Cara menggunakan sistem buku harian dengan berkesan di tempat kerja

Mike Tinnion (CC0) melalui Unsplash (diubah menggunakan Canva)

Sistem buku harian dikendalikan untuk memanfaatkan masa dan menyelesaikan tugas dan janji dengan cara yang sangat berkesan dan cekap. Ia membantu organisasi secara keseluruhan dan membantu menguruskan masa saya dan orang lain juga. Buku harian boleh dikekalkan secara manual atau elektronik.

Saya secara peribadi mempunyai kedua-dua jenis buku harian itu. Saya mempunyai kalendar elektronik saya di Outlook yang dikongsi dengan pengurus saya dan pentadbir lain. Saya juga mempunyai buku harian manual yang boleh digunakan pada waktu kecemasan.

Mengapa Penting untuk Mempunyai Buku Harian Manual?

Buku harian manual yang saya gunakan adalah buku terikat dengan tiga hari setiap halaman kerana saya tidak mempunyai banyak entri untuk setiap hari.

Seperti yang saya nyatakan di atas, saya hanya menggunakan buku harian ini semasa kecemasan. Ini termasuk masa-masa ketika saya sakit atau tidak bekerja dan tidak dapat mengakses buku harian elektronik saya atau ketika sistem komputer tergendala dan Outlook tidak dapat diakses.

Apa Kelebihan Buku Harian Elektronik?

Seperti yang saya nyatakan, buku harian elektronik yang saya simpan ada di kalendar Outlook di komputer kerja saya.

Berikut adalah kelebihan memiliki kalendar elektronik:

• Saya dapat mengetengahkan kemungkinan konflik antara janji temu.
• Saya hanya perlu memasukkan peristiwa yang berlaku sekali sahaja.
• Tidak ada kertas yang digunakan.
• Terdapat perlindungan kata laluan.
• Saya boleh mengaksesnya dari mana sahaja.
• Terdapat peringatan janji temu di skrin.
• Ia secara automatik menyampaikan perubahan kepada mereka yang terlibat yang sistemnya terhubung dengan saya.

Bagaimana saya menggunakan buku harian saya?

Saya menggunakan buku harian saya untuk perkara seperti makluman dan janji temu.

Entri yang paling biasa dalam buku harian saya ialah:

• mesyuarat panel
• perjumpaan pasukan
• pesanan pegun
• sesi latihan
• lawatan
• penyediaan agenda
• cuti tahunan
• tugas pejabat lain
• penyeliaan
• tugas mingguan dan dua minggu lain yang berulang pada frekuensi tertentu (ini memastikan saya tidak akan ketinggalan)

Kadang-kadang saya perlu menempah mesyuarat dan menghantar jemputan mesyuarat kepada rakan sekerja atau perwakilan lain, dan ini dilakukan secara elektronik.

Inilah cara saya menguruskan jenis perjumpaan ini.

• Saya cuba memasukkan seberapa banyak maklumat yang saya dapat, seperti tarikh, tempat, jangka masa, pelawat, dll.
• Saya jarang menghadapi situasi di mana mesyuarat dibatalkan atau ditunda, tetapi jika ini berlaku, saya pastikan untuk memeriksa kesan perubahan yang diminta sebelum menyetujuinya.
• Saya juga mengumpulkan semua maklumat yang relevan untuk memastikan bahawa setiap orang yang menghadiri mesyuarat atau janji temu mempunyai akses ke semua butiran yang berkaitan agar tidak ada ruang untuk salah komunikasi.
• Saya biasanya menangani permintaan dan perubahan dari peserta lain mengikut urutan kronologi, tetapi saya akan mengutamakan permintaan yang paling mendesak jika saya berurusan dengan sebilangan besar permintaan.
  • Apabila ada permintaan yang dipersetujui atau perubahan dibuat, saya memastikan bahawa semua orang yang terlibat dihubungi dan bahawa ia sesuai untuk mereka sebelum perubahan disahkan.
• Saya juga memastikan bahawa setiap orang yang terlibat dalam temu janji atau perjumpaan diberi masa yang mencukupi untuk merancang, melakukan perjalanan, dan keperluan lain agar mesyuarat berjalan lancar.

Saya sedar bahawa buku harian harus dikemas kini apabila perubahan telah dipersetujui. Saya memastikan bahawa saya telah menghapus janji temu yang dibatalkan. Buku harian yang tidak dikemas kini sepenuhnya boleh menimbulkan pelbagai kekeliruan. Ini juga akan merosakkan keyakinan dan mendorong orang untuk merasakan keperluan untuk memeriksa pengaturan, yang membuang masa atau, lebih buruk lagi, menyimpan buku harian mereka sendiri.

Satu Nota Akhir

Harap maklum bahawa jangan menyalin apa-apa yang dihantar di sini dan memaparkannya dalam fail anda. Ini telah diterbitkan di sini semata-mata untuk membantu anda memperoleh idea / pemahaman tentang apa yang mereka harapkan untuk anda ikuti. Anda harus berhubung dengan kawasan kerja dan organisasi anda sendiri dan berpegang teguh semasa menyiapkan fail. Terima kasih atas kerjasama anda.

© 2012 livingsta