Cara menentukan peta proses yang sesuai untuk anda

Ketahui mengenai jenis peta proses dan untuk apa setiap jenis digunakan.

Canva

Apa itu pemetaan proses dan bagaimana ia dapat membantu anda membuat keputusan perniagaan yang baik? Bagaimana anda tahu di mana untuk memulakan? Peta apa yang sesuai untuk anda? Jawapan ringkasnya adalah: Itu bergantung.

Apakah Peta Proses?

Peta proses digunakan untuk mendokumentasikan proses dan prosedur yang menentukan bagaimana kerja dilakukan dalam entiti. Pemetaan membolehkan pemimpin perniagaan melihat apa yang sedang berlaku sekarang untuk menentukan di mana perubahan dapat mencegah redundansi, menjimatkan wang, dan meningkatkan aliran kerja. Peta pada dasarnya adalah gambaran bagaimana sesuatu berlaku. Walaupun memetakan proses anda memerlukan masa dan usaha, ganjaran dalam peningkatan kualiti hampir selalu menghasilkan pulangan pelaburan (ROI) yang positif.

Jenis Proses Peta yang berbeza

1. Ringkas (Tahap Rendah)
2. Atas Bawah
3. Fungsi Lintas (Jalur Berenang)
4. Terperinci
5. Aliran Kerja Dengan Gambar
6. Aliran Proses Yang Dihasilkan
7. Tahap Sistem

Peta sederhana (tahap rendah).

1. Ringkas (Tahap Rendah)

Sebilangan besar proses perniagaan asas dapat ditunjukkan dengan peta yang sangat mudah. Peta-peta ini digunakan untuk menunjukkan prosedur sehari-hari yang memastikan perniagaan tetap beroperasi. Sangat sedikit simbol yang diperlukan supaya sesiapa sahaja dapat melakukannya.

• Anak panah cenderung mengalir dalam satu arah.
• Proses ditunjukkan oleh simbol aliran proses segi empat sama.
• Titik keputusan ditunjukkan dengan jelas oleh berlian dalam aliran ini.

Peta dapat digabungkan dengan penyambung sehingga pembaca dapat melihat bagaimana satu set proses mengalir ke proses yang lain. Apabila perniagaan didokumentasikan dengan baik, setiap aliran proses harus terhubung ke satu atau lebih aliran proses kerana tidak ada tindakan perniagaan yang harus berdiri sendiri.

Peta atas ke bawah.

2. Atas Bawah

Peta atas ke bawah hanya menggunakan satu simbol untuk mendokumentasikan proses dan langkah-langkah yang menyokongnya. Perkara keputusan tidak termasuk. Proses yang didokumentasikan dengan aliran ini sangat mudah dan bergerak hanya dalam satu arah. Kekuatan aliran ini adalah kemampuan untuk menghubungkan langkah-langkah yang sesuai dengan setiap proses. Pembaca dapat menggunakan aliran ini untuk mengenal pasti cara untuk membuat kecekapan dalam proses kerja standard dengan mengkaji langkah-langkah untuk usaha yang digandakan dan langkah yang tidak perlu.

Peta lorong berenang.

3. Fungsi Lintas (Jalur Berenang)

Peta fungsional silang disebut Jalur Berenang kerana garis mendatar yang digunakan untuk memisahkan kawasan fungsional yang menyerupai jalur berenang di kolam. Peta ini sering digunakan untuk menunjukkan proses yang mewakili kerja, keputusan, dan data ketika setiap proses beralih dari satu kawasan fungsional ke kawasan yang lain. Peta-peta ini mungkin ringkas atau terperinci.

Aliran proses Swim Lane sering digunakan untuk membantu mencungkil leher botol dan sekatan jalan raya. Dengan menggunakan peta ini, lebih mudah untuk menunjukkan cara aliran maklumat dan data yang lebih baik dapat membantu perniagaan beroperasi dengan lebih cekap dan berkesan. Peta ini sangat popular untuk pensijilan ISO.

Peta terperinci.

4. terperinci

Seperti peta proses yang mudah, peta proses terperinci menggunakan simbol untuk menunjukkan proses yang lebih rumit dengan lebih terperinci. Peta ini menggunakan pelbagai simbol untuk memisahkan proses, sub proses, dokumentasi, data dan sebagainya secara visual.

Sekali lagi, peta dapat digantung bersama penyambung untuk menunjukkan bagaimana setiap proses mengalir ke proses yang lain. Legenda sering digunakan untuk membantu pembaca mengikuti peta dengan lebih baik. Gunakan aliran ini untuk mendokumentasikan proses pembuatan, pengedaran, kejuruteraan, teknikal, dan perniagaan yang lebih rumit. Peta ini sangat baik untuk pensijilan ISO 9000.

Peta aliran kerja dengan gambar.

5. Aliran Kerja Dengan Gambar

Gambar rajah aliran kerja melambangkan simbol peta standard untuk gambar yang lebih mesra. Mereka sering digunakan untuk menunjukkan proses bagi penonton yang tidak terbiasa dengan teknik aliran proses. Simbol mesti digunakan secara konsisten. Mengekalkan legenda membantu. Peta ini sering digunakan dalam sesi latihan.

6. Aliran Proses yang Diberi

Peta yang dibuat melangkah lebih jauh daripada diagram alur kerja untuk menjadikan peta ramah dengan menambahkan warna dan memisahkan maklumat ke dalam kawasan yang bersempadan. Aliran pelbagai proses sering didokumentasikan pada peta yang sama.

Peta ini agak rumit. Setiap aliran didokumentasikan dalam warna yang berbeza untuk memudahkan pembaca mengikuti setiap aliran. Legenda membantu pembaca menentukan makna simbol. Data ini paling sering digunakan untuk memetakan aliran data kerana menyokong proses perniagaan dalam organisasi.

Peta peringkat sistem.

7. Tahap Sistem

Peta tahap sistem menunjukkan tahap proses perniagaan tertinggi dalam organisasi. Peta ini digunakan untuk menunjukkan kitaran perniagaan. Kitaran seperti aliran tunai, pesanan untuk pemenuhan, pengeluaran, pembangunan sistem dan lain-lain dapat dilihat menggunakan peta jenis ini. Pelbagai simbol dan anak panah menunjukkan aliran aktiviti, susunan proses, bersama urutan dan interaksi tahap tinggi antara bidang perniagaan. Peta proses lain sering digulung ke peta peringkat tinggi.

Pasukan pengurusan menggunakan peta ini untuk lebih memahami organisasi dan interaksi bahagian atau keseluruhan syarikat. Peta sistem juga sering diperlukan untuk mendapatkan sijil ISO 9001.