan atau mempunyai idea bagaimana mereka akan menyelesaikan projek tersebut. Tidak kira apa ukuran atau ruang lingkup projek, jadual selalu menjadi bahagian penting dalam pengurusan projek. Ini memberitahu syarikat dan pasukan kapan setiap aktiviti harus dilakukan, apa yang telah diselesaikan, dan urutan di mana perkara perlu diselesaikan. Dengan cara ini, visi yang dimiliki syarikat untuk projek ini berubah menjadi rancangan berdasarkan masa.