Cara menulis aduan yang berkesan kepada syarikat: panduan langkah demi langkah dan contoh surat

Menulis Surat Aduan

Kami semua berada di sana apabila syarikat tidak meninggalkan kami berpuas hati dengan produk mereka. Membeli barang yang rosak, berkualiti rendah atau tidak melebihi jangkaan anda harus selalu diberi perhatian. Kadang kala, sebuah restoran boleh menyajikan makanan yang bukan seperti yang anda harapkan (rambut di daging, siapa?)

Walaupun orang umumnya senang dengan produk atau perkhidmatan, kadangkala syarikat boleh membuat pengecualian atau membiarkan anda sepenuhnya.

Menerima produk yang rosak atau dilayan dengan buruk oleh pelayan tidak boleh disedari! Masalah seperti ini dapat diselesaikan dengan mudah - dengan surat atau e-mel aduan.

Cara Menulis Surat Keluhan yang Sangat Berfungsi: Ringkasan

Setiap langkah ini dijelaskan secara lengkap di bawah.

Langkah-langkah	Apa Yang Anda Perlu Katakan	Contoh - Produk
Langkah 1: Pastikan Anda Menghantarnya ke Tempat Yang Betul	Alamat jabatan dan syarikat di sebelah kiri. Salam dengan Tuan / Puan yang dihormati	Alamat, Tuan / Puan yang dihormati atau Tuan / Puan Blakey
Langkah 2: Mulakan Huruf Dengan Nada Kanan	Anda membeli produk di _store_ pada _date_. Berikan maklumat lain yang relevan seperti kod rujukan, butiran jaminan, jaminan dan tarikh luput makanan.	Saya baru-baru ini membeli Tirai Lavender Pastel dengan ukuran 1.5mx 2m di Super Stores, Bakers Lane pada 12 September 2020. Kod rujukan untuk langsir adalah 338J.
Langkah 3: Terangkan Masalah dengan Berkesan	Apa yang salah dengan produk atau perkhidmatan? Ringkas, tepat dan ringkas. Sebutkan apa yang salah dengan produk.	Langsir itu tersekat pada jahitan luar yang sangat ketara dan tidak boleh dipasang tanpa merosakkan kain.
Langkah 4: Cadangkan Penyelesaian	Nyatakan bagaimana anda mahu masalah ini dapat diselesaikan, apa yang akan mengubah masalahnya? Ini mungkin pengembalian / pembaikan / penggantian / perubahan dalam perkhidmatan / kupon / produk percuma	Untuk meminda masalah ini, saya ingin penggantian jenis langsir yang telah dibayar sepenuhnya di atas.
Langkah 5: Lampirkan atau Lampirkan Dokumen yang Berkaitan dan Perlu	Anda juga boleh menyebutkan bahawa terdapat dokumen-dokumen yang relevan yang dilampirkan, seperti: jaminan, penerimaan	Sila temukan resit yang disertakan dengan butiran yang diperlukan dan jaminan 1 tahun.
Langkah 6: Tetapkan Had Masa	Berikan jangka masa yang sesuai untuk tindak balas.	Saya akan gembira sekiranya anda dapat menghantar penggantinya pada bila-bila masa dari 6 Jun hingga 15 Jun.
Langkah 7: Tulis Akhir yang Kuat	Akhiri dengan mengatakan anda berharap mereka akan menyelesaikan masalah dan keluar.	Saya sangat yakin bahawa anda akan menghantar pengganti dan meminda masalah ini. Salam setia….

Cara Menulis Surat Aduan Berkesan

Langkah 1: Pastikan Anda Menghantarnya ke Tempat Yang Betul

Perkara pertama yang anda perlukan adalah

alamat ibu pejabat syarikat di negara anda, dan
jabatan yang akan anda kirimkan ke.

Pada mulanya mungkin sukar untuk mencari tempat untuk menulis kerana syarikat mungkin tidak menunjukkan di mana pangkalan mereka sangat berkesan. Kemungkinan besar anda dapat mencari maklumat hubungan mereka di:

halaman jaminan atau jaminan yang dibekalkan bersama produk anda
laman web mereka. Klik pada pautan "Hubungi Kami" atau "Tentang Kami" yang mengandungi maklumat yang berkaitan
produk itu sendiri. Makanan dan minuman biasanya mempunyai maklumat hubungan pada bungkusannya, jadi pastikan untuk memeriksanya! Anda akan terkejut kerana maklumatnya berada di tempat paling mudah.

Setelah anda mempunyai alamat mereka, pastikan untuk memeriksa bahagian yang berkenaan yang akan anda kirimi surat tersebut. Untuk perkhidmatan kecil seperti restoran, tidak ada keperluan tetapi untuk syarikat berkuasa tinggi (misalnya Unilever atau Pepsi), jabatan akan diperlukan. Di laman web mereka, syarikat akan menentukan tempat untuk menghantar surat anda sama ada secara teknikal, perkhidmatan pelanggan atau sebagainya.

Langkah 2: Mulakan Huruf Dengan Nada Kanan

Sebaik sahaja anda mendapat alamat sial itu dan bersedia untuk pergi, anda boleh memulakan surat itu!

Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah meletakkan alamat pengirim di sudut kanan atas dan alamat anda di sudut kiri. Ini demi formaliti, yang selalu menambah sentuhan yang bagus untuk surat anda.
Seterusnya, tulis Tuan / Puan yang terhormat jika anda tidak tahu siapa wakil perkhidmatan pelanggan. Sekiranya anda menulis surat kepada pengurus atau CEO, tulis Tuan / Puan yang terhormat….

Kemudian, anda memulakan bahagian sebenar surat yang akan menjadi pusat perhatian bagi sesiapa yang akan membacanya!

Mulakan dengan mengatakan bahawa anda membeli barang di kedai apa sahaja pada tarikh apa pun. Untuk makanan sebutkan tarikh luput dan kod kedai. Untuk perkara lain, itu relevan. cth: Saya baru-baru ini membeli sebotol Pepsi Max 2L di Super Stores pada 19 November 2014. Tarikh luput botol itu ialah 30 November 2014 dan kod pada hambatan itu membaca 113A.
Katakan bahawa anda selalu mengharapkan kualiti tertinggi dari syarikat itu dan pada hari tersebut, harapan anda menjadi lemah , contohnya: Saya selalu menghargai TechnoPC sangat dan mempercayai setiap komputer riba anda. Saya pergi ke Super Stores untuk membeli komputer riba dengan harapan yang sama tetapi pengalaman saya dengan komputer riba menganggap pernyataan itu tidak benar.

Langkah 3: Terangkan Masalah dengan Berkesan

Bahagian seterusnya adalah yang paling penting kerana ia menyebutkan dengan tepat apa yang berlaku semasa anda menggunakan produk atau menghadiri perkhidmatan.

Sebutkan keadaan produk semasa anda membuka bungkusan dan apa sebenarnya yang salah dengannya. Sekiranya anda tidak dapat mengenal pasti apa yang salah secara dalaman, katakan saja bahawa ia tidak berfungsi dengan betul dan syarikat akan memeriksanya, misalnya: Saya mendapati bahawa kamera tidak berfungsi dengan betul. Setiap kali saya menghidupkan kamera, ia akan memasuki galeri foto. Ini tidak memungkinkan saya mengambil gambar kerana hanya membenarkan saya memasuki galeri.
Sekiranya anda bercakap mengenai perkhidmatan, nyatakan apa yang berlaku dalam lawatan anda, misalnya: Ketika saya mempunyai janji dengan pendandan rambut dengan nama "Lizze", dia menghabiskan 30 minit untuk bercakap dengan rakan-rakannya dan akhirnya saya menunggu sangat lama!

Petua untuk menyampaikan nada yang betul:

Kekal tenang setiap masa. Jangan marah, anda berhak tetapi bayangkan berapa banyak aduan yang diterima oleh pasukan khidmat pelanggan pada hari itu. Pembaca boleh kecewa, kesal dengan anda dan membuangnya menganggapnya sebagai palsu atau spam.
Tetap ringkas, jangan mengecewakan surat anda dengan pernyataan yang tidak relevan seperti mengatakan apa itu pembaziran wang, berapa banyak anda menderita atau apa produk buruknya. Mereka hanya ingin mengetahui apa yang salah dan memperbaikinya, mereka biasanya tidak pernah membaca setengah daripada huruf itu, hanya kalimat utama.
Tepat sebisa mungkin ketika mengatakan apa yang salah dengan produk atau perkhidmatan. Ini akan menjimatkan banyak masa untuk syarikat.

Sekiranya anda mempunyai aduan, jangan ragu! Itulah perkhidmatan pelanggan. Berusaha untuk mendapatkannya!

Langkah 4: Cadangkan Penyelesaian

Di bahagian ini, anda akan menyatakan perkara yang anda mahu lakukan untuk menyelesaikan masalah ini. Anda mempunyai sejumlah pilihan yang boleh anda minta kepada syarikat termasuk:

Bayaran balik untuk produk
Baucar yang boleh digunakan dengan sebilangan besarnya
Produk yang akan dibaiki
Perubahan terhadap perkhidmatan mereka seperti menyajikan makanan berkualiti tinggi, mendaki kebersihan atau perubahan sikap kakitangan.
Kupon makanan

Contoh: Saya mahu bayaran balik penuh untuk kamera saya kerana saya ingin membeli kamera ganti.

Katakanlah produk yang anda mahukan pada masa akan datang sekiranya anda membelinya sekali lagi, contohnya: Saya harap masalah ini tidak akan berulang lagi untuk pelanggan lain dan saya akan sentiasa mendapat kualiti terbaik dari produk anda.

Langkah 5: Lampirkan atau Lampirkan Dokumen yang Berkaitan dan Perlu

Sekiranya anda mempunyai gambar yang ingin anda lampirkan (terutamanya untuk e-mel), halaman rujukan seperti jaminan, halaman jaminan atau resit, anda perlu menyebutkannya dalam surat tersebut.

Katakan bahawa terdapat jaminan / jaminan / resit yang dilampirkan.

Contoh: "Sila lampirkan salinan resit asal saya, bersama dengan halaman jaminan jam penggera dan maklumat mengenai nombor siri."

Sekiranya anda mempunyai produk yang rosak dan ingin diperbaiki, pastikan untuk menyebutnya juga.

Contoh: Sila cari juga kamera yang rosak yang saya sebutkan dalam surat saya.

Langkah 6: Tetapkan Had Masa

Mengapa menetapkan had masa? Nah, syarikat menerima puluhan surat setiap hari, jika tidak beratus-ratus. Kemungkinannya, memerlukan masa dari 6 minggu hingga 3 bulan untuk mendapatkan respons dari syarikat dan jika anda mahukan pembaikan, ia akan memakan masa lebih lama. Sekarang ini penantian yang cukup lama!

Sebilangan besar syarikat akan melihat surat anda kira-kira 2 minggu selepas anda menghantarnya, kerana tunggakan. Untuk mengelakkan mereka melemparkannya ke backburner, anda boleh menetapkan jangka masa apabila anda mahukan respons. Sekarang itu bagus.

Contoh: Saya menginginkan respons secepat mungkin, pada bila-bila masa dari 16 Ogos hingga 30 Ogos. Itu sangat dihargai.

Langkah 7: Tulis Akhir yang Kuat

Anda boleh menyelesaikan surat anda dengan mengatakan bahawa anda berharap masalah ini dapat diselesaikan dan keluar dengan Hormat anda - jika anda tidak tahu namanya atau Yang Mulia - jika anda tahu namanya.

Contoh: Saya harap masalah ini dapat diselesaikan dan saya yakin bahawa anda akan memperbaiki masalah ini.

Hantarkan surat anda dan anda seharusnya mengharapkan jawapan dalam jangka masa yang anda nyatakan.

Sebab untuk Menulis Surat Aduan

Ramai orang mengabaikan produk yang membuat mereka kecewa dengan tidak melakukan apa-apa. Sebagai pengguna, anda mempunyai hak untuk mengembalikan wang atau mengganti produk anda. Berikut adalah beberapa sebab mengapa menulis surat aduan berkesan:

Syarikat akan diberitahu mengenai sebarang produk yang tidak betul yang boleh menyebabkan bahaya kepada orang lain. Dengan menghubungi mereka, mereka dapat melihat mengapa ia rosak dan menghalangnya daripada berlaku lagi.
Syarikat tidak suka melihat pelanggan yang tidak berpuas hati sehingga anda berpeluang mengganti atau mengembalikan wang produk anda.
Untuk minuman dan bahan makanan, bukan pengganti, anda boleh menerima kupon percuma atau bahkan produk percuma! Syarikat sentiasa menyimpannya untuk mempermaniskan anda.
Sebuah restoran atau syarikat lain yang menyediakan perkhidmatan dapat diperhatikan oleh anggota staf yang mungkin tidak menjalankan tugas dengan baik.
Sekiranya ada sesuatu yang tidak betul, fess! Anda membayar wang anda untuk produk atau perkhidmatan tersebut, jadi anda semestinya mempunyai produk berkualiti tinggi. Jangan pernah mendiamkannya, kerana masalah anda akan dapat diselesaikan dengan cepat!

Surat berikut adalah keluhan telefon pintar yang rosak.

William, Domain Awam, melalui Pixabay

Contoh Surat untuk Telefon Pintar yang rosak

Tuan / Puan, Saya baru-baru ini membeli telefon pintar Samsung Galaxy S5 di Super Stores, Baker Street, London pada 17 Julai. Jaminan itu sah selama satu tahun dan nombor rujukan pada kotak tersebut dinyatakan SSF319.

Telefon pintar rosak dan saya sangat kecewa dengan produk anda. Telefon pintar terus memaparkan skrin menu tetapi tidak membenarkan saya mengakses aplikasi atau membuka tetingkap baru. Skrin tetap dibekukan di skrin menu.

Saya meminta anda membaiki telefon secepat mungkin, lebih baik dalam jangka masa yang dinyatakan di bawah.

Sila dapatkan jaminan yang disertakan dengan telefon beserta resit yang diberikan oleh kedai kepada saya semasa dibeli. Anda akan menemui semua kod rujukan yang diperlukan pada dokumen ini.

Saya ingin menerima respons dalam jangka masa 27 Julai - 10 Ogos dan saya mahu telefon ini diperbaiki sepenuhnya dan berfungsi seperti biasa.

Saya harap perkara ini tidak berulang lagi dan kepada pelanggan lain. Saya akan terus menjadi pelanggan anda sekiranya masalahnya diubah. Saya harap masalah ini dapat diselesaikan dan saya sangat yakin akan masalahnya.

Dengan setia, Susan Wells

Contoh Surat untuk Perkhidmatan Buruk di Restoran

Tuan / Puan, Saya menulis untuk memperincikan pengalaman mengecewakan saya di Taco Hut, pada hari Rabu 26 Julai. Sebagai pelanggan tetap anda, saya sangat kesal kerana mengatakan bahawa saya mempunyai pengalaman paling mengerikan di restoran anda.

Semasa saya memesan taco saya, kakitangan benar-benar menangguhkan prosesnya dengan mengabaikan pesanan saya! Ketika saya bertanya kepada mereka apakah saya boleh memesan, mereka mengambilnya tetapi sangat pantas dan kasar. Seorang anggota kakitangan dengan nama "Emma" melayani pesanan tetapi bukan yang saya pesan dari awal. Dia tidak akan mengubah pesanan dan saya ditinggalkan untuk makan makanan yang saya tidak meminta sejak awal!

Saya berpendapat bahawa kakitangan memerlukan perubahan sikap terhadap pelanggan mereka. Saya ingin mereka menjalankan tugas dengan betul dan ramah dan suka menolong. Sikap sombong dan "ugh, pelanggan lain" harus hilang. dan Satu-satunya jalan ke restoran yang berjaya adalah dengan kakitangan yang ramah yang bersedia membantu.

Saya akan terus menjadi pelanggan anda setelah isu ini dipinda. Harap maklumkan kepada saya apabila terdapat perubahan.

Yang ikhlas, Susan Wells.

Apakah Cara Mengeluh Terbaik: Surat atau E-mel?

Sukar untuk memutuskan sama ada akan menulis e-mel atau surat. Kedua-duanya mempunyai kelebihan dan kekurangan tetapi biasanya lebih disukai jika anda menulis surat yang ditulis tangan. Ini kerana syarikat akan membuat anda lebih serius dan dapat menghantar pembaikan / penggantian kepada anda dengan lebih cepat.

Walau bagaimanapun, sebilangan syarikat (seperti Apple) tidak mempunyai alamat yang sah yang boleh anda kirimkan untuk dibaiki, jadi anda perlu menghantar e-mel kepada jabatan berkenaan.

Petua Teratas

Petua teratas berikut akan membantu anda dalam menyelesaikan masalah ini!

Bersikap ringkas. Apa-apa jenis keluhan atau amarah mengenai masalah ini hanya akan menimbulkan kekeliruan dan kekecewaan bagi pembaca dan itulah perkara terakhir yang anda mahukan! Syarikat mahukan surat ringkas dan ringkas yang dapat dengan mudah diimbas dan kemudian digunakan untuk mendapatkan maklumat penting seperti apa yang salah, jangka masa yang anda mahukan respons dan apa yang akan menyelesaikan masalahnya. Ini akan menjadikan prosesnya cepat dan mudah.
Jangan bersumpah, jahat atau marah! Suasana yang sangat buruk untuk diberikan dan hanya akan memburukkan lagi keadaan!
Jangan membuat ancaman kepada syarikat melainkan anda telah berjumpa dengan peguam cara. Untuk masalah kecil seperti produk yang rosak, tidak perlu membuat ancaman undang-undang.
Pastikan untuk memberi mereka kesan bahawa anda akan terus menjadi pelanggan mereka jika mereka menyelesaikan masalah tersebut. Sekiranya anda mengatakan bahawa anda tidak akan pernah membeli produk mereka lagi, mereka mungkin akan mengabaikan surat anda dan tidak akan menyelesaikan masalahnya. Tetapi dengan mengatakan bahawa jika mereka mengembalikan wang anda / mengubah masalah, mereka akan melakukannya untuk menjadikan anda sebagai pelanggan.
Beri jangka masa apabila anda mahukan jawapan atau penyelesaian. Ini menjadikan semuanya berjalan lancar dan lancar. Tanpa jangka masa, syarikat mungkin tidak membalas selama berminggu-minggu.

Semua komen dihargai! Adakah anda pernah mengalami produk atau perkhidmatan yang tidak memuaskan? Kongsikan pengalaman anda di bawah. Terima kasih untuk membaca!