Cara mengambil minit dengan berkesan

Mengambil beberapa minit semasa perjumpaan.

Fotografi Livingsta

Kadang kala ketika perbincangan menyimpang dari isu utama ke masalah lain yang serupa dengan yang utama, ketua boleh lupa mengambil keputusan mengenai perkara tersebut akibat penyimpangan terhadap isu lain. Dalam kes seperti itu, bekerja rapat dengan ketua dapat membantu pengambil minit mengingatkan ketua bahawa keputusan perlu dibuat mengenai masalah itu sebelum meneruskan perkara berikutnya.

Apabila anda ragu-ragu mengenai sesuatu atau tidak untuk merakam sesuatu, selalu sahkan dengan ketua. Ini akan mengelakkan rakaman perkara yang tidak perlu dan menjimatkan masa dan usaha.

Sebelum dan Selepas Mesyuarat

Bahkan sebelum mesyuarat dimulakan, pengambil minit dapat mengadakan perbincangan dengan ketua mengenai bagaimana pertemuan itu akan berlangsung, perkara-perkara yang akan dibincangkan, bagaimana perbincangan itu akan berlangsung dan apa yang semestinya perlu dicatat.

Selepas perjumpaan, sambil menuliskan nota, jika pengambil minit mempunyai kesulitan dengan apa-apa yang berkaitan dengan perbincangan, mereka harus segera menghubungi ketua untuk menjelaskan perkara, kerana ragu-ragu untuk melakukan ini akan berakhir dengan maklumat yang tidak tepat di minit.

Cara Mendengar Dengan Berkesan

Mendengarkan adalah kemahiran yang sangat penting dan disertakan dengan latihan. Kebanyakan orang hari ini, hanya mendengar sesuatu atau hanya mendengar, tetapi tidak mendengar secara aktif atau berkesan. Terdapat banyak perbezaan antara mendengar, mendengar dan mendengar secara aktif. Saya baru-baru ini banyak meneliti kemahiran dan teknik ini dan juga menulis hub untuk mendengar aktif. Ia membantu seseorang dalam semua lapisan masyarakat, baik peribadi atau profesional, dan juga membantu meningkatkan keperibadian seseorang.

Jadi, apakah yang berkesan untuk mendengar?

Livingsta

Semasa mengambil masa, anda mendengar penceramah secara aktif menyerap semua maklumat mengenai perbincangan dengan minat dan kepentingan, dan kemudian anda menyusun semula maklumat tersebut dalam bentuk dokumen yang disebut minit yang membantu orang yang tidak menghadiri perjumpaan untuk mendapatkan maklumat mengenai apa telah dibincangkan dalam pertemuan tersebut. Ini juga berfungsi sebagai dokumen undang-undang untuk organisasi dan membantu dengan rujukan masa depan dan juga merupakan catatan tetap dari semua yang berlaku dalam pertemuan tersebut.

Kemahiran mendengar memerlukan masa untuk berkembang, tetapi pasti berkembang dengan latihan. Kebanyakan orang pandai bercakap tetapi tidak mendengar. Melafazkan apa yang anda dengar, dengan cara yang sesuai, memerlukan banyak kreativiti. Seseorang dapat mempraktikkan kemahiran mendengar dengan mendengar kuliah, perbahasan dan bahan lain yang serupa yang memerlukan tumpuan. Di sini kita akan membincangkan tentang cara mendengar secara berkesan dalam mesyuarat ketika perbincangan, hujah dan perselisihan berlaku.

Petua Mendengar Berkesan

Untuk mendengar dengan berkesan:

Seseorang perlu memahami terlebih dahulu fakta bahawa proses mendengar tidak hanya melibatkan penerimaan mesej, tetapi juga bergantung pada komponen lain seperti, pemikiran, fokus dan tindak balas aktif.
Seseorang perlu menumpukan perhatian kepada pembicara dan tidak membiarkan fikiran mereka berkeliaran. Anda perlu prihatin dan santai
Buat nota secara serentak semasa anda mendengar, kerana ini akan membantu anda menumpukan perhatian pada perbincangan.
Dengarkan setiap perkataan yang diucapkan oleh penutur dan gambarkan keadaan atau logik dalam perbincangan dalam fikiran anda
Tumpukan perhatian walaupun perbincangannya membosankan, kerana anda yang perlu mengeluarkan maklumat tepat dalam beberapa minit.
Jangan mengganggu ketika perbincangan sedang berlangsung, atau ketika seseorang sedang bercakap. Sebaliknya tunggu perbincangan berakhir atau pembicara selesai dan kemudian kemukakan soalan anda untuk penjelasan
Membina perbendaharaan kata anda menjadikan anda pendengar yang lebih baik jika tidak, anda mungkin mendengar kata-kata yang anda tidak faham
Sentiasa catat setiap perkataan baru yang anda tidak faham dan jelaskan dengan ketua
Melakukan kajian latar belakang mengenai perkara-perkara perbincangan sebelum pertemuan akan membantu anda mendengar dengan berkesan, dan membuat anda terlibat sepenuhnya dalam proses mendengar.
Bersedia dengan pen dan kertas anda sebelum pembesar suara mula bercakap.
Anda perlu belajar menyesuaikan diri dengan situasi di bilik mesyuarat secara fisiologi dan psikologi dan faktor fizikal di dalam bilik kerana beberapa di antaranya mungkin mempunyai kesan negatif dan yang lain memberi kesan positif.
Aksen penutur kadang-kadang boleh menghalang pendengaran yang berkesan, tetapi seseorang perlu meningkatkan kemahiran mereka untuk mengatasi semua halangan ini untuk menjadi pendengar yang berkesan.
Tidak ada dua pertemuan yang sama, tidak ada dua perbincangan yang sama dan tidak ada dua pembicara yang akan bercakap dengan cara yang sama dan oleh itu anda perlu belajar menyesuaikan diri dengan situasi.
Sentiasa fokus pada perkara penting / penting
Dengarkan seolah-olah anda diminta untuk menyampaikan semula maklumat ini kepada khalayak yang lain kemudian (anda akan tetap melakukan ini dalam bentuk minit), ini akan membantu anda menumpukan perhatian dan mendengar dengan berkesan setiap perkataan yang dikatakan oleh penutur
Dalam perjumpaan di mana isu-isu sensitif dibincangkan, pastikan juga untuk melihat bahasa badan penutur, daripada terus serius menuliskan nota.
Jangan biarkan apa-apa atau orang lain mengalihkan perhatian anda, dan jangan mengalihkan perhatian anda kepada orang yang masuk atau keluar dari bilik semasa pembicara bercakap.
Gunakan cara yang sesuai untuk membuat catatan bergantung pada jenis perkara yang dibincangkan dan ini akan membantu anda terlibat dalam aktiviti mendengar.
Jangan tulis semuanya tetapi hanya perkara utama
Jangan gelisah atau bermain dengan apa-apa di tangan anda, atau mencoret-coret atau menonton jam. Ini tidak membantu anda mendengar dan boleh mempengaruhi orang di sekitar anda juga.
Sebagai titik terakhir, bayangkan bagaimana anda mahu audiens anda mendengar sekiranya anda seorang penceramah, dan menjadi pendengar yang sama, ini akan membantu anda menjadi pendengar yang berkesan

Cara Membuat Catatan Semasa Perbincangan

Mencatat adalah tugas penting atau bahagian dari proses pengambilan minit. Semasa mencatat, seseorang tidak mencatat kata-kata yang digunakan dalam perbincangan, tetapi seseorang mencatat perbincangan yang berlaku dalam pertemuan itu.

Petikan dari internet

Ini adalah tugas yang sangat penting dan agak sukar bergantung pada jenis pertemuan dan apa yang dibincangkan. Ini juga bergantung pada seberapa baik mesyuarat berjalan, bagaimana ahli-ahli bekerjasama, bagaimana ketua membantu dan meringkaskan dan yang paling penting seberapa baik anda bersedia untuk mesyuarat. Segala dokumen yang berkaitan dengan pertemuan yang diedarkan atau diedarkan sebelum pertemuan harus diperiksa, sehingga Anda terbiasa dengan apa yang dibincangkan.

Petua Mengambil Catatan Perbincangan

Semasa perbincangan, ikuti prosedur dan petua berikut untuk mencatat:

Pertama sekali, mempunyai pemahaman yang mendalam mengenai minit apa, mengapa minit diambil dan pentingnya minit. Ini akan membantu anda mengikuti perbincangan dan mencatat maklumat penting dan perlu semasa perbincangan diteruskan. Seperti disebutkan di atas, di mana dokumen tersedia, selalu pastikan bahawa anda mengumpulkan maklumat latar belakang tentang apa yang akan dibincangkan. Ini akan menjadikan tugas mencatat lebih mudah.
Dalam situasi di mana perbincangan atau perbualan itu panjang dan rumit, selalu fokus pada aspek penting dalam perbincangan seperti, apakah fokus perbincangan, apakah keputusan, jika ada, mengapa keputusan ini diambil, siapa yang harus bertindak keputusan dan bila / dalam jangka masa yang mana keputusan harus diambil.
Pastikan anda memasukkan ringkasan perbincangan di awal sebelum menulis mengenai perbincangan, kerana ini akan memberi gambaran umum dan idea mengenai perbincangan itu kepada orang-orang yang tidak dapat hadir. Juga sekiranya orang-orang ini harus berpartisipasi dalam pertemuan yang akan datang, minit ini akan memberi mereka semua maklumat yang diperlukan yang mereka perlukan.
Tuliskan pandangan dan pendapat penting dari semua orang yang hadir.
Pastikan anda mendengar secara aktif dan berkesan mengikuti perbincangan tanpa membiarkan anda berfikir untuk mengembara atau memikirkan perkara lain. Dengan cara ini anda tidak akan kehilangan perkara penting.
Pilih kaedah terbaik dan mudah yang akan membantu anda mencatat.
Semasa merakam titik tindakan, selalu terbaik untuk melakukannya dengan cara yang lebih mudah dilihat, jelas dengan nama orang yang perlu bertindak dan skala waktu.
Gunakan tajuk, kerana ini akan membantu anda mengikuti nota kemudian, dan anda boleh mempunyai bahagian pertemuan yang berbeza dengan tajuk yang berbeza. Tinggalkan sedikit ruang di bawah setiap bahagian, sehingga lebih mudah untuk menambah nota di bawahnya jika ada yang mengemukakan poin atau idea baru ketika mesyuarat berlangsung.
Sekiranya anda tahu tangan pendek, lebih baik menulis nota menggunakan tangan pendek dan juga menggunakan singkatan sedapat mungkin.
Berlatih menggunakan titik peluru, kerana ini akan menjadikan yang lebih mudah dibaca, kelihatan kemas, dan lebih sederhana semasa menyiapkan minit.
Sentiasa jelaskan perkara atau perbincangan yang tidak jelas dengan ketua anda.
Jangan lupa untuk memiliki satu atau dua pen dan pensel ganti.

Tujuan Mengkelaskan Mata Yang Anda Tidak Pasti

Klarifikasi adalah proses di mana anda menyelesaikan masalah kekeliruan dengan pembicara dan periksa apakah pemahaman anda mengenai perbincangan itu betul. Agar minitnya tepat, seseorang perlu menjelaskan perkara yang tidak mereka fahami ketika mesyuarat berjalan

Tujuan menjelaskan perkara yang anda tidak pasti adalah:

Ia memberitahu penceramah bahawa anda mendengar dan cuba memahami mesej dengan berkesan
Memastikan bahawa anda telah memahami maklumat yang betul
Membantu meninjau pemahaman
Menggalakkan penceramah untuk bercakap secara terbuka
Membantu anda menulis ralat minit secara percuma
Mengelakkan salah faham dan salah tafsir
Meningkatkan kemahiran interpersonal

Untuk membaca mengenai peranan mesyuarat, mengapa mesyuarat diadakan, syarat undang-undang dan organisasi yang mungkin berlaku untuk mengambil minit, mengapa minit diambil dan faedahnya, sebab mengapa minit harus tepat dan dokumen yang berbeza digunakan dalam mesyuarat sebagai sebahagian dari proses pengambilan minit, mesyuarat sebelum dan sesudahnya, sila rujuk artikel ini: Mengambil Minit.