Apa yang perlu dilakukan apabila projek anda menjadi hodoh

Tidak ada perasaan lebih buruk lagi sebagai pengurus projek daripada saat anda menyedari projek anda penuh dengan masalah dan kegagalan tidak dapat dielakkan. Perasaan itu hanya akan bertambah buruk apabila anda harus menjelaskan masalah ini kepada pihak berkepentingan, dan juga eksekutif peringkat kanan.

Sama ada masalah yang anda hadapi dapat dielakkan atau tidak, penting untuk menjaga ketenangan anda dan ingat bahawa semua projek menghadapi cabaran. Tindakan terpenting yang dapat Anda lakukan pada saat itu adalah dengan memahami masalah secara menyeluruh, merumuskan jalan keluar, melibatkan pihak berkepentingan utama, dan mendorong semua orang ke arah penyelesaian. Artikel ini menerangkan setiap langkah tersebut secara mendalam untuk membantu anda menangani projek yang gagal.

Terdapat sebilangan besar alasan mengapa projek boleh mula turun ke tabung.

Freelancermap

Fahami Masalahnya

Sebaik sahaja anda menyedari projek menuju ke arah kemalangan, langkah pertama adalah memastikan anda memahami bukan hanya semua masalah yang melanda projek anda, tetapi juga sumber masalah tersebut. Sebagai pengurus projek, anda harus mempunyai pemahaman tahap tinggi mengenai masalah yang menjatuhkan projek anda. Namun, perhatikan lebih dekat petunjuk prestasi utama yang anda gunakan untuk memantau kemajuan projek anda untuk melihat apakah data tersebut memberitahu anda kisah yang berbeza.

Libatkan pasukan pembangunan untuk membincangkan masalah kesakitan yang mereka alami untuk melihat apakah mereka menarik perhatian anda kepada satu atau dua karya tertentu yang memerlukan lebih banyak masa daripada yang diperkirakan awalnya. Selain itu, kumpulkan seluruh pasukan projek dan bekerjasama melalui rajah tulang ikan untuk membantu menyelesaikan semua masalah.

Bina Penyelesaian

Setelah anda merasa memahami masalah ini, selesaikan beberapa cadangan penyelesaiannya. Jadilah kreatif seperti yang anda perlukan, tetapi anda tidak boleh pergi ke pihak berkepentingan dengan tangan kosong. Walaupun idea yang anda kumpulkan terasa luar biasa, mereka akan berterima kasih kerana anda mencuba, dan mereka mungkin akan lebih terlibat dalam membantu anda mengatasi masalah tersebut. Dan anda tidak pernah tahu, mereka mungkin memutuskan untuk mengikut idea anda, yang akan menjadikan anda kelihatan seperti pahlawan.

Sebagai alternatif, jika anda hanya memberi masalah kepada pihak berkepentingan utama anda tanpa memikirkan jalan keluar, mereka mungkin akan kecewa dengan anda atau merasa seperti anda malas, yang dapat menjadikan masalah ini lebih mencabar.

Soalan yang Perlu Ditanyakan oleh Pengurus Projek Semasa Memulakan Projek

Libatkan pihak berkepentingan

Sebaik sahaja anda mempunyai penyelesaian untuk masalah yang mengancam projek anda, penting untuk melibatkan pihak berkepentingan secepat yang anda dapat dengan ringkasan masalah dan penyelesaian yang telah anda kumpulkan. Jangan berusaha keras untuk menyalahkan individu atau pasukan tertentu. Ini hanya akan memperburuk keadaan, dan jika seseorang benar-benar bersalah, pasukan pihak berkepentingan kemungkinan akan mendapat kesan dari data dan maklumat yang anda berikan.

Jangan terkejut atau kecewa jika mereka kecewa sekiranya ini pertama kali mereka mendengar tentang masalah tersebut. Pemimpin yang baik akan menghormati bahawa anda membuat mereka menyedari masalah dengan cepat dan anda mempunyai penyelesaian di atas meja. Namun, sebilangan pemimpin akan kecewa, dan mungkin akan membuat anda kecewa, sama ada itu salah anda atau tidak. Walau apa pun, tetap fokus menggunakan cadangan anda sebagai asas untuk penyelesaian terakhir. Juga, tanyakan kepada mereka jika ada orang lain yang mereka mahu anda bawa ke meja. Kemungkinan besar orang lain di syarikat anda menghadapi masalah yang sama dengan yang anda alami pada projek anda, dan dapat membantu anda menyelesaikannya.

Kadang-kadang bahagian yang paling sukar untuk menyelesaikan masalah projek adalah membuat pihak berkepentingan utama menyetujui penyelesaian.

Industri eLearning

Setuju dengan Penyelesaian

Mungkin memerlukan lebih dari beberapa pertemuan kumpulan, pertemuan individu, dan panggilan telefon, dan anda mungkin harus bekerjasama dengan pasukan pelapor untuk menghasilkan lebih banyak data, tetapi anda harus memastikan semua orang fokus pada usaha untuk mencapai penyelesaian masalah supaya projek dapat kembali ke landasan yang betul.

Akan ada godaan kuat untuk memotong sudut; jangan lakukannya, dan jangan biarkan orang lain mengarahkan kumpulan ke arah melakukannya, kerana ini hampir selalu berakhir dengan bencana. Sentiasa berusaha untuk membuat kumpulan mengetahui risiko, kos, dan implikasi pada garis masa yang berkaitan dengan penyelesaian yang sedang diterokai. Sekiranya semua orang dalam pasukan projek mempunyai maklumat tersebut, maka penyelesaian yang disepakati oleh pasukan itu mungkin adalah kepentingan terbaik perniagaan.

Betulkan dan Maju Ke Depan

Setelah semua orang bersetuju dengan penyelesaian yang perlu dilaksanakan, langkah seterusnya adalah memasukkan kerja yang berkaitan dengan penyelesaian tersebut ke dalam rancangan projek dan menyusun semula projek. Menyusun semula projek dengan asas membolehkan anda membuat penyesuaian yang diperlukan pada garis masa, anggaran, dan ruang lingkup projek, dan menetapkan semula harapan dengan pihak berkepentingan utama. Setelah melakukan ini, penting untuk tidak memikirkan masalah ini, tetapi terus membuat pasukan berjalan menuju garisan penamat.