Peraturan keemasan organisasi pejabat

Pejabat yang teratur bermaksud minda yang teratur. Teruskan membaca untuk mengetahui petua organisasi yang hebat.

Canva.com

Kami mungkin telah mengurangkan jumlah kertas yang kami tangani, tetapi itu tidak menjadikannya lebih mudah untuk menyulap semua tuntutan yang bersaing pada masa kami. Sebenarnya ia lebih sukar, kerana "kertas kerja" terdapat dalam pelbagai format. Walau bagaimanapun, jika anda ingin mengatur kerja anda, peraturan keemasan tetap berlaku.

Peraturan Emas Menyusun Kerja Anda

1. Kendalikan setiap kertas, e-mel atau mesej telefon hanya sekali
2. Apabila anda sudah selesai, failkan di tempat yang betul.
3. Apabila selesai sepenuhnya, tong sampah atau arkibkannya.

Sudah tentu, dalam kehidupan nyata, seringkali sukar untuk mencapai tujuan tersebut. Tetapi hanya dengan mematuhi peraturan, anda akan menjadikan hidup anda lebih mudah.

Peraturan Emas: Mengendalikan Setiap Item Hanya Sekali

Semasa anda sibuk, menggoda untuk meletakkan bil atau apa sahaja dan mengatakan anda akan "mendapatkannya kemudian". Kenyataannya, anda sudah melihatnya, jadi anda sudah terganggu. Menjadi lebih berkesan untuk melakukan sesuatu dengan melakukan sesuatu, daripada menutupnya atau meletakkannya.

Saya tahu, anda akan mengatakan, "tetapi saya harus pergi ke bank / masuk internet / pergi ke Pejabat Pos untuk membayar bil ini, dan saya tidak dapat melakukannya sekarang." Saya mengerti - tetapi idenya adalah sejauh mungkin untuk mencapai tujuan itu, walaupun itu hanya langkah kecil.

Pilihan 1 - Lakukan Langkah Kecil Ke Depan

Katakan anda mesti pergi ke Pejabat Pos untuk membayar bil ini. Sekiranya demikian, masukkan wang ke dalam beg tangan anda, jadi apabila anda seterusnya membeli-belah, anda tidak boleh melupakannya. Atau jika anda perlu masuk internet, masukkan bil komputer. Anda mungkin mempunyai dulang pemfailan untuk "perkara yang perlu dilakukan", atau mungkin anda hanya akan meletakkan tagihan di atas papan kekunci, jadi anda tidak akan ketinggalan pada kali anda log masuk. Sekiranya e-mel atau mesej, pindahkan ke folder "yang perlu dilakukan" atau tambahkan peringatan.

Pilihan 2 — Perwakilan

Sekiranya orang lain perlu melakukan sesuatu dengan dokumen itu, pasti ada beberapa minit untuk menghubungi atau menghantar e-mel kepada orang itu dengan segera , tidak kira betapa sibuknya anda. Itu bermaksud semasa anda sibuk, orang lain sudah menyelesaikan masalahnya — kemajuan sedang dicapai.

Petua!

Setelah selesai dengan dokumen, jangan tinggalkan di tempat yang anda dapatkan: biasakan menyimpannya dengan segera, dan di tempat yang tepat.

Bagaimana jika Anda Tidak Mempunyai "Tempat Yang Betul"

Sekiranya anda tidak mempunyai "tempat yang betul", aturkan sesuatu sekarang! Anda memerlukan "tempat yang betul" untuk item yang sudah anda siapkan, dan tempat yang sesuai untuk item yang masih perlu anda bertindak.

Ini mungkin semudah fail konsertina (fail kadbod besar dengan beberapa slot, salah satu untuk setiap huruf abjad, atau dengan label yang boleh anda tentukan sendiri). Walaupun semua yang anda boleh uruskan adalah kotak kadbod berlabel "bil", yang lain berlabel "cukai", pastikan anda mempunyai sesuatu.

Petua!

Ingat, kadang-kadang "tempat yang betul" adalah tong sampah. Anda tidak perlu menyimpan semuanya!

Anda Tidak Perlu Mengekalkan Bil Isi Rumah Tangga

Kecuali anda menjalankan perniagaan dari rumah dan tidak perlu menuntut cukai, anda tidak perlu menyimpan bil isi rumah selama-lamanya. Bil elektrik, gas, dan telefon dapat dibuang sebaik sahaja anda menerima bil bulan berikutnya, dan anda dapat melihat mereka telah menerima pembayaran anda. Satu-satunya alasan untuk menyimpan bil utiliti adalah jika anda ingin memantau penggunaannya, dan sekarang banyak pembekal dapat memberi anda maklumat ini secara dalam talian atau atas permintaan.

Sekiranya anda fikir anda mungkin ingin memohon pinjaman dalam masa terdekat, simpanlah penyata bank selama enam bulan, kerana bank mungkin mengenakan bayaran untuk mencetak semula untuk anda. Jika tidak, setelah anda menyemak pernyataan dan mengetahui ia betul, tidak ada nilai untuk menyimpannya, melainkan anda memerlukannya untuk pegawai cukai. Perkara yang sama berlaku untuk slip gaji - periksa peraturan cukai tempatan anda.

Pengarkiban

Apabila anda sudah selesai dengan dokumen tetapi perlu menyimpannya, kaedah yang paling menjimatkan adalah sampul surat.

Sampul surat besar mengambil ruang yang jauh lebih sedikit daripada folder kadbod atau pengikat cincin, jadi ini adalah kaedah paling efisien untuk menyimpan dokumen yang harus anda simpan, tetapi jarang perlu dilihat. Mereka juga murah! Anda boleh menyimpan sampul surat anda dalam beg pakaian lama atau di dalam kotak penyimpanan hiasan dari alat tulis anda.

Apabila anda selesai dengan projek apa pun, masukkan semuanya ke dalam sampul surat. Labelkan sampul surat dengan subjek dan tarikh dalam tulisan besar yang bagus, dengan pen tebal. Contohnya mungkin memohon gadai janji - setelah anda membuat semua dokumen, anda mungkin tidak akan melihat dokumennya lagi, anda hanya akan membayar ansuran. Oleh itu, masukkan semua surat peguam dan dokumen bank ke dalam sampul surat dan simpan di tempat yang selamat.

Folder besar mengambil terlalu banyak ruang

Bagaimana dengan Cukai?

Perkara yang sama berlaku untuk cukai. Anda mesti menyimpan maklumat mengenai cukai tahunan anda selama beberapa tahun (periksa keperluan tempatan anda), tetapi anda mungkin tidak akan melihatnya lagi kecuali anda diaudit. Masukkan cukai setiap tahun ke dalam sampul surat yang berasingan, labelkan dan letakkan.

Sekiranya anda mengikuti rutin ini, anda tidak akan memerlukan banyak ruang untuk menyimpan dokumen aktif anda, yang akan memudahkan anda kemas dan memfailkan perkara baru.

Petua!

Biasakan untuk menyemak fail anda pada akhir setiap tahun kewangan.

Setiap akhir tahun, bersihkan semua dokumen yang tidak anda perlukan pada tahun baru - samada sampulnya dan simpan, atau buangkannya. Lakukan perkara yang sama untuk komputer anda.

Dokumen akan lebih mudah difailkan dan dicari, dan pengarsipan "aktif" anda tidak akan memakan banyak ruang.

Disusun!