Isi kandungan:
Mesyuarat sering diadakan di setiap organisasi, dan mereka memainkan peranan yang sangat penting dalam menentukan persembahan yang lebih baik. Saya sedar bahawa untuk perjumpaan dapat berjalan dan berlangsung dengan jayanya, diperlukan perancangan dan organisasi yang betul. Semasa merancang perjumpaan, saya mempertimbangkan tujuan pertemuan, jenis perjumpaan, jumlah hadirin, tempat, dan lain-lain. Saya memeriksa untuk melihat apakah ada pelawat yang telah meminta untuk masuk ke mesyuarat tersebut. Sekiranya ya, saya juga menghubungi mereka untuk mengetahui apakah tarikhnya sesuai.
Setelah merancang, saya mengatur perjumpaan. Saya memastikan bahawa waktu perjumpaan tidak bertentangan dengan janji orang lain yang terlibat. Saya memilih tempat yang dapat menampung para hadirin yang menghadiri mesyuarat tersebut. Saya memberikan masa perjumpaan kepada para hadirin, dan jangka masa perjumpaan. Saya memastikan minuman juga diatur. Semasa mengatur penyegaran, saya melihat keperluan diet para peserta sekiranya ada. Penting untuk memberikan kesegaran, kerana itu membuat para hadirin merasa disambut dan juga menghindarkan mereka dari merasa letih terutama jika telah lama melelahkan bagi beberapa orang.
Jenis Mesyuarat
Di organisasi kami, kami mempunyai pelbagai jenis pertemuan, bergantung pada keperluan dan jumlah peserta. Kami mengadakan perjumpaan berpasukan yang diadakan dua minggu sekali atau sebulan sekali bergantung kepada keperluan. Yang hadir pada umumnya adalah ahli pasukan saya dan pelawat sekiranya mereka meminta. Kami mengadakan mesyuarat pasukan bersama, yang merupakan perjumpaan gabungan untuk pasukan ____________________________ (dikeluarkan untuk kerahsiaan) yang hadir bersama dengan mana-mana pelawat. Kita kadang-kadang memanggil mesyuarat tergempar apabila ada masalah mendesak untuk dibincangkan. Terdapat juga pertemuan satu demi satu ketika membincangkan isu-isu sulit dan juga mengenai prestasi individu. Pembentangan diadakan apabila terdapat perubahan pada sistem atau dasar dan prosedur baru yang diperkenalkan yang harus dikomunikasikan dengan pihak jabatan.
Semasa merancang perjumpaan, saya memastikan ada alasan kukuh untuk perjumpaan itu dan tempat itu mudah dicapai oleh semua hadirin. Saya menyiapkan agenda, dan menjalankannya melalui ketua, untuk memastikan dia mengetahui perkara-perkara yang akan dibincangkan. Saya memberi penerangan kepadanya tentang bagaimana pertemuan itu, siapa yang akan menghadiri, siapa yang tidak akan hadir, apa yang akan dihadiri oleh tetamu, di mana pertemuan itu akan berlangsung, dan berapa lama ia akan berlangsung, dan teruskan. Penting untuk memberi penerangan kepadanya, supaya dia bersedia dan tahu apa yang harus disiapkan terlebih dahulu. Saya menghantar salinan agenda kepada semua yang hadir, dan juga undangan mesyuarat mengenai pandangan. Saya memaklumkan kepada mereka alamat di mana pertemuan itu akan berlangsung. Sekiranya ada yang menolak jemputan mesyuarat, mereka harus memberi alasan mengapa dan meminta persetujuan daripada pengurus dan menghantar permintaan maaf untuk mesyuarat tersebut.Saya juga memastikan untuk melihat apakah perjumpaan dapat berlangsung dengan orang-orang yang tidak akan hadir.
Tempahan dan Penyediaan
Semasa menempah tempat atau bilik untuk perjumpaan, saya mencari tempat atau bilik yang mempunyai kapasiti untuk menampung semua hadirin dan bilik atau tempat itu mempunyai semua kemudahan yang diperlukan untuk perjumpaan. Saya menjelaskan dengan tempatnya, atau periksa untuk melihat apakah tempat itu strukturnya selamat, dan semua pendawaian elektrik ditutup, dan bahawa mereka mematuhi prosedur kesihatan dan keselamatan. Sekiranya ada peserta yang mengalami kecacatan, saya pastikan mereka mempunyai semua kemudahan yang mereka perlukan di tempat perjumpaan. Saya juga memastikan bahawa tempat ini mudah diakses, dan sesuai untuk semua yang hadir. Sekiranya tempat itu sudah dipesan lebih awal, saya menelefonnya untuk memastikan bahawa bilik itu ada untuk perjumpaan untuk mengelakkan kekecewaan pada saat-saat terakhir. Segala pembayaran yang perlu dibuat untuk tempat tersebut dipersetujui oleh pengurus anggaran.Anggaran untuk makanan ringan dikongsi oleh semua kakitangan dalam pasukan.
Sebelum mesyuarat, saya mempunyai semua sumber seperti notepad, pen dan peralatan seperti OHP, komputer riba, projektor, kabel sambungan, dan kabel Ethernet dan lain-lain yang diperlukan untuk mesyuarat. Kerusi dan meja disusun mengikut keperluan mesyuarat. Saya mencetak beberapa salinan agenda dan juga beberapa minit dari mesyuarat sebelumnya untuk memeriksa sama ada semua tindakan selesai. Sekiranya ada selebaran yang perlu dicetak dan diedarkan, saya menyediakannya untuk para hadirin. Saya menyediakan komputer riba dan projektor sekiranya diperlukan untuk mesyuarat. Sebarang dokumen sulit yang dibawa ke mesyuarat, saya menyimpannya dengan selamat agar tidak tersalah tangan dan hanya orang yang diberi kuasa sahaja yang boleh mengetahuinya.
Agenda itu
Agenda mempunyai tarikh, tajuk, dan tempat, nama mesyuarat, permintaan maaf, nama pelawat, dan senarai perkara yang perlu dibincangkan. Sekiranya ada topik khusus yang akan dibincangkan oleh orang tertentu, itu juga disebut dalam agenda. Agenda dan minit dipanggil kertas mesyuarat, dan mereka mempunyai setiap butiran mengenai semua perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat.
Semasa Mesyuarat
Semua peserta yang hadir dalam perjumpaan itu dialu-alukan dan mereka diberi makanan ringan. Saya mengedarkan agenda dan apa-apa pemberian yang perlu diedarkan. Sekiranya ada yang mempunyai pertanyaan mengenai apa-apa, saya memberikan mereka maklumat yang jelas, dan apabila tidak sedar, saya mengambil nasihat dan bimbingan daripada rakan sekerja atau pengurus.
Semasa perjumpaan, saya diminta untuk menyokong dengan mengambil masa dan menyiapkan peralatan IT. Saya juga mengambil salinan agenda dan minit sebelumnya.
Saya sedar bahawa saya harus bersedia menangani sebarang masalah yang mungkin timbul semasa pertemuan itu. Sekiranya terdapat masalah dengan peralatan IT, saya akan berusaha sebaik mungkin untuk menyelesaikan masalah yang ada dalam hak pentadbiran saya. Tetapi jika ada kaitan dengan perkara tersebut, saya menghubungi pejabat perkhidmatan IT untuk mendapatkan bantuan. Mungkin ada masalah di kalangan peserta kerana masalah profesional dan keperibadian. Ini diselesaikan dengan mengadakan perbincangan tatap muka, mengubah rotas jika diperlukan, menjalankan prosedur pengaduan dll.
Semasa merakam minit dalam mesyuarat, saya merakam semua yang penting, kerana ia berfungsi sebagai rujukan pada masa akan datang dan membantu perkembangan organisasi. Saya tuliskan minitnya dengan jelas dan pendek. Saya sangat prihatin agar tidak ketinggalan maklumat. Saya mengambil templat dengan saya dengan perincian semua perkara yang akan dibincangkan dalam pertemuan itu. Ia akan mempunyai tarikh, masa, tajuk mesyuarat. Ini juga mempunyai perincian tentang apa yang dibincangkan, keputusan yang diambil dan tindakan yang perlu diambil. Tarikh perjumpaan seterusnya jika diputuskan akan dicatat juga. Apabila perjumpaan dimulakan, sekiranya ada hadirin dan pelawat baru, kami saling mengenalkan antara satu sama lain. Saya berjaga-jaga ketika menulis minit dan nombor halaman semasa saya menulis supaya saya tidak keliru kemudian.
Selepas Mesyuarat
Pada akhir perjumpaan, saya mengumpulkan semua dokumen yang perlu diambil kembali. Saya memutuskan dan mengemas peralatan IT yang pernah digunakan. Semua kerusi dan meja yang disusun semula diletakkan kembali ke tempat asalnya untuk mengelakkan halangan pada perjumpaan seterusnya. Selepas perjumpaan itu saya melihat catatan dan menghuraikannya dan menaip salinan yang wajar sebelum saya lupa apa perbincangannya. Saya kemudian menghantar minit selesai ke kerusi sama ada melalui e-mel atau salinan cetak, dan meminta mereka untuk menyemaknya sebelum dapat dihantar kepada para hadirin. Ketua menyemaknya, dan membuat perubahan yang perlu. Saya meminda mereka dan menyediakan salinan yang adil dan menghantarnya kepada yang hadir.
Selepas perjumpaan itu, saya mengesan tindakan yang perlu ditindaklanjuti. Saya sama ada menelefon atau menghantar e-mel kepada orang lain untuk memastikan bahawa tindakan telah diselesaikan pada masa yang disasarkan.
Perkara penting lain ialah mengumpulkan maklum balas daripada peserta. Ini membantu saya untuk mendengar pandangan orang dan membuat penambahbaikan yang diperlukan. Saya mendengar maklum balas dengan tenang dan merenungkannya. Ia boleh menjadi positif, neutral atau negatif. Saya tidak membiarkan maklum balas negatif mempengaruhi saya. Sebaliknya saya menggunakannya untuk meningkatkan prestasi dan prestasi pasukan saya. Semasa bekerja sebagai satu pasukan, bukan idea atau pandangan individu yang penting; adalah pandangan keseluruhan pasukan yang penting. Sebarang maklum balas umum dibincangkan dan dikomunikasikan dengan seluruh pasukan, untuk meningkatkan prestasi pasukan.
Semua masalah dalam mesyuarat dicatat dan mereka dibincangkan dalam mesyuarat pengurus dan mereka memutuskan apa yang boleh dilakukan untuk mengelakkan situasi tersebut pada masa akan datang.