Isi kandungan:
Lima petua dan trik untuk mengurangkan kos (untuk pemilik perniagaan)
Marten Bjork melalui Unsplash.com
Dalam ekonomi ini, CEO berusaha untuk mencapai dua perkara: meningkatkan pendapatan dan mengurangkan kos. Berjaya menguruskan dua bidang ini, hasil dan kos, menghasilkan keuntungan yang meningkat. Menguruskan hanya satu dan mengabaikan yang lain sering bermaksud sakit kepala dan tekanan, dan dalam beberapa kes menutup pintu.
Mudah bagi CEO dan pemilik perniagaan untuk memberi tumpuan kepada peningkatan pendapatan. Meningkatkan pendapatan bermaksud mengerjakan tugas-tugas yang penting dalam misi, atau dengan kata lain, mengerjakan tugas yang "adalah perniagaan": iaitu, membangun widget yang lebih baik, menjual akaun besar, dan mencari atau meningkatkan kelebihan daya saing.
Bagi banyak orang, mengawal dan mengurangkan kos adalah pemikiran semula, kadang-kadang gangguan. Kos yang berkaitan secara langsung dengan pendapatan biasanya dipantau dengan teliti. Ini termasuk kos bahan, penjualan, dan tenaga kerja. Walau bagaimanapun, beberapa kos yang berkaitan dengan "menjalankan perniagaan" seperti fungsi perakaunan (misalnya, gaji, A / P, A / R), pengurusan sumber manusia, dan pengurusan rekod dapat diabaikan dengan mudah.
Tidak mengawal atau memantau kos tidak langsung ini biasanya menimbulkan masalah bola salju, seperti peningkatan sampah, risiko penipuan, kenaikan kos buruh, dan biaya peluang yang lebih tinggi. Berikut adalah lima cara seorang CEO atau pemilik perniagaan dapat mengurus dan mengurangkan kos tidak langsung mereka dengan lebih baik.
1. Gunakan "Kaedah" pada Madness
Salah satu perkara pertama yang perlu dilakukan untuk mengawal aktiviti yang anda atau perniagaan anda lakukan adalah dengan menerapkan metodologi atau sistem untuk aktiviti tersebut. Sebagai contoh, daripada hanya mencampurkan tumpukan kertas secara rawak dan tidak tersusun setiap kali anda mencari sesuatu yang spesifik, anda mungkin menyusun kertas mengikut abjad mengikut topik. Melakukan ini membolehkan anda mencari dengan lebih pantas apa yang anda cari setiap kali anda mengakses timbunan kertas itu.
Menerapkan sistem abjad kertas bermaksud anda dapat mencari perkara dalam hitungan detik dan bukannya beberapa minit. Gandakan penjimatan itu setiap kali anda mencari sesuatu, dan kemudian hitung kos masa anda, dan anda mula melihat sesuatu yang semudah kertas huruf dengan huruf boleh menjimatkan wang anda.
Makalah abjad adalah contoh yang dapat dihubungkan oleh semua orang yang menggambarkan ketidakcekapan menyerang pekerjaan tanpa proses di tempat yang membantu memudahkan fungsi pekerjaan.
Menerapkan kaedah standard untuk aktiviti perniagaan disebut "pengurusan proses perniagaan" atau BPM. Dengan menggunakan contoh di atas, kertas tidak mengikut abjad secara ajaib, jadi proses perlu dibuat untuk memastikan bahawa kertas disimpan dalam keadaan abjad.
2. Automasi
Mengautomasikan proses boleh menjadi salah satu kaedah terpantas untuk mengurangkan kos. Betul, kos. Sekiranya dilakukan dengan betul, automasi dapat mengurangkan lebih daripada sekadar kos buruh. Automasi juga dapat mengurangkan kos pemulihan kecacatan dengan menghapus kesalahan manusia (dan pemboleh ubah lain) daripada proses. Automasi juga akan membantu membuang sampah dan menggunakan sumber dengan lebih cekap.
Untuk menjelaskan maksud mengurangkan kos buruh - automasi tidak semestinya anda dapat melakukan pengurangan kekuatan secara besar-besaran. Ini bermaksud pekerja anda akan dapat memfokuskan usaha dengan lebih tepat dan menyelesaikan lebih banyak kerja dalam masa yang lebih singkat.
Automasi tidak bermaksud melaksanakan robot atau membelanjakan sejumlah besar modal untuk sistem komputer kompleks yang besar. Melaksanakan proses automatik semudah membangun makro dalam spreadsheet Excel, atau bisa sama kompleksnya dengan menerapkan platform pencitraan dokumen yang sama sekali baru. Dalam mana-mana kes, mirip dengan menerapkan "kaedah untuk kegilaan," anda harus dapat mengenal pasti di mana masa dan / atau bahan disimpan dan menerjemahkannya menjadi dolar.
3. Teknologi
Teknologi adalah kaedah untuk automasi tetapi tidak boleh dikelirukan dengan automasi. Seperti yang dinyatakan di atas, automasi mungkin semudah menggunakan Excel untuk menghitung penggunaan bahan atau pangkalan data Access untuk menerapkan sistem pelacakan aliran kerja yang sederhana. Teknologi membolehkan anda menangkap maklumat pada skala yang tidak dapat dicapai dalam proses manual.
Menggunakan teknologi yang tepat untuk pekerjaan yang betul harus meningkatkan kualiti, meningkatkan kelajuan, dan mengurangkan pembaziran. Teknologi tidak boleh dibatasi kerana hanya mesin yang berfungsi melalui langkah-langkah peningkatan proses, ia juga dapat digunakan untuk memperkenalkan pekerjaan ke dalam sistem (misalnya, mengimbas dokumen kertas atau menerima e-mel) dan keluar dari pekerjaan dari sistem (mis., pemenuhan cetakan atau antara muka data output).
Teknologi yang tepat akan menjadikan kehidupan lebih mudah bagi pekerja anda dan mula mengumpulkan maklumat berharga mengenai seberapa baik syarikat anda menjalankan proses teras dan pentadbirannya.
4. Pemantauan
Maklumat adalah kunci untuk proses penambahbaikan. Tidak masalah sama ada maklumat itu dikumpulkan melalui proses automatik atau jika maklumat itu disusun menggunakan teknologi. Yang penting ialah anda mempunyai maklumat di hujung jari anda, sehingga anda dapat mengenal pasti corak dan trend utama untuk menentukan lintasan kos untuk proses anda. Sebagai CEO, anda sudah biasa melakukan pemantauan jenis ini dengan data kewangan, data pasaran, dan ketika membaca petunjuk prestasi utama perniagaan teras anda.
Maklumat mengenai semua proses dalam perniagaan anda harus tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan dalam organisasi anda. Ini membolehkan pihak berkepentingan (misalnya, pengurus pejabat, pengurus pembelian, pengurus gudang, dll.) Untuk melakukan analisis yang sama seperti yang anda lakukan untuk perniagaan anda secara keseluruhan, tetapi pada tahap yang sesuai dengan bidang tanggungjawab mereka. Kini pihak berkepentingan anda diberi kuasa untuk membuat keputusan tepat mengenai perubahan proses yang bermakna. Mereka dapat melihat faedah (atau kekurangannya) dari perubahan tersebut, memulakan proses penghapusan kerosakan dan kos proses.
5. Pemilikan
Sekarang pihak berkepentingan anda mempunyai maklumat untuk memantau prosesnya, mereka akan mulai merasa lebih banyak tanggungjawab dan pemilikan, bukan sekadar mengurus status quo. Memproses kepentingan pihak berkepentingan yang merasa mereka menyumbang kepada kesejahteraan syarikat menghabiskan lebih banyak masa secara strategik memikirkan bagaimana mereka dapat menjimatkan masa, wang, dan sumber lain organisasi; dan bukannya menguruskan krisis dan kos yang berlebihan.
Kadang-kadang sukar bagi seorang CEO untuk melepaskan kawalan terhadap proses tertentu. Berapa kali anda mengatakan, "Semua perbelanjaan melebihi $ 1000 mesti mendapat persetujuan saya," atau "Saya mesti menyetujui semua syarat pengambilan pekerja baru"? Melakukan ini melambatkan ketangkasan syarikat anda; membiarkan pengurus anda melakukan pekerjaan mereka, membolehkan anda melakukan tugas anda. Melepaskan hak milik kepada pengurus anda jauh lebih mudah dilakukan ketika kaedah, teknologi, dan pemantauan dilakukan.
Kesimpulannya
Selalu ada kos untuk mengubah cara perniagaan anda berjalan (iaitu, melaksanakan perubahan proses). Sebarang perubahan dalam proses sekurang-kurangnya memerlukan analisis kos / faedah yang cepat. Semakin besar perubahan, semakin mendalam analisisnya. Menganalisis perubahan proses boleh menjadi usaha yang rumit. Menghitung penjimatan kos di kawasan seperti sampah dan kualiti boleh menjadi lebih sukar daripada yang terdapat dalam masa dan sumber.
Melaksanakan kaedah, automasi, teknologi, pemantauan, dan pemilikan membawa Anda lebih dekat untuk dapat mengenal pasti kos peningkatan yang sebenarnya dengan memberikan anda maklumat yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut. Peningkatan proses biasanya memerlukan masa, dan dalam beberapa kes, kos penambahbaikan proses dimuatkan dalam projek. Jangan lupa matlamat jangka panjang dan tinggalkan projek penambahbaikan proses terlalu cepat.
Kaedah mengurus kos ini diuji masa. Terdapat banyak metodologi di pasaran yang dapat anda laksanakan serta penyelesaian perisian / perkakasan yang akan memberi anda maklumat yang diperlukan untuk menjalankan perniagaan anda dengan lebih berkesan. Sebagai CEO, terserah kepada anda untuk memulakan proses perubahan.