5 Kesalahan yang menjengkelkan dalam penulisan perniagaan dan cara menghindarkannya

Komunikasi Bertulis Banyak Mengenai Anda

Nampaknya kerjaya anda tidak ke mana-mana? Adakah anda merasa seperti berada di tangga bawah tangga korporat? Sekiranya demikian, anda mungkin ingin melihat komunikasi bertulis anda dengan teliti. Kesalahan tanda baca dan tatabahasa yang menjengkelkan mungkin menghalang anda.

Penulisan perniagaan yang baik sangat penting di tempat kerja sekarang. Dalam tinjauan yang meminta majikan dan perekrut profesional menyenaraikan kualiti yang mereka cari pada pekerja, kemahiran menulis perniagaan yang berkesan berada di bahagian atas senarai. Majikan mahukan pekerja yang dapat menyampaikan maklumat secara teratur dan koheren, bebas dari kesilapan menulis yang cuai yang menghalangi komunikasi yang baik. Kata yang digunakan dengan tidak betul atau koma di tempat yang salah dapat menyampaikan sesuatu selain daripada mesej yang dimaksudkan. Kekurangan kejelasan dalam dokumen perniagaan boleh menyebabkan pelanggan tidak puas hati dan juga proses pengadilan.

Walaupun tanpa akibat undang-undang yang mengerikan, dokumen yang penuh dengan kesalahan tatabahasa dan tanda baca menunjukkan buruk kepada penulis. Penulisan yang lemah tidak dapat dipercayai dan meyakinkan. Itu tidak membangkitkan keyakinan. Ia menjengkelkan.

Selama lebih dari 20 tahun sebagai pengacara syarikat, saya telah mengkaji banyak komunikasi perniagaan. Saya telah melihat secara langsung bagaimana kesalahan umum dalam tatabahasa dan tanda baca mengakibatkan komunikasi terganggu, pelanggan yang terganggu, dan kerjaya yang terhenti. Berikut adalah senarai lima kesalahan yang paling menjengkelkan dalam penulisan perniagaan dan bagaimana anda dapat mengelakkannya.

1. Kerasulan yang Salah

Mungkin tidak ada kesalahan penulisan lain yang dapat menimbulkan respons kuku jari yang sama pada pembaca sebagai pembaca kerasulan yang salah, penggunaan bentuk posesif untuk menandakan lebih dari satu sesuatu. Kesalahan ini menjengkelkan kerana begitu meluas, dan tidak terhad kepada penulisan perniagaan. Anda semua pernah melihatnya:

• Saya ada pancake untuk sarapan.
• The Smith membeli sebuah kereta baru.
• Tahun 1960-an adalah satu dekad yang gila.

Walaupun terdapat wabak kerasulan yang kononnya menunjukkan jamak, hanya jamak yang memiliki sesuatu yang memerlukan apostrof, dan bahawa apostrof umumnya mengikuti huruf "s":

• Tekstur gebu lempeng
• Kereta baru The Smiths
• Pergolakan sosial tahun 1960-an

Hanya ada beberapa keadaan apabila dapat menggunakan apostrof untuk menandakan jamak. Dalam kes tersebut, kerasulan diperlukan untuk mengelakkan kekeliruan:

• Dia mendapat tiga A di kad laporannya. (Gunakan kerasulan untuk mengelakkan kekeliruan dengan kata "as.")
• Pesan lima # 371KV. (Gunakan tanda noktah untuk menunjukkan "s" bukan sebahagian daripada nombor siri.)

2. Kekeliruan Tentang Saya, Diri dan Saya

Berapa kali anda membaca komunikasi perniagaan yang menyimpulkan, "Sekiranya anda mempunyai pertanyaan, sila hubungi Jane atau saya sendiri"? Penulis sama ada cuba terdengar canggih dengan menggunakan "diriku" yang lebih elegan sebagai ganti "saya" atau, dengan Jane dalam campuran, bingung sama ada akan menggunakan "saya" atau "I" dan menetap "diriku". " Hasilnya adalah penyalahgunaan kata ganti nama diri refleksif yang menjengkelkan dan sangat biasa.

Anda boleh mengelakkan melakukan kesalahan yang sama dengan menerapkan ujian sederhana. Biarkan Jane keluar dari gambar dan lihat bagaimana ayat itu berbunyi. Adakah anda akan mengatakan, "Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, hubungi saya sendiri"? Tidak, anda akan berkata, "tolong hubungi saya." Betul? Sekiranya anda menggunakan "saya sendiri" dalam contoh ini, anda perlu terus membaca untuk mendapatkan bantuan tambahan dalam tatabahasa.

"Saya, saya, dan saya" adalah tiga kes yang berbeza dari kata ganti nama diri. Kes berubah bergantung pada apakah kata ganti berfungsi sebagai subjek atau objek ayat.

Untuk subjek ayat (kata nama yang memberitahu maksud ayat itu), gunakan "I":

• Saya menulis surat itu.

Untuk objek ayat (kata nama yang memberi makna kata kerja atau melengkapkan frasa preposisi), gunakan "saya":

• Sekiranya anda mempunyai soalan, anda boleh bertanya kepada saya.
• Soalan mungkin ditujukan kepada saya.

Sekiranya subjek tindakan dan objek tindakannya sama, gunakan kata ganti refleksif "saya":

• Saya melakukannya sendiri.
• Saya memandang diri saya di cermin.

Seperti anda memerlukan cermin untuk melihat diri anda, kata ganti refleks seperti "saya" (atau diri anda sendiri, dll.) Memerlukan kata nama atau kata ganti lain dalam ayat untuk mencerminkannya. Sekiranya tidak ada, gunakan kes subjektif (I) atau kes objektif (saya) yang sesuai.

3. Koma Rawak

Saya teragak-agak untuk menulis mengenai koma kerana ia boleh menjadi perkara yang sukar. Sebenarnya, saya dapat meneruskan beberapa perenggan mengenai sama ada koma harus muncul di antara perkataan "koma" dan "kerana" pada ayat sebelumnya. Tetapi saya tidak akan melakukannya, kerana masalah saya dengan koma lebih mendasar daripada sama ada koma harus digunakan sebelum gabungan yang menghubungkan dua klausa bebas. (Sekiranya anda tertanya-tanya, jawapan saya di sini adalah tidak; klausa pendek dan berkait rapat dengan pemikiran.)

Masalah yang paling menjengkelkan dengan koma adalah ketika mereka muncul secara rawak, dalam kalimat, di mana ia tidak diperlukan, dan tidak termasuk. (Ya, saya cuba mengemukakan maksud di sini.)

Saya tidak kisah jika anda menggunakan koma bersiri dalam ayat mudah atau tidak. Saya tidak akan terlalu sibuk dengan kekurangan koma antara kata sifat koordinat. Rakan-rakan saya di Britain memberitahu bahawa kami menggunakan terlalu banyak koma dalam bahasa Inggeris Amerika. Peraturan penggunaan Amerika yang menuntut mungkin merupakan sebab mengapa begitu banyak penulis perniagaan menggunakannya secara berlebihan.

Masalah dengan koma adalah memberitahu mata untuk berhenti membaca sebentar. Tidak mengapa apabila anda memerlukan jeda, seperti menarik nafas ketika bercakap. Tetapi koma yang tidak dijangka seperti cegukan. Mereka menjengkelkan.

Terdapat berpuluh-puluh peraturan tentang kapan menggunakannya, tetapi jika anda mengingatnya, ingatlah ini: Jika anda tidak dapat memikirkan sebab tertentu untuk menggunakan koma, jangan gunakannya.

Jangan sekali-kali menggunakan koma dalam situasi seperti ini:

• Antara kata deskriptif dan kata nama ia menerangkan: "Saya membaca huruf yang kurang ditulis." Tidak betul
• Antara subjek dan kata kerja: "Surat yang kurang ditulis, mengganggu saya." Tidak betul
• Antara dua klausa dengan satu subjek yang disatukan dengan kata hubung: "Saya membaca surat itu, dan membetulkan semua kesalahan tanda baca." Tidak betul
• Untuk menetapkan klausa yang membatasi (yang penting untuk makna kalimat): "Surat itu, yang mengilhami artikel ini, penuh dengan kesalahan tanda baca yang menjengkelkan." Tidak betul

4. Penyalahgunaan "Seperti"

Selalunya dalam perniagaan menulis frasa "seperti itu" digunakan sebagai cara yang lebih menarik untuk mengatakan "oleh itu," seolah-olah perkataan yang lebih formal diperlukan. Sebagai contoh, sepucuk surat mungkin menyatakan, "Surat-menyurat ini berfungsi sebagai pemberitahuan bahawa anda tidak mematuhi perjanjian kami. Oleh itu, anda mempunyai 10 hari untuk menyembuhkan mungkir atau perjanjian tersebut akan ditamatkan." Dalam contoh ini "seperti itu" digunakan sebagai pengganti "oleh itu" untuk bermaksud "dengan alasan itu" atau "akibatnya." Itu salah.

Digunakan dengan betul, frasa "seperti itu" merujuk pembaca kepada identiti, sifat, atau keupayaan kata nama atau frasa nama yang mendahuluinya:

• "Saya pelekat tatabahasa. Oleh itu, saya kesal apabila seorang penulis menggantung diri." Betul

Untuk mengelakkan penggunaan "seperti itu" secara tidak betul, tanyakan pada diri sendiri, "seperti apa?" Sekiranya kata nama anteseden sesuai, penggunaannya betul:

• "Sebagai pelekat tatabahasa, saya merasa kesal ketika seorang penulis tergantung." Betul

Sekiranya "seperti itu" tidak merujuk pembaca pada kata nama sebelumnya, penggunaannya tidak betul:

• "Kerana dia tidak memperhatikan aturan tata bahasa, penulis menggantungkan partisipasinya. Dengan demikian, dia mengganggu pembacanya." Tidak betul

Tanya sama ada anda boleh menggantikan "seperti" dengan kata nama atau frasa nama anteseden yang berdekatan:

• Sebagai peraturan tatabahasa, dia mengganggu pembacanya.
• Sebagai penulis, dia mengganggu pembacanya.
• Semasa mengambil bahagian, dia mengganggu pembacanya.

Sekiranya penggantian tidak masuk akal atau, dalam contoh kedua, tidak sepenuhnya menyampaikan maksud yang dimaksudkan, penggunaan "seperti itu" tidak wajar. Untuk mengelakkan mengganggu pembaca anda, gunakan "oleh itu" atau ganti frasa peralihan dengan kata atau frasa yang lebih bermakna.

5. Penggunaan "Kata Kerja" yang Tidak Betul

Yang ini bukan soal tatabahasa atau tanda baca, tetapi penyalahgunaan umum tetapi misteri kata yang tidak memuji. Sebagai pengacara korporat, saya akan menerima e-mel hampir setiap hari yang mengatakan sesuatu seperti ini, "Bolehkah anda menyemak perkataan dalam perenggan kedua dokumen yang dilampirkan dan beritahu saya jika tidak apa-apa?" Setiap kali saya harus menahan diri dari melepaskan jawaban singkat, "Jika itu adalah kata-kata, mengapa anda membuang-buang waktu saya?"

Kata kerja tidak bermaksud "teks," "kata-kata," "kata-kata," "kandungan," atau kata-kata lain yang mungkin digunakan pengarang e-mel untuk meminta semakan undang-undang saya. "Kata kerja" bermaksud ucapan atau tulisan yang menggunakan terlalu banyak perkataan atau ungkapan teknikal yang berlebihan. Ia bukan perkara yang baik. Seorang penulis harus mengelakkan kata-kata, tidak menggunakan istilah untuk menggambarkan karya tulisannya.

Petua Bonus: Permudahkan Bahasa Anda

Ini memaparkan satu pelajaran terakhir mengenai penulisan gaya perniagaan. Jangan cuba menarik perhatian orang dengan menggunakan kata-kata mewah apabila pilihan yang lebih baik adalah jelas dan deskriptif. Bicara perniagaan penuh dengan kata-kata yang dibuat-buat dan menarik. Jangan terperangkap dalam menggunakannya. Jangan katakan "memanfaatkan" ketika "penggunaan" berfungsi dengan baik. Anda akan kelihatan sombong dan lebih teruk, terutamanya jika anda tidak memahami maksud perkataan mewah anda.

Poll Menulis Perniagaan

Bantuan Tambahan dengan Penulisan