9 Kawasan pengurusan projek (dan mengapa ia penting)

Perkara Kejayaan Projek

Hakikatnya, dalam kehidupan dan perniagaan, kebanyakan projek gagal. Tetapi kejayaan itu penting. Setiap kali projek gagal, masa dan wang dibazirkan. Kadang-kadang, nyawa hilang, seperti dalam misi penyelamatan setelah taufan atau bencana alam lain.

Terdapat dua jenis projek. Salah satunya, menurut guru perniagaan Joseph M. Juran, "Masalah yang dijadwalkan untuk diselesaikan." Sekiranya projek seperti ini gagal, semua masa, usaha dan wang terbuang, dan masalahnya masih ada pada kita. Jenis projek lain adalah usaha untuk mengubah mimpi menjadi kenyataan. Apabila projek jenis ini gagal, impian tidak akan pernah menjadi kenyataan. Sebagai contoh, awal bulan ini, syarikat yang mempunyai visi hebat menutup pintunya. Saya tahu dua puluh orang kehilangan sebahagian besar pendapatan mereka, dan ada ratusan yang lain. Dan syarikat itu menolong ribuan, tetapi ia hilang.

Faktanya adalah, lebih dari separuh projek gagal - dan itu merujuk kepada projek yang dirancang dengan baik dan dikendalikan dengan baik, dan merangkumi, dalam kejayaan, projek yang dihantar lewat dan melebihi anggaran. Tahap kejayaan sebenar - projek yang memberikan hasil yang boleh diterima atau luar biasa tepat pada waktunya dan di bawah anggaran, hampir tidak ada.

Kita boleh melakukan yang lebih baik. Kami melakukannya dengan memperhatikan semua bahagian projek, iaitu dengan menguruskan sembilan bidang pengurusan projek yang berlaku untuk projek kami.

Dalam artikel ini

Kami akan melihat:

• Definisi kejayaan projek
• Cara menentukan matlamat projek
• Sembilan bidang pengurusan projek
• Bagaimana saya menerapkan bidang-bidang ini dalam senario contoh kehidupan nyata
• Tiga fasa projek, termasuk persiapan, pelaksanaan, dan tindak lanjut

Matlamat: Kejayaan Projek

"Kejayaan projek" terdengar seperti matlamat yang sangat kabur. Sebenarnya, ia tidak kabur, tetapi terlalu umum.

Kami dapat membuatnya dengan spesifik untuk setiap projek. Dan, sebenarnya, definisi spesifik mengenai matlamat projek adalah langkah pertama untuk menjayakan projek. Institut Pengurusan Projek (PMI) secara formal mendefinisikan sebuah proyek sebagai "usaha sementara yang dilakukan untuk membuat produk, perkhidmatan, atau hasil yang unik." Unsur utama adalah:

• Setiap projek adalah sementara. Ia tidak akan berterusan selama-lamanya. Ia akan bermula pada tarikh tertentu, dan berakhir pada tarikh kemudian.
• Setiap projek adalah unik. Setiap projek memberikan beberapa hasil baru, baru dan berbeza.
• Setiap produk memberikan beberapa hasil tertentu apabila selesai.

Menentukan Matlamat Projek

Berikut adalah beberapa contoh matlamat projek:

• Kami akan mengadakan perkahwinan yang indah dengan 300 tetamu pada 20 Jun.
• Jambatan empat lorong baru antara Pulau Marcos dan daratan akan dibuka untuk lalu lintas kenderaan pada 30 November dengan kos di bawah $ 4 juta.
• Perisian terbaru dari perisian Amazing Planning kami, versi 10.0, akan dikeluarkan pada 20 Ogos dengan harga $ 29,99 dengan semua bug yang diketahui dari ujian beta diperbaiki dengan kos pembangunan di bawah $ 50,000.

Seperti yang anda lihat, projek adalah peribadi dan juga untuk perniagaan. Anda juga akan melihat bahawa definisi projek yang baik merangkumi apa yang akan disampaikan, kapan, dan berapa harganya. (Ada kos untuk perkahwinan, tapi itu peribadi. Saya tidak memasukkannya kerana itu bukan urusan anda.)

Contoh-contoh ini menggambarkan tiga bidang pertama projek yang mesti kita uruskan.

• Skop adalah perkataan yang menarik untuk apa yang kita buat.
• Alamat masa: bila projek akan dimulakan; apabila ia akan selesai, memberikan hasil; tempoh dari awal hingga akhir; dan jumlah usaha (jam kerja) kerja.
• Kos adalah definisi berapa kos projek.

Ini adalah tiga bidang pertama projek yang kami tentukan, dan kami memanggilnya faktor Hasil (r) kerana dapat diukur dari segi hasil yang jelas dan dapat ditentukan. Untuk ruang lingkup, sama ada matlamat tercapai, atau tidak. Berkenaan dengan masa: Sama ada satu masa, atau terlambat. Berkenaan dengan kos: Sama ada kami tinggal dalam anggaran, atau menghabiskan anggaran. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai faktor hasil ini, dan mengapa ia disebut The Iron Triangle, anda dapat membaca Cara Menyusun Rancangan Pengurusan Projek.

Tetapi faktor hasil (r) tidak mencukupi. Sekiranya kita hanya menggunakan tiga elemen ini, projek kita akan gagal.

Apakah Sembilan Kawasan Pengurusan Projek?

Skop, Masa, Kos, Risiko, Kualiti, Komunikasi, Sumber Manusia, Perolehan, Integrasi

Contoh Kehidupan Sebenar: Perjalanan Sehari

Sejak bertahun-tahun yang lalu, saya dan isteri mempunyai hari yang sangat menyeronokkan. Sebagai pengurus projek, saya ingin mengatakan bahawa ini kerana saya menguruskannya sebagai projek. Bagaimanapun, ini adalah contoh yang baik bagaimana kejayaan projek bergantung pada lebih daripada tiga faktor hasil (r): skop, masa, dan kos.

Rancangan kami adalah untuk mengambil hari Sabtu pada bulan Jun, dan memilih lychees (kami suka buah lychee) di ladang lychee pilihan anda sendiri kira-kira satu jam di utara tempat kami tinggal. Kami mahu membawa pulang lima paun leci, yang cukup untuk bertahan sepanjang musim panas. Lychees berharga $ 4 / paun, dan gas untuk perjalanan adalah sekitar $ 10, jadi total kos projek adalah $ 30.

Keputusan Bergantung pada Proses

Kedengarannya sederhana. Sebilangan besar projek terdengar sederhana. Tetapi apabila anda berhenti dan berfikir berapa banyak perkara yang salah, itu menceritakan kisah yang berbeza. Berikut adalah banyak perkara yang boleh menjadi salah, disusun untuk menggambarkan sembilan bidang pengurusan projek.

• Skop. Sekiranya kita tersesat, dan tidak pernah menemui ladang lychee - tidak ada leci!
• Masa. Sekiranya kita mula terlambat, kita akan tiba di tengah hari. Memetik lychees di bawah terik matahari sama sekali tidak menyeronokkan. Dan, untuk perjalanan sehari, tidak menyenangkan adalah kegagalan projek!
• Kos. Alamak! Limau adalah buah yang sangat sensitif. Mereka memerlukan lebih sejuk dan sedikit ais, atau mereka akan menjadi teruk sebelum kita pulang. Tambahkan $ 5 untuk penyejuk Styrofoam, dan $ 1 untuk ais.
• Risiko. Bagaimana jika kereta rosak - hari yang menyedihkan! Selaraskan dan periksa sebelum kami pergi.
• Kualiti. Pilih dengan berhati-hati! Kami mahu membawa pulang hanya leci terbaik.
• Komunikasi. Di dalam kereta, setengah jam dari rumah. "Sayang, ada peta?" "Apa! Saya rasa kamu punya peta?"
• Sumber Manusia. "Sayang, masa untuk bangun dan memilih leci?" "Anda pergi, saya tidak merasa seperti itu. Selain itu, rakan saya Barbara membawa saya keluar untuk makan siang." Perjalanan sehari baru bertukar menjadi perceraian!
• Perolehan. Panggilan telefon pada awal pagi Sabtu. "Tuan Kemp, terima kasih banyak kerana membawa kereta anda masuk untuk penyesuaian semalam. Sayangnya, kami mendapat sokongan, dan kami belum mula mengerjakannya." "Tapi itu seharusnya dilakukan semalam!" "Saya faham, tuan, tapi sebenarnya kami melakukan yang terbaik. Kereta anda sepatutnya tersedia kira-kira pukul lima petang ini. Terima kasih kerana memilih Pusat Servis Kereta yang Laju & Boleh Dipercayai!" Tanpa kereta, tiada perjalanan, tidak ada leci!
• Kesepaduan. Kami berjalan kembali ke kereta dengan leci kami. "Sayang, mana yang lebih sejuk?" "Saya membayarnya, saya fikir anda membawanya keluar dari kedai." "Aku membawanya keluar dari kedai dan kamu memasukkannya ke dalam bagasi." "Tidak, aku membuka kopernya. Kukira kau memasukkan peti sejuk." "Tetapi anda menutup bagasi." "Saya menutup bagasi kerana saya fikir anda memasukkan peti sejuk." "Tidak, saya meletakkan pendingin di tanah, kerana anda tidak membuka bagasi dengan cukup cepat." "Oleh itu, anda mengatakan bahawa salah saya kerana anda meninggalkan peti sejuk di tempat letak kereta kedai runcit!" Tidak lebih sejuk; lychees panas; isteri yang marah.

Seperti yang anda lihat, banyak perkara boleh menjadi salah dalam proses perjalanan sehari sahaja. Berapa banyak lagi yang boleh berlaku pada projek perniagaan bernilai $ 10,000 atau sepuluh juta dolar!

Sekiranya kita melihat dengan jujur, masalah seperti ini berlaku pada setiap projek sepanjang masa. Itulah sebabnya mengapa kebanyakan projek gagal. Tetapi kejayaan lebih mudah daripada yang anda fikirkan - jika anda memperhatikan kesemua sembilan bidang.

Project Lychee: Keseronokan dan Kejayaan!

Inilah rupa buah lychee. Masing-masing sedikit lebih besar daripada anggur.

Wah! Rumah Api! Mari pergi!

1/8

Leci dan Rumah Api