Cara menulis rancangan komunikasi

Kolaj perkataan komunikasi

catherinecronin melalui Flickr Creative Commons

Sekiranya anda pernah menghadapi rintangan dalam menghadapi perubahan pekerjaan, rancangan komunikasi yang baik dapat membantu menyokong inisiatif pengurusan perubahan anda. Rancangan komunikasi yang baik bukan sahaja dapat membantu memastikan anda mengetahui semua pihak berkepentingan anda, tetapi juga dapat membantu organisasi anda mendapatkan sokongan untuk projek atau perubahan organisasi.

Apakah Rancangan Komunikasi?

Rancangan komunikasi akan membantu anda mengatur apa yang penting untuk diberitahu kepada semua pihak yang berkepentingan, apakah mesej yang ingin anda sampaikan, bagaimana mengatakannya, dan kapan untuk menyampaikannya. Rancangan komunikasi harus merangkumi 5 soalan besar - Siapa? Apa? Kenapa? Bagaimana? Bila?

Mulakan dengan membuat matriks sederhana, seperti di bawah ini, untuk membantu memastikan rancangan anda tetap teratur dan yang dapat anda isi semasa mengikuti setiap langkah di bawah.

Penonton	Mesej (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Kaedah (Bagaimana)	Sasaran (Bila)
Pemangku Kepentingan Dalaman
Pemangku Kepentingan Luar

Lihat langkah mudah di bawah ini untuk membantu anda memulakan rancangan komunikasi yang berjaya untuk perniagaan anda.

Langkah 1. Ketahui Penonton Anda

Tempat paling mudah untuk mula membina rancangan komunikasi anda adalah dengan mengenal pasti khalayak anda. Sekiranya projek anda menghendaki anda untuk sentiasa memberi maklumat dan terkini kepada orang-orang di dalam dan di luar organisasi anda, mulakan dengan membuat senarai pihak berkepentingan dalaman dan luaran.

Beberapa contoh pihak berkepentingan dalaman berbanding luaran

Contoh Pemangku Kepentingan Dalaman:	Contoh Pihak Berkepentingan Luar:
Kepimpinan peringkat eksekutif	Penaja eksekutif projek
Pengurus jabatan	Pemilik bisnes
Pekerja barisan hadapan	Pelanggan barisan hadapan

Setelah anda mempunyai senarai semua pemangku kepentingan dalaman dan luaran anda, ada baiknya membuat catatan di bawah setiap yang menjawab soalan berikut:

• Apa yang mereka tahu?
• Apa yang perlu mereka ketahui?
• Kumpulan mana yang mempunyai keutamaan lebih tinggi daripada yang lain?
• Adakah kumpulan yang berbeza memerlukan mesej yang berbeza?

Setelah anda menjawab soalan asas mengenai setiap segmen khalayak, sudah waktunya untuk menentukan apa yang harus disampaikan kepada masing-masing.

Matriks komunikasi anda kini harus melengkapkan ruangan khalayak:

Penonton	Mesej (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Kaedah (Bagaimana)	Sasaran (Bila)
Pemangku Kepentingan Dalaman
Kepimpinan Eksekutif
Pengurus
Pekerja
Pemangku Kepentingan Luar
Penaja eksekutif
Pemilik
Pelanggan barisan hadapan

Langkah 2. Apakah Mesej Anda?

Dalam memikirkan apa mesej yang perlu anda sampaikan kepada khalayak anda, cukup memikirkan untuk menjawab soalan "apa?" Tujuan mesej dan bagaimana ia akan dihantar kemudian.

Gunakan senarai semak berikut untuk menentukan apa yang perlu diketahui oleh khalayak anda:

• Apa yang diketahui oleh khalayak sasaran anda pada masa ini? (kenal pasti ini untuk senarai setiap segmen khalayak yang anda buat pada langkah 1).
• Apa yang perlu mereka ketahui?
• Apa yang tidak perlu mereka ketahui?
• Nada suara apa yang perlu anda ambil untuk setiap penonton? (Anda mungkin mengambil pendekatan profesional dan berterus terang dengan komunikasi eksekutif sementara komunikasi anda secara langsung kepada pelanggan mungkin perlu lebih bertenaga dan nyata)
• Apa kebimbangan khalayak anda? Pastikan mesej anda untuk setiap khalayak menjawab pertanyaan dan permasalahan unik dan individu mereka. Ingat, soalan pekerja dalaman mengenai projek atau perubahan mungkin sama sekali berbeza dengan yang ditangani oleh penaja eksekutif.

Setelah anda menjawab soalan-soalan tersebut, isikan ruangan ^kedua matriks anda:

Penonton	Mesej (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Kaedah (Bagaimana)	Sasaran (Bila)
Pemangku Kepentingan Dalaman
Kepimpinan Eksekutif	Nilai perniagaan perubahan.
Pengurus	Apa yang perlu diketahui oleh pasukan anda mengenai perubahan tersebut.
Pekerja	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan anda dari hari ke hari.
Pemangku Kepentingan Luar
Penaja eksekutif	Manfaat perubahan untuk organisasi.
Pemilik	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi garis bawah anda.
Pelanggan barisan hadapan	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan anda dari hari ke hari.

Langkah 3. Apakah Tujuan Mesej Anda?

Selama langkah ini, jawab soalan "mengapa?" Mengapa perlu menyampaikan setiap mesej (Apa) kepada setiap khalayak anda? Menjawab soalan ini akan membantu anda memahami mengapa penting untuk menyampaikan setiap maklumat kepada pekerja dan pelanggan anda dan nilai yang disampaikan oleh maklumat tersebut kepada perniagaan dan nilai pelanggan anda.

Beberapa sebab umum untuk menyampaikan mesej utama kepada pihak berkepentingan:

• Untuk meningkatkan pemahaman mengenai perubahan dan projek
• Untuk menonjolkan faedah projek atau perubahannya
• Untuk memanggil kesan positif kepada garis bawah organisasi
• Untuk memberitahu penonton sebarang kemahiran atau maklumat yang perlu mereka pelajari sebagai persediaan
• Untuk membantu khalayak anda memahami bagaimana kesannya terhadap mereka

Ingat, cuba jawab "Apa yang ada di dalamnya untuk saya?" semasa mengenal pasti tujuan setiap komunikasi untuk memastikan anda mempunyai semua khalayak anda berpengetahuan.

Setelah anda mengetahui "apa yang ada di dalamnya" untuk setiap pemegang kepentingan anda, isikan ruangan ^ketiga matriks anda:

Penonton	Mesej (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Kaedah (Bagaimana)	Sasaran (Bila)
Pemangku Kepentingan Dalaman
Kepimpinan Eksekutif	Nilai perniagaan perubahan.	Untuk memaklumkan mengenai nilai kewangan dan pelanggan.
Pengurus	Apa yang perlu diketahui oleh pasukan anda mengenai perubahan tersebut.	Untuk mempersiapkan pasukan untuk perubahan sebelum ia berlaku.
Pekerja	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan anda dari hari ke hari.	Untuk membolehkan pekerja mempelajari kemahiran dan perubahan dari hari ke hari sebelum perubahan itu berlaku.
Pemangku Kepentingan Luar
Penaja eksekutif	Manfaat perubahan untuk organisasi.	Untuk memaklumkan penjimatan dan faedah kos.
Pemilik	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi garis bawah anda.	Untuk mendapatkan sokongan untuk perubahan dengan menonjolkan kesan ke garis bawah.
Pelanggan barisan hadapan	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan anda dari hari ke hari.	Untuk menyediakan pelanggan untuk perubahan; serlahkan faedahnya.

Media sosial mudah alih

jasonahowie melalui Flickr Creative Commons

Langkah 4. Apakah Kaedah Penyampaian?

Sekarang setelah anda mengetahui kepada siapa anda berkomunikasi, apa yang akan anda sampaikan, dan mengapa anda akan mengatakannya, anda perlu menentukan cara terbaik untuk menyampaikan mesej. Bergantung pada organisasi anda, mungkin berguna untuk menyimpan "cheat sheet" dari semua saluran komunikasi yang tersedia.

Beberapa saluran komunikasi yang biasa termasuk:

• Komunikasi e-mel
• Komunikasi bertulis dihantar melalui surat
• Peringatan pesanan teks
• Mesej media sosial
• Mesyuarat Dewan Bandaran
• Media campuran
• Siaran akhbar
• Flyers atau Poster

Petua

Walaupun komunikasi e-mel mungkin mudah, jangan ragu untuk menerbitkan mesej yang sama menggunakan beberapa saluran. Tidak ada salahnya menghantar peringatan mesra. Terlalu banyak komunikasi lebih baik daripada tidak mencukupi.

Sekarang, anda boleh mengisi ruangan ^ke- 4 matriks anda:

Penonton	Mesej (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Kaedah (Bagaimana)
Pemangku Kepentingan Dalaman
· Kepimpinan Eksekutif	Nilai perniagaan perubahan.	Untuk memaklumkan mengenai nilai kewangan dan pelanggan.	Komunikasi e-mel
· Pengurus	Apa yang perlu diketahui oleh pasukan anda mengenai perubahan tersebut.	Untuk mempersiapkan pasukan untuk perubahan sebelum ia berlaku.	Komunikasi e-mel
Pekerja	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan anda dari hari ke hari.	Untuk membolehkan pekerja mempelajari kemahiran dan perubahan dari hari ke hari sebelum perubahan itu berlaku.	Komunikasi e-mel, poster, risalah, dewan bandar
Pemangku Kepentingan Luar
· Penaja eksekutif	Manfaat perubahan untuk organisasi.	Untuk memaklumkan penjimatan dan faedah kos.	Komunikasi e-mel
· Pemilik	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi garis bawah anda.	Untuk mendapatkan sokongan untuk perubahan dengan menonjolkan kesan ke garis bawah.	Surat bertulis, surat
· Pelanggan barisan hadapan	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan anda dari hari ke hari.	Untuk menyediakan pelanggan untuk perubahan; serlahkan faedahnya.	Surat bertulis, surat, peringatan e-mel

Catatan

Selalu tetapkan "pemilik" di belakang setiap item yang anda senaraikan di lajur "kaedah" anda seboleh mungkin untuk memastikan kebertanggungjawaban bahawa mesej dihantar tepat pada waktunya dan tepat.

Langkah 5. Bilakah Masa Terbaik untuk Berkomunikasi?

Rancangan komunikasi anda hampir selesai! Anda telah mengenal pasti khalayak anda, mesej yang ingin anda sampaikan, tujuan di sebalik setiap mesej, dan bagaimana anda akan menyampaikannya; sekarang anda perlu mencari masa terbaik untuk menyampaikan mesej ini kepada setiap khalayak anda. Berikut adalah beberapa soalan yang mungkin ingin anda fikirkan untuk membantu anda menentukan masa terbaik untuk setiap mesej.

• Siapa yang perlu diberitahu terlebih dahulu?
• Bilakah perubahan itu berlaku?
• Berapa lama sebelum semua orang perlu diberitahu?
• Adakah terdapat tarikh akhir yang perlu anda perhatikan?
• Adakah mana-mana pemangku kepentingan khalayak anda tidak akan tersedia atau adakah mereka mempunyai tarikh yang perlu anda selesaikan?
• Adakah anda menyampaikan mesej anda menggunakan lebih daripada satu kaedah untuk setiap khalayak? Yang perlu berlaku pertama, kedua, ketiga, dan lain-lain?

Dengan soalan yang dijawab, anda seharusnya dapat melengkapkan ruangan terakhir matriks anda dengan tarikh mula dan akhir dengan mudah untuk memastikan anda bertanggungjawab terhadap garis masa anda:

Penonton	Mesej (Apa)	Tujuan (Mengapa)	Kaedah (Bagaimana)	Sasaran (Bila)
Pemangku Kepentingan Dalaman
Kepimpinan Eksekutif	Nilai perniagaan perubahan.	Untuk memaklumkan mengenai nilai kewangan dan pelanggan.	Komunikasi e-mel	Mula: mmddyyyy Tamat: mmddyyyy
Pengurus	Apa yang perlu diketahui oleh pasukan anda mengenai perubahan tersebut..	Untuk mempersiapkan pasukan untuk perubahan sebelum ia berlaku.	Komunikasi e-mel	Mula: mmddyyyy Tamat: mmddyyyy
Pekerja	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan anda dari hari ke hari	Untuk membolehkan pekerja mempelajari kemahiran dan perubahan dari hari ke hari sebelum perubahan itu berlaku.	Komunikasi e-mel, poster, brosur, mesyuarat dewan bandar	Mula: mmddyyyy Tamat: mmddyyyy
Pemangku Kepentingan Luar
Penaja eksekutif	Manfaat perubahan untuk organisasi.	Untuk memaklumkan penjimatan dan faedah kos.	Komunikasi e-mel	Mula: mmddyyyy Tamat: mmddyyyy
Pemilik	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi garis bawah anda.	Untuk mendapatkan sokongan untuk perubahan dengan menonjolkan kesan ke garis bawah.	Surat bertulis, surat	Mula: mmddyyyy Tamat: mmddyyyy
Pelanggan barisan hadapan	Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi pekerjaan anda dari hari ke hari.	Untuk menyediakan pelanggan untuk perubahan; serlahkan faedahnya.	Surat bertulis, surat; peringatan e-mel	Mula: mmddyyyy Tamat: mmddyyyy

Langkah 6. Sampaikan Rancangan Anda!

Tahniah! Anda berjaya melengkapkan rancangan komunikasi anda. Setelah anda berkongsi rancangan anda dengan pihak berkepentingan projek, anda kini dapat bekerja membuat pesanan anda, menyelesaikan penampilan dan nuansa bahan anda, dan menyampaikan pesanan anda kepada pihak berkepentingan anda sesuai dengan garis masa anda.

Dengan perancangan sedikit maju menggunakan templat matriks, membuat rancangan komunikasi untuk projek anda akan membolehkan anda memaklumkan semua pihak berkepentingan anda, mengelakkan kekeliruan, salah faham, dan mendapatkan sokongan untuk projek anda. Perubahan boleh menjadi tidak selesa bagi banyak orang di tempat kerja. Mengurangkan masa untuk membuat rancangan komunikasi yang baik dapat menolong mereka yang paling tidak selesa menghadapi langsung yang tidak diketahui dengan yakin dan memahami.