Jabatan sumber manusia: melakukan analisis pekerjaan - kebaikan dan keburukan

Tujuan khas analisis pekerjaan adalah untuk mengekalkan kakitangan semasa tanpa menyebabkan kerja yang berlebihan. Walau bagaimanapun, tujuan utama analisis pekerjaan adalah untuk menentukan perihal pekerjaan. Penerangan pekerjaan diperlukan untuk mengambil pekerja yang paling berkelayakan untuk jawatan tertentu. Setelah anda menyelesaikan analisis pekerjaan, anda akan lebih memahami tugas dan tanggungjawab yang diperlukan oleh sesuatu jawatan.

Ini dapat membantu pihak pengurusan menentukan sama ada menggaji pekerja sepenuh masa, sambilan, kontrak, atau sementara. Mengetahui kelemahan analisis pekerjaan juga akan membantu dalam melaksanakannya. Anda akan bersenjata untuk bertempur sekiranya berlaku pertembungan antara pekerja.

Artikel ini akan mengupas sejarah analisis pekerjaan, pelbagai perspektif analisis pekerjaan, definisi formal analisis pekerjaan, apabila ia dilakukan, mengapa ia dilakukan, kelemahan melakukan sesuatu, bagaimana menyelesaikan tugas (unik dan kaedah tradisional), dan pautan untuk maklumat lebih lanjut.

Michele Jones

Michele Jones

Teori analisis pekerjaan berasal dari dua ahli psikologi, Fredrick Taylor dan Lillian Moller Gilbreth, pada awal abad ke-20 (Muchinsky, 2012).

Bayangkan Diri Anda Sebagai Pekerja…

Awak sibuk. Anda mempunyai jadual penuh untuk hari itu. Anda selalu tahu bahawa anda dan pegawai mencatat beberapa maklumat yang sama, sehingga pekerjaan anda bertindih. Namun, anda juga tahu bahawa dengan sibuk membuat hari anda semakin cepat, jadi anda tidak pernah menunjukkan perkara ini.

Tiba-tiba, anda terganggu. Anda dipanggil ke dalam mesyuarat dan diberi arahan tentang bagaimana menyelesaikan bahagian analisis pekerjaan anda, yang mana dari apa yang anda fahami hanyalah kata-kata menarik untuk mengatakan apa yang anda lakukan pada siang hari.

Bahagian yang tidak selamat dari anda berfikir, “Mengapa mereka perlu tahu apa yang saya lakukan sepanjang hari? Saya menyelesaikan tugas, bukan? Adakah mereka berusaha mempelajari apa yang saya lakukan seharian sehingga mereka dapat menyerahkan tugas kepada orang lain? Adakah mereka sedang membiarkan saya pergi? Mungkin saya tidak harus benar-benar jujur. Mungkin saya harus menambah lebih banyak tugas pada syarat jawatan saya…

Bayangkan Diri Anda sebagai Wakil Sumber Manusia…

Lembaga Pengarah telah memutuskan bahawa ia mahu anda melakukan analisis pekerjaan terhadap semua pekerja di syarikat tersebut. Anda tahu banyak cara untuk menyelesaikan tugas ini, tetapi anda juga tahu ada perangkap yang terlibat.

Pada masa ini, isu-isu yang Anda hadapi dalam Sumber Manusia meliputi, perselisihan antara pekerja mengenai siapa yang bertanggung jawab atas siapa, perselisihan antara pekerja mengenai siapa yang bertanggung jawab untuk tugas mana, dan perselisihan di antara pekerja mengenai siapa yang mencapai pencapaian tersebut.

Dengan kata lain, anda boleh bertengkar di antara pekerja. Sudah tentu, ini adalah sebahagian daripada pekerjaan. Masalahnya adalah bahawa pertikaian ini secara langsung mempengaruhi tugas ini. Mencuba untuk mengetahui siapa pengawas yang "nyata", siapa yang melakukan tugas, dan siapa yang mencapai prestasi mana yang harus menjadi bagian dari analisis pekerjaan.

Salah satu kelebihan analisis pekerjaan adalah bahawa ia dapat membatasi pertengkaran politik dengan menjelaskan hubungan pelaporan dan bidang tanggungjawab, jadi masalah ini dapat menyelesaikannya dengan cara (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

Oleh itu, walaupun terdapat kelebihan dan tujuan penting analisis pekerjaan, kedua-dua pekerja dan penganalisis pekerjaan mungkin mempunyai masalah dengan tugas ini. Sama ada anda seorang pekerja atau penganalisis pekerjaan, cuba bayangkan sisi lain dari duit syiling untuk melihat apa kesulitan yang mungkin timbul.

Michele Jones

Apakah Analisis Pekerjaan?

Analisis pekerjaan adalah prosedur di mana Jabatan Sumber Manusia mengumpulkan, dokumen, dan menganalisis maklumat mengenai kandungan dan keperluan pekerjaan. Ini menunjukkan hubungan yang jelas antara tugas pekerjaan dengan pengetahuan, kemahiran, dan kebolehan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas (US Office of Personnel Management, 2007).

Untuk mendapatkan analisis yang tepat, Jabatan Sumber Manusia harus bergantung pada penyelia dan pekerja untuk memberikan analisis pekerjaan yang lengkap, carta organisasi jabatan, dan maklumat lain mengenai sebarang perubahan di jabatan yang telah mempengaruhi kedudukan tersebut.

Michele Jones

Bilakah Jabatan Sumber Manusia Selalunya Berharap untuk Melakukan Analisis Pekerjaan?

• Apabila penggabungan atau pengambilalihan berlaku
• Apabila syarikat baru mengambil alih syarikat lama
• Apabila syarikat melakukan penilaian prestasi
• Apabila perubahan dilakukan di syarikat

Michele Jones

Jabatan Tenaga Kerja Amerika Syarikat membuat pangkalan data 20,000 deskripsi pekerjaan berdasarkan analisis pekerjaan yang dilakukan oleh Jabatan Sumber Manusia. Pangkalan data dipanggil O'NET. Ia adalah percuma untuk mencari dan mengandungi Alat Eksplorasi Kerjaya yang membantu pengguna belajar mengenai kerjaya baru. Terokai kamus dalam talian tajuk pekerjaan (O'NET) yang dicipta oleh Jabatan Tenaga Kerja Amerika Syarikat hari ini untuk mengetahui lebih lanjut.

Michele Jones

Mengapa Analisis Pekerjaan Dilakukan?

1. Untuk mengenal pasti apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan berjaya dengan memahami:

• Bagaimana tugas itu dilakukan
• Apabila tugas pekerjaan diperlukan
• Siapa yang dipengaruhi oleh pekerjaan
• Apa kualiti yang diperlukan untuk melaksanakan tugas
• Fungsi dan tugas apa yang diselesaikan secara berkala
• Apa keperluan mental dan fizikal yang dianggap perlu

2. Untuk mengalokasikan semula, menghapuskan, menemui, atau membahagikan tanggungjawab dan tugas tambahan

3. Untuk membuat penerangan pekerjaan dan mendokumentasikan atribut kedudukan

4. Untuk membuat penambahbaikan untuk proses atau prosedur

5. Untuk mengembangkan prestasi pekerja yang lebih baik

6. Untuk menguruskan sistem latihan dan promosi dengan berkesan

7. Untuk membantu pekerja memaksimumkan bakat mereka dan memajukan kerjaya mereka

8. Untuk mencari kualiti pekerja yang terbaik untuk setiap jawatan tertentu

9. Untuk menentukan sama ada individu kurang upaya mampu melaksanakan tugas-tugas kedudukan dengan atau tanpa tempat tinggal khas

10. Untuk membantu pembelaan undang-undang mengenai pemilihan syarikat atau penghapusan pengisian jawatan; untuk maklumat lebih lanjut mengenai bagaimana analisis pekerjaan berkaitan dengan undang-undang, lihat laman web Suruhanjaya Peluang Pekerjaan Sama.

11. Untuk mengelaskan pekerjaan dengan betul dari segi tajuk dan julat gaji yang sesuai

Mengapa Terdapat Kekurangan untuk Analisis Pekerjaan?

• Setiap orang mungkin dilayan secara berbeza kerana mereka melakukan tugas yang berbeza.
• Ramai pekerja tidak suka menyesuaikan diri dengan persekitaran baru.
• Sikap mengganggu boleh berlaku jika orang merasa terancam dalam pekerjaan mereka.
• Kelayakan mental sukar dikesan kerana tidak dapat diperhatikan secara langsung.
• Setelah analisis selesai, dapat ditentukan bahawa beberapa posisi harus dihapuskan.
• Bias peribadi pihak penganalisis pekerjaan boleh memutarbelitkan data yang dikumpulkan.
• Sekiranya orang merasa tidak aman dalam kedudukan mereka sekarang, mereka mungkin memutarbelitkan kebenaran mengenai apa yang sebenarnya mereka lakukan dalam sehari.
• Analisis pekerjaan sangat memakan masa kerana maklumat tepat diperlukan.
• Sekiranya pekerja tidak memahami apa itu analisis pekerjaan, mereka mungkin tidak mengambil bahagian dengan cara yang berguna.
• Menyelesaikan analisis pekerjaan boleh menjadi sangat sukar sekiranya pekerjaan sering berubah.
• Menyelaraskan analisis pekerjaan yang komprehensif memerlukan banyak tenaga kerja dan kerjasama.

• Kisah Mengejutkan Kegagalan Menyelesaikan Analisis Pekerjaan

  Kisah ini adalah contoh kelemahan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan. Mengambil calon yang tidak memenuhi syarat untuk jawatan adalah akibat kegagalan syarikat ini untuk melakukan analisis pekerjaan yang berjaya.

Michele Jones

Bagaimana Analisis Pekerjaan Dilakukan?

Selalunya, Jabatan Sumber Manusia menggunakan kaedahnya sendiri untuk melakukan analisis pekerjaan untuk membuat penerangan pekerjaan yang seragam berdasarkan kaedahnya. Namun, ada cara lain yang dapat dilakukan analisis pekerjaan.

Terdapat banyak kaedah unik dan tradisional yang dapat dilaksanakan dalam melakukan analisis pekerjaan untuk memudahkan pekerja semasa prosedur ini. Enam contoh cara untuk melaksanakan tugas ini akan digambarkan di bawah.

Michele Jones

1. Penyertaan Pekerja

Minta setiap pekerja mengisi analisis pekerjaan. Semua pekerja mesti diminta untuk menyelesaikan analisis pekerjaan. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan atau masalah dalam mengisi analisis pekerjaan, Jabatan Sumber Manusia harus membantu setiap pekerja.

Ini akan memberi peluang kepada Jabatan Sumber Manusia untuk melihat di mana terdapat lebihan beban atau di mana tugas dapat dipindahkan. Jabatan boleh menganalisis maklumat yang diperoleh dari pekerja dan penyelia, dan menentukan sama ada perubahan perlu dilakukan.

Sekiranya kedudukan pekerja dianggap dihapuskan, biasanya adalah tujuan syarikat untuk mencari peranan yang berbeza untuk mereka, dan melatih mereka jika perlu. Syarikat yang baik harus percaya bahawa individu berbakat akan menyambut cabaran peranan baru, dan menikmati pertumbuhan kerjaya dengan tanggungjawab tambahan yang sesuai dengannya.

Michele Jones

2. Sistem Bonus

Setelah analisis setiap pekerjaan selesai, syarikat dapat memutuskan bonus harus dikeluarkan kepada mereka yang bertekad untuk memenuhi syarat. Kelayakan ini dapat ditentukan berdasarkan penilaian prestasi terkini penyelia dan jangka masa pekerja tersebut bekerja dengan syarikat. Jumlah peratusan bonus harus sama untuk semua pekerja yang layak.

Jadual bonus yang ditetapkan seperti ini akan memotivasi penyelia dan pekerja untuk berpartisipasi dengan senang hati dan gembira dalam analisis pekerjaan. Mereka mungkin menganggapnya sebagai peluang, bukan ancaman.

Seiring dengan jadwal bonus, sistem insentif dapat dibuat sehingga mereka yang terlepas dari bonus juga akan termotivasi. Pada dasarnya, sistem ini dapat memberi "harapan" kepada pekerja bukan bonus. Mereka dapat mengetahui mengapa mereka tidak menerima bonus dan apa yang dapat mereka lakukan pada masa akan datang untuk meningkatkan prestasi kedudukan mereka.

Michele Jones

3. Perincian Analisis Pekerjaan

Untuk mendapatkan analisis kedudukan yang tepat, pekerja mungkin perlu menyimpan jurnal aktiviti mereka selama beberapa hari untuk memerhatikan bagaimana mereka menghabiskan masa mereka di tempat kerja. Analisis pekerjaan juga harus disetujui oleh setiap penyelia.

Analisis harus menyenaraikan:

• Nama jabatan
• Ringkasan kedudukan keseluruhan tanggungjawab atau tujuan utama mereka
• Penjelasan terperinci mengenai semua tugas yang terlibat dalam melaksanakan kedudukan mereka
• Anggaran jumlah purata masa yang dihabiskan untuk melaksanakan setiap tugas seratus persen, menyusunnya mengikut urutan kepentingan
• Senarai pekerja yang kegiatannya diselaraskan dengan atau diselia
• Senarai yang mengenal pasti jenis tanggungjawab penyeliaan yang terlibat, seperti menugaskan pekerjaan, mengambil pekerja, atau memberikan penilaian prestasi

Penyelia harus menerangkan secara ringkas pengalaman minimum, pendidikan, dan sebarang perlesenan yang diperlukan untuk jawatan tersebut.

Michele Jones

4. Dua Pendekatan Analisis Pekerjaan

Dua pendekatan popular untuk analisis pekerjaan adalah berorientasikan tugas dan berorientasikan pekerja. Kaedah berorientasikan tugas tertumpu pada tugas-tugas yang terlibat dalam melaksanakan tugas. Kaedah berorientasikan pekerja berusaha untuk memeriksa kualiti manusia yang diperlukan agar dapat melaksanakan tugas dengan jayanya.

Ciri-ciri ini biasanya dikategorikan kepada empat bahagian yang disebut KSAO:

• Pengetahuan
• Kemahiran
• Keupayaan
• Lain (keperibadian, minat, dan pengalaman)

Michele Jones

5. Kaedah Analisis Pekerjaan

Beberapa kaedah untuk melakukan analisis pekerjaan merangkumi kaedah tradisional dan kaedah unik. Banyak Jabatan Sumber Manusia mempunyai kaedah mereka sendiri untuk melakukan analisis pekerjaan. Mereka mungkin ingin melakukan ini kerana cara mereka merancang untuk menggunakan analisis pekerjaan mereka.

Sebab utama melakukan analisis pekerjaan adalah dengan memberikan penerangan pekerjaan yang sesuai. Ramai pakar Sumber Manusia mahu semua deskripsi pekerjaan mereka serupa. Mereka mahu mereka mempunyai format yang sama dan dibuat dengan kaedah yang sama.

Kaedah Unik Melakukan Analisis Pekerjaan
Sampel kerja
Analisis latar belakang
Soal selidik
Pemerhatian - baik secara langsung dan tidak langsung
Temu ramah dengan pekerja atau penyelia
Penyiasatan kejadian kritikal
Buku harian kerja
Teknik Grid Repertori
Senarai semak
Analisis Tugas Hierarki

Apa itu PAQ? PAQ adalah instrumen analisis pekerjaan yang dilengkapkan oleh penganalisis pekerjaan profesional dan mengukur kesahan komponen pekerjaan yang terdapat dalam ujian kemampuan. Apa itu JASR? Kaedah ini berorientasikan tugas dan pantas.

Kaedah Tradisional Melakukan Analisis Pekerjaan
Temu ramah peribadi
Tinjauan
Penilaian kerja
Temu ramah telefon
Tinjauan prosedur dan proses
Soal Selidik Analisis Kedudukan (PAQ)
Temu ramah acara tingkah laku
Analisis Pekerjaan dengan Kepantasan Realiti (JASR)
Lembaran kerja analisis pekerjaan

Michele Jones

6. Proses Analisis Kerja 6 Langkah

Banyak syarikat menggunakan proses enam langkah dari segi melakukan analisis pekerjaan. Biasanya ia disusun seperti berikut:

1. Kumpulkan data dan tentukan cara menggunakannya dengan terbaik. Ini mungkin memerlukan penulisan deskripsi pekerjaan, menentukan standard prestasi, atau melakukan kajian pekerjaan lebih lanjut.
2. Senaraikan tugas dan kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dengan jayanya. Kaji carta organisasi dan carta proses.
3. Kenal pasti tugas kritikal atau pekerjaan perwakilan untuk analisis utama.
4. Menganalisis pekerjaan dengan mengumpulkan data mengenai aktiviti pekerjaan, keadaan kerja, dan kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Nilai kemampuan, mengenal pasti kecekapan mana yang paling penting.
5. Kaji kesimpulan dengan pekerja dan penyelia nya. Setelah disahkan, hapuskan tugas yang tidak berkaitan dengan kecekapan.
6. Mendokumentasikan semua penemuan, dan kembangkan deskripsi pekerjaan yang tepat dengan spesifikasi pekerjaan.

Michele Jones

Mungkin yang paling sukar, tetapi juga yang paling penting dalam melakukan analisis pekerjaan adalah membuat semua orang berada di dalamnya. Banyak pilihan diberikan dalam artikel ini untuk membimbing anda bagaimana mencapainya. Memo, perjumpaan rasmi, atau temu ramah satu-satu mungkin terbaik. Menjelaskan kepada peserta analisis pekerjaan sebab-sebab yang diselesaikan mungkin banyak membantu mereka memahami keputusan syarikat.

Demonstrasi O'NET - Analisis Pekerjaan

Rujukan

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF, & Shaw, JB (2006). Pengurusan Sumber Manusia (edisi ke-6). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psikologi diterapkan untuk bekerja. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Pejabat Pengurusan Personel AS. (2007). Buku panduan operasi pemeriksaan perwakilan: Panduan untuk pejabat pemeriksa agensi persekutuan. Diakses pada 30 November 2013 dari